Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy

Obowiązki podatnika VAT – rejestracja i ewidencja

Zobacz, kto musi zarejestrować się do VAT, kiedy urząd może odmówić rejestracji i jak prowadzić ewidencję.

Kto musi zarejestrować się do VAT

Jako przedsiębiorca masz co do zasady obowiązek zarejestrowania się do VAT. Nie musisz się rejestrować wówczas, gdy:

  • twoja sprzedaż nie przekracza limitu 200 tys. zł rocznie - przysługuje ci zwolnienie podmiotowe
  • sprzedajesz wyłącznie towary i usługi zwolnione z VAT - przysługuje ci zwolnienie przedmiotowe

Do rejestracji służy druk VAT-R. Należy go złożyć najpóźniej w dniu poprzedzającym dzień rozpoczęcia sprzedaży towarów lub świadczenia usług objętych VAT.

Zgłoszenie złóż do naczelnika urzędu skarbowego właściwego ze względu na:

  • adres siedziby – w przypadku osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej
  • miejsce zamieszkania – w przypadku osób fizycznych
  • stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej – w przypadku podmiotów nieposiadających siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, ale posiadających na tym terytorium stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej

Zobacz jak zarejestrować się jako podatnik VAT.

Kto musi się zarejestrować do VAT-UE

Jeśli będziesz handlować z firmami z UE, dokonaj od razu rejestracji VAT-UE.

Rejestracji podlegają firmy, które chcą dokonywać wewnątrzwspólnotowych nabyć i dostaw  towarów, importu usług oraz świadczenia usług, dla których podatnikiem jest usługobiorca mający siedzibę w innym państwie członkowskim.

Uwaga! Obowiązek rejestracji jako podatnik VAT-UE nie dotyczy świadczenia usług na rzecz osób fizycznych z innych krajów UE, które nie prowadzą działalności.  

Rejestracja pozwala na uniknięcie płacenia obcego podatku VAT, naliczonego przez kontrahentów zagranicznych lub obciążania tych kontrahentów polskim podatkiem.

Nawet jeśli nie jesteś czynnym podatnikiem VAT, masz obowiązek rejestracji VAT-UE, jeśli wartość zakupów wewnątrzwspólnotowych przekroczyła kwotę 50 000 złotych w danym roku.

Rejestracji dokonuje się na formularzu VAT-R - tym samym, na którym rejestrujesz się do VAT. Jeżeli masz już status czynnego podatnika VAT dla transakcji krajowych, musisz tylko odpowiednio zaktualizować zgłoszenie VAT-R. Potwierdzenie nadania numeru VAT UE otrzymasz na formularzu VAT-5UE.

Od tego też momentu dla potrzeb rozliczania transakcji wewnątrzwspólnotowych, masz obowiązek posługiwania się numerem identyfikacji podatkowej poprzedzonym kodem „PL”.

Ważne! W przypadku podmiotów, które nie posiadają siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, zgłoszenie VAT składane jest do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.

Kiedy urząd może odmówić rejestracji

Samo złożenie VAT-R nie oznacza, że zostaniesz automatycznie zarejestrowany do VAT.

Naczelnik urzędu skarbowego, zanim zarejestruje cię jako podatnika VAT czynnego lub zwolnionego, weryfikuje dane podane w twoim zgłoszeniu. Zwykle sprawdzany jest adres siedziby: czy istnieje, czy odpowiada rodzajowi i skali prowadzonej działalności. Urząd może też sprawdzić, czy masz odpowiednie warunki do prowadzenia danego rodzaju działalności, np. pojazdy do przewożenia towarów czy powierzchnie magazynowe. Po złożeniu VAT-R powinieneś też być dostępny pod telefonem, gdyby urząd chciał się z tobą skontaktować.

Naczelnik urzędu skarbowego nie dokonuje rejestracji, bez konieczności zawiadamiania o tym zainteresowanego, jeśli zajdzie jedna z przesłanek:

  • dane podane w zgłoszeniu rejestracyjnym są niezgodne z prawdą
  • podmiot wnioskujący o rejestrację nie istnieje
  • mimo podjętych udokumentowanych prób nie ma możliwości skontaktowania się z tym podmiotem albo jego pełnomocnikiem
  • podmiot albo jego pełnomocnik nie stawia się na wezwania naczelnika urzędu skarbowego
  • z posiadanych informacji wynika, że podatnik może prowadzić działania z zamiarem wyłudzeń skarbowych
  • sąd orzekł wobec tego podmiotu zakaz prowadzenia działalności gospodarczej.

Kara za brak rejestracji VAT

Co w przypadku, gdy masz obowiązek rejestracji do VAT, ale go nie wypełnisz? Należy rozróżnić dwa przypadki.

  • Jeśli nie zarejestrowałeś się do VAT, ale zachowujesz się jak podatnik VAT czynny – składasz deklaracje i płacisz VAT, organy podatkowe pozwalają zwykle złożyć formularz rejestracyjny VAT-R z datą wsteczną. Zdarza się jednak, że urząd ze względu na brak rejestracji kwestionuje prawo do odliczenia VAT naliczonego (zapłaconego z faktur zakupowych).
  • Jeśli mimo takiego obowiązku (na przykład po przekroczeniu limitu 200 tys. zł) nie zarejestrowałeś się do VAT, nie składasz deklaracji i nie płacisz VAT – organ podatkowy może nałożyć na ciebie karę. Brak rejestracji dla celów VAT połączony z brakiem składania deklaracji i brakiem zapłaty podatku jest traktowany jako nieujawnienie podstawy opodatkowania. To przestępstwo karne-skarbowe zagrożone nałożeniem grzywny, a nawet ograniczeniem wolności.

Kiedy urząd skarbowy wykreśla podatnika z rejestru VAT

Przepisy określają też przypadki, w których naczelnik urzędu skarbowego wykreśla z podatnika z rejestru VAT, bez konieczności zawiadamiania go o tym. Wystarczy spełnienie jednej z przesłanek:

  • podatnik nie istnieje
  • urząd nie może skontaktować się z podatnikiem ani jego pełnomocnikiem mimo udokumentowanych prób
  • dane podane w zgłoszeniu rejestracyjnym okażą się niezgodne z prawdą
  • podatnik albo jego pełnomocnik nie stawia się na wezwania administracji skarbowej
  • posiadane przez urząd informacje wskazują na prowadzenie przez podatnika działań z zamiarem dokonania wyłudzeń podatkowych
  • sąd orzekł wobec tego podatnika zakaz prowadzenia działalności gospodarczej
  • podatnik zawiesił wykonywanie działalności gospodarczej na okres co najmniej 6 kolejnych miesięcy
  • podatnik nie złożył  deklaracji za 3 kolejne miesiące lub za kwartał
  • składał przez 6 kolejnych miesięcy lub 2 kolejne kwartały tzw. zerowe deklaracje, w których nie wykazał sprzedaży ani nabycia
  • podatnik wystawiał tzw. puste faktury - dokumentujące czynności, które nie zostały dokonane
  • podatnik wiedział lub miał uzasadnione podstawy przypuszczać, że jego kontrahenci uczestniczą w nierzetelnym rozliczaniu podatku w celu odniesienia korzyści majątkowej

Jak prowadzić ewidencję VAT

Jeżeli jesteś zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, musisz prowadzić ewidencję VAT w formie elektronicznej:

  • Ewidencja sprzedaży umożliwia prawidłowe wyliczenie kwot podatku należnego w danym okresie rozliczeniowym
  • Ewidencja zakupów pozwala określić wysokości podatku naliczonego, podlegającego odliczeniu w danym okresie rozliczeniowym.

Dane z ewidencji pozwalają na przygotowanie prawidłowej deklaracji podatkowej, informacji podsumowującej oraz Jednolitego Pliku Kontrolnego JPK_VAT. Wzór ewidencji nie jest określony w przepisach. Musi ona zawierać co najmniej:

  • przedmiot opodatkowania
  • podstawę opodatkowania
  • wysokość kwoty podatku należnego
  • wysokość korekt podatku należnego
  • wysokość kwoty podatku naliczonego obniżającej kwotę podatku należnego
  • wysokość korekt podatku naliczonego
  • kwoty podatku podlegające wpłacie do urzędu skarbowego ma indywidualny mikrorachunek podatkowy lub zwrotowi z tego urzędu
  • inne dane służące do identyfikacji poszczególnych transakcji, w tym numer NIP lub numer służący do identyfikacji podatnika.

Podstawą zapisów w rejestrze VAT są:

  • faktury VAT, VAT RR, VAT marża, faktury zaliczkowe
  • raporty okresowe generowane z kas fiskalnych
  • niektóre paragony, jeżeli zawierają wymagane dane
  • inne dokumenty, np. dokumenty celne.

W rejestrze VAT nie zamieszcza się wydatków na zakupy:

  • zwolnione z opodatkowania (na przykład zakup znaczków pocztowych)
  • nieopodatkowane (na przykład opłata skarbowa)
  • od których nie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego (na przykład  zakup usług noclegowych lub gastronomicznych)

Wydatki te nie wpływają ani na wysokość zobowiązania podatkowego, ani na poprawność rozliczenia podatku VAT. Zamieszczasz je w księdze przychodów i rozchodów (PKPiR), zgodnie z ustawą o PIT (albo w ewidencji przychodów). Zapisy w PKPiR oraz Rejestrze VAT mogą się różnić.

Zobacz jak prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów.

Kto może prowadzić ewidencję uproszczoną

Jeśli jesteś podatnikiem zwolnionym z VAT:

  • nie prowadzisz ewidencji VAT w przypadku zwolnienia przedmiotowego (wykonujesz wyłącznie czynności zwolnione z VAT)
  • prowadzisz ewidencję uproszczoną w przypadku zwolnienia podmiotowego (ze względu na limit do 200 000 zł).

Ewidencję uproszczoną musisz prowadzić za każdy dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym. Jej celem jest ustalenie, czy nie przekroczyłeś limitu sprzedaży 200 tys. zł uprawniającego do zwolnienia.

Ewidencja uproszczona nie ma określonego przepisami wzoru. Może zawierać takie informacje, jak:

  • liczbę porządkową
  • datę sprzedaży
  • wartość sprzedaży
  • wartość sprzedaży narastająco.

Możesz w niej dopisywać również inne informacje, jak np. numer dowodu sprzedaży albo informacje o rodzaju transakcji.

Jeśli przysługuje ci zwolnienie przedmiotowe, nie musisz w ogóle prowadzić ewidencji, VAT. To dlatego, że wykonujesz wyłącznie czynności zwolnione z VAT, nie masz obowiązku rejestracji ani składania deklaracji.

Czy ta strona była przydatna?