Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy

Przygotowanie i wysłanie JPK_VAT

Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT masz obowiązek przekazywania danych z ewidencji VAT w formie Jednolitego Pliku Kontrolnego JPK_VAT. 

Pamiętaj, że od 2018 r. ewidencje na potrzeby VAT muszą być prowadzone wyłącznie w wersji elektronicznej i przesyłane jako JPK_VAT do Ministerstwa Finansów.

    Co to jest JPK_VAT

    Jednolity Plik Kontrolny dla potrzeb VAT (JPK_VAT) to zestaw informacji o zakupach i sprzedaży, który wynika z ewidencji VAT za dany okres. Dane do utworzenia JPK_VAT są pobierane bezpośrednio z systemów finansowo-księgowych. Czyli, JPK_VAT zawiera dane, które do tej pory ewidencjonujesz w rejestrze zakupów i sprzedaży.

    JPK_VAT składa się z danych identyfikujących podatnika i właściwy urząd skarbowy (np. NIP, REGON, kod urzędu skarbowego) oraz danych, które dotyczą dokumentów sprzedażowych i zakupowych. JPK_VAT odzwierciedla dane zawarte w ewidencji zakupu i sprzedaży. Dane wykazane w JPK_VAT powinny być zgodne z danymi ujętymi w deklaracji VAT.

    Kiedy należy wysyłać JPK_VAT

    JPK_VAT wysyłasz do 25. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Jeśli rozliczałeś się do tej pory metodą kwartalną, także prześlesz JPK_VAT co miesiąc. Nie powoduje to jednak automatycznej zmiany metody rozliczania. Rozliczasz się tak, jak do tej pory. 

    Kiedy nie musisz składać JPK_VAT

    Jednolitego Pliku Kontrolnego dla potrzeb VAT nie składasz, jeżeli jesteś podatnikiem, który wykonuje wyłącznie czynności zwolnione od podatku od towarów i usług, wskazane w ustawie o VAT. Chodzi m.in. o:

    • sprzedaż wyłącznie towarów i świadczenie usług zwolnionych z VAT (zwolnienie przedmiotowe)
    • zwolnienie podmiotowe (m. in. dla podatników, u których wartość sprzedaży nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym 200 tys. zł).

    Jeżeli jesteś zarejestrowany jako podatnik VAT zwolniony to nie składasz JPK_VAT.

    Jak złożyć JPK_VAT

    Żeby przygotować plik JPK_VAT masz kilka możliwości:

    • skorzystać z bezpłatnego programu e-mikrofirma (który można pobrać ze strony internetowej Ministerstwa Finansów
    • skorzystać z bezpłatnego narzędzia Klient JPK 2.0 do generowania i wysyłania JPK_VAT
    • utworzyć JPK_VAT przy pomocy uaktualnianego programu księgowego lub jednej z komercyjnych aplikacji on-line. Jeśli korzystasz już z takiego programu, sprawdź, czy ma on funkcję wysyłki plików JPK_VAT lub czy możesz bezpośrednio pobrać z programu dane do aplikacji Klient JPK 2.0. Jeśli nie korzystasz z aplikacji Klient JPK 2.0, zapoznaj się ze Specyfikacją interfejsów usług Jednolitego Pliku Kontrolnego wersja 2.3
    • skorzystać z e-bramki JPK_VAT, która umożliwia przesyłanie JPK_VAT z różnych systemów operacyjnych, w tym również z komputerów firmy Apple

    Ministerstwo Finansów przygotowało krótkie filmy instruktażowe, w których jest pokazane jak krok po kroku wypełniać i wysyłać JPK_VAT. 

    Przykłady wypełnionych JPK_VAT znajdziesz na stronach MF:

    Prowadz ewidencję VAT, przygotuj JPK_VAT i wyślij przez program e-mikrofirma

    W programie e-mikrofirma (na stronie znajdziesz również poradniki, jak korzystać z programu) wystawisz faktury krajowe, zapiszesz faktury zakupu i stworzysz ewidencje VAT. Program umożliwia również tworzenie plików JPK_VAT, ich podpisywanie i przesyłanie do systemu Ministerstwa Finansów. Przeznaczona jest przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. E-mikrofirma nie jest programem finansowo-księgowym.

    Użyj programu Klient JPK 2.0 do wysyłania JPK_VAT

    Jeśli rozliczasz się z VAT i nie korzystasz z usług biur rachunkowych lub programów księgowych, możesz skorzystać z bezpłatnego narzędzia do wysyłania plików JPK_VAT, przygotowanego przez Ministerstwo Finansów. Zobacz, jak wyglądają poszczególne etapy w przygotowaniu i wysłaniu JPK_VAT za pomocą programu Klient JPK.

    KROK 1

    Pobierz plik CSV.

    KROK 2

    Wpisz dane z rejestru VAT w odpowiednie kolumny i wiersze tabeli (są one niezbędne do wygenerowania JPK_VAT). Opis, jak to zrobić, znajdziesz w broszurze informacyjnej  w opisie struktury i formatu danych pliku CSV oraz w graficznej instrukcji obsługi Klienta JPK
    Wypełniony plik CSV stanowi źródło JPK_VAT i jest gotów do wysłania przez aplikację Klient JPK 2.0.

    KROK 3

    Pobierz i zainstaluj program Klient JPK 2.0. Służy do zmiany pliku CSV na plik XML oraz do wysyłania plików JPK_VAT. Wybierz aplikację w wersji dla systemu operacyjnego, którego używasz na twoim komputerze (Windows, Linux).

    W zakładce Aplikacje do pobrania znajdziesz między innymi:

    • aplikację Klient JPK 2.0
    • aplikację Klient JPK 2.0 Demo (wersja Demo służy do testowego generowania i przygotowywania do wysyłki JPK_VAT)
    • instrukcję instalacji i obsługi aplikacji Klient JPK 2.0
    • przykładowy plik w formacie XML przekonwertowany z pliku CSV.

    KROK 4

    Po wysłaniu JPK_VAT możesz pobrać Urzędowe Poświadczenie Odbioru dla plików JPK (UPO_JPK). Dzięki niemu potwierdzisz odbiór JPK_VAT.

    Pamiętaj! Status "200" oznacza, że dokument został poprawnie przesłany. UPO_JPK możesz pobrać tylko dla dokumentu, który otrzymał status „200".

    Jak podpisać JPK_VAT

    Do podpisania JPK_VAT możesz użyć jednego z dwóch podpisów lub danych autoryzujących:

    • Profilu Zaufanego – bezpłatny podpis elektroniczny, który możesz założyć niemal w każdym urzędzie, jak i za pośrednictwem bankowości elektronicznej. Do podpisu wystarczy kod autoryzacyjny wysłany na kanał autoryzacji.
    • kwalifikowanego podpisu elektronicznego – to płatny elektroniczny podpis służący do podpisywania dokumentów. Jeśli masz taki podpis, przygotuj go i podaj kod PIN
    • danych autoryzujących - jest to bezpłatna metoda. Potrzebne będą: NIP lub PESEL, imię, nazwisko, data urodzenia oraz odpowiednia kwota przychodu. Jest to ta sama metoda podpisu, której używa się także przy wysyłaniu deklaracji podatkowych.

    Jak wysłać JPK_VAT

    Korekta JPK_VAT

    Po złożeniu JPK_VAT może pojawić się potrzeba zmian w ewidencji VAT (np. otrzymasz fakturę korygującą od kontrahenta za zakupy dla firmy, wystawisz fakturę korygującą za dokonaną sprzedaż czy wystawisz klientom faktury do paragonów, z których obrót już rozliczyłeś i wykazałeś w złożonym wcześniej pliku).

    W takim przypadku złóż korektę JPK_VAT.

    Jak oznaczać korekty JPK_VAT

    Jeśli pierwszy JPK_VAT wysłałeś w 2017 r. lub wcześniej

    • i było to tylko plik pierwotny oznaczony cyfrą „1", a po raz pierwszy korygujesz go w 2018 r. na nowej strukturze, to w kolumnie „Cel złożenia" wpisz cyfrę „2". Kolejne korekty za ten sam okres oznaczaj cyframi „3", „4", „5" itd.
    • i składając określiłeś go jako „1", a potem składałeś korekty i oznaczałeś je cyfrą „2", to składając kolejną korektę za ten okres według nowej struktury w 2018 r. wpisz „3" ( niezależnie od tego, ile w 2017 r. złożyłeś korekt JPK_VAT z oznaczeniem „2"). Kolejne korekty za ten sam okres oznaczaj „4", „5" itd.

    Jeśli zaczynasz wysyłać JPK_VAT w 2018 r.,

    • to pierwszy JPK_VAT oznacz „0", a dla korekt przyjmij kolejno „1", „2", „3"...

    W 2018 r. przyjęto następującą zasadę oznaczania JPK_VAT:

    0 - dla pierwotnego JPK_VAT,

    1, 2, 3, 4... - dla kolejnych korekt JPK_VAT za ten sam okres.

    Nie ma ograniczeń co do ilości przesyłanych korekt.

    Wysyłanie JPK_VAT przez pełnomocnika

    JPK_VAT może wysyłać Twój pełnomocnik pod warunkiem, że udzielisz pełnomocnictwa na formularzu UPL-1.

    Czy muszę wysyłać JPK_VAT jeśli zawiesiłem działalność?

    Przedsiębiorca, który ma zawieszoną działalność gospodarczą i nie prowadzi zapisów w ewidencji VAT, nie ma obowiązku przesyłania JPK_VAT za okresy zawieszenia.

    Zwolnienie ze składania JPK_VAT pomimo zawieszenia działalności gospodarczej nie dotyczy:

    • podatników dokonujących wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów
    • podatników importujących usługi lub kupujących towary – w zakresie których są podatnikami
    • okresów rozliczeniowych, w których zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej nie dotyczyło pełnego okresu rozliczeniowego
    • okresów rozliczeniowych, za które podatnik ma obowiązek rozliczenia podatku z tytułu wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu oraz za które ma obowiązek skorygować podatek naliczony.

    W takim przypadku, pomimo zawieszenia działalności gospodarczej, należy prawidłowo ująć wykonane czynności lub zaistniałe zdarzenia w ewidencji VAT, złożyć deklarację VAT i jednocześnie przesłać plik JPK_VAT.

      Odroczenie terminu wysyłki JPK_VAT

      Jeżeli z jakichś ważnych powodów nie będziesz mógł z powodu utrudnień przekazać JPK_VAT, wystąp z umotywowanym wnioskiem o odroczenie do naczelnika urzędu skarbowego, w którym się rozliczasz. 

      Jeśli zapomnisz o nowym obowiązku lub z innych istotnych przyczyn nie przekazałeś JPK_VAT w terminie, to możesz wyrazić tzw. czynny żal i złożyć JPK_VAT.

      Informacje o niezgodnościach w danych w JPK_VAT

      Krajowa Administracja Skarbowa sprawdza wszystkie wysłane dokumenty JPK_VAT, dokonując analizy w specjalnym systemie elektronicznym. W przypadku pojawienia się niezgodności otrzymasz informacje na ich temat, które trzeba wyjaśnić w urzędzie skarbowym, w którym się rozliczasz.

      Pojawiające się niezgodności mogą dotyczyć m.in.:

      • rozbieżności w przekazanych plikach JPK_VAT i deklaracjach złożonych za ten sam okres
      • rozbieżności co do kwot transakcji wykazanych przez kontrahentów w plikach JPK_VAT
      • uwzględnianie w plikach JPK_VAT zakupu faktur VAT wystawionych przez podmioty, które nie posiadają statusu czynnego podatnika w podatku od towarów i usług.

      Jeżeli podałeś numer telefonu komórkowego i adres e-mail, to otrzymasz informacje sms lub e-mailem.

      Otrzymasz e-maila z adresu: ckap.automat@ds.mofnet.gov.pl z podpisem Ministerstwo Finansów lub sms. Możesz również otrzymać powiadomienie z urzędu skarbowego, jeżeli nie podałeś numeru telefonu komórkowego lub adresu e-mail.

      Nie odpowiadasz na te wiadomości tylko kontaktujesz się ze swoim urzędem skarbowym, żeby sprawdzić i ewentualnie skorygować złożone JPK_VAT  albo deklarację VAT.

      Pamiętaj! Informacja ta nie jest wszczęciem postępowania podatkowego. Nie jest też wszczęciem kontroli. To informacja o niezgodności, którą trzeba wyjaśnić. Może to być np. błąd w numerze NIP albo w nazwie firmy.

      Przesyłane powiadomienia nie zawierają żadnych wezwań do zapłaty podatku, a w treści e-maila nie są umieszczane żadne odnośniki zewnętrzne (linki) ani załączniki w formie plików.

      W każdym urzędzie skarbowym są wyznaczone osoby do kontaktów w ramach JPK_VAT. Zadzwoń lub wyślij e-maila, a otrzymasz informacje na temat twojej sprawy. Poniżej znajdziesz linki do wszystkich izb administracji skarbowej. Wybierz swój urząd skarbowy, w zakładce „kontakt" znajdziesz informacje o obsłudze JPK_VAT. Znajdują się tam numery telefonów i adresy e-mailowe do osób wskazanych do kontaktu:

      Najczęstsze pytania i odpowiedzi dotyczące JPK_VAT

      Zobacz:

      JPK – gdzie szukać dodatkowych informacji

      Przejdź do:

      Pytania dotyczące JPK można przesyłać na adres e-mail: jpk.helpdesk@mf.gov.pl.

      Pomocą służą też konsultanci z infolinii Krajowej Informacji Skarbowej.

      Czy ta strona była przydatna?