Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy

Kiedy trzeba rozliczyć VAT – miesięcznie, kwartalnie, a kiedy wybrać metodę kasową

Jeśli jesteś podatnikiem VAT, możesz rozliczyć się z urzędem skarbowym za okres miesięczny lub kwartalny (tylko mali podatnicy). Pamiętaj, że VAT musisz rozliczyć również wtedy, gdy nie otrzymasz jeszcze zapłaty. Jeśli kontrahent spóźnia się z zapłatą, będziesz musiał zapłacić VAT z własnych środków. Niektórzy przedsiębiorcy mogą jednak skorzystać z tzw. metody kasowej, czyli rozliczania VAT dopiero wtedy, gdy kontrahent zapłaci za towar/usługę. Zobacz, jak wyglądają poszczególne metody rozliczeń.

Ważne! Nie wszystkie metody rozliczeń VAT są dostępne dla każdego z podatników. Tylko podatnicy posiadający status małego podatnika mogą wybrać pomiędzy:

  • rozliczeniem na zasadach ogólnych (miesięczne)
  • rozliczeniem kwartalnym
  • metodą kasową.

Małym podatnikiem VAT jest przedsiębiorca:

  • u którego wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym kwoty odpowiadającej równowartości 1,2 mln euro
  • prowadzącego przedsiębiorstwo maklerskie, zarządzającego funduszami inwestycyjnymi, będącego agentem, zleceniobiorcą lub inną osobą świadczącą usługi o podobnym charakterze, z wyjątkiem komisu – jeżeli kwota prowizji lub innych postaci  wynagrodzenia za wykonane usługi (wraz z kwotą podatku) nie przekroczyła w  poprzednim roku podatkowym równowartości 45 tys. euro.

Pozostali podatnicy muszą stosować metodę miesięczną

Rozliczenie miesięczne VAT

Jest podstawowym okresem rozliczenia podatku VAT jest okres miesięczny.

  • Deklaracje VAT-7 za okresy miesięczne powinieneś składać do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu

Miesięczne rozliczenia VAT możesz stosować dobrowolnie albo po utracie prawa do kwartalnej formy rozliczania.

Do rozliczeń miesięcznych zobowiązani następujący podatnicy:

  • nie posiadający statusu małego podatnika
  • mali podatnicy, jeśli są podatnikami VAT czynnymi krócej niż 12 miesięcy od miesiąca, w którym zostali zarejestrowani do VAT (dotyczy to podatników, którzy zostali zarejestrowani, jako podatnicy VAT czynni po dniu 30 września 2016 r. za okresy miesięczne przypadające po dniu 31 grudnia 2016 r.)
  • mali podatnicy, którzy w danym kwartale lub w poprzedzających go w czterech kwartałach dokonali dostawy towarów, wymienionych w załączniku nr 13 do ustawy o VAT (tzw. towary wrażliwe, jak np. wyroby stalowe, paliwa, metale szlachetne, aparaty fotograficzne cyfrowe, dyski twarde HDD, dyski SDD, folie typu stretch), których łączna wartość przekroczyła, w jakimkolwiek miesiącu z tych okresów, kwotę 50 000 zł netto bez VAT. Uwaga! Ograniczenie to nie dotyczy podatników dokonujących sprzedaży paliwa (benzyny silnikowe, oleje napędowe, gazy przeznaczone do napędu silników spalinowych), przy spełnieniu następujących warunków: dostawy te dokonywane są na stacjach paliw lub stacjach gazu płynnego, do standardowych zbiorników pojazdów, dostaw tych dokonuje podatnik dostarczający gaz przewodowy za pośrednictwem własnych sieci przesyłowych lub dystrybucyjnych.

Kiedy miesięczne rozliczanie VAT jest korzystne?

Częstsze okresy rozliczenia podatku VAT są korzystne w przypadku występowania nadwyżki naliczonego podatku VAT nad należnym – wówczas zapewnisz sobie szybszy jej zwrot z urzędu skarbowego. Sprzyja utrzymaniu dyscypliny finansowej, gdyż comiesięczne rozliczanie podatku, nie pozwoli zapomnieć o konieczności utrzymania rezerwy finansowej na ewentualną zapłatę zobowiązania podatkowego.

Rozliczenie kwartalne VAT

Kto może skorzystać z możliwości kwartalnego rozliczania VAT

Z kwartalnych rozliczeń podatku VAT mogą korzystać mali podatnicy VAT.

Dodatkowo mali podatnicy musza spełniać dwa warunki:

  • są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni powyżej 12 miesięcy (jeśli zarejestrujesz firmę i zarejestrujesz się do VAT, dopiero po 12 miesiącach będziesz mógł skorzystać z kwartalnego rozliczania)
  • nie dokonali w danym kwartale lub w poprzedzających go czterech kwartałach (w każdym miesiącu z tych okresów) dostawy towarów wymienionych w załączniku nr 13 do ustawy o VAT (np. wyroby stalowe, paliwa, metale szlachetne, aparaty fotograficzne cyfrowe, dyski twarde HDD, dyski SDD, folie typu stretch) o wartości powyżej 50 000 zł bez podatku VAT. Są to towary objęte tzw. odwrotnym obciążeniem.

Podatnicy zobowiązani są  do  składnia  deklaracji VAT-7K  w  terminie  do  25.  dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym kwartale.

Jeśli wybierzesz rozliczenie kwartalne VAT, najpóźniej do 25 dnia drugiego miesiąca kwartału, za który będzie po raz pierwszy złożona kwartalna deklaracja podatkowa, powinieneś złożyć do naczelnika właściwego urzędu skarbowego zawiadomienie o wyborze rozliczania VAT kwartalnego. Zawiadomienie możesz wysłać zwykłym pismem (nie ma specjalnego formularza). Nie zapomnij jednak dokonać aktualizacji na formularzu VAT-R (masz na to 7 dni od zmiany), gdzie w odpowiedniej rubryce zaznaczasz kwartalne rozliczenie.

Kwartalne rozliczanie VAT – dlaczego warto?

Taka forma rozliczania pozwoli Twojej firmie na znacznie dłuższe obracanie środkami finansowymi i wpłynie na poprawę bieżącej płynności finansowej (odraczasz przecież zapłatę podatku VAT w przypadku wystąpienia nadwyżki podatku należnego nad naliczonym). Pamiętaj jednak, że mniejsza częstotliwość składania rozliczenia VAT powoduje konieczność zachowania większej dyscypliny finansowej. Jeśli będziesz płacić podatek co trzy miesiące, możesz łatwo o tym zapomnieć i nie odłożyć na czas potrzebnych (skumulowanych z trzech miesięcy) środków finansowych na zapłatę nadwyżki VAT należnego nad naliczonym.

Przejście z rozliczania VAT z miesięcznego na kwartalny wiąże się również z późniejszym otrzymaniem zwrotu bezpośredniego nadwyżki podatku naliczonego nad należnym.

Jeśli popełniłeś błąd  w tym samym okresie rozliczeniowym (kwartale), nie musisz składać dodatkowej korekty deklaracji. Masz więcej czasu na poprawienie błędu.

Kwartalne rozliczanie VAT daje również możliwość stosowania kasowej metody rozliczania tego podatku i korzystania z jej zalet.

Pamiętaj również, że wybierając kwartalne rozliczenie podatku VAT, zasady powstawania obowiązku podatkowego w podatku VAT pozostają bez zmian, przesunięciu ulega jedynie termin obowiązku zapłaty zobowiązania podatkowego.

Metoda kasowa – płać VAT, gdy odzyskasz go od kupującego

Jako podatnik VAT musisz rozliczać ten podatek miesięcznie albo kwartalnie. Podstawowa zasada jest taka, że wszystkie faktury wystawione w danym okresie rozliczeniowym wykazujesz w deklaracji podatkowej sporządzanej za ten okres. Suma należnego podatku VAT na wystawionych fakturach, to twój podatek należny. Jedną z wad bycia przedsiębiorcą jest obowiązek memoriałowego rozpoznawania zobowiązań podatkowych. Oznacza to, że nie jest analizowany stan faktyczny (faktyczne wpływy), ale fikcyjny stan, wynikający z wystawionych przez ciebie dokumentów.

Przykładowo, jeżeli w danym miesiącu wystawisz faktury na łączną kwotę 10 000 zł + 2300 zł VAT, to niezależnie od tego, czy Twoi kontrahenci ci zapłacą, kwota VAT należnego wynosi 2300 zł. Jest to kwota, którą (po pomniejszeniu o VAT naliczony – VAT z faktur zakupowych) należy wpłacić na rachunek urzędu skarbowego.

Jeżeli nie otrzymasz zapłaty od swoich kontrahentów, nadal musisz zapłacić VAT należny (z własnych środków). Jest to rozwiązanie bardzo uciążliwe w przypadku firm, które nie otrzymują należności w terminie, albo wystawiają faktury na duże kwoty po raz pierwszy.

Niektórzy przedsiębiorcy mogą wybrać metodę kasową. W uproszczeniu, polega ona na tym, że VAT płacisz dopiero, gdy otrzymasz zapłatę.

Kto może skorzystać z metody kasowej

Z metody kasowej mogą skorzystać tylko mali podatnicy (sprzedaż rocznie za kwotę nie większą niż 1,2 mln euro)

Kiedy powstaje obowiązek podatkowy przy metodzie kasowej

W  przypadku  wyboru  metody  kasowej obowiązek podatkowy powstaje:

  • z dniem otrzymania całości lub części zapłaty w przypadku dokonania dostawy towarów lub świadczenia usług na rzecz czynnego podatnika VAT
  • z dniem otrzymania całości lub części zapłaty, nie później niż 180 dnia, licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usługi w przypadku dokonania dostawy towarów lub świadczenia usług na rzecz podmiotu innego niż podmiotu innego niż zarejestrowany podatnik VAT.

Jeśli podatnik otrzyma tylko część należnej zapłaty, to obowiązek podatkowy powstaje w stosunku do tej uregulowanej kwoty.

W przypadku transakcji zawieranych z zagranicznymi kontrahentami metoda kasowa nie ma zastosowania. W takim przypadku, niezależnie od korzystania z metody kasowej, obowiązek podatkowy powstaje na zasadach przewidzianych dla tego typu transakcji.

Jak zgłosić metodę kasową

Wybór metody kasowej musi być zgłoszony naczelnikowi urzędu skarbowego. Dokonujesz tego do końca miesiąca poprzedzającego okres, w którym zaczniesz rozliczać się kasowo (na formularzu VAT-R).

Pamiętaj, że ponownej zmiany metody rozliczania VAT możesz dokonać dopiero po upływie 12 miesięcy.

Mały podatnik traci prawo do rozliczania podatku metodą kasową, począwszy od rozliczenia za miesiąc następujący po kwartale, w którym przekroczył (odpowiednio) kwotę 1,2 mln euro lub 45.000 euro.

Rozliczanie przy metodzie kasowej

Jeśli rozliczasz VAT metodą kasową, musisz rozliczać VAT kwartalnie. Co trzy miesiące składasz w urzędzie skarbowym deklarację VAT na formularzu VAT-7K. Deklarację VAT-7K należy złożyć w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po kwartale, którego deklaracja dotyczy. Jeśli 25. dzień miesiąca przypada w dzień wolny od pracy, to termin złożenia deklaracji przesuwa się na najbliższy przypadający dzień roboczy.

Faktury przy metodzie kasowej

Musisz również odpowiednio oznaczać wystawione faktury. Musi się na nich znaleźć adnotacja „metoda kasowa". Wynika to również z faktu, że zasady odliczania podatku z takiej faktury przez twojego kontrahenta są inne niż w przypadku zwykłych faktur.

To również wskazówka dla ciebie – VAT naliczony z faktury z adnotacją „metoda kasowa" można odliczyć dopiero po zapłacie za towar/usługę.

Sposób rozliczania podatku

Dla ciebie, jako wystawcy faktury metodą kasową, podstawową zaletą jest obowiązek zapłaty podatku VAT dopiero w okresie, w którym otrzymasz zapłatę. Oznacza to, że jeżeli kontrahent nie zapłaci ci w terminie, nie musisz od wystawionej faktury płacić VAT. Jeżeli kontrahent zapłaci ci tylko część kwoty należnej, rozliczasz VAT częściowo (w przypadku częściowych wpłat jedna wystawiona przez ciebie faktura może być wykazana w kilku okresach rozliczeniowych).

Z powyższego wynika, że aby prawidłowo rozliczyć podatek VAT za dany kwartał trzeba prześledzić historię wszystkich wpłat od kontrahentów w danym okresie i przyporządkować je do odpowiednich faktur. Jeżeli wystawiasz dużo dokumentów księgowych i masz kontrahentów, który dokonują częściowych płatności – jest to czasochłonne. Jeżeli prowadzenie księgi przychodów i rozchodów powierzysz zewnętrznej firmie, albo samodzielnie musisz generować takie dane, albo musisz udostępnić temu podmiotowi wgląd w swój rachunek firmowy.

Kiedy nie możesz stosować metody kasowej

Metody kasowej nie możesz stosować w przypadku:

  • sprzedaży przy pomocy automatów
  • świadczenia usług telekomunikacyjnych za pomocą żetonów i kart telefonicznych
  • otrzymania dotacji, subwencji i podobnych dopłat
  • wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów
  • importu usług.

Kiedy metoda jest opłacalna

Wszystko zależy ot konkretnych warunków, w jakich prowadzisz działalność, więc ostateczna decyzja należy do ciebie. Poniżej dajemy ci wskazówki, które pomogą dokonać wyboru.

Metoda kasowa to obligatoryjne kwartalne rozliczenie podatku VAT. Pamiętaj, że musisz mieć odpowiedni zapas środków finansowych na zapłatę podatku za dany kwartał (co do zasady trzy razy więcej niż przy rozliczeniach miesięcznych). Jeżeli nie zrobisz rezerwy finansowej – możesz mieć problem z płynnością finansową.

Jeżeli wystawiasz faktury z długim terminem płatności – metoda jest korzystna, ponieważ podatek płacisz dopiero po otrzymaniu wynagrodzenia. Minimalizujesz ryzyko, że nie będziesz mieć z czego zapłacić podatku VAT. Jeżeli Twoi kontrahenci nie płacą w terminie metoda również jest opłacalna. Do tego brak możliwości odliczenia VAT z twojej faktury do czasu zapłaty może wpłynąć mobilizująco na Twojego dłużnika.

Jeżeli wystawiasz dużo faktur, będziesz mieć dużo obowiązków związanych z ewidencją wpłat i przyporządkowywaniem ich do konkretnych faktur.

Niektórzy kontrahenci niechętnie podpisują umowy z przedsiębiorcami rozliczającymi VAT kasowo (głównie ze względu na brak możliwości odliczenia podatku VAT przed dniem zapłaty).

Czy ta strona była przydatna?