Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy

Rejestr sprzedaży i zakupów VAT

Jeżeli jesteś zarejestrowany w urzędzie skarbowym jako podatnik podatku od towarów i usług, czyli jesteś czynnym podatnikiem VAT, masz obowiązek prowadzić ewidencję VAT (rejestr sprzedaży i zakupów).

  • Ewidencja sprzedaży umożliwia prawidłowe wyliczenie kwot podatku należnego w danym okresie rozliczeniowym
  • Ewidencja zakupów pozwala określić wysokości podatku naliczonego, podlegającego odliczeniu w danym okresie rozliczeniowym

Od 1 stycznia 2018 r. ewidencja VAT musi być prowadzona w formie elektronicznej przy użyciu programów komputerowych. Obowiązek ten dotyczy wszystkich czynnych podatników VAT, niezależnie od wielkości firmy, w tym także firm najmniejszych.

Ewidencja VAT zawiera takie dane, które pozwolą na przygotowanie prawidłowej deklaracji podatkowej, informacji podsumowującej oraz Jednolitego Pliku Kontrolnego JPK_VAT. Wzór ewidencji nie jest określony w przepisach. Musi ona zawierać co najmniej:

  • przedmiot opodatkowania
  • podstawę opodatkowania
  • wysokość kwoty podatku należnego
  • wysokość korekt podatku należnego
  • wysokość kwoty podatku naliczonego obniżającej kwotę podatku należnego
  • wysokość korekt podatku naliczonego
  • kwoty podatku podlegające wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu
  • inne dane służące do identyfikacji poszczególnych transakcji, w tym numer NIP lub numer służący do identyfikacji podatnika.

W rejestrze VAT nie zamieszcza się wydatków, które są czynnościami zwolnionymi z opodatkowania (np. zakup znaczków pocztowych), czynnościami nieopodatkowanymi (np. opłata skarbowa), lub też czynnościami, od których nie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego (np. zakup usług noclegowych lub gastronomicznych). Nawet wtedy, gdy masz fakturę na ich zakup. Wydatki te nie wpływają ani na wysokość zobowiązania podatkowego, ani na poprawność rozliczenia podatku VAT. Z tego powodu nie muszą być ewidencjonowane w rejestrze VAT. Zamieszczasz je w księdze przychodów i rozchodów (PKPiR), zgodnie z ustawą o PIT (albo w ewidencji przychodów). Zapisy w PKPiR oraz Rejestrze VAT mogą się różnić.

Pamiętaj, że zapisy w rejestrze VAT można zrobić na podstawie następujących dokumentów:

  • faktury VAT, VAT RR, VAT marża, faktury zaliczkowe
  • raporty okresowe generowane z kas fiskalnych
  • niektóre paragony, jeżeli zawierają wymagane dane
  • inne dokumenty, np. dokumenty celne.

Ewidencja przedsiębiorców zwolnionych z VAT

Podatnicy wykonujący wyłącznie czynności zwolnione z podatku VAT nie musza prowadzić ewidencji VAT.

Podatnicy zwolnieni z podatku VAT ze względu na limit sprzedaży (zwolnienie podmiotowe), muszą prowadzić uproszczoną ewidencję sprzedaży za każdy dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym.

Ewidencja nie ma określonego przepisami wzoru. Może zawierać takie informacje, jak np.:

  • liczbę porządkową
  • datę sprzedaży
  • wartość sprzedaży
  • wartość sprzedaży narastająco.

W rejestrze możesz dopisywać również inne informacje, jak np. numer dowodu sprzedaży albo informacje o rodzaju transakcji.

Dokładna ewidencja pozwoli ci szybko ustalić, czy nie przekroczyłeś progu dochodów uprawniających do prowadzenia działalności nierejestrowej.

Rejestr może być prowadzony w formie papierowej.

Przykładowe zapisy

L.p Data sprzedaży Kwota sprzedaży Kwota narastająco od początku roku Uwagi
1. 2.01.2018 300,00 300,00 ....
2 4.01.208 150,00 450,00 .....
.......   ........ ......... ......

 

Ewidencja w darmowym programie E-mikrofirma

Jeśli prowadzisz działalność jednoosobową, skorzystaj z przygotowanego przez Ministerstwo Finansów programu e-mikrofirma. Umożliwia ona wystawianie faktur krajowych, zapisywanie faktur zakupu i tworzenie ewidencji VAT oraz generowanie, walidację, szyfrowanie, podpisywanie i przesyłanie Jednolitych Plików Kontrolnych do systemu Ministerstwa Finansów.

Czy ta strona była przydatna?