Zwrot zagranicznego podatku VAT

Prowadzisz działalność gospodarczą i podróżujesz służbowo do innych państw UE? Kupujesz paliwo, płacisz za przejazdy autostradą i za wstęp na targi. Masz prawo wystąpić o zwrot zagranicznego podatku VAT. Poniżej dowiesz się, jak uzyskać ten zwrot.

Jak załatwić sprawę

Co powinieneś wiedzieć i kto może skorzystać z usługi

Kto może się ubiegać o zwrot VAT

O zwrot zagranicznego podatku VAT możesz się ubiegać, jeżeli:

• nie masz siedziby, stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, stałego miejsca zamieszkania lub zwykłego miejsca pobytu w kraju UE, w którym dokonałeś nabycia
• jesteś czynnym podatnikiem podatku VAT
• nie dokonujesz wyłącznie sprzedaży zwolnionej z VAT, ani nie korzystasz ze zwolnienia VAT podmiotowego.

Zwrotu nie uzyskasz, jeżeli prowadzisz wyłącznie działalność zwolnioną z VAT, czy to ze względu na określone czynności, czy też ze względu na niską wartość obrotów nie przekraczającą rocznie 200 tys. zł.

Kiedy możesz się ubiegać o zwrot VAT

O zwrot VAT z innego państwa UE możesz starać się w przypadku:

• nabycia paliwa
• wynajmu środków transportu
• innych wydatków związanych ze środkami transportu
• opłat drogowych i innych związanych z użytkowaniem dróg
• kosztów podróży (opłaty za taksówki, transport publiczny)
• kosztów zakwaterowania
• kosztów żywności, napojów i usług restauracyjnych
• opłat za wstęp na targi i wystawy
• wydatków na artykuły luksusowe, rozrywkowe i reprezentacyjne
• inne (głównie narzędzia, części, naprawy, artykuły biurowe)

Każdy zakup ma wspólnotowy kod i musi być udokumentowany fakturą lub dokumentem importowym – czasem taki dokument trzeba dołączyć do wniosku.

Szczegółowe informacje o zasadach zwrotu VAT w pozostałych państwach członkowskich, w tym towary i usługi objęte zwrotem VAT,  znajdziesz na portalu Komisji Europejskiej i na stronie Ministerstwa Finansów.

Kiedy powinieneś załatwić sprawę

Do 30 września roku następującego po roku podatkowym, którego wniosek dotyczy. Termin na złożenie wniosku jest nieprzekraczalny.

Gdzie załatwisz sprawę

Usługę można zrealizować w:

• urzędy skarbowe
• urzędy skarbowe dla największych podmiotów

Co zrobić krok po kroku

1. Złóż wniosek o zwrot VAT naliczonego w innym państwie członkowskim

Wniosek  złóż na formularzu VAT-REF elektronicznie, w systemie e-Deklaracje. Wysłany wniosek  VAT-REF uzyskuje Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). Następnie zostaje przekazany do polskiego systemu VAT-REFUND, gdzie w ciągu 72 godzin otrzymuje właściwy numer referencyjny w systemie VAT-REFUND.

Udział pełnomocnika

Jeżeli chcesz, żeby zwrot został dokonany przez pełnomocnika, złóż pełnomocnictwo w tym urzędzie skarbowym, w którym składany jest wniosek. Pamiętaj, że w tym przypadku nie ma zastosowania pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej (UPL-1).

Przeczytaj więcej o pełnomocnictwa podatkowych. 

Pamiętaj również, że państwo członkowskie Unii Europejskiej dokonujące zwrotu może zażądać złożenia pełnomocnictwa, zgodnie z przepisami prawa obowiązującymi w tym państwie. Pełnomocnictwo szczególne w formie dokumentu elektronicznego, prześlij na elektroniczną skrzynkę podawczą urzędu skarbowego, do którego złożyłeś VAT-REF.

Odrzucenie wniosku

Jeżeli system e-Deklaracje odrzuci wniosek, otrzymasz komunikat o przyczynie odrzucenia. System automatycznie wskaże też pozycje, które zostały wypełnione błędnie lub pozostały niewypełnione. W tej sytuacji nanieś poprawki i ponownie wyślij wniosek.

Wszystkie wiadomości w sprawie złożonego wniosku o zwrot otrzymasz wyłącznie na podany we wniosku adres poczty elektronicznej. W wiadomościach zawsze będzie podany numer referencyjny wniosku.

Dokumenty

W sytuacji, gdy państwo członkowskie zwrotu wymaga, aby do wniosku dołączyć faktury i dokumenty celne potwierdzające poniesione wydatki w okresie, którego dotyczy wniosek, zrób to w formie elektronicznej.

Rodzaje załączników do wniosku są określane przez państwo członkowskie zwrotu.

Dokumenty umieść w jednym załączniku, który spełnia następujące wymagania:

• ma postać archiwum ZIP o wielkości nieprzekraczającej 5 MB
• zawiera pojedyncze pliki kopii faktur i dokumentów celnych, zeskanowanych w jednym z trzech formatów: PDF, TIFF, JPEG
• poszczególne pliki powinny być zeskanowane w jakości 200 dpi., nieszyfrowane i niezabezpieczone hasłem
• pliki powinny być wysłane jednocześnie z wnioskiem.

Wnioski niespełniające wymogów technicznych będą odrzucone przez system.

Termin

Do 30 września roku następującego po roku podatkowym, którego wniosek dotyczy. Termin na złożenie wniosku jest nieprzekraczalny.

2. Weryfikacja wniosku VAT-REF

Zostaniesz powiadomiony o przekazaniu wniosku do państwa członkowskiego zwrotu oddzielnym komunikatem na adres e-mail wskazany we wniosku.

Jeżeli weryfikacja uprawnień do ubiegania się o zwrot przebiegnie niepomyślnie, naczelnik urzędu skarbowego wyda postanowienie o nieprzekazaniu wniosku do państwa członkowskiego zwrotu. Postanowienie o nieprzekazaniu wniosku otrzymasz pocztą tradycyjną na adres wskazany we wniosku oraz na adres e-mail podany we wniosku.

Termin

Polska administracja podatkowa sprawdzi, czy w okresie, którego dotyczy wniosek, byłeś uprawniony do uzyskania zwrotu zagranicznego podatku VAT.

Jeżeli potwierdzi uprawnienia do ubiegania się o zwrot, to przekaże wniosek do państwa członkowskiego zwrotu w ciągu 15 dni kalendarzowych od daty otrzymania wniosku.

Ile zapłacisz

• 0 zł – złożenie wniosku o zwrot zagranicznego podatku VAT (nie podlega opłacie skarbowej)
• 17 zł – opłata skarbowa za pełnomocnictwo szczególne PPS-1 (opcjonalnie, jeśli repreznetuje cię pełnomocnik)

Jeśli działasz przez pełnomocnika szczególnego, powinieneś zapłacić za pełnomocnictwo. Nie zapłacisz za pełnomocnictwo udzielone mężowi, żonie, dzieciom, rodzicom, dziadkom, wnukom lub rodzeństwu. Opłatę wpłać na konto urzędu miasta lub gminy, właściwego dla siedziby urzędu, w którym składasz pełnomocnictwo. Numer konta sprawdzisz na stronie urzędu miasta lub gminy. Na przykład, jeśli pełnomocnictwo składasz do Urzędu Skarbowego w Poznaniu, opłatę zapłać na konto Urzędu Miasta Poznania.

Ważne! Pełnomocnictwo szczególne trzeba złożyć do każdego wniosku VAT-REF złożonego przez pełnomocnika w imieniu podatnika.

• 0 zł – opłata za pełnomocnictwo ogólne PPO-1

Wniosek VAT-REF może również złożyć pełnomocnik ogólny.  Pełnomocnika ogólnego, którego umocowujesz do wszystkich spraw podatkowych, zgłaszasz na formularzu PPO-1. Pełnomocnikiem ogólnym może zostać osoba fizyczna z pełną zdolnością do czynności prawnych - nie musi to być adwokat, radca prawny, czy też doradca podatkowy.  

Załatw to online na Portalu Podatkowym. Zobacz instrukcję jak zgłosić pełnomocnictwo ogólne PPO-1.

Ile będziesz czekać

Zostaniesz powiadomiony przez państwo członkowskie zwrotu o przyjęciu lub odrzuceniu wniosku w terminie:

• 4 miesięcy od jego otrzymania przez to państwo członkowskie
• 2 miesięcy od dnia otrzymania dodatkowych informacji których zażądało, nie krócej niż 6 miesięcy od daty otrzymania wniosku przez państwo zwrotu
• 8 miesięcy od otrzymania wniosku przez to państwo członkowskie – w przypadku gdy państwo członkowskie zwrotu żąda dalszych dodatkowych informacji

Zwrot realizowany jest nie później niż w terminie 10 dni roboczych od upływu powyższych terminów. Za opóźnienia należą ci się odsetki za zwłokę.

Jak możesz się odwołać

Jeżeli państwo członkowskie zwrotu odrzuci w całości lub w części wniosek, otrzymasz decyzję o odrzuceniu wniosku. Od decyzji o odrzuceniu wniosku o zwrot możesz się odwołać – zgodnie z przepisami państwa członkowskiego zwrotu.

Warto wiedzieć

Korekta wniosku VAT-REF

Możesz skorygować złożony wniosek. Nie wszystkie państwa członkowskie UE akceptują korekty wniosków. Jeżeli państwo członkowskie nie przyjmuje korekt, to złóż nowy wniosek zawierający poprawne dane.

Gdy we wniosku VAT-REF podasz niewłaściwy adres poczty elektronicznej, to złóż korektę wniosku z podaniem prawidłowego adresu e-mail. Brak korekty wniosku spowoduje, że korespondencja będzie przesyłana na adres podany we wniosku, bo system VAT-REFUND nie pozwala na dokonywanie zmian we wniosku przez urząd skarbowy.

Korekta wniosku jest jedynym skutecznym sposobem zmiany adresu e-mail również w kraju członkowskim zwrotu. 

Dlaczego we wniosku warto podać numer telefonu

Podanie numeru telefonu ułatwi kontakt pomiędzy tobą a urzędnikiem i pomoże szybko wyjaśnić ewentualne nieścisłości we wniosku.