Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy

Przychody i koszty podatkowe

Jeśli prowadzisz firmę, ważne dla ciebie będzie ustalenie co jest przychodem podatkowym oraz kosztem uzyskania przychodu. Pozwoli to na właściwe rozliczenie podatku dochodowego. Problem ten dotyczy ciebie jeśli rozliczasz podatek na zasadach ogólnych, według skali podatkowej lub też liniowo.

Kwestia kosztów uzyskania przychodów w praktyce nie będzie ciebie dotyczyła, jeśli rozliczasz podatek dochodowy w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych lub też karty podatkowej –  przy tych formach opodatkowania nie możesz odliczać kosztów.

Pamiętaj, że nie wszystkie zakupy dokonywane przez ciebie w ramach działalności będą mogły zostać uznane za koszty podatkowe i tym samym obniżyć podatek dochodowy do zapłaty.

Co jest kosztem w działalności

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. W przepisach nie znajdziesz zamkniętej listy kosztów stanowiących koszty podatkowe. Byłoby to niemożliwe, biorąc pod uwagę różnorodność operacji gospodarczych, które odbywają się w ramach prowadzonej działalności. W przepisach wskazano natomiast cechy, jakie muszą posiadać wydatki, aby można było je uznać za koszty uzyskania przychodów. Kosztem uzyskania przychodu jest wydatek który posiada wszystkie wymienione niżej cechy:

  • został faktycznie poniesiony (nie ma znaczenia faktyczne zapłacenie, ale poniesienie kosztu, czyli wystawienie faktury, ujęcie w księgach)
  • został poniesiony przez podatnika (a nie przez inną osobę)
  • celem poniesienia kosztu było osiągnięcie przychodów, zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów
  • koszt nie został wymieniony w katalogu kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów
    Katalog kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów możesz znaleźć w ustawie o PIT (art. 23 ust. 1). Katalog ten zawiera ponad 60 pozycji. Warto zapoznać się z tym wykazem.

Udokumentowanie kosztów

Aby móc ująć w rozliczeniu podatkowym koszt podatkowy musisz go odpowiednio udokumentować. Dokumentem takim jest najczęściej faktura VAT wystawiona przez sprzedawcę towaru lub usługi. Ale może to być również dokument własny wystawiony przez ciebie jako przedsiębiorcę, np. lista płac pracowników Twojej firmy, a nawet oświadczenie o poniesieniu wydatku.

Dla właściwego ujęcia kosztów w rozliczeniu podatku ważne jest rozpoznanie momentu poniesienia kosztu, tj jego ujęcie (zaewidencjonowanie) w ewidencji księgowej (w przypadku prowadzenia pełnej księgowości) lub w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (PKPiR).

Jeśli prowadzisz PKPiR, możesz wybrać uproszczoną metodę zwaną metodą kasową, która polega na ujmowaniu kosztów w momencie ich poniesienia, niezależnie jakiego okresu dotyczą. Za dzień poniesienia kosztu uznaje się tutaj dzień wystawienia dokumentu księgowego  (np. faktury).

Prowadząc ewidencję w PKPiR możesz również stosować, a w przypadku prowadzenia pełnej księgowości musisz stosować, metodę memoriałową. Polega ona na tym, że co do zasady koszty ewidencjonuje się w okresie, którego one dotyczą w powiązaniu z osiągniętymi, odpowiadającymi im przychodami. W tym celu koszty powinno się podzielić na dwie grupy: koszty bezpośrednie czyli takie, które są bezpośrednio związane z osiąganym przychodami (np. zakup towarów handlowych, materiałów, wynagrodzenia) oraz koszty pośrednie czyli takie, które są tylko pośrednio związane z osiąganym przychodem i trudno je przyporządkować wprost do konkretnego przychodu (np. koszty najmu pomieszczeń pod działalność gospodarczą, koszty ubezpieczenia).

Koszty bezpośrednie, które poniesione zostały w danym roku lub w roku  następnym, ale jeszcze przed złożeniem rocznego rozliczenia podatku, powinny zostać wykazane w roku, w którym zostały osiągnięte odpowiadając im przychody.

Inaczej jest w przypadku kosztów pośrednich. Tego rodzaju wydatki ujmuje się zazwyczaj w ewidencji w dniu wystawienia faktury, natomiast jeśli dotyczą one okresu przekraczającego rok podatkowy, czyli obejmują przełom roku, powinny zostać ujęte proporcjonalnie do roku podatkowego, którego dotyczą.

Co jest przychodem z działalności

Aby dokonać właściwego rozliczenia podatku konieczne jest właściwe wyliczenie dochodu do opodatkowania, a więc różnicy pomiędzy osiągniętymi przychodami a kosztami ich uzyskania.

Za przychód z działalności gospodarczej uważa się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont (obniżenia ceny wynikające z zapłaty za towar przed terminem). Jeśli jesteś płatnikiem podatku VAT, przychodem jest przychód pomniejszony wartość podatku VAT. Ustawa o PIT wymienia również inne przychody, które są przychodami z działalności gospodarczej. Są to np.

  • przychody z odpłatnego zbycia składników firmowego majątku wykorzystywanych na potrzeby działalności, przede wszystkim środków trwałych czy wartości niematerialnych i prawnych
  • odsetki z lokat bankowych czy z rachunków bieżących należących do przedsiębiorstwa
  • różnice kursowe
  • otrzymane kary umowne
  • otrzymane odszkodowania za szkody dotyczące składników majątku związanych z prowadzoną firmą
  • przychody z najmu, podnajmu, dzierżawy, poddzierżawy oraz innych umów o podobnych charakterze, składników majątku związanych z działalnością.

Źródła przychodu

Przy rozliczeniu podatkowym działalności ważne jest rozróżnienie źródła przychodu.

Przepisy wymieniają szereg źródeł przychodów. Jednym z nich jest działalność gospodarcza. Identyfikacja źródeł przychodu jest istotna ze względu na to, że:

  • przychody uzyskane z innych źródeł niż działalność gospodarcza mogą być odmiennie rozliczane pod względem podatkowym i co do zasady należy je wskazać w rozliczeniu rocznym podatku dochodowego

Źródłami poza działalnością przychodów są m.in.:

  • stosunek pracy
  • emerytura lub renta
  • działalność wykonywana osobiście
  • najem, podnajem, dzierżawa, poddzierżawa
  • odpłatne zbycie nieruchomości lub ich części oraz udziału w nieruchomości – jeżeli nie następuje w wykonaniu działalności gospodarczej.

Istotne jest również, że nie wszystkie przychody są przychodami podatkowymi. Co prawda uwzględnia się je jako przychody w księgach, ale są to tzw. przychody niepodatkowe. Do najważniejszych z nich należą:

  • pobrane wpłaty lub zarachowane należności na poczet dostaw towarów i usług, które zostaną wykonane w następnych okresach sprawozdawczych, a także otrzymane pożyczki i kredyty oraz zwrócone pożyczki, z wyjątkiem skapitalizowanych odsetek od tych pożyczek. Tak więc przedsiębiorca, który otrzymał zaliczkę na poczet dostawy, uruchomiono mu kredyt lub udzielono pożyczki, nie zaliczy tych kwot do przychodów. Tym samym raty kredytu czy spłata pożyczki nie będzie stanowiła u niego kosztu podatkowego
  • kwoty naliczonych, lecz nieotrzymanych odsetek od należności, w tym również od udzielnych pożyczek (dopiero w momencie ich wpływu  będą one stanowiły przychód przedsiębiorcy)
  • zwrócone, umorzone lub zaniechane podatki i opłaty stanowiące dochody budżetu państwa albo budżetów jednostek samorządu terytorialnego, niezaliczone do kosztów uzyskania przychodów oraz inne zwrócone wydatki niezaliczone do kosztów uzyskania przychodów
  • zwolnione od wpłat należności z tytułu podatku od towarów i usług oraz zwrócona różnica podatku od towarów i usług, dokonywane na podstawie odrębnych przepisów, czyli zwrócona nadwyżka podatku naliczonego nad należnym, nie stanowi u przedsiębiorcy przychodu podlegającego opodatkowaniu
  • środki pieniężne otrzymane przez wspólnika spółki niebędącej osobą prawną z tytułu likwidacji takiej spółki oraz  środki otrzymane z tytułu wystąpienia wspólnika ze spółki niebędącej osobą prawną, w części odpowiadającej uzyskanej przed wystąpieniem przez wspólnika nadwyżce przychodów nad kosztami ich uzyskania, pomniejszonej o wypłaty dokonane z tytułu udziału w spółce.

Przychód z działalności

Jeśli prowadzisz firmę, przydatna dla ciebie będzie znajomość zasad ustalania, kiedy mamy do czynienia z przychodem z działalności. Jest to ważne, ponieważ pozwala na właściwe zaewidencjonowanie przychodu, a w konsekwencji poprawne rozliczenie podatku dochodowego.

Pamiętaj, że zgodnie z przepisami podatkowymi, za przychód z działalności gospodarczej uważa się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont (obniżenie ceny wynikające z zapłaty za towar przed terminem).

Jeśli sprzedajesz towary i usługi opodatkowanie VAT, za przychód z tej sprzedaży uważa się przychód pomniejszony o należny podatek VAT.

Przychód powstaje nawet wtedy, gdy jeszcze nie otrzymałeś zapłaty za wydany towar lub wykonaną usługę.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych w różnorodny sposób określa moment powstawania przychodu w zależności od tytułu, z jakiego osiągany jest przychód z działalności gospodarczej.

Moment powstania przychodu

Ogólna zasada mówi, że moment powstania przychodu z działalności gospodarczej to: dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi albo częściowego wykonania usługi, nie później niż dzień:

  • wystawienia faktury albo
  • uregulowania należności.

Przychód powstanie w dacie wystąpienia jednego z wymienionych wyżej zdarzeń w zależności od tego, które z nich wystąpi jako pierwsze. Jeżeli najpierw będzie miało miejsce wydanie towarów, a później zostanie wystawiona faktura lub nastąpi płatność, to przychód powstanie w dacie wydania towaru. Jeżeli przed wydaniem towaru, sprzedawca wystawi fakturę, lub nabywca zapłaci za towar, to przychód rozpoznamy w dacie wystawienia faktury lub w dacie uregulowania należności (z wyjątkami dla zaliczek, o których mowa będzie w dalszej części).

W praktyce, wydanie rzeczy, czy wykonanie usługi jest potwierdzone dokumentem w postaci np. protokołu odbioru albo dokumentem magazynowym („WZ") w przypadku wydania rzeczy. O taki dokument, precyzujący m.in. moment powstania przychodu (choć nie tylko, gdyż może ona być istotna również przy ew. sporach o zapłatę czy należytego wykonania umowy), warto zadbać konstruując umowę z kontrahentem.

Przykład

Jan Kowalski prowadzący działalność gospodarczą w zakresie wykonywania usług budowlanych wykonał na rzecz firmy developerskiej budowę wolnostojących garaży. Protokół odbioru wykonania usługi podpisany został bez zastrzeżeń 30 listopada 2016 r., fakturę VAT za wykonaną usługę Jan Kowalski wystawił 2 grudnia 2016 r., zaś płatność za wykonaną usługę otrzymał zgodnie z umową 21 dni od daty podpisania protokołu odbioru, tj. 21 grudnia 2016 r. Dniem powstania przychodu jest 30 listopada 2016 r., tj. dzień odbioru wykonania usługi.

Przykład

Jan Nowak prowadzi sprzedaż internetową książek przez internet. Zapłaty za zamawiane książki są najczęściej realizowane z góry przed wysłaniem książek. Zapłata za książkę wpłynęła od klienta 30 maja 2016 r., zaś towar został wysłany wraz z wystawioną tego dnia fakturą 1 czerwca 2016 r. W tym przypadku przychód podatkowy powstał w dniu uregulowania zapłaty za książkę, tj. 30 maja 2016 r.

Zaliczka oraz częściowe uregulowanie należności a moment powstania przychodu

Problemy przy ustaleniu momentu powstania przychodu mogą pojawić się przy zaliczkach oraz przy częściowym uregulowaniu należności. Czy otrzymana zaliczka lub też uregulowana częściowo na poczet realizacji usługi/dostawy towaru należność jest przychodem podatkowym? Wszystko zależy od tego, czy zawarta przez strony umowa przewiduje możliwość zwrotu wpłaconych środków, czy też nie. Jeżeli zawarta przez strony umowa przewiduje możliwość zwrotu (nawet jeżeli taka przedpłata wynosi 100% należności na poczet usługi, która zostanie wykonana w następnym okresie sprawozdawczym, czy też na poczet towaru, który zostanie dostarczony w następnym okresie sprawozdawczym), to otrzymana wpłata nie powoduje powstania przychodu podatkowego. Zgodnie z przepisami, pobrane wpłaty lub zarachowane należności na poczet dostaw towarów i usług, które zostaną wykonane w następnych okresach sprawozdawczych, nie stanowią przychodów z działalności gospodarczej. Otrzymane środki finansowe nie mają bowiem charakteru definitywnego (wpłacający zawsze może żądać ich zwrotu). W tym przypadku przychód podatkowy z tytułu ich pobrania powstaje w momencie ostatecznego wykonania usługi, nie później niż w dniu wystawienia faktury albo uregulowania należności. Strony umowy powinny zadbać, aby z jej zapisów jednoznacznie wynikał charakter takich wpłat.

Przykład

Jan Nowak prowadzi działalność gospodarczą polegającą na organizowaniu szkoleń. Wymaga on przed zrealizowaniem szkolenia wpłaty 80% należności za wykonanie usługi szkoleniowej. Wpłata ta zgodnie z umową zawieraną z uczestnikiem szkoleń jest bezzwrotna, nawet w przypadku rezygnacji uczestnika ze szkolenia. Z tego wynika, że uregulowanie przez klienta przed wykonaniem usługi części należności ma ostateczny i definitywny charakter i w konsekwencji przychód u Jana Nowaka powstaje w momencie otrzymania wpłaty od klienta.

Przykład

Jan Kowalski prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą wykonuje na rzecz firmy deweloperskiej usługę polegającą na budowie pod klucz budynku dwurodzinnego (segment). W umowie zawartej przez strony zapisano, że usługa będzie wykonana w trzech etapach, a wykonanie każdego etapu będzie potwierdzone protokołami odbioru, zaś zapłata odbywać się będzie w ratach po zakończeniu danego etapu. Z zapisów umowy wynika więc, że częściowe zapłaty mają charakter ostateczny i definitywny, gdyż podpisanie protokołów odbiorów wykonania części usługi potwierdzi częściowe wykonanie usługi. Przychód powstaje więc w dniu podpisania protokołów odbiorów za poszczególne etapy wykonania usługi.

Wniosek z powyższego przykładu byłby inny, gdyby z zawartej przez strony umowy wynikałoby, że rozliczenie usługi nastąpi po jej całkowitej realizacji – wówczas przychód powstanie w momencie jej ostatecznego wykonania i rozliczenia, nie później niż w dniu wystawienia faktury albo uregulowania płatności.

Przykład

Jan Nowak prowadzi działalność gospodarczą polegającą na organizowaniu szkoleń. Wymaga on przed zrealizowaniem szkolenia wpłaty 80% należności za wykonanie usługi szkoleniowej. Zaliczka ta zgodnie z umową zawieraną z uczestnikiem szkoleń może być zwrócona w przypadku rezygnacji przez klienta z udziału w szkoleniu zgłoszonej przynajmniej 5 dni przed jego rozpoczęciem. Z tego wynika, że uregulowanie przez klienta przed wykonaniem usługi części należności nie ma charakteru ostatecznego i w konsekwencji przychód powstaje dopiero z datą wykonania szkolenia.

W powyższym przykładzie zawarta przez strony umowa przewiduje możliwość zwrotu wpłaconej przez klienta zaliczki obejmującej 80% należności na poczet usługi, która zostanie wykonana w następnym okresie sprawozdawczym. Otrzymana przez przedsiębiorcę wpłata nie powoduje powstania przychodu z działalności gospodarczej. W takim przypadku również wystawienie przez przedsiębiorcę faktury zaliczkowej nie wywołuje skutków w podatku dochodowym, przychód powstaje bowiem dopiero z dniem wykonania usługi.

Uwaga! Od wymienionych wyżej przykładów istnieją ważne wyjątki.

  • przedsiębiorcy ewidencjonujący przychody przy zastosowaniu kas fiskalnych mogą przyjąć, że wszelkie wpłaty na poczet dostaw towarów i usług, które zostaną wykonane w następnych okresach sprawozdawczych, będą przychodami podatkowymi, a datą powstania przychodu w podatku dochodowym będzie u nich dzień pobrania tej wpłaty

Pamiętaj, że wskazany wyżej sposób ujęcia w podatku dochodowym otrzymanych zaliczek jest uprawnieniem przedsiębiorcy a nie obowiązkiem. Stąd, jeśli zdecydowałeś  się na takie rozwiązanie, jesteś zobowiązany zawiadomić o tym naczelnika właściwego urzędu skarbowego. Analogicznie w przypadku rezygnacji z tego sposobu ustalania przychodu powinieneś zgłosić ją właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego. Jeśli już ewidencjonowałeś przychody przy zastosowaniu kasy rejestrującej, stosowne zawiadomienie powinieneś przekazać właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego w terminie do 20 stycznia danego roku podatkowego. Jeśli natomiast dopiero rozpocząłeś lub zamierzasz rozpocząć ewidencjonowanie obrotów przy zastosowaniu kasy rejestrującej, to terminem zgłoszenia tej formy rozliczania zaliczek jest 20. dzień miesiąca następującego po miesiącu, w którym rozpocząłeś rejestrację obrotów na kasie fiskalnej. Jeśli w danym roku rozliczałeś przychody w omawiany sposób i zamierzasz ten sposób rozliczenia kontynuować w następnym roku, wówczas nie musisz składać żadnego oświadczenia w tej kwestii. Jeśli jednak zamierzasz zrezygnować w danym roku z takiej formy rozliczenia, zawiadomienie należy przekazać do naczelnika właściwego urzędu skarbowego w terminie do 20 stycznia tego roku.

Przykład

Jan Kowalski prowadząc działalność gospodarczą polegająca na szyciu odzieży skórzanej, rozpoczął ewidencjonowanie wykonywanych usług za pomocą kasy fiskalnej od 1 stycznia 2017 r. W dniu 25 stycznia 2017 r. otrzymał od kontrahenta zaliczkę na wykonanie usługi, którą ma wykonać w kwietniu 2017 r. Kwota netto tej zaliczki zaewidencjonowana na kasie fiskalnej 25 stycznia 2017 r. stanowi przychód w podatku dochodowym (oczywiście pod warunkiem, że do dnia 20 lutego 2017 r. zawiadomił naczelnika urzędu skarbowego o wyborze takiego sposobu ustalania daty powstania przychodu).

  • Usługi wykonywane w sposób ciągły, tj. rozliczane w okresach rozliczeniowych (określony w umowie przedział czasu, np. co miesiąc, kwartał, itp.).

Tego rodzaju usługi to świadczenia polegające na stałym, ciągłym, trwającym stale, powtarzalnym zachowaniu strony zobowiązanej do świadczenia zgodnie z treścią umowy i w okresie, na jaki została zawarta umowa. Do tego rodzaju usług można zaliczyć np.: najem, dzierżawę, codzienną dostawę towarów, prowadzenie spraw księgowych, stałą obsługę prawną, dostawę mediów (energii elektrycznej o cieplnej, gazu przewodowego, itp.). Jeśli strony umowy ustalą, iż usługa jest rozliczana w okresach rozliczeniowych, za datę powstania przychodu uznaje się ostatni dzień okresu rozliczeniowego określonego w umowie lub na wystawionej fakturze, nie rzadziej jednak niż raz w roku. Należy więc pamiętać, aby w umowie określić okres rozliczeniowy (przedział czasowy), w jakim strony będą dokonywać rozliczeń finansowych. Na wystawionej fakturze powinna znaleźć się informacja o tym, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy faktura. Okres rozliczeniowy nie powinien przekraczać 12 miesięcy.

Przykład

Janina Kowalska prowadzi działalność gospodarczą polegającą na sprzątaniu. Podpisała umowę z kontrahentem na sprzątanie biura. W umowie określono, ze usługa jest rozliczana w okresach comiesięcznych, zaś za dany miesiąc rozliczeniowy zapłata za usługę następuje do 10 dnia następnego miesiąca. W takim przypadku przychód podatkowy powstaje na ostatni dzień danego miesiąca.

  • Gdy powstanie przychodu wyznacza zapłata

W przypadku niektórych otrzymanych w działalności gospodarczej przychodów, do których nie mają zastosowania analizowane wcześniej przykłady, za datę powstania przychodu uznaje się dzień otrzymania zapłaty. Do tej kategorii przychodów należą m.in. otrzymane kary umowne i odszkodowania, odsetki za zwłokę, refundacje, zwrot kosztów sądowych (uprzednio zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów), a także odsetki od środków na rachunku bankowym prowadzonym w związku z wykonywaną działalnością. W takim przypadku momentem uzyskania przychodu jest data faktycznego otrzymania gotówki lub wpływu środków pieniężnych na rachunek bankowy, albo data otrzymania przekazu pocztowego.

Przykład

Na wyciągu rachunku bankowego firmy Jana Kowalskiego została wykazana z datą 31.01.2017 r. operacja polegająca na dokonaniu przez bank prowadzący rachunek kapitalizacji odsetek od środków zgromadzonych na tym rachunku. Pan Jan Kowalski wygenerował i wydrukował wyciąg z rachunku  3 lutego 2017 r.

Przychód z odsetek w podatku dochodowym powstał 31 stycznia 2017 r., niezależnie od daty wygenerowania wyciągu z rachunku bankowego.

Zaliczka w PIT i VAT a obowiązek podatkowy

Przepisy podatku PIT i VAT inaczej regulują obowiązek podatkowy w przypadku otrzymania od kontrahenta i zarachowania zaliczki na poczet dostaw towarów i usług, które zostaną wykonane w następnych okresach sprawozdawczych. Tego rodzaju wpłaty w zasadzie nie są przychodem w rozumieniu ustawy o PIT więc nie podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Natomiast podlegają co do zasady opodatkowaniu podatkiem VAT a obowiązek podatkowy VAT powstaje z chwilą otrzymania zaliczki. Powyższe nie dotyczy jedynie zaliczek na dostawy energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego oraz na świadczenie usług telekomunikacyjnych, usług związanych z dostarczaniem wody, oczyszczaniem ścieków, zbieraniem i przetwarzaniem odpadów, najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej, dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego, z wyjątkiem usług, stanowiących import usług.

Podobnie, jak w przypadku kosztów dla poprawnego rozliczenia podatku istotnym zagadnieniem jest określenie momentu powstania przychodu. Generalnie (z pewnymi wyjątkami) przychód powstaje nawet wtedy, gdy nie otrzymałeś jeszcze zapłaty za wydany towar lub wykonaną usługę.

Momentem powstania przychodu z działalności gospodarczej to: dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi albo częściowego wykonania usługi, nie później niż dzień wystawienia faktury albo uregulowania należności.

Czy ta strona była przydatna?