Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy

Odliczanie składek ZUS przy rozliczaniu podatku

Jeśli prowadzisz firmę, podlegasz obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym oraz zdrowotnym i masz obowiązek (poza wyjątkami wynikającymi z tzw. zbiegu ubezpieczeń) opłacania składek na te ubezpieczenia. Dodatkowo, jeśli jesteś na pełnym ZUS-ie będziesz opłacał składki na Fundusz Pracy.

Jeśli zatrudniasz pracowników, będziesz także opłacał część składek na ich ubezpieczenia (społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych).

Jakie składki ZUS można odliczyć przy rozliczeniu podatku dochodowego

Prawo do odliczenia obejmuje:

  • składki na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe oraz wypadkowe)
  • składki na ubezpieczenie zdrowotne
  • składki na Fundusz Pracy.

Sposób, w jaki rozliczał będziesz składki ZUS i składkę zdrowotną przy rozliczaniu podatków, zależy m.in. od: rodzaju ubezpieczenia i formy opodatkowania.

Ważne! Różnice dotyczą także tego, czy składki możesz wliczać w koszty, odliczać od podstawy podatkowania, czy od podatku. Tabela poniżej w czytelny sposób wyjaśnia zasady rozliczania.

Zasady rozliczania przez przedsiębiorców składek na własne ubezpieczenia

Forma opodatkowania

Składki na ubezpieczenia społeczne

Składka na ubezpieczenie zdrowotne

Składka na Fundusz Pracy

Odliczenie od dochodu (przychodu)

Odliczenie od podatku

Koszty uzyskania przychodów

Odliczenie od dochodu (przychodu)

Odliczenie od podatku*

Koszty uzyskania przychodów Odliczenie od dochodu (przychodu) Odliczenie od podatku Koszty uzyskania przychodów

Skala podatkowa

TAK

NIE

TAK

NIE

TAK

NIE NIE NIE TAK
Podatek liniowy TAK NIE TAK NIE TAK NIE NIE NIE TAK
Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych TAK NIE NIE NIE TAK NIE NIE NIE NIE
Karta podatkowa NIE NIE NIE NIE TAK NIE NIE NIE NIE

*Odliczenie od podatku w kocie nieprzekraczającej 7,75% podstawy wymiaru składki

Składki na ubezpieczenia pracowników

Składki na ubezpieczenia społeczne i fundusze pozaubezpieczeniowe (Fundusz Pracy, FGŚP), które jesteś zobowiązany opłacać z własnych środków z tytułu wypłaconych pracownikom wynagrodzeń, stanowią koszty uzyskania przychodów, oczywiście jeśli są kosztami poniesionymi w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Jak rozliczać składki na ubezpieczenia społeczne przedsiębiorcy w podatkach?

Przy obliczaniu wysokości podatku masz prawo uwzględnić opłacone składki na własne ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe) wpłacone do ZUS. Sposób rozliczania tych składek zależy od rodzaju ubezpieczenia oraz przyjętej przez ciebie formy opodatkowania (zasady ogólne, podatek liniowy, ryczałt, karta podatkowa).

Rozliczanie na zasadach ogólnych (skala podatkowa lub tzw. podatek liniowy)

Jeśli rozliczasz się na zasadach ogólnych, masz dwie możliwości rozliczania składek na ubezpieczenia społeczne:

  • możesz odliczyć zapłacone w danym roku składki na własne ubezpieczenie społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe oraz wypadkowe) od dochodu (tj. od podstawy opodatkowania) uzyskanego w danym roku
  • lub zaliczyć zapłacone składki w koszty uzyskania przychodów.

Pamiętaj! Składki mogą być odliczone od dochodu tylko wtedy, gdy nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów (albo np. nie zostały ci zwrócone w jakiejkolwiek formie). Drugą ważną zasadą przy odliczaniu składek na ubezpieczenia społeczne jest to, że składki te mogą być odliczone od dochodu (albo zaliczone w koszty – w zależności od wyboru metody rozliczania) dopiero po ich zapłaceniu!

Prawo do odliczenia od dochodów opodatkowanych według skali podatkowej opłaconych składek na ubezpieczenia społeczne nie ma zastosowania, gdy:

  • podstawą ich wymiaru jest dochód (przychód) wolny od podatku na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych lub objęty na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechaniem poboru podatku, lub
  • składki te zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów lub odliczone od przychodu na podstawie ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym albo zwrócone podatnikowi w jakiejkolwiek formie.

Co zrobić jeśli dochód jest niższy niż składki?

  • W przypadku odliczania składek od dochodu

Jeśli odliczasz składki na ubezpieczenie społeczne od dochodu, ale jest on niższy niż kwota zapłaconych i możliwych do odliczenia składek, możesz odliczyć składki wyłącznie do wysokości uzyskanego za dany rok podatkowy dochodu. W praktyce oznacza to, że przy niższym niż wysokość składek dochodzie, odliczysz tylko część zapłaconych składek, ponieważ reszty "nie pokryjesz" uzyskanymi dochodami. Tej reszty nieodliczonych składek nie będziesz mógł już odliczyć od dochodu w następnym roku. Jest tak dlatego, że różnica pomiędzy osiągniętym dochodem i zapłaconymi składkami na ubezpieczenie społeczne nie stanowi straty, którą mógłbyś rozliczyć. Strata powstaje bowiem wyłącznie w sytuacji, gdy koszty uzyskania przekraczają sumę przychodów.

  • W przypadku zaliczania składek w koszty

Jeśli stosujesz metodę zaliczania składek na ubezpieczenia społeczne do kosztów, a zapłacone składki będą wyższe od przychodów, powstałą stratę możesz odliczyć od dochodu w następnych pięciu latach podatkowych.

Zarówno odliczenie składek od dochodu, jak i uwzględnienie ich w kosztach uzyskania przychodów jest możliwe dopiero z chwilą zapłaty składek do ZUS. Oznacza to, że możesz np. odliczyć od dochodu za dany rok składki na ubezpieczenia społeczne za rok poprzedni (zaległe) zapłacone w danym roku.

Odliczanie zaległych składek przy obliczaniu zaliczki na podatek

W ciągu danego roku podatkowego masz prawo do odliczenia od dochodu zapłaconych składek na ubezpieczenia społeczne przy obliczaniu comiesięcznych zaliczek na podatek. Przy obliczaniu zaliczek na podatek możesz odliczyć od dochodu składki zapłacone w poprzednich miesiącach danego roku, ale do tej pory nieodliczone ze względu na zbyt niskie dochody.

Rozliczanie na podstawie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych

Podstawę opodatkowania ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych stanowi przychód, ale bez pomniejszania go o koszty uzyskania przychodu. Jeśli rozliczasz się ryczałtem, składki na ubezpieczenia społeczne możesz wyłącznie odliczyć od przychodu, pomniejszając w ten sposób podstawę opodatkowania.

Co zrobić jeśli przychody są niższe niż składki?

Co ważne, w ciągu roku, przy rozliczeniach miesięcznych, możesz odliczyć od przychodu nie tylko składki zapłacone w danym miesiącu, ale także składki zapłacone w poprzednich miesiącach danego roku, jeżeli wcześniej nie miałeś możliwości ich odliczenia z powodu zbyt niskich przychodów.

W przypadku, gdy w ciągu całego roku suma zapłaconych składek przewyższa uzyskane przychody, nadwyżka ta przepada i nie będzie możliwe pomniejszenie przychodów w następnym roku podatkowym.

Rozliczanie podatku na podstawie karty podatkowej

Jeśli rozliczasz się na postawie karty podatkowej, płacisz podatek niezależnie od uzyskiwanych przychodów. Składki na ubezpieczenia społeczne nie są więc w ogóle rozliczane w tej formie opodatkowania. Chyba, że łączysz działalność z innym źródłem dochodu.

Kilka źródeł dochodu – możliwość rozliczenia składki na ubezpieczenia społeczne

Jeśli prowadzisz działalność i np. pracujesz na etacie, powinieneś wiedzieć, że przepisy dopuszczają możliwość odliczenia składek na ubezpieczenia społeczne zapłaconych z tytułu działalności gospodarczej od dochodu (przychodu) z innego źródła niż działalność, np. z tytułu dochodów uzyskanych z pracy na etacie. Jak się rozliczyć w tej sytuacji? Przy rozliczeniu podatku od dochodów uzyskanych z pracy na etacie w zeznaniu rocznym PIT-36 możesz pomniejszyć dochód o zapłacone składki na ubezpieczenia społeczne z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej. Pamiętaj jednak, że nie możesz rozliczać składek podwójnie.

Jak rozliczać składkę zdrowotną przedsiębiorcy w podatkach?

Ubezpieczenie zdrowotne jest obowiązkowe przy prowadzeniu działalności. Pamiętaj, że możesz uwzględnić składki na ubezpieczenie zdrowotne przy rozliczaniu podatku. Inaczej niż w przypadku składek na ubezpieczenia społeczne (w zależności od formy opodatkowania możesz uwzględnić je w wyliczaniu podstawy opodatkowania albo zaliczyć do kosztów), zapłacone składki zdrowotne możesz wyłącznie odliczyć od podatku dochodowego za dany rok. Możliwość odliczenia masz zarówno, gdy rozliczasz się według skali podatkowej, podatku liniowego, jak też rozliczając się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych czy opłacając kartę podatkową.

Kwota składki na ubezpieczenie zdrowotne, o którą zmniejsza się podatek, nie może jednak przekroczyć 7,75% podstawy wymiaru tej składki!

Rozliczanie części składek w kolejnych miesiącach

Jeśli np. ponosisz stratę i nie mogłeś w pełni odliczyć w danym miesiącu składek zdrowotnych (pamiętaj, możesz odliczyć je tylko do wysokości podatku), możesz to zrobić w kolejnych miesiącach danego roku kalendarzowego. Czyli „przenieść" niewykorzystaną część składki. Jeśli mimo to nie wykorzystasz całości składki zdrowotnej do odliczenia, przepisy podatkowe dają ci jeszcze inną możliwość. Jeśli masz inne źródła dochodu np. etat, zapłacone, ale nierozliczone składki zdrowotne, możesz odliczyć przy obliczaniu podatku dochodowego z innego źródła (np. etatu). W innym przypadku, składki te przepadną nierozliczone, ponieważ nie ma możliwości ich rozliczenia w następnych latach.

Przykłady odliczania składki zdrowotnej

  • Jan Kowalski od 1 stycznia 2018 r. do 31 maja 2018 r. prowadził działalność gospodarczą. Działalność ta jest obowiązkowym tytułem do ubezpieczenia zdrowotnego. W ciągu 2018 r. Jan Kowalski z tego tytułu płacił co miesiąc składki na ubezpieczenie zdrowotne od minimalnej podstawy wymaganej przepisami ( 3554,93 zł) w kwocie 319,94 zł miesięcznie. Łącznie w 2018 r. zapłacił 1599,70 zł, w tym 1377,55 zł podlegające odliczeniu od podatku dochodowego. Z tytułu działalności gospodarczej poniósł stratę, więc nie jest zobowiązany do zapłaty podatku dochodowego i nie może w żaden sposób rozliczyć podatkowo (w rozliczeniu działalności) zapłaconych składek na ubezpieczenie zdrowotne.

  • Jednocześnie Jan Kowalski był w okresie 1 stycznia 2018 r. do 30 czerwca 2018 r. zatrudniony na umowie o pracę w firmie „A" z wynagrodzeniem zasadniczym 3000 zł/miesięcznie. Innych dochodów w 2018 r. nie uzyskiwał. Z tytułu zatrudnienia, pracodawca jako płatnik potrącił z wynagrodzenia Jana Kowalskiego i przekazał do ZUS w ciągu okresu jego zatrudnienia składki na ubezpieczenie zdrowotne w łącznej kwocie 1.397,88 zł (232,98 zł/ miesięcznie), w tym podlegające odliczeniu od podatku dochodowego 1.203,72 zł. Należny podatek dochodowy za 2018 r. z tytułu dochodów uzyskanych z umowy o pracę w firmie „A", przed odliczeniem składki zdrowotnej, wyniósł 2397,18 zł. Łącznie składka na ubezpieczenie zdrowotne podlegająca odliczeniu od podatku za 2018 r., zapłacona przez Jana Kowalskiego w 2018 r. z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej i pracy na etacie w innej firmie wyniosła 2.581,27 zł (1377,55 zł + 1.203,72 zł). 

Jak wskazano powyżej, należny podatek dochodowy z tytułu dochodów uzyskanych w 2018 r. wyniósł przed odliczeniem składki zdrowotnej 2.397,18 zł. Możliwe jest odliczenie od podatku podlegających odliczeniu kwot składek na ubezpieczenie zdrowotne zapłaconych w 2016 r. w łącznej kwocie 2.696,64 zł. Jednakże wartość ta przekracza kwotę należnego podatku. Odliczyć od podatku dochodowego  można więc kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości 2.397,18 zł (do wysokości należnego podatku dochodowego). Pozostaje jednak nieodliczona od podatku kwota zapłaconych składek na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości 184,09 zł, która przekroczy w 2018 r wartość należnego podatku. Niestety pozostanie ona nieodliczona, gdyż nie ma możliwości prawnych jej odliczenia od podatku dochodowego w latach następnych.

Kiedy nie muszę płacić składki zdrowotnej?

Jeśli założyłeś firmę i rejestrujesz się w ZUS, powinieneś wiedzieć, że składkę na ubezpieczenie zdrowotne są zobowiązane opłacać osoby prowadzące działalność gospodarczą lub osoby z nimi współpracujące (z wyjątkiem zawieszenia działalności). Podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne dla tych osób stanowi zadeklarowana, nie niższa jednak niż 75% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w czwartym kwartale roku poprzedniego, włącznie z wypłatami z zysku.

Nie wszyscy przedsiębiorcy muszą opłacać za siebie składki na ubezpieczenie zdrowotne lub też opłacać je w pełnej wysokości. Te preferencje przysługują:

  • niektórym emerytom i rencistom
  • przedsiębiorcom pobierającym zasiłek macierzyński w niskiej kwocie
  • osobom legitymującym się umiarkowanym lub znacznym stopniem niepełnosprawności.

Z obowiązku opłacania składki na ubezpieczenie zdrowotne jest zwolniony przedsiębiorca, który:

  • jest emerytem lub rencistą, którego świadczenie emerytalne lub rentowe nie przekracza kwoty minimalnego wynagrodzenia, pod warunkiem, że jego przychody z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej nie przekraczają miesięcznie 50% kwoty najniższej emerytury lub też rozlicza  podatek dochodowy w formie karty podatkowej
  • jest osobą zaliczoną do umiarkowanego lub znacznego stopnia niepełnosprawności pod warunkiem, że jego przychody z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej nie przekraczają miesięcznie 50% kwoty najniższej emerytury lub też rozlicza  podatek dochodowy w formie karty podatkowej
  • przebywa na urlopie macierzyńskim jeżeli zasiłek macierzyński nie przekracza miesięcznie kwoty świadczenia rodzicielskiego (1000 zł netto). Zwolnienie z opłacania składki zdrowotnej przysługuje niezależnie od tego, z jakiego tytułu nabyte zostało prawo do zasiłku macierzyńskiego. Np. kobietom, które prowadzą działalność gospodarczą, ale prawo do zasiłku nabyły z innego tytułu (np. z pracy etatowej) również przysługuje zwolnienie z opłacania składki zdrowotnej z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej.

Co ważne, korzystający ze zwolnienia z opłacania składki na ubezpieczenie zdrowotne, podlega jednocześnie ubezpieczeniu zdrowotnemu i zachowuje prawo do świadczeń zdrowotnych. Prawo do zwolnienia z opłacania składki na ubezpieczenie zdrowotne przysługuje w tym miesiącu, w którym spełnione są opisane wyżej przesłanki do zwolnienia.

Przykład

  • Jan Kowalski jest emerytem z miesięczną emeryturą 1700 zł. Jednocześnie od lutego 2018 r. prowadzi działalność gospodarczą, którą pod względem podatkowym rozlicza na zasadach ogólnych. W lutym 2018 r. uzyskał przychody z działalności gospodarczej w wysokości 350 zł, w marcu 2018 r. w wysokości 400 zł, w kwietniu 2018 r. w wysokości 600 zł, w maju 2018 r. w wysokości 380 zł.

Jan Kowalski spełnia pierwszy z warunków do zwolnienia z opłacania składki na ubezpieczenie zdrowotne, gdyż jego emerytura w wysokości 1700 zł jest niższa od kwoty minimalnego wynagrodzenia. Drugi warunek jest spełniony, gdy przychody z działalności gospodarczej nie przekraczają 50% kwoty najniższej emerytury. Warunek ten był spełniony w lutym, marcu i w maju 2018 r. W tych miesiącach Jan Kowalski był zwolniony z opłacenia składki na ubezpieczenie zdrowotne z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej. Natomiast w kwietniu kwota przychodu (600 zł) była wyższa od połowy najniższej emerytury (najniższa emerytura od marca 2018 r. wynosi 1029,80 zł) i dlatego też J. Kowalskiemu w kwietniu 2018 r. nie przysługiwało zwolnienie ze składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Zwolnienie z opłacania składki na ubezpieczenie zdrowotne przysługiwałoby Janowi Kowalskiemu niezależnie od osiągniętych przychodów z działalności w każdym z w/w miesięcy, gdyby Jan Kowalski rozliczał podatek dochodowy  z działalności gospodarczej w formie karty podatkowej.

Jeśli posiadasz orzeczenie o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności możesz opłacać składki na ubezpieczenie zdrowotne w niższej wysokości, tj. w wysokości nieprzekraczającej kwoty należnej zaliczki na podatek dochodowy. Pod warunkiem, że pozarolnicza działalność gospodarcza stanowi dla ciebie jedyne źródło przychodu. Ulgi tej nie stosuje się w przypadku przedsiębiorców rozliczających podatek dochodowy z prowadzonej działalności gospodarczej w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych lub w formie karty podatkowej. Z ulgi mogą zatem skorzystać niepełnosprawni przedsiębiorcy rozliczający podatek dochodowy z prowadzonej działalności na zasadach ogólnych.

Wspólnicy spółek z o.o. i SA

Problem opłacania składek na ubezpieczenie zdrowotne nie dotyczy wspólników spółek z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółek akcyjnych. Dotyczy to jednak spółek wieloosobowych. Osoba będąca jedynym wspólnikiem (posiadająca 100% udziałów) jest ona traktowana tak samo, jak osoba prowadząca działalność, a więc podlega wówczas obowiązkowemu ubezpieczeniu zdrowotnemu. Pamiętaj, że konsekwencją nieopłacania składek na ubezpieczenie zdrowotne przez osobę-wspólnika spółki wieloosobowej jest brak prawa do publicznych (bezpłatnych) świadczeń zdrowotnych.

Jak rozliczać własne składki przedsiębiorcy na Fundusz Pracy w podatkach?

Składka na Fundusz Pracy jest obowiązkowa dla przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą, jeżeli z tytułu tej działalności podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu, a podstawa wymiaru na te ubezpieczenia – w przeliczeniu na okres miesiąca – jest co najmniej równa kwocie minimalnego wynagrodzenia, albo ją przewyższa. Jeśli nie korzystasz z możliwości płacenia obniżonych składek, to kwota podstawy wymiaru składki wynosi 60% przeciętnego prognozowanego miesięcznego wynagrodzenia i jest wyższa od minimalnego wynagrodzenia. Powinieneś więc opłacać składki na Fundusz Pracy w wysokości 2,45% podstawy wymiaru stawki.

Jeśli jednak korzystasz z ulg (obniżonych składek przez 24 miesiące albo małego ZUS), gdzie podstawa wymiaru składek wynosi 30% minimalnego wynagrodzenia, nie musisz opłacać składki na Fundusz Pracy ponieważ podstawa jest niższa niż płaca minimalna.

Nie będzie także opłacał składki na Fundusz Pracy, jeśli jednocześnie prowadzisz działalność i np. pracujesz a zarobki na etacie wynoszą przynajmniej tyle, co minimalne wynagrodzenie.

Jeśli skończyłeś 60 lat (w przypadku mężczyzn) lub 55 rok życia w przypadku kobiet, to również jesteś zwolniona/zwolniony z opłacania składek na Fundusz Pracy.

Rozliczanie składki na FP w podatkach

Przepisy podatkowe dla osób fizycznych nie przewidują możliwości odliczenia składek na Fundusz Pracy od dochodu czy od podatku. Składkę tę możesz wyłącznie zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Czyli nie możesz jej rozliczyć jeśli rozliczasz się ryczałtem ewidencjonowanym albo kartą podatkową, gdyż w tych podatkach nie uwzględniane są koszty uzyskania przychodów. 

Składka na Fundusz Pracy jest kosztem podatkowym pod warunkiem jej opłacenia do ZUS.

Czy ta strona była przydatna?