Zarejestruj się jako podatnik VAT

Przekroczyłeś limit wartości sprzedaży 200 tys. zł i musisz zarejestrować się jako vatowiec? Twoi kontrahenci oczekują, że wystawisz im fakturę VAT? A może chcesz odzyskiwać zapłacony VAT od zakupionych towarów i usług? Sprawdź kiedy musisz, a kiedy możesz zarejestrować się jako podatnik VAT. Poniżej dowiesz się również jak się zarejestrować.

Jak załatwić sprawę

Co powinieneś wiedzieć i kto może skorzystać z usługi

Rejestracja w zakresie podatku od towarów i usług dotyczy osób fizycznych, osób prawnych, jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej, wykonujących samodzielnie działalność gospodarczą jako:

• producenci;
• handlowcy;
• usługodawcy, w tym podmioty pozyskujące zasoby naturalne;
• rolnicy.

Rejestracja dotyczy też działalności osób wykonujących wolne zawody.

Kiedy musisz zarejestrować się jako vatowiec

1. Jeśli wartość twojej sprzedaży w poprzednim roku przekroczyła kwotę  200 tys. zł. Do wartości sprzedaży nie wlicza się kwoty podatku oraz nie bierze się pod uwagę dostaw towarów i świadczonych usług uwzględnionych w art. 113 ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług (m.in. wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju oraz sprzedaży wysyłkowej na terytorium kraju). Jeżeli rozpoczynasz działalność w trakcie roku, to limit ten oblicz proporcjonalnie do liczby miesięcy, jakie pozostały do zakończenia danego roku kalendarzowego.

Uwaga! Niezależnie od wartości sprzedaży, jeżeli wykonujesz wyłącznie czynności wymienione w art. 43 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, masz prawo do zwolnienia z obowiązku rejestracji, jest to tzw. zwolnienie przedmiotowe. Natomiast, limit sprzedaży 200 tys. zł (a w przypadku osób rozpoczynających działalność w trakcie roku, limit ustalony proporcjonalnie do liczby miesięcy w roku w jakich będziesz prowadzić działalność gospodarczą) daje prawo do tzw. zwolnienia podmiotowego.

2. Niezależnie od wartości zrealizowanej sprzedaży, gdy:

• dostarczasz:

a) towary wymienione w załączniku nr 12 do ustawy o podatku od towarów i usług,

b) towary opodatkowane podatkiem akcyzowym, z wyjątkiem: energii elektrycznej (PKWiU 35.11.10.0), wyrobów tytoniowych, samochodów osobowych, innych niż wymienione w lit. e, zaliczanych do środków trwałych podlegających amortyzacji,

c) budynki, budowle lub ich części, w przypadkach, o których mowa w art. 43 ust. 1 pkt 10 lit. a i b,

d) tereny budowlane,

e) nowe środki transportu;

• świadczysz usługi:

a) prawnicze,

b) w zakresie doradztwa, z wyjątkiem doradztwa rolniczego związanego z uprawą i hodowlą roślin oraz chowem i hodowlą zwierząt, a także związanego ze sporządzaniem planu zagospodarowania i modernizacji gospodarstwa rolnego,

c) jubilerskie;

• nie masz siedziby działalności gospodarczej na terytorium Polski.

Kiedy możesz (a nie musisz) zarejestrować się jako vatowiec

1. Gdy rozpoczynasz działalność w bieżącym roku podatkowym i wiesz, że nie przekroczysz limitu wartości sprzedaży 200 tys. zł netto, obliczanego proporcjonalnie do liczby miesięcy w roku w jakich będziesz prowadzić działalność gospodarczą.
2. W ubiegłym roku wykazałeś przychody ze sprzedaży nie przekraczające limitu 200 tys. zł netto.
3. Wykonujesz wyłącznie czynności wymienione w art. 43 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług (stanowią katalog czynności zwolnionych przedmiotowo z VAT).
4. Jeśli nie masz w Polsce siedziby działalności gospodarczej, stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, stałego miejsca zamieszkania lub zwykłego miejsca pobytu i wykonujesz na terytorium Polski wyłącznie czynności takie jak np. usługi transportowe, lub usługi telekomunikacyjne świadczone na rzecz osób niebędących podatnikami. Więcej na ten temat dowiesz się z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 listopada 2014 r. w sprawie określenia podatników niemających obowiązku składania zgłoszenia rejestracyjnego.

Status podatnika zwolnionego oznacza, że firma nie musi składać deklaracji rozliczających VAT (np. VAT-7 albo VAT-7K). Czyli nie rozliczasz w urzędzie skarbowym podatku należnego z tytułu sprzedaży oraz nie masz prawa do odliczenia (zwrotu) podatku naliczonego.

Kiedy powinieneś załatwić sprawę

Zgłoszenie złóż:

• przed dniem dokonania pierwszej sprzedaży towaru lub usługi, opodatkowanej podatkiem VAT;
• przed dniem, w którym utracisz prawo do zwolnienia, tj. po przekroczeniu limitu 200 tys. zł wartości sprzedaży netto w ciągu roku podatkowego (lub – w przypadku rozpoczęcia działalności w trakcie roku – kwoty ustalonej proporcjonalnie do liczby miesięcy, jakie pozostały do zakończenia roku podatkowego);
• przed początkiem miesiąca, w którym rezygnujesz ze zwolnienia podmiotowego lub zwolnienia, które przysługuje ci, jako rolnikowi ryczałtowemu.

Gdzie załatwisz sprawę

Co zrobić krok po kroku

1. Złóż zgłoszenie rejestracyjne na formularzu VAT-R

Na formularzu VAT-R wybierz jeden z dwóch wariantów:

• rejestracja jako podatnik czynny;
• rejestracja jako podatnik zwolniony – możesz, ale nie musisz składać formularza VAT-R.

Zgłoszenie możesz złożyć osobiście, wysłać pocztą lub złożyć elektronicznie – jako załącznik do wniosku CEIDG-1 bądź przez Portal Podatkowy.

Dokumenty

Uwaga! Tytuł prawny do lokalu – dotyczy adresów siedziby i miejsc prowadzenia działalności gospodarczej.

Podmioty zagraniczne, oprócz zgłoszenia rejestracyjnego, mogą być poproszone przez urząd skarbowy o przedstawienie następujących dokumentów:

1. Umowa spółki (akt założycielski/akt notarialny/statut),

2. Aktualny odpis z Rejestru Handlowego (w kraju siedziby spółki) – oryginał tłumaczenia wraz z kopią wersji obcojęzycznej,

3. Aktualne potwierdzenie rejestracji do VAT (z kraju siedziby spółki) – oryginał tłumaczenia wraz z kopią wersji obcojęzycznej,

4. Umowa z bankiem potwierdzająca otwarcie rachunku bankowego w Polsce, ewentualnie oświadczenie o niewystępowaniu o zwrot podatku VAT,

5. Dokładny opis działalności spółki w Polsce (z podaniem kodu PKD 2007) wraz z oświadczeniem, czy spółka posiada stałe miejsce prowadzenia działalności na terenie Polski, czy posiada zaplecze osobowe, techniczne i biurowe, niezbędne do prowadzenia działalności gospodarczej,

6. W przypadku spółek spoza Unii Europejskiej – akt notarialny lub umowa między przedstawicielem podatkowym a spółką.

W przypadku podmiotu, który nie posiada numeru NIP konieczne jest również złożenie zgłoszenia identyfikacyjnego NIP-2.

Termin

Zgłoszenie złóż:

• przed dniem dokonania pierwszej sprzedaży towaru lub usługi, opodatkowanej podatkiem VAT;
• przed dniem, w którym utracisz prawo do zwolnienia, tj. po przekroczeniu limitu 200 tys. zł wartości sprzedaży netto w ciągu roku podatkowego (lub – w przypadku rozpoczęcia działalności w trakcie roku – kwoty ustalonej proporcjonalnie do liczby miesięcy, jakie pozostały do zakończenia roku podatkowego);
• przed początkiem miesiąca, w którym rezygnujesz ze zwolnienia podmiotowego lub zwolnienia, które przysługuje ci, jako rolnikowi ryczałtowemu.

2. Urząd zarejestruje cię jako podatnika VAT

Urząd skarbowy zweryfikuje zgłoszenie i zarejestruje cię jako "podatnika VAT czynnego" lub "podatnika VAT zwolnionego". Jeśli w zgłoszeniu zaznaczyłeś, że chcesz otrzymać potwierdzenie rejestracji i wpłaciłeś pieniądze, to urząd wyda ci potwierdzenie.

Zarejestrowanym podatnikiem VAT staniesz się najwcześniej w dniu złożenia formularza VAT-R.

Nie zostaniesz zarejestrowany, jeśli:

1) podasz w zgłoszeniu rejestracyjnym dane niezgodne z prawdą lub

2) twoja firma nie istnieje, lub

3) nie można się z tobą skontaktować, ani z twoim pełnomocnikiem, lub

4) ty lub twój pełnomocnik nie stawicie się w urzędzie skarbowym, mimo wezwania; lub

5) z informacji urzędu wynika, że będziesz wykorzystywać działalność banków lub spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych do przestępstw skarbowych.

Dokumenty

Ile zapłacisz

Rejestracja dla celów VAT jest bezpłatna. Jeśli jednak w zgłoszeniu zaznaczysz, że potrzebujesz potwierdzenia rejestracji, to zapłacisz 170 zł. Opłatę wpłać na konto urzędu miasta/gminy/dzielnicy, na terenie której mieści się właściwy dla ciebie urząd skarbowy.

Ile będziesz czekać

Twoja sprawa zostanie załatwiona od razu.

Jak możesz się odwołać

Jeśli urząd skarbowy odmówi ci rejestracji, możesz wówczas:

• wezwać naczelnika urzędu do usunięcia naruszenia prawa lub
• wystąpić ze skargą do sądu administracyjnego.

Warto wiedzieć

Załóż ewidencję VAT

Obowiązkiem podatnika VAT jest założenie ewidencji zakupów i sprzedaży. Przedsiębiorcy objęci VAT-em co miesiąc albo raz na kwartał składają do urzędu skarbowego deklaracje (np. VAT-7 albo VAT-7K) określające, na podstawie ewidencji VAT, wysokość podatku, który należy odprowadzić na rachunek urzędu do 25. dnia każdego miesiąca po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy. Jeśli masz prawo do rozliczenia podatku co kwartał, deklarację kwartalną złóż do 25. dnia miesiąca następującego po kwartale, w którym powstał obowiązek podatkowy.

Zgłaszaj zmiany danych

Podatnicy są zobowiązani do zgłaszania zmiany danych w ciągu 7 dni od momentu, kiedy nastąpiła określona zmiana (np. zmiana sposobu rozliczania się: z miesięcznego na kwartalny). Zgłoszenia zmiany danych należy dokonać na druku VAT-R (z zaznaczeniem, że zgłoszenie jest składane w celu aktualizacji danych). Obowiązek ten nie dotyczy przypadków, gdy następuje wyłącznie zmiana danych objętych obowiązkiem aktualizacji na podstawie ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (zmiana adresu, zmiana nazwiska), gdyż zmiany tej dokonuje się na formularzu NIP-2. Zmianę adresu należy zgłaszać również na druku VAT-R, jedynie w sytuacji, gdy zmiana ta powoduje zmianę właściwości naczelnika urzędu skarbowego.

Powiadom o transakcjach wewnątrzwspólnotowych

Przedsiębiorca, który planuje w ramach działalności dokonywać transakcji wewnątrzwspólnotowych, powinien zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego o zamiarze rozpoczęcia wykonywania tych czynności. Zawiadomienie stanowi część C.3. formularza VAT-R.

Kiedy można wrócić do zwolnienia z VAT

Jeśli utraciłeś prawo do zwolnienia podmiotowego z VAT lub zrezygnowałeś z niego, możesz ponownie skorzystać ze zwolnienia dopiero po upływie pełnego roku kalendarzowego funkcjonowania jako podatnik VAT (tj. licząc od końca roku, w którym nastąpiła utrata lub rezygnacja z prawa). Powrót do zwolnienia wymaga spełnienia łącznie dwóch kryteriów:

• prowadzenia działalności gospodarczej podlegającej zwolnieniu z VAT
• nieprzekroczenia limitu wartości sprzedaży w wysokości 200 tys. zł w poprzednim roku podatkowym

Wrócić do zwolnienia możesz od dowolnego okresu rozliczeniowego, w którym uzyskasz prawo do zwolnienia. W tym celu ponownie złóż formularz VAT-R w urzędzie skarbowym (zaznacz pole C.1.30).