Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy

Odliczenie i nadpłata VAT – jak uzyskać zwrot

Zobacz, kiedy możesz odliczyć VAT, kiedy urząd zwróci ci różnicę podatku i co zrobić, jeśli kontrahent ci nie zapłacił
 

Warunki odliczenia VAT

Jako podatnik masz prawo do odliczenia podatku zapłaconego w cenie towarów i usług. Odliczenia możesz dokonać, jeśli spełniasz następujące warunki:

  • jesteś zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT
  • towary czy usługi, od których chcesz odliczyć VAT, mają związek z wykonywanymi przez ciebie czynnościami opodatkowanymi (np. kupujesz towary na potrzeby działalności opodatkowanej VAT)
  • posiadasz dokument uprawniający do odliczenia VAT (faktura, dokument celny)
  • wydatek nie dotyczy towarów lub usług, wobec których ustawa ogranicza możliwość odliczenia VAT (na przykład usługi noclegowe i gastronomiczne; wydatki związane z zakupem i eksploatacją firmowego samochodu wykorzystywanego także do celów prywatnych - odliczenie tylko 50% podatku VAT ).

Nie możesz odliczyć VAT z faktur:

  • dokumentujących transakcje niepodlegające opodatkowaniu
  • dokumentujących transakcje zwolnione od podatku
  • z tzw. pustych faktur  - wystawionych przez podmiot nieistniejący, dokumentujących czynności, które nie zostały dokonane

Odliczenie polega na tym, że od VAT należnego (wynikającego z faktur sprzedażowych, który należy wpłacić do urzędu skarbowego), możesz odliczyć VAT naliczony (wynikający z faktur zakupowych). Jest to zasada neutralności VAT. Odliczenie jest dokonywane na każdym etapie obrotu.

Przykład

Pani Marta prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. Zajmuje się szyciem sukienek, które sprzedaje do butiku za 123 zł (100 zł plus 23 proc. VAT) za sztukę. Podatek należny wynosi więc 23 zł. Za materiał do uszycia sukienki płaci 49,20 zł (40 zł plus 23 proc. VAT). Podatek naliczony, zawarty w cenie materiału, wynosi 9,20 zł.
Pani Marta wpłaca do urzędu skarbowego 13,80 zł. Od VAT należnego (zawartego w cenie sprzedaży) odejmuje VAT naliczony (zawarty w cenie zakupu): 23 zł – 9,20 zł = 13,80 zł.
Butik, który kupuje sukienki od pani Marty za 123 zł, dolicza do tego 27 zł marży i dodatkowo 23 proc. VAT. W efekcie sprzedaje je klientom za 184,50 zł (150 zł netto plus 23 proc. VAT). Podatek należny wynosi 34,50 zł (150 zł x 23 proc.).
Właściciel butiku wpłaca do urzędu skarbowego 11,50 zł VAT.  Od VAT należnego (zawartego w cenie sprzedaży) odejmuje VAT naliczony (zawarty w cenie zakupu sukienki): 34,50 zł – 23 zł = 11,50 zł.

Zobacz jak prawidłowo rozliczyć VAT.

Termin odliczenia VAT

VAT możesz odliczyć najwcześniej w rozliczeniu za okres, w którym - w odniesieniu do nabytych lub importowanych towarów i usług - powstał obowiązek podatkowy, czyli w okresie, za który sprzedawca jest zobowiązany rozliczyć VAT należny. Dodatkowo w danym okresie musisz posiadać fakturę lub dokument celny. Jeżeli nie odliczysz VAT w pierwszym możliwym okresie rozliczeniowym, możesz to zrobić w kolejnych dwóch okresach.

Zwróć szczególną uwagę na datę otrzymania dokumentu. Jeśli faktura została wystawiona pod koniec miesiąca, ale wpłynęła w kolejnym, VAT możesz odliczyć dopiero za miesiąc otrzymania faktury.

Przykład

Pan Stefan kupił towary za 10 000 zł plus 2300 zł VAT. Sprzedawca wystawił fakturę 29 lipca, ale pan Stefan otrzymał ją 2 sierpnia. Rozlicza VAT miesięcznie, więc podatek wynikający z faktury (2300 zł) może odliczyć w deklaracji za sierpień lub dwa kolejne miesiące - wrzesień lub październik.

Jeżeli nie odliczysz VAT w okresie, w którym otrzymałeś fakturę, albo w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych, możesz złożyć korektę deklaracji za okres otrzymania faktury. Masz prawo do odliczenia VAT do 5 lat wstecz.

Przykład

Pani Julia kupiła towary w lipcu, wtedy też otrzymała fakturę, ale nie odliczyła wynikającego z niej podatku naliczonego w deklaracji za lipiec, ani za sierpień i wrzesień. W grudniu złożyła korektę deklaracji VAT-7 za lipiec, w której odliczyła VAT naliczony z tej faktury.

Co zrobić z nadwyżką VAT

Podatek płacisz wówczas, gdy z deklaracji za dany okres rozliczeniowy wynika nadwyżka VAT należnego nad VAT naliczonym.

W sytuacji odwrotnej, gdy kwota podatku naliczonego jest w okresie rozliczeniowym wyższa od kwoty podatku należnego, masz dwie możliwości:

  • wystąpić o zwrot różnicy podatku
    • na rachunek bankowy
    • na rachunek VAT używany przy podzielonej płatności VAT (mechanizm podzielonej płatności)
  • przenieść nadwyżkę na następny okres rozliczeniowy

Uwaga! Urząd zwraca różnicę VAT (nadwyżkę podatku naliczonego nad należnym) tylko na wniosek podatnika.

Kiedy otrzymasz zwrot

Urząd zwraca nadwyżkę VAT na rachunek bankowy podatnika w ciągu:

  • 60 dni - termin podstawowy
  • 180 dni - termin wydłużony (jeśli podatnik w danym okresie rozliczeniowym nie wykaże żadnej sprzedaży, nawet nieopodatkowanej, tylko zakupy)
  • 25 dni - termin skrócony (podatnik może starać się o zwrot w tym terminie, jeśli spełni warunki określone w art. 87 ust. 6 ustawy o VAT, między innymi jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT przez ostatnie 12 miesięcy i  złoży potwierdzenia zapłaty faktur przelewami).

Terminy te liczy się od dnia złożenia deklaracji.

Naczelnik urzędu skarbowego może przedłużyć powyższe terminy jeżeli uzna, że dokonanie zwrotu wymaga dodatkowej weryfikacji , czyli chce sprawdzić czy zwrot na pewno ci przysługuje.

Jeśli wystąpisz o zwrot na rachunek VAT (a nie na rachunek bankowy), nie musisz spełniać dodatkowych warunków określonych w art. 87 ust. 6 ustawy o VAT.

Zwrot na rachunek VAT otrzymasz w ciągu 25 dni.

Czy warto przenieść nadpłatę na kolejny okres

W niektórych sytuacjach korzystniejsze od zwrotu VAT jest przeniesienie nadwyżki na następny okres rozliczeniowy, na przykład gdy w następnym miesiącu musisz wpłacić nadwyżkę VAT do urzędu.

Przykład

Pan Antoni prowadzi firmę remontową. W deklaracji za maj wykazał 30 000 zł nadwyżki VAT  naliczonego nad należnym, która wynikała z dużego zakupu materiałów budowlanych. W deklaracji za maj (złożonej 25 czerwca) wystąpił o zwrot nadwyżki w terminie 60 dni. Otrzymał zwrot 25 sierpnia.
W czerwcu zakończył prace remontowe i w deklaracji za czerwiec wykazał 40 000 zł nadwyżki podatku należnego nad naliczonym. Musiał ją zapłacić do 25 lipca z własnych środków.
Dla pana Antoniego bardziej korzystne byłoby, gdyby w deklaracji za maj wystąpił o przeniesienie nadwyżki na następne okresy rozliczeniowe. Wtedy za czerwiec, zamiast 40 000 zł VAT, zapłaciłby 10 000 zł (40 000 zł – 30 000 zł).

Kiedy urząd wstrzymuje zwrot VAT

Urząd skarbowy nie wypłaca różnicy VAT automatycznie, ale weryfikuje zasadność zwrotu. Może przedłużyć termin zwrotu jeśli uzna, że konieczna jest dodatkowa weryfikacja, na przykład twojego kontrahenta, który uczestniczy w obrocie tymi samymi towarami lub usługami.

Przepisy nie określają maksymalnego okresu oczekiwania na zwrot VAT  w razie weryfikacji rozliczeń podatnika. Naczelnik urzędu skarbowego może przedłużyć termin zwrotu do czasu zakończenia:

  • czynności sprawdzających
  • kontroli podatkowej
  • kontroli celno-skarbowej
  • lub postępowania podatkowego.

Zdarza się, że termin zwrotu jest przedłużany nawet o kilka lat.

Przykład

W deklaracji za sierpień 2017 r. spółka z branży spożywczej wystąpiła o zwrot 200 000 zł nadwyżki podatku naliczonego nad należnym w ciągu 60 dni. Naczelnik urzędu skarbowego kilkakrotnie przedłużał termin zwrotu podatku uzasadniając, że transakcje z udziałem spółki i jej kontrahentów są wątpliwe, posiadają cechy charakterystyczne dla transakcji karuzelowych, w których obrót już na etapie dostawy do spółki był fikcyjny i służył wyłudzeniu VAT.

Jeżeli przeprowadzone przez organy podatkowe czynności wykażą zasadność zwrotu VAT, urząd skarbowy wypłaca należną kwotę wraz z odsetkami odpowiadającymi opłacie prolongacyjnej (50% odsetek za zwłokę).

Odliczenie VAT z faktur podatnika rozliczającego się kasowo

Jeśli jesteś małym podatnikiem i rozliczasz się metodą kasową, obowiązują cię inne zasady, niż przy standardowym rozliczeniu VAT. Co do zasady VAT należny z faktury wpłacasz do urzędu dopiero, gdy sam otrzymasz zapłatę za fakturę - jeżeli sprzedajesz towar lub świadczysz usługę innemu przedsiębiorcy.

Jeżeli sprzedajesz towar lub usługę osobie fizycznej nieprowadzącej działalności, musisz opłacić VAT w momencie otrzymania zapłaty, nie później jak po upływie 180 dni od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.

Jeśli twoim kontrahentem jest mały podatnik rozliczający się kasowo, VAT naliczony z faktury możesz odliczyć dopiero kiedy zapłacisz za towar czy usługę.

Przykład 1

Pani Joanna jest małym podatnikiem, rozlicza VAT metodą kasową. W maju wystawiła faktury na kwotę 10 000 zł + 2300 zł VAT. Jednak jej kontrahent zapłacił jej dopiero w lipcu. To oznacza, że w rozliczeniu za lipiec zapłaci 2300 zł podatku należnego. Gdyby rozliczała się standardowo, musiałaby zapłacić podatek w rozliczeniu za maj, niezależnie od tego, czy kontrahent opłacił faktury.

Przykład 2

Pan Mateusz jest podatnikiem VAT czynnym. W maju otrzymał fakturę z dopiskiem „metoda kasowa”, a opłacił ją w lipcu. Może odliczyć VAT w deklaracji za lipiec. Gdyby otrzymał „zwykłą” fakturę, mógłby odliczyć VAT w deklaracji za maj.

Kontrahent nie zapłacił - kiedy przysługuje ulga na złe długi

Jeśli nie otrzymasz zapłaty od kontrahenta, możesz skorzystać z ulgi na złe długi: masz prawo skorygować podstawę opodatkowania i obniżyć kwotę podatku należnego o wartość VAT z nieopłaconej faktury.

Jako wierzyciel musisz również uprawdopodobnić, że wierzytelność jest nieściągalna. Nieściągalność wierzytelności uważa się za uprawdopodobnioną, w przypadku gdy wierzytelność nie została uregulowana lub zbyta w jakiejkolwiek formie w ciągu 90 dni od dnia upływu terminu jej płatności określonego w umowie lub na fakturze.

Możesz skorzystać z ulgi na złe długi, jeśli spełnione zostały wszystkie następujące warunki:

  • dostawa towarów lub świadczenie usług zostały dokonane na rzecz podatnika VAT czynnego, niebędący w trakcie postępowania restrukturyzacyjnego, postępowania upadłościowego lub w trakcie likwidacji
  • na dzień poprzedzający korektę deklaracji: wierzyciel i dłużnik są podatnikami zarejestrowanymi jako podatnicy VAT czynni; dłużnik nie jest w trakcie postępowania restrukturyzacyjnego, postępowania upadłościowego ani w trakcie likwidacji
  • od daty wystawienia faktury dokumentującej wierzytelność nie upłynęły 2 lata, licząc od końca roku, w którym została wystawiona.

Korekty VAT dokonuje się na bieżąco – w najbliższej składanej deklaracji. Do deklaracji VAT dołącz VAT-ZD zawiadomienie o skorygowaniu podstawy opodatkowania oraz kwoty podatku należnego.

Przykład

Pan Adam wystawił 1 maja fakturę na kwotę 12 300 zł, z terminem płatności do 15 maja. Kontrahent nie opłacił faktury w ciągu 90 dni. Pan Adam skorzysta z ulgi na złe długi w deklaracji składanej za sierpień do 25 września. Obniży VAT należny o 2300 zł wynikający z nieopłaconej faktury.

Jeżeli twój kontrahent ureguluje należność po 90 dniu, ale przed złożeniem przez ciebie korekty – ulga staje się bezprzedmiotowa i nie można z niej skorzystać. Jeśli kontrahent ureguluje należność po złożeniu przez ciebie korekty - masz obowiązek dokonać powrotnej korekty – podwyższyć kwotę VAT należnego o kwotę z uregulowanej faktury. Dokonuje się tego za okres, w którym dłużnik dokonał płatności.

Uwaga! Jeśli sam jesteś dłużnikiem - zalegasz z zapłatą za fakturę powyżej 90 dni od dnia płatności, masz obowiązek dokonać korekty VAT naliczonego. Za okres, w którym następuje 91 dzień od dnia płatności podwyższasz VAT należny o kwotę podatku z nieopłaconej faktury.

Czy ta strona była przydatna?