Zarejestruj się jako podatnik VAT

Przekroczyłeś limit wartości sprzedaży 200 tys. zł? Twoi kontrahenci chcą, żeby wystawić im fakturę VAT? Chcesz odzyskiwać zapłacony VAT od zakupionych towarów i usług? Sprawdź kiedy musisz, a kiedy możesz zarejestrować się jako podatnik VAT.

Jak załatwić sprawę

Co powinieneś wiedzieć i kto może skorzystać z usługi

Kto musi się zarejestrować

Rejestracja w zakresie podatku od towarów i usług dotyczy osób fizycznych, osób prawnych, jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej, wykonujących samodzielnie działalność gospodarczą jako producenci, handlowcy, usługodawcy, w tym podmioty pozyskujące zasoby naturalne, rolnicy.

Masz obowiązek rejestracji jako podatnik VAT, jeżeli:

• wartość twojej sprzedaży w poprzednim roku przekroczyła kwotę 200 tys. zł.
• sprzedajesz towary lub usługi wymienione w Ustawie o VAT.

Do wartości sprzedaży:

• nie wlicza się kwoty podatku
• nie bierze się pod uwagę dostaw towarów i świadczonych usług uwzględnionych w art. 113 ust. 2 ustawy o VAT (m.in. wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju oraz sprzedaży wysyłkowej na terytorium kraju).

Jeżeli rozpoczynasz działalność w trakcie roku, to limit wartości sprzedaży obliczasz proporcjonalnie do liczby miesięcy, jakie pozostały do zakończenia danego roku kalendarzowego. Jeżeli wartość sprzedaży przekroczy kwotę 200 tys. zł, zwolnienie traci moc począwszy od czynności, którą przekroczono tę kwotę.

Przykład: Pan Jan rozpoczął działalność gospodarczą 31 stycznia 2019 roku. Limit uprawniający do zwolnienia z VAT w 2019 roku wynosi 183 561,64 zł. Wartość limitu zwolnienia z VAT obliczono według wzoru: 200 000 zł (kwota limitu VAT) x 335 (liczba dni prowadzenia działalności do końca roku) / 365 (liczba dni w roku) = 183 561,64 zł. Pan Jan korzystał ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem od towarów i usług z uwagi na limit 200.000 PLN. 8 maja 2021 roku łączna wartość sprzedanych przez Pana Jana towarów przekroczyła 200 tys. zł. Pan Jan będzie zobowiązany do rejestracji na potrzeby podatku od towarów i usług z chwilą przekroczenia limitu 200 tys. zł.

Masz obowiązek rejestracji jako podatnik VAT, niezależnie od wartości zrealizowanej sprzedaży, gdy:

• dostarczasz:
  • towary wymienione w załączniku nr 12 do ustawy o podatku od towarów i usług (np. złom z metali szlachetnych, monety)
  • towary opodatkowane podatkiem akcyzowym, z wyjątkiem: energii elektrycznej (CN 2716 00 00), wyrobów tytoniowych samochodów osobowych, innych niż wymienione w lit. e, zaliczanych do środków trwałych podlegających amortyzacji,
  • budynki, budowle lub ich części, w przypadkach, o których mowa w art. 43 ust. 1 pkt 10 lit. a i b
  • tereny budowlane
  • nowe środki transportu
  • towary w związku z zawarciem umowy na odległość (dot. preparatów kosmetycznych i toaletowych, komputerów, wyrobów elektronicznych i optycznych, urządzeń elektrycznych i nieelektrycznego sprzętu domowego oraz maszyn i urządzeń które nie zostały sklasyfikowane)
  • części do pojazdów samochodowych i motocykli (dot. dostaw hurtowych i detalicznych)
• świadczysz usługi:
  • prawnicze
  • w zakresie doradztwa, z wyjątkiem doradztwa rolniczego związanego z uprawą i hodowlą roślin oraz chowem i hodowlą zwierząt, a także związanego ze sporządzaniem planu zagospodarowania i modernizacji gospodarstwa rolnego
  • jubilerskie
  • ściągania długów, w tym factoringu
• nie masz siedziby działalności gospodarczej na terytorium Polski.

Pełna lista czynności wyłączonych ze zwolnienia znajduje się w art. 113 ust. 13 Ustawy o VAT.

Kiedy jesteś zwolniony z obowiązku rejestracji jako podatnik VAT 

• Niezależnie od wartości sprzedaży, jeżeli wykonujesz wyłącznie czynności wymienione w art. 43 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług (np. usługi medyczne, opieka nad osobami niepełnosprawnymi) - jest to zwolnienie przedmiotowe.
• Nie przekroczysz limitu sprzedaży 200 tys. zł lub, gdy rozpoczynasz działalność w trakcie roku, limitu ustalonego proporcjonalnie do liczby miesięcy w roku, w jakich będziesz ją prowadzić - jest to zwolnienie podmiotowe.

Status podatnika zwolnionego oznacza, że firma nie musi składać deklaracji rozliczających VAT (na przykład JPK_V7M lub plik JPK_V7K), nie rozlicza w urzędzie skarbowym podatku należnego z tytułu sprzedaży oraz nie ma prawa do odliczenia (zwrotu) podatku naliczonego.

Kiedy możesz (ale nie musisz) zarejestrować się jako podatnik VAT

• gdy rozpoczynasz działalność w bieżącym roku podatkowym i wiesz, że nie przekroczysz limitu wartości sprzedaży 200 tys. zł netto, obliczanego proporcjonalnie do liczby miesięcy w roku w jakich będziesz prowadzić działalność gospodarczą
• w ubiegłym roku wykazałeś przychody ze sprzedaży nie przekraczające limitu 200 tys. zł netto
• wykonujesz wyłącznie czynności wymienione w art. 43 ust. 1 Ustawy o VAT (stanowią katalog czynności zwolnionych przedmiotowo z VAT)
• jeśli nie masz w Polsce siedziby działalności gospodarczej, stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, stałego miejsca zamieszkania lub zwykłego miejsca pobytu i wykonujesz na terytorium Polski wyłącznie czynności takie jak np. usługi transportowe, lub usługi telekomunikacyjne świadczone na rzecz osób niebędących podatnikami. Więcej na ten temat dowiesz się z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 listopada 2014 r. w sprawie określenia podatników niemających obowiązku składania zgłoszenia rejestracyjnego.

W takim przypadku będziesz widnieć w Wykazie podatników VAT jako podatnik VAT zwolniony.

Kiedy powinieneś załatwić sprawę

Zgłoszenie złóż:

• przed dniem dokonania pierwszej sprzedaży towaru lub usługi, opodatkowanej podatkiem VAT
• przed dniem, w którym utracisz prawo do zwolnienia, czyli po przekroczeniu limitu 200 tys. zł wartości sprzedaży netto w ciągu roku podatkowego (lub – w przypadku rozpoczęcia działalności w trakcie roku – kwoty ustalonej proporcjonalnie do liczby miesięcy, jakie pozostały do zakończenia roku podatkowego),
• przed początkiem miesiąca w którym rezygnujesz ze zwolnienia podmiotowego lub zwolnienia, które przysługuje ci jako rolnikowi ryczałtowemu.

Pamiętaj! Podatnicy podatku od towarów i usług rejestrują się na potrzeby VAT przed dokonaniem pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu, czyli na przykład przed dokonaniem pierwszej dostawy towarów na rzecz swoich kontrahentów lub  wykonaniem usługi.

Gdzie załatwisz sprawę

Usługę można zrealizować w:

• urzędy skarbowe
• urzędy skarbowe dla największych podmiotów

Co zrobić krok po kroku

1. Złóż zgłoszenie rejestracyjne na formularzu VAT-R

Na formularzu VAT-R wybierz jeden z dwóch wariantów:

• rejestracja jako podatnik czynny
• rejestracja jako podatnik zwolniony – możesz, ale nie musisz składać formularza VAT-R.

Zgłoszenie możesz złożyć osobiście, wysłać pocztą lub złożyć elektronicznie na portalu Biznes.gov jako załącznik do wniosku o wpis lub zmianę wpisu w CEIDG bądź przez Portal Podatkowy.

Możesz ustanowić pełnomocnika na potrzeby rejestracji do podatku od towarów i usług. Może to być:

• pełnomocnictwo szczególne PPS-1, za które zapłacisz 17 zł opłaty skarbowej. Nie zapłacisz za pełnomocnictwo udzielone mężowi, żonie, dzieciom, rodzicom, dziadkom, wnukom lub rodzeństwu

• pełnomocnictwo ogólne PPO-1, które jest bezpłatne.

Zobacz jak zgłosić pełnomocnictwo ogólne PPO-1.

Pamiętaj! Możesz ustanowić pełnomocnika ogólnego do wszystkich spraw podatkowych (osobę fizyczną z pełną zdolnością do czynności prawnych - nie musi to być adwokat, radca prawny, czy też doradca podatkowy).

Jeśli ustanowisz pełnomocnika ogólnego, nie musisz dodatkowo ustanawiać pełnomocnika szczególnego (PPS-1). Jednak, jeśli masz już więcej niż jednego pełnomocnika o tym samym zakresie działania, czyli pełnomocnika ogólnego i szczególnego w tej samej sprawie, to wskaż jednego z nich, jako pełnomocnika do doręczeń.

Ważne! Jeśli na potrzeby rejestracji na potrzeby podatku od towarów i usług działasz przez pełnomocnika, pamiętaj, że odpowiada on solidarnie z tobą do kwoty 500 tys. zł za twoje zaległości podatkowe powstałe z tytułu czynności wykonanych w ciągu 6 miesięcy od dnia zarejestrowania cię jako podatnika VAT czynnego.

Przeczytaj praktyczne informacje na temat pełnomocnictwa do spraw podatkowych

Dokumenty

Uwaga! Tytuł prawny do lokalu – dotyczy adresów siedziby i miejsc prowadzenia działalności gospodarczej.

Podmioty zagraniczne, oprócz zgłoszenia rejestracyjnego, mogą być poproszone przez urząd skarbowy o przedstawienie następujących dokumentów:

• umowa spółki (akt założycielski/akt notarialny/statut),
• aktualny odpis z Rejestru Handlowego (w kraju siedziby spółki) – oryginał tłumaczenia (zwykłego lub przysięgłego) wraz z kopią wersji obcojęzycznej,
• aktualne potwierdzenie rejestracji do VAT (z kraju siedziby spółki) – oryginał tłumaczenia (zwykłego lub przysięgłego) wraz z kopią wersji obcojęzycznej,
• umowa z bankiem potwierdzająca otwarcie rachunku bankowego w Polsce, ewentualnie oświadczenie o niewystępowaniu o zwrot podatku VAT,
• dokładny opis działalności spółki w Polsce (z podaniem kodu PKD 2007) wraz z oświadczeniem, czy spółka posiada stałe miejsce prowadzenia działalności na terenie Polski, czy posiada zaplecze osobowe, techniczne i biurowe, niezbędne do prowadzenia działalności gospodarczej,
• w przypadku spółek spoza Unii Europejskiej – akt notarialny lub umowa między przedstawicielem podatkowym a spółką,
• w przypadku podmiotu, który nie posiada numeru NIP konieczne jest również złożenie zgłoszenia identyfikacyjnego NIP-2.

Nie musisz dołączać kopii pełnomocnictwa ogólnego - urząd skarbowy sam sprawdzi jego zakres w Centralnym Rejestrze Pełnomocnictw Ogólnych (CRPO).

Termin

Zgłoszenie złóż:

• przed dniem dokonania pierwszej sprzedaży towaru lub usługi, opodatkowanej podatkiem VAT
• przed dniem, w którym utracisz prawo do zwolnienia, czyli po przekroczeniu limitu 200 tys. zł wartości sprzedaży netto w ciągu roku podatkowego (lub – w przypadku rozpoczęcia działalności w trakcie roku – kwoty ustalonej proporcjonalnie do liczby miesięcy, jakie pozostały do zakończenia roku podatkowego),
• przed początkiem miesiąca w którym rezygnujesz ze zwolnienia podmiotowego lub zwolnienia, które przysługuje ci jako rolnikowi ryczałtowemu.

Pamiętaj! Podatnicy podatku od towarów i usług rejestrują się na potrzeby VAT przed dokonaniem pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu, czyli na przykład przed dokonaniem pierwszej dostawy towarów na rzecz swoich kontrahentów lub  wykonaniem usługi.

2. Urząd zarejestruje cię jako podatnika VAT

Urząd skarbowy zweryfikuje zgłoszenie i zarejestruje cię jako "podatnika VAT czynnego" lub "podatnika VAT zwolnionego". Jeśli w zgłoszeniu zaznaczyłeś, że chcesz otrzymać potwierdzenie rejestracji i wpłaciłeś pieniądze, to urząd wyda ci potwierdzenie.

Zarejestrowanym podatnikiem VAT staniesz się najwcześniej w dniu złożenia formularza VAT-R.

Nie zostaniesz zarejestrowany, jeśli:

• podasz w zgłoszeniu rejestracyjnym dane niezgodne z prawdą,
• twoja firma nie istnieje,
• nie można się z tobą skontaktować, ani z twoim pełnomocnikiem,
• ty lub twój pełnomocnik nie stawicie się w urzędzie skarbowym, mimo wezwania,
• z informacji urzędu wynika, że będziesz wykorzystywać działalność banków lub spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych do przestępstw skarbowych,
• sąd orzekł wobec ciebie zakaz prowadzenia działalności gospodarczej.

Dokumenty

Ile zapłacisz

Rejestracja dla celów VAT jest bezpłatna. Jeśli jednak w zgłoszeniu zaznaczysz, że potrzebujesz potwierdzenia rejestracji, to zapłacisz 170 zł.

• 170 zł – opłata skarbowa za potwierdzenie rejestracji (opcjonalnie)

Gdzie zapłacić: na konto urzędu miasta lub gminy, właściwego dla siedziby urzędu skarbowego, w którym składasz zgłoszenie rejestracyjne (numer konta sprawdzisz na stronie urzędu miasta lub gminy).

Przykład: jeśli wniosek składasz do Urzędu Skarbowego w Poznaniu, opłatę zapłać na konto Urzędu Miasta Poznania.

• 17 zł – opłata skarbowa za pełnomocnictwo szczególne PPS-1 (opcjonalne)

Jeśli działasz przez pełnomocnika, musisz zapłacić za pełnomocnictwo. Nie zapłacisz za pełnomocnictwo udzielone mężowi, żonie, dzieciom, rodzicom, dziadkom, wnukom lub rodzeństwu.

Gdzie zapłacić: na konto urzędu miasta lub gminy, właściwego dla siedziby urzędu skarbowego, w którym składasz pełnomocnictwo (numer konta sprawdzisz na stronie urzędu miasta lub gminy).Na przykład, jeśli pełnomocnictwo składasz do Urzędu Skarbowego w Poznaniu, opłatę zapłać na konto Urzędu Miasta Poznania.

Praktyczne informacje na temat pełnomocnictwa

Ile będziesz czekać

Twoja sprawa zostanie załatwiona od razu.

Pamiętaj: Jeśli dane wpisane w zgłoszeniu rejestracyjnym będą budzić wątpliwości, rejestracja może potrwać dłużej.

Jak możesz się odwołać

Jeśli urząd skarbowy odmówi ci rejestracji, możesz wówczas:

• wezwać naczelnika urzędu do usunięcia naruszenia prawa,
• wystąpić ze skargą do sądu administracyjnego.

Warto wiedzieć

Załóż ewidencję VAT

Obowiązkiem podatnika VAT jest założenie ewidencji zakupów i sprzedaży. Przedsiębiorcy objęci VAT-em co miesiąc albo raz na kwartał (tylko mali podatnicy), składają do urzędu skarbowego deklaracje i ewidencję sprzedaży (np. JPK_VAT7M albo JPK_VAT7K) określające, na podstawie ewidencji VAT, wysokość podatku, który należy odprowadzić na rachunek urzędu do 25. dnia każdego miesiąca po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy. Jeśli masz prawo do rozliczenia podatku co kwartał, deklarację kwartalną złóż do 25. dnia miesiąca następującego po kwartale, w którym powstał obowiązek podatkowy.

Zgłaszaj zmiany danych

Podatnicy muszą informować urząd skarbowy o zmianie danych w ciągu 7 dni od momentu, kiedy nastąpiła określona zmiana (np. zmiana sposobu rozliczania się: z miesięcznego na kwartalny). Zgłoszenia zmiany danych należy dokonać na druku VAT-R (z zaznaczeniem, że zgłoszenie jest składane w celu aktualizacji danych). Obowiązek ten nie dotyczy przypadków, gdy następuje wyłącznie zmiana danych objętych obowiązkiem aktualizacji na podstawie ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (zmiana adresu, zmiana nazwiska), gdyż zmiany tej dokonuje się na formularzu NIP-2. Zmianę adresu należy zgłaszać również na druku VAT-R, jedynie w sytuacji, gdy zmiana ta powoduje zmianę właściwości naczelnika urzędu skarbowego.

Informuj urząd skarbowy

Podatnicy będący osobami fizycznymi muszą informować właściwego naczelnika urzędu skarbowego o:

• wpisaniu do CEIDG zarządcy sukcesyjnego,
• zmianach dotyczących wpisu zarządcy sukcesyjnego – w ciągu 7 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana.

Powiadom o transakcjach wewnątrzwspólnotowych

Przedsiębiorca, który planuje w ramach działalności dokonywać transakcji wewnątrzwspólnotowych, powinien zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego o zamiarze rozpoczęcia wykonywania tych czynności. Zawiadomienie stanowi część C.3. formularza VAT-R.

Kiedy można wrócić do zwolnienia z VAT

Jeśli utraciłeś prawo do zwolnienia podmiotowego z VAT lub zrezygnowałeś z niego, możesz ponownie skorzystać ze zwolnienia dopiero po upływie pełnego roku kalendarzowego funkcjonowania jako podatnik VAT (tj. licząc od końca roku, w którym nastąpiła utrata lub rezygnacja z prawa). Powrót do zwolnienia wymaga spełnienia łącznie dwóch kryteriów:

• prowadzenia działalności gospodarczej podlegającej zwolnieniu z VAT,
• nieprzekroczenia limitu wartości sprzedaży w wysokości 200 tys. zł w poprzednim roku podatkowym.

Wrócić do zwolnienia możesz od dowolnego okresu rozliczeniowego, w którym uzyskasz prawo do zwolnienia. W tym celu ponownie złóż aktualizację formularza VAT-R w urzędzie skarbowym.