Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy

Jak rozliczać PIT pracownika

Zobacz, jak prawidłowo rozliczyć pracownika, kiedy wpłacać zaliczki na podatek dochodowy i jakie zastosować koszty uzyskania przychodów.

Ustalenie przychodów ze stosunku pracy

W momencie zatrudnienia pracowników stajesz się płatnikiem. To oznacza,
że odpowiadasz za prawidłowe rozliczenie ich wynagrodzeń. Musisz wyliczać i pobierać zaliczki na podatek dochodowy oraz wpłacać je skarbówce.  

W pierwszej kolejności ustal kwotę przychodów osiąganych przez pracownika ze stosunku pracy. Zalicza się do nich wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne
oraz nieodpłatne świadczenia w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło ich finansowania. W szczególności są to:

  • wynagrodzenia zasadnicze
  • wynagrodzenia za godziny nadliczbowe
  • różnego rodzaju dodatki, nagrody
  • ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego,
    czy ich wysokość została z góry ustalona
  • świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika
  • wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Przychód powstaje w tym miesiącu, w którym wynagrodzenie zostaje faktycznie wypłacony lub postawione do dyspozycji pracownika, czyli w dniu  dokonania przelewu na jego rachunek bankowy.

Ustalenie wartości nieodpłatnych świadczeń

Przychodem pracownika są także świadczenia nieodpłatne. Wartość pieniężną świadczeń w naturze oraz innych nieodpłatnych świadczeń ustala się na podstawie cen rynkowych. Jeżeli świadczenia są częściowo odpłatne, przychodem pracownika jest różnica pomiędzy ich wartością, a ponoszoną przez niego odpłatnością. Pojęcie nieodpłatnych świadczeń nie zostało jednak sprecyzowane w przepisach podatkowych. Kwestię tę analizował Trybunał Konstytucyjny w wyroku z 8 lipca 2014 r. (sygn. K 7/13). Zgodnie z wyrokiem, świadczenia mogą być uznane za przychody, jeśli:

  • pracownik skorzystał z nich w pełni dobrowolnie,
  • zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść,
  • korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna dla wszystkich).

Świadczenia zryczałtowane

Jeśli nieodpłatnie udostępniasz pracownikowi służbowy samochód do celów prywatnych, jego zryczałtowany przychód wynosi:

  • 250 zł miesięcznie - dla samochodów o pojemności silnika do 1600 cm3
  • 400 zł miesięcznie - dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1600 cm3.

Skarbówka przyjmuje w interpretacjach, że ryczałt nie obejmuje paliwa. Koszt paliwa zużytego w trakcie prywatnej jazdy służbowym autem to przychód ze stosunku pracy,
od którego płatnik powinien pobrać zaliczkę.

Obliczenie i pobranie zaliczki na PIT

Aby pobrać zaliczkę w odpowiedniej wysokości, ustal kwotę dochodu. Od uzyskanego
w danym miesiącu przychodu oraz wypłaconych przez płatnika zasiłków pieniężnych
z ubezpieczenia społecznego odejmij:

  • potrącone w tym miesiącu z wynagrodzenia pracownika składki na ubezpieczenia społeczne,
  • koszty uzyskania przychodów: 250 zł lub 300 zł (gdy pracownik dojeżdża z innej miejscowości).

Oblicz kwotę zaliczki według skali podatkowej, czyli stawek:

  • 17 % za miesiące, w których dochód pracownika nie przekroczy 85.528 zł
  • 32 % już za ten miesiąc, w którym doszło do przekroczenia progu 85.528 zł. Kwota ponad limit będzie opodatkowana wyższą stawką.

Tak obliczoną zaliczkę zmniejsza się o kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne, pobraną w ze środków podatnika. Odliczyć można 7,75 % postawy, nie pełną wartość, która wynosi 9 %.

Oświadczenie pracownika i kwota zmniejszająca podatek

Jeśli dochody pracownika nie przekroczą 85.528 zł, zaliczkę co miesiąc pomniejszasz
o 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, czyli 43,76‬ zł (525,12 zł /12). Jednak warunkiem jest złożenie przez pracownika przed pierwszą wypłatą w roku podatkowym oświadczenia na formularzu PIT-2. Pracownik stwierdza w nim, że nie osiąga innych dochodów, od których opłacane są zaliczki na PIT.

  • Jeśli pracownik złoży oświadczenie, że zamierza rozliczać się wspólnie z małżonkiem lub samotnie wychowywanym dzieckiem, a jego dochody nie przekroczą 85.528 zł (małżonek lub dziecko nie mają żadnych dochodów z wyjątkiem renty rodzinnej) - za cały rok pobierasz 17 % podatku i dodatkowo odliczasz 43,76 zł miesięcznie.
  • Jeśli pracownik złoży oświadczenie, że zamierza rozliczać się wspólnie z małżonkiem lub samotnie wychowywanym dzieckiem, a jego dochody przekroczą 85.528 zł (małżonek lub dziecko nie mają dochodów lub mieszczą się w pierwszym przedziale skali) - za cały rok pobierasz 17 % podatku.
  • Jeśli pracownik złoży oświadczenie, że jego przychody przekroczą 85.528 zł – pobierasz zaliczki bez odliczenia 43,76 zł , czyli 1/12 kwoty zmniejszającej podatek

Zerowy PIT dla młodych

Nie pobierasz zaliczki na PIT, jeśli zatrudniasz młode osoby, które nie ukończyły jeszcze 26. roku życia. Młodzi pracownicy są zwolnieni z podatku, jeśli otrzymują przychody:

  • ze stosunku służbowego,
  • stosunku pracy,
  • pracy nakładczej,
  • spółdzielczego stosunku pracy,
  • oraz umów zlecenia.

Zwolnienie jest limitowane. Dotyczy tylko tych dochodów, które nie przekraczają 85.528 tys. zł w roku podatkowym. Nie obejmuje takich świadczeń, jak: zasiłek chorobowy, macierzyński oraz rehabilitacyjny, wypłacane przez płatnika na podstawie ustawy
o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby
i macierzyństwa.

Co sytuacji, gdy pracownik kończy 26 w ciągu roku? Skarbówka przyjmuje
w interpretacjach, że zwolnione z PIT są przychody wypłacone do dnia 26. urodzin.

Przychody, które w trakcie roku korzystały ze zwolnienia od podatku, należy i tak wykazać w informacji PIT-11.

Podwyższone koszty uzyskania przychodu

Nie zawsze stosujesz pracownicze koszty uzyskania przychodu

  • Jeśli wypłacasz pracownikowi wynagrodzenie z praw autorskich, np. działalności twórczej w zakresie architektury czy tworzenia programów komputerowych - odliczysz koszty wynoszące 50 % przychodu. Nie mogą one przekroczyć limitu 85.528 zł.
  • Jeśli wypłacasz wynagrodzenie z tytułu umowy o dzieło czy umowy zlecenie -  odliczysz koszty wynoszące 20 % przychodu.
  • Nie odliczasz kosztów uzyskania przychodów od tzw. małych umów zlecenie i o dzieło, do 200 zł, zawartych z osobą niebędącą pracownikiem. Od takich umów pobierasz zryczałtowany podatek 17 %, niezależnie od wieku zleceniobiorcy.

Termin i sposób wpłaty zaliczki

Zaliczkę musisz wpłacić do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu,
w którym wypłaciłeś wynagrodzenie.

Uwaga! Od 1 stycznia 2020 r. zaliczki na PIT za pracowników wpłacasz na twój własny mikrorachunek podatkowy, nie na konto urzędu skarbowego. Rachunki,
które funkcjonowały do końca 2019 r., są już nieaktywne.

Pamiętaj! Za terminową wpłatę zaliczek na PIT z tytułu wypłacanych pracownikom wynagrodzeń odpowiadasz całym swoim majątkiem. Niewykonanie lub nieprawidłowe wykonanie tych obowiązków jest przestępstwem skarbowym i może grozić karą grzywny lub nawet pozbawienia wolności.

Roczna informacja o dochodach i pobranych zaliczkach

Po zakończeniu roku sporządzasz imienne informacje o wysokości dochodów pracowników (PIT-11, PIT-R) oraz zbiorcze deklaracje o pobranym podatku (PIT-4R, PIT-8AR).

W formularzu PIT-11 wykazujesz również inne dochody niż ze stosunku pracy - np. dochody z działalności wykonywanej osobiście (m.in. z tytułu umowy zlecenia),
które podlegają opodatkowaniu według skali na zasadach ogólnych.

PIT-11, PIT-R oraz PIT 4R, PIT 8AR za poprzedni rok musisz przesłać do urzędu skarbowego do końca stycznia bieżącego roku. Możesz to zrobić w systemie e-Deklaracje. Interaktywne formularze podpsujesz elektronicznym podpisem kwalifikowanym lub danymi autoryzującymi.

Zobacz jak podpisać e-Deklaracje.

Pracownikom przekazujesz PIT-11 do końca lutego. W 2020 r. ostatni dzień lutego wypada w sobotę, co oznacza, że termin przekazania deklaracji PIT-11 upływa 2 marca 2020 r.

Zobacz informacje Ministerstwa Finansów dla pracodawcy – płatnika.

Obowiązki formalne

  • Pamiętaj, że jesteś zobowiązany przechowywać dokumentację związaną z poborem podatku dochodowego do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania, tj. przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Stąd dokumentację dotyczącą 2020 r. (termin płatności podatku upływa
    z końcem kwietnia 2021r. ) należy przechowywać do końca 2026 r.
  • Zanim zaczniesz wypłacać wynagrodzenia, przekaż urzędowi skarbowemu dane osoby, która odpowiada w twojej firmie za rozliczenie wynagrodzeń - jej imię, nazwisko i adres. Powinieneś to zrobić do 20. dnia miesiąca następnego po miesiącu, w którym pracownik otrzymał wynagrodzenie. Brak zgłoszenie jest wykroczeniem skarbowym i grozi karą grzywny. W razie zmian kadrowych, nową osobę zajmującą się rozliczeniami zgłoś
    w ciągu 14 dni od jej wyznaczenia wyznaczona.  
  • Od 1 stycznia 2020 r. pracodawcy nie mają obowiązku sporządzania imiennych kart przychodów swoich pracowników.

 

Czy ta strona była przydatna?