Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy

Jak rozliczać PIT pracownika

Zobacz, jak prawidłowo rozliczyć pracownika, kiedy wpłacać zaliczki na podatek dochodowy i jakie zastosować koszty uzyskania przychodów.

Ustalenie przychodów ze stosunku pracy

W momencie zatrudnienia pracowników stajesz się płatnikiem. To oznacza, że odpowiadasz za prawidłowe rozliczenie ich wynagrodzeń. Musisz wyliczać i pobierać zaliczki na podatek dochodowy oraz wpłacać je skarbówce.  

W pierwszej kolejności ustal kwotę przychodów osiąganych przez pracownika ze stosunku pracy. Zalicza się do nich wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne
oraz nieodpłatne świadczenia w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło ich finansowania. W szczególności są to:

  • wynagrodzenia zasadnicze
  • wynagrodzenia za godziny nadliczbowe
  • różnego rodzaju dodatki, nagrody
  • ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego,
    czy ich wysokość została z góry ustalona
  • świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika
  • wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Przychód powstaje w tym miesiącu, w którym wynagrodzenie zostaje faktycznie wypłacony lub postawione do dyspozycji pracownika, czyli w dniu  dokonania przelewu na jego rachunek bankowy.

Ustalenie wartości nieodpłatnych świadczeń

Przychodem pracownika są także świadczenia nieodpłatne. Wartość pieniężną świadczeń w naturze oraz innych nieodpłatnych świadczeń ustala się na podstawie cen rynkowych. Jeżeli świadczenia są częściowo odpłatne, przychodem pracownika jest różnica pomiędzy ich wartością, a ponoszoną przez niego odpłatnością. Pojęcie nieodpłatnych świadczeń nie zostało jednak sprecyzowane w przepisach podatkowych. Kwestię tę analizował Trybunał Konstytucyjny w wyroku z 8 lipca 2014 r. (sygn. K 7/13). Zgodnie z wyrokiem, świadczenia mogą być uznane za przychody, jeśli:

  • pracownik skorzystał z nich w pełni dobrowolnie
  • zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść
  • korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna dla wszystkich).

Świadczenia zryczałtowane

Jeśli nieodpłatnie udostępniasz pracownikowi służbowy samochód do celów prywatnych, jego zryczałtowany przychód wynosi:

  • 250 zł miesięcznie - dla samochodów o pojemności silnika do 1600 cm3
  • 400 zł miesięcznie - dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1600 cm3.

Skarbówka przyjmuje w interpretacjach, że ryczałt nie obejmuje paliwa. Koszt paliwa zużytego w trakcie prywatnej jazdy służbowym autem to przychód ze stosunku pracy,
od którego płatnik powinien pobrać zaliczkę.

Obliczenie i pobranie zaliczki na PIT

Aby pobrać zaliczkę w odpowiedniej wysokości, ustal kwotę dochodu. Od uzyskanego w danym miesiącu przychodu oraz wypłaconych przez płatnika zasiłków pieniężnych
z ubezpieczenia społecznego odejmij:

  • potrącone w tym miesiącu z wynagrodzenia pracownika składki na ubezpieczenia społeczne
  • koszty uzyskania przychodów: 250 zł lub 300 zł (gdy pracownik dojeżdża z innej miejscowości).

Oblicz kwotę zaliczki według skali podatkowej, czyli stawek:

  • 17 % za miesiące, w których dochód pracownika nie przekroczy 85.528 zł
  • 32 % już za ten miesiąc, w którym doszło do przekroczenia limitu 85.528 zł. Kwota ponad limit będzie opodatkowana wyższą stawką.

Tak obliczoną zaliczkę zmniejsza się o kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne, pobraną w ze środków podatnika. Odliczyć można 7,75 % postawy, nie pełną wartość, która wynosi 9 %.

Oświadczenie pracownika i kwota zmniejszająca podatek

Jeśli dochody pracownika nie przekroczą 85.528 zł, zaliczkę co miesiąc pomniejszasz o 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, czyli 43,76‬ zł (525,12 zł /12). Jednak warunkiem jest złożenie przez pracownika przed pierwszą wypłatą w roku podatkowym oświadczenia na formularzu PIT-2. Pracownik stwierdza w nim, że nie osiąga innych dochodów, od których opłacane są zaliczki na PIT.

  • Jeśli pracownik złoży oświadczenie, że zamierza rozliczać się wspólnie z małżonkiem lub samotnie wychowywanym dzieckiem, a jego dochody nie przekroczą 85.528 zł (małżonek lub dziecko nie mają żadnych dochodów z wyjątkiem renty rodzinnej) - za cały rok pobierasz 17 % podatku i dodatkowo odliczasz 43,76 zł miesięcznie.
  • Jeśli pracownik złoży oświadczenie, że zamierza rozliczać się wspólnie z małżonkiem lub samotnie wychowywanym dzieckiem, a jego dochody przekroczą 85.528 zł (małżonek lub dziecko nie mają dochodów lub mieszczą się w pierwszym przedziale skali) - za cały rok pobierasz 17 % podatku.
  • Jeśli pracownik złoży oświadczenie, że jego przychody przekroczą 85.528 zł – pobierasz zaliczki bez odliczenia 43,76 zł , czyli 1/12 kwoty zmniejszającej podatek

Zerowy PIT dla młodych

Nie pobierasz zaliczki na PIT, jeśli zatrudniasz młode osoby, które nie ukończyły jeszcze 26. roku życia. Młodzi pracownicy są zwolnieni z podatku, jeśli otrzymują przychody:

  • ze stosunku służbowego
  • stosunku pracy
  • pracy nakładczej
  • spółdzielczego stosunku pracy
  • oraz umów zlecenia.

Zwolnienie jest limitowane. Dotyczy tylko tych dochodów, które nie przekraczają 85.528 tys. zł w roku podatkowym. Nie obejmuje takich świadczeń, jak: zasiłek chorobowy, macierzyński oraz rehabilitacyjny, wypłacane przez płatnika na podstawie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa.

Co sytuacji, gdy pracownik kończy 26 w ciągu roku? Skarbówka przyjmuje w interpretacjach, że zwolnione z PIT są przychody wypłacone do dnia 26. urodzin.

Przychody, które w trakcie roku korzystały ze zwolnienia od podatku, należy i tak wykazać w informacji PIT-11.

Podwyższone koszty uzyskania przychodu

Nie zawsze stosujesz pracownicze koszty uzyskania przychodu

  • Jeśli wypłacasz pracownikowi wynagrodzenie z praw autorskich, np. działalności twórczej w zakresie architektury czy tworzenia programów komputerowych - odliczysz koszty wynoszące 50 % przychodu. Nie mogą one przekroczyć limitu 85.528 zł.
  • Jeśli wypłacasz wynagrodzenie z tytułu umowy o dzieło czy umowy zlecenie -  odliczysz koszty wynoszące 20 % przychodu.
  • Nie odliczasz kosztów uzyskania przychodów od tzw. małych umów zlecenie i o dzieło, do 200 zł, zawartych z osobą niebędącą pracownikiem. Od takich umów pobierasz zryczałtowany podatek 17 %, niezależnie od wieku zleceniobiorcy.

Termin i sposób wpłaty zaliczki

Zaliczkę musisz wpłacić do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wypłaciłeś wynagrodzenie. Za terminową wpłatę zaliczek na PIT z tytułu wypłacanych pracownikom wynagrodzeń odpowiadasz całym swoim majątkiem. Niewykonanie lub nieprawidłowe wykonanie tych obowiązków jest przestępstwem skarbowym i może grozić karą grzywny lub nawet pozbawienia wolności.

Uwaga! Od 1 stycznia 2020 roku zaliczki na PIT za pracowników wpłacasz na twój własny mikrorachunek podatkowy, a nie na konto urzędu skarbowego.

Roczna informacja o dochodach i pobranych zaliczkach

Po zakończeniu roku sporządzasz imienne informacje o wysokości dochodów pracowników (PIT-11, PIT-R) oraz zbiorcze deklaracje o pobranym podatku (PIT-4R, PIT-8AR).

W formularzu PIT-11 wykazujesz również inne dochody niż ze stosunku pracy - np. dochody z działalności wykonywanej osobiście (m.in. z tytułu umowy zlecenia),
które podlegają opodatkowaniu według skali na zasadach ogólnych.

PIT-11, PIT-R oraz PIT 4R, PIT 8AR za poprzedni rok musisz przesłać do urzędu skarbowego do końca stycznia bieżącego roku. Możesz to zrobić w systemie e-Deklaracje. Interaktywne formularze podpsujesz elektronicznym podpisem kwalifikowanym lub danymi autoryzującymi.

Zobacz jak podpisać e-Deklaracje.

Pracownikom przekazujesz PIT-11 do końca lutego. W roku 2021 ostatni dzień lutego wypada w niedzielę, co oznacza, że termin przekazania deklaracji PIT-11 upływa 1 marca 2021 roku.

Zobacz informacje Ministerstwa Finansów dla pracodawcy – płatnika.

Obowiązki formalne

  • Pamiętaj, że jesteś zobowiązany przechowywać dokumentację związaną z poborem podatku dochodowego do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania, tj. przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Stąd dokumentację dotyczącą 2020 roku (termin płatności podatku upływa z końcem kwietnia 2021 roku ) należy przechowywać do końca 2026 roku.
  • Zanim zaczniesz wypłacać wynagrodzenia, przekaż urzędowi skarbowemu dane osoby, która odpowiada w twojej firmie za rozliczenie wynagrodzeń - jej imię, nazwisko i adres. Powinieneś to zrobić do 20. dnia miesiąca następnego po miesiącu, w którym pracownik otrzymał wynagrodzenie. Brak zgłoszenie jest wykroczeniem skarbowym i grozi karą grzywny. W razie zmian kadrowych, nową osobę zajmującą się rozliczeniami zgłoś
    w ciągu 14 dni od jej wyznaczenia wyznaczona.  
  • Od 1 stycznia 2020 roku pracodawcy nie mają obowiązku sporządzania imiennych kart przychodów swoich pracowników.

 

Czy ta strona była przydatna?