Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy

Wydatki przed rozpoczęciem działalności gospodarczej

Zamierzasz prowadzić jednoosobową działalność gospodarczą? W wielu przypadkach może się okazać, że pierwsze związane z nią koszty poniesiesz jeszcze przed jej faktycznym rozpoczęciem. Mogą to być koszty druku wizytówek, najmu lokalu dla celów działalności lub stworzenia strony internetowej twojej firmy. Sporą część tych wydatków możesz zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów lub odliczyć od nich VAT.

Jakie wydatki są kosztami uzyskania przychodów

Aby móc zaliczyć wydatki związane z rozpoczęciem działalności gospodarczej do kosztów uzyskania przychodów, muszą one spełniać trzy warunki:

  • bezpośrednim lub pośrednim celem tych wydatków powinno być osiągnięcie przychodu lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów z działalności
  • wydatki te nie mogą być wymienione w katalogu zawartym w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych  
  • wydatki muszą być prawidłowo udokumentowane dokumentem księgowym – fakturą, potwierdzeniem przelewu, rachunkiem itd.

Tego rodzaju wydatki należy ewidencjonować w Księdze Przychodów i Rozchodów (KPiR) w dacie założenia księgi – czyli rozpoczęcia działalności.

Uwaga: KPiR prowadzisz tylko w przypadku opodatkowania na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym. Opodatkowując się ryczałtem lub kartą podatkową nie możesz zaliczyć wydatków do kosztów uzyskania przychodów. Zobacz więcej informacji na temat form opodatkowania działalności.

Towary handlowe i materiałowe

Wydatki poniesione na zakup towarów handlowych i materiałów nie są ujmowane bezpośrednio w kosztach podatkowych. Jeśli prowadzisz KPiR wyszczególnij je w spisie z natury, sporządzanym na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej. Wartość wynikającą ze spisu z natury należy wprowadzić do KPiR pod pierwszą pozycją. Towary ujęte w remanencie początkowym zostaną rozliczone dopiero na koniec roku podatkowego – jako różnica remanentowa, w zeznaniu rocznym. Różnica zmniejsza lub zwiększa koszty uzyskania przychodów, co ma z kolei wpływ na podstawę opodatkowania na koniec roku podatkowego.

Podatnicy rozliczający się w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych powinni ująć towary lub materiały w spisie z natury sporządzonym na dzień otwarcia ewidencji przychodów. Wartość spisu z natury wprowadza się w ewidencji pod pierwszą pozycją. W przypadku tej formy rozliczenia, remanentu nie sumuje się w tej samej ewidencji. Spis z natury nie wpływa na podstawę opodatkowania zryczałtowanym podatkiem dochodowym.

Środki trwałe

Inaczej rozliczane są tzw. środki trwałe, czyli wydatki związane z majątkiem firmy dokonane przed rozpoczęciem działalności gospodarczej, o wartości powyżej 10 tys. zł i których okres użytkowania jest dłuższy niż rok (szczegółowe wyliczenie grup klasyfikacji tych środków znajdziesz w tym rozporządzeniu Rady Ministrów). W ich przypadku sporządza się stosowne oświadczenie o przekazaniu danego środka, w którym należy ująć jego nazwę oraz wartość – na podstawie posiadanego dowodu zakupu. Jeżeli takim dowodem jest jedynie paragon, wartość środka ocenia się na podstawie wartości rynkowej na dzień przekazania go do majątku firmy.

Składniki majątku możesz przekazać do ewidencji środków trwałych najwcześniej na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej. Kosztem uzyskania przychodów będzie odpis amortyzacyjny.

Wartości niematerialne i prawne, budynki i lokale oraz pojazdy osobowe są amortyzowane liniowo. Oznacza to, że nie możesz ich amortyzować jednorazowo.

Podatnicy rozliczający się ryczałtem również mają obowiązek sporządzić wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych z uwzględnieniem odpisów amortyzacyjnych, ale odpisy amortyzacyjne nie są zaliczane do kosztów uzyskania przychodów.

Wyposażenie

Wyposażenie to z kolei rzeczowe składniki majątku związane z wykonywaną działalnością, których nie zalicza się do środków trwałych. Wyposażeniem będą te przedmioty, których wartość początkowa przekraczała 1500 zł netto, ale ich okres użytkowania był krótszy niż rok.

Uwaga: od 2020 r. zniknął obowiązek prowadzenia ewidencji wyposażenia.

Pozostałe wydatki

Inne poniesione koszty związane z rozpoczęciem działalności, takie jak wspomniany zakup wizytówek, stworzenie strony internetowej czy najem lokalu na potrzeby prowadzenia działalności wprowadź do KPiR w kolumnie 13 (pozostałe wydatki). Wprowadź je na podstawie dokumentów zakupu na dzień rozpoczęcia działalności.

Wydatki przed rozpoczęciem działalności a odliczanie VAT

Jeśli faktura dokumentująca poniesienie wydatku przed rozpoczęciem działalności spełnia wymogi formalne do odliczenia podatku VAT (zawiera imię i nazwisko właściciela firmy, adres siedziby firmy oraz numer NIP) nie ma przeszkód, aby z takiej faktury, wystawionej przed rozpoczęciem działalności gospodarczej, podatnik odliczył podatek VAT. Wcześniej jednak należy złożyć zgłoszenie rejestracyjne VAT-R.

Uwaga: podatek VAT z faktur zakupowych można odliczyć w okresie, w którym faktura została wystawiona lub w dwóch następnych okresach rozliczeniowych (miesięcznych lub kwartalnych). Jeżeli w pierwszym miesiącu prowadzenia działalności gospodarczej podatnik nie dokonał zgłoszenia do podatku VAT, a osiągnął przychód, który nie podlegał opodatkowaniu VAT, to z faktur poniesionych przed rozpoczęciem działalności gospodarczej nie może odliczyć podatku VAT.

Pamiętaj – w przypadku wątpliwości dotyczących zaliczenia jakiegoś wydatku do kosztów uzyskania przychodu, możesz wystąpić o indywidualną interpretację podatkową lub zapoznać się z już wydanymi interpretacjami na stronie Krajowej Administracji Skarbowej.

Czy ta strona była przydatna?