Zarejestruj się jako podatnik VAT

Przekroczyłeś limit wartości sprzedaży 200 tys. zł i musisz zarejestrować się jako vatowiec? Twoi kontrahenci oczekują, że wystawisz im fakturę VAT? A może chcesz odzyskiwać zapłacony VAT od zakupionych towarów i usług? Sprawdź kiedy musisz, a kiedy możesz zarejestrować się jako podatnik VAT.

Jak załatwić sprawę

Co powinieneś wiedzieć i kto może skorzystać z usługi

Rejestracja w zakresie podatku od towarów i usług dotyczy osób fizycznych, osób prawnych, jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej, wykonujących samodzielnie działalność gospodarczą jako:

• producenci
• handlowcy
• usługodawcy, w tym podmioty pozyskujące zasoby naturalne
• rolnicy

Rejestracja dotyczy też działalności osób wykonujących niektóre zawody. Chodzi o zawody:

• prawnicze
• w zakresie doradztwa, z wyjątkiem doradztwa rolniczego związanego z uprawą i hodowlą roślin oraz chowem i hodowlą zwierząt, a także związanego ze sporządzaniem planu zagospodarowania i modernizacji gospodarstwa rolnego
• jubilerskie

Kiedy musisz zarejestrować się jako vatowiec

Jeśli wartość twojej sprzedaży w poprzednim roku przekroczyła kwotę 200 tys. zł. Do wartości sprzedaży nie wlicza się kwoty podatku oraz nie bierze się pod uwagę dostaw towarów i świadczonych usług uwzględnionych w art. 113 ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług (m.in. wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju oraz sprzedaży wysyłkowej na terytorium kraju). Jeżeli rozpoczynasz działalność w trakcie roku, to limit ten oblicz proporcjonalnie do liczby miesięcy, jakie pozostały do zakończenia danego roku kalendarzowego.

Przykład: przedsiębiorca rozpoczął działalność gospodarczą 31 stycznia 2019 r. Limit uprawniający do zwolnienia z VAT w 2019 r. dla takiego przedsiębiorcy wynosi 183 561,64 zł. Wartość limitu zwolnienia z VAT obliczono według wzoru:

200 000 zł (kwota limitu VAT) x 335 (liczba dni prowadzenia działalności do końca roku) / 365 (liczba dni w roku) = 183 561,64 zł.

Uwaga

Niezależnie od wartości sprzedaży, jeżeli wykonujesz wyłącznie czynności wymienione w art. 43 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług (np. usługi medyczne, opieka nad osobami niepełnosprawnymi), masz prawo do zwolnienia z obowiązku rejestracji, jest to tzw. zwolnienie przedmiotowe. Natomiast, limit sprzedaży 200 tys. zł (a w przypadku osób rozpoczynających działalność w trakcie roku, limit ustalony proporcjonalnie do liczby miesięcy w roku w jakich będziesz prowadzić działalność gospodarczą) daje prawo do tzw. zwolnienia podmiotowego.

Niezależnie od wartości zrealizowanej sprzedaży, gdy:

• dostarczasz:
  • towary wymienione w załączniku nr 12 do ustawy o podatku od towarów i usług (np. złom z metali szlachetnych, monety)
  • towary opodatkowane podatkiem akcyzowym, z wyjątkiem: energii elektrycznej (PKWiU 35.11.10.0), wyrobów tytoniowych, samochodów osobowych, innych niż wymienione w lit. e, zaliczanych do środków trwałych podlegających amortyzacji
  • budynki, budowle lub ich części, w przypadkach, o których mowa w art. 43 ust. 1 pkt 10 lit. a i b
  • tereny budowlane
  • nowe środki transportu
  • towary w związku z zawarciem umowy na odległość (dot. preparatów kosmetycznych i toaletowych, komputerów, wyrobów elektronicznych i optycznych, urządzeń elektrycznych i nieelektrycznego sprzętu domowego oraz maszyn i urządzeń które nie zostały sklasyfikowane)
  • części do pojazdów samochodowych i motocykli (dot. dostaw hurtowych i detalicznych)
• świadczysz usługi:
  • prawnicze
  • w zakresie doradztwa, z wyjątkiem doradztwa rolniczego związanego z uprawą i hodowlą roślin oraz chowem i hodowlą zwierząt, a także związanego ze sporządzaniem planu zagospodarowania i modernizacji gospodarstwa rolnego
  • jubilerskie
  • ściągania długów, w tym factoringu 
• nie masz siedziby działalności gospodarczej na terytorium Polski

Kiedy możesz (a nie musisz) zarejestrować się jako vatowiec

• gdy rozpoczynasz działalność w bieżącym roku podatkowym i wiesz, że nie przekroczysz limitu wartości sprzedaży 200 tys. zł netto, obliczanego proporcjonalnie do liczby miesięcy w roku w jakich będziesz prowadzić działalność gospodarczą
• w ubiegłym roku wykazałeś przychody ze sprzedaży nie przekraczające limitu 200 tys. zł netto
• wykonujesz wyłącznie czynności wymienione w art. 43 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług (stanowią katalog czynności zwolnionych przedmiotowo z VAT).
• jeśli nie masz w Polsce siedziby działalności gospodarczej, stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, stałego miejsca zamieszkania lub zwykłego miejsca pobytu i wykonujesz na terytorium Polski wyłącznie czynności takie jak np. usługi transportowe, lub usługi telekomunikacyjne świadczone na rzecz osób niebędących podatnikami. Więcej na ten temat dowiesz się z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 listopada 2014 r. w sprawie określenia podatników niemających obowiązku składania zgłoszenia rejestracyjnego.

Status podatnika zwolnionego oznacza, że firma nie musi składać deklaracji rozliczających VAT (np. VAT-7 albo VAT-7K). Czyli nie rozliczasz w urzędzie skarbowym podatku należnego z tytułu sprzedaży oraz nie masz prawa do odliczenia (zwrotu) podatku naliczonego.

Kiedy powinieneś załatwić sprawę

Zgłoszenie złóż:

• przed dniem dokonania pierwszej sprzedaży towaru lub usługi, opodatkowanej podatkiem VAT
• przed dniem, w którym utracisz prawo do zwolnienia, tj. po przekroczeniu limitu 200 tys. zł wartości sprzedaży netto w ciągu roku podatkowego (lub – w przypadku rozpoczęcia działalności w trakcie roku – kwoty ustalonej proporcjonalnie do liczby miesięcy, jakie pozostały do zakończenia roku podatkowego)
• przed początkiem miesiąca w którym rezygnujesz ze zwolnienia podmiotowego lub zwolnienia, które przysługuje ci jako rolnikowi ryczałtowemu

Gdzie załatwisz sprawę

Usługę można zrealizować w:

• urzędy skarbowe
• urzędy skarbowe dla największych podmiotów

Co zrobić krok po kroku

1. Złóż zgłoszenie rejestracyjne na formularzu VAT-R

Na formularzu VAT-R wybierz jeden z dwóch wariantów:

• rejestracja jako podatnik czynny
• rejestracja jako podatnik zwolniony – możesz, ale nie musisz składać formularza VAT-R

Zgłoszenie możesz złożyć osobiście, wysłać pocztą lub złożyć elektronicznie – jako załącznik do wniosku CEIDG-1 bądź przez Portal Podatkowy.

Dokumenty

Uwaga! Tytuł prawny do lokalu – dotyczy adresów siedziby i miejsc prowadzenia działalności gospodarczej.

Podmioty zagraniczne, oprócz zgłoszenia rejestracyjnego, mogą być poproszone przez urząd skarbowy o przedstawienie następujących dokumentów:

• umowa spółki (akt założycielski/akt notarialny/statut)
• aktualny odpis z Rejestru Handlowego (w kraju siedziby spółki) – oryginał tłumaczenia (zwykłego lub przysięgłego) wraz z kopią wersji obcojęzycznej
• aktualne potwierdzenie rejestracji do VAT (z kraju siedziby spółki) – oryginał tłumaczenia (zwykłego lub przysięgłego) wraz z kopią wersji obcojęzycznej
• umowa z bankiem potwierdzająca otwarcie rachunku bankowego w Polsce, ewentualnie oświadczenie o niewystępowaniu o zwrot podatku VAT
• dokładny opis działalności spółki w Polsce (z podaniem kodu PKD 2007) wraz z oświadczeniem, czy spółka posiada stałe miejsce prowadzenia działalności na terenie Polski, czy posiada zaplecze osobowe, techniczne i biurowe, niezbędne do prowadzenia działalności gospodarczej
• w przypadku spółek spoza Unii Europejskiej – akt notarialny lub umowa między przedstawicielem podatkowym a spółką
• w przypadku podmiotu, który nie posiada numeru NIP konieczne jest również złożenie zgłoszenia identyfikacyjnego NIP-2

Ustanowienie pełnomocnika

17 zł – opłata skarbowa za pełnomocnictwo szczególne PPS-1 (opcjonalne)

Jeśli działasz przez pełnomocnika, musisz zapłacić za pełnomocnictwo. Nie zapłacisz za pełnomocnictwo udzielone mężowi, żonie, dzieciom, rodzicom, dziadkom, wnukom lub rodzeństwu.

Opłata: wpłać ją na konto urzędu miasta lub gminy, właściwego dla siedziby urzędu, w którym składasz pełnomocnictwo (numer konta sprawdzisz na stronie urzędu miasta lub gminy).

Przykład: jeśli pełnomocnictwo składasz do Urzędu Skarbowego w Poznaniu, opłatę zapłać na konto Urzędu Miasta Poznania.

Praktyczne informacje na temat pełnomocnictwa do spraw podatkowych

0 zł – opłata za pełnomocnictwo ogólne PPO-1

Możesz ustanowić pełnomocnika ogólnego do wszystkich spraw podatkowych (osobę fizyczną z pełną zdolnością do czynności prawnych - nie musi to być adwokat, radca prawny, czy też doradca podatkowy). Załatw to online na Portalu Podatkowym. Zobacz instrukcję jak zgłosić pełnomocnictwo ogólne PPO-1. Złożenie pełnomocnictwa ogólnego PPO-1 jest bezpłatne.

Uwaga! Nie musisz dołączać kopii pełnomocnictwa ogólnego - urząd skarbowy sam sprawdzi jego zakres w Centralnym Rejestrze Pełnomocnictw Ogólnych (CRPO).

Ważne: jeśli ustanowisz pełnomocnika ogólnego, nie musisz dodatkowo ustanawiać pełnomocnika szczególnego (PPS-1). Jednak, jeśli masz już więcej niż jednego pełnomocnika o tym samym zakresie działania, czyli pełnomocnika ogólnego i szczególnego w tej samej sprawie, to wskaż jednego z nich, jako pełnomocnika do doręczeń.

Termin

Zgłoszenie złóż:

• przed dniem dokonania pierwszej sprzedaży towaru lub usługi, opodatkowanej podatkiem VAT
• przed dniem, w którym utracisz prawo do zwolnienia, tj. po przekroczeniu limitu 200 tys. zł wartości sprzedaży netto w ciągu roku podatkowego (lub – w przypadku rozpoczęcia działalności w trakcie roku – kwoty ustalonej proporcjonalnie do liczby miesięcy, jakie pozostały do zakończenia roku podatkowego)
• przed początkiem miesiąca w którym rezygnujesz ze zwolnienia podmiotowego lub zwolnienia, które przysługuje ci jako rolnikowi ryczałtowemu

2. Urząd zarejestruje cię jako podatnika VAT

Urząd skarbowy zweryfikuje zgłoszenie i zarejestruje cię jako "podatnika VAT czynnego" lub "podatnika VAT zwolnionego". Jeśli w zgłoszeniu zaznaczyłeś, że chcesz otrzymać potwierdzenie rejestracji i wpłaciłeś pieniądze, to urząd wyda ci potwierdzenie.

Zarejestrowanym podatnikiem VAT staniesz się najwcześniej w dniu złożenia formularza VAT-R.

Nie zostaniesz zarejestrowany, jeśli:

• podasz w zgłoszeniu rejestracyjnym dane niezgodne z prawdą
• twoja firma nie istnieje
• nie można się z tobą skontaktować, ani z twoim pełnomocnikiem
• ty lub twój pełnomocnik nie stawicie się w urzędzie skarbowym, mimo wezwania
• z informacji urzędu wynika, że będziesz wykorzystywać działalność banków lub spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych do przestępstw skarbowych
• sąd orzekł wobec ciebie zakaz prowadzenia działalności gospodarczej

Dokumenty

Ile zapłacisz

Rejestracja dla celów VAT jest bezpłatna. Jeśli jednak w zgłoszeniu zaznaczysz, że potrzebujesz potwierdzenia rejestracji, to zapłacisz 170 zł.

• 170 zł – opłata skarbowa za potwierdzenie rejestracji (opcjonalnie)

Gdzie zapłacić: na konto urzędu miasta lub gminy, właściwego dla siedziby urzędu skarbowego, w którym składasz zgłoszenie rejestracyjne (numer konta sprawdzisz na stronie urzędu miasta lub gminy).

Przykład: jeśli wniosek składasz do Urzędu Skarbowego w Poznaniu, opłatę zapłać na konto Urzędu Miasta Poznania.

• 17 zł – opłata skarbowa za pełnomocnictwo (opcjonalne)

Jeśli działasz przez pełnomocnika, musisz zapłacić za pełnomocnictwo. Nie zapłacisz za pełnomocnictwo udzielone mężowi, żonie, dzieciom, rodzicom, dziadkom, wnukom lub rodzeństwu.

Gdzie zapłacić: na konto urzędu miasta lub gminy, właściwego dla siedziby urzędu skarbowego, w którym składasz pełnomocnictwo (numer konta sprawdzisz na stronie urzędu miasta lub gminy).

Przykład: jeśli pełnomocnictwo składasz do Urzędu Skarbowego w Poznaniu, opłatę zapłać na konto Urzędu Miasta Poznania.

Praktyczne informacje na temat pełnomocnictwa

Jeśli działasz przez pełnomocnika, pamiętaj, że odpowiada on solidarnie z tobą do kwoty 500 000 zł za twoje zaległości podatkowe powstałe z tytułu czynności wykonanych w ciągu 6 miesięcy od dnia zarejestrowania cię jako podatnika VAT czynnego.

Ile będziesz czekać

Twoja sprawa zostanie załatwiona od razu.

Uwaga: jeśli dane wpisane w zgłoszeniu rejestracyjnym będą budzić wątpliwości, rejestracja może potrwać dłużej.

Jak możesz się odwołać

Jeśli urząd skarbowy odmówi ci rejestracji, możesz wówczas:

• wezwać naczelnika urzędu do usunięcia naruszenia prawa
• wystąpić ze skargą do sądu administracyjnego

Warto wiedzieć

Załóż ewidencję VAT

Obowiązkiem podatnika VAT jest założenie ewidencji zakupów i sprzedaży. Przedsiębiorcy objęci VAT-em co miesiąc albo raz na kwartał (tylko mali podatnicy), składają do urzędu skarbowego deklaracje (np. VAT-7 albo VAT-7K) określające, na podstawie ewidencji VAT, wysokość podatku, który należy odprowadzić na rachunek urzędu do 25. dnia każdego miesiąca po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy. Jeśli masz prawo do rozliczenia podatku co kwartał, deklarację kwartalną złóż do 25. dnia miesiąca następującego po kwartale, w którym powstał obowiązek podatkowy.

Zgłaszaj zmiany danych

Podatnicy muszą informować urząd skarbowy o zmianie danych w ciągu 7 dni od momentu, kiedy nastąpiła określona zmiana (np. zmiana sposobu rozliczania się: z miesięcznego na kwartalny). Zgłoszenia zmiany danych należy dokonać na druku VAT-R (z zaznaczeniem, że zgłoszenie jest składane w celu aktualizacji danych). Obowiązek ten nie dotyczy przypadków, gdy następuje wyłącznie zmiana danych objętych obowiązkiem aktualizacji na podstawie ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (zmiana adresu, zmiana nazwiska), gdyż zmiany tej dokonuje się na formularzu NIP-2. Zmianę adresu należy zgłaszać również na druku VAT-R, jedynie w sytuacji, gdy zmiana ta powoduje zmianę właściwości naczelnika urzędu skarbowego.

Informuj urząd skarbowy

Podatnicy będący osobami fizycznymi muszą informować właściwego naczelnika urzędu skarbowego o:

• wpisaniu do CEIDG zarządcy sukcesyjnego
• zmianach dotyczących wpisu zarządcy sukcesyjnego – w ciągu 7 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana

Powiadom o transakcjach wewnątrzwspólnotowych

Przedsiębiorca, który planuje w ramach działalności dokonywać transakcji wewnątrzwspólnotowych, powinien zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego o zamiarze rozpoczęcia wykonywania tych czynności. Zawiadomienie stanowi część C.3. formularza VAT-R.

Kiedy można wrócić do zwolnienia z VAT

Jeśli utraciłeś prawo do zwolnienia podmiotowego z VAT lub zrezygnowałeś z niego, możesz ponownie skorzystać ze zwolnienia dopiero po upływie pełnego roku kalendarzowego funkcjonowania jako podatnik VAT (tj. licząc od końca roku, w którym nastąpiła utrata lub rezygnacja z prawa). Powrót do zwolnienia wymaga spełnienia łącznie dwóch kryteriów:

• prowadzenia działalności gospodarczej podlegającej zwolnieniu z VAT
• nieprzekroczenia limitu wartości sprzedaży w wysokości 200 tys. zł w poprzednim roku podatkowym

Wrócić do zwolnienia możesz od dowolnego okresu rozliczeniowego, w którym uzyskasz prawo do zwolnienia. W tym celu ponownie złóż aktualizację formularza VAT-R w urzędzie skarbowym.