Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy

Złożenie deklaracji VAT

Jesteś czynnym podatnikiem VAT i rozliczasz się miesięcznie lub kwartalnie? A może np. jako podatnik zwolniony z VAT realizujesz transakcje zagraniczne? Pamiętaj, że deklaracje VAT-7, VAT-7K, VAT-8, VAT-9M, VAT-14 i VAT-27 złożysz tylko drogą elektroniczną. Z kolei VAT-12 dotyczący rozliczenia taksówkarzy oraz VAT-10, VAT-11 i VAT-26 złożysz papierowo lub elektronicznie. Sprawdź poniżej, jak możesz to zrobić.

Jak załatwić sprawę

Sprawę można załatwić:

  • podczas wizyty w urzędzie
  • listownie
  • elektronicznie
Złóż wniosek elektronicznie

Zrealizuj usługę online

Co powinieneś wiedzieć i kto może skorzystać z usługi

Podatnikami podatku od towarów i usług (VAT) są głównie przedsiębiorcy, którzy samodzielnie wykonują działalność gospodarczą. W takim przypadku nie ma znaczenia cel czy rezultat tej działalności.

Działalność gospodarcza w VAT

Działalnością gospodarczą jest wszelka działalność związana z:

  • produkcją
  • handlem
  • usługami
  • pozyskiwaniem zasobów naturalnych
  • rolnictwem
  • wolnymi zawodami

Działalność gospodarcza polega głównie na wykorzystywaniu:

  • towarów
  • wartości niematerialnych i prawnych:
    • autorskich praw majątkowych
    • praw pokrewnych
    • licencji
    • koncesji
    • prawa do: wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych oraz zdobniczych
    • tzw. know-how, czyli prawa do używania wiedzy w dziedzinie przemysłowej, naukowej lub organizacyjnej

W przypadku wartości niematerialnych i prawnych oddanych do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu, wartości niematerialne i prawne zaliczasz do aktywów trwałych jednej ze stron umowy. Do wartości niematerialnych i prawnych zaliczysz też nabytą wartość firmy oraz koszty zakończonych prac rozwojowych.

Pamiętaj, że towary lub wartości niematerialne i prawne muszą być twoim stałym zarobkiem (np. regularne transakcje).

Kto może być podatnikiem VAT

Złóż deklarację VAT, jeśli jesteś osobą:

  • fizyczną (np. masz przychody z najmu)
  • prawną (np. spółka akcyjna, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością)
  • jednostką nieposiadającą osobowości prawnej (np. spółka: cywilna, jawna, partnerska)

Opodatkowanie VAT

Opodatkowaniu podatkiem VAT podlega:

  • odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju
  • eksport towarów
  • import towarów na terytorium kraju
  • wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów za wynagrodzeniem na terytorium kraju
  • wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów

Dowiedz się więcej o podatku od towarów i usług (VAT)

Jak złożyć deklarację

Drogą elektroniczną złożysz następujące deklaracje:

  • VAT-7 – jeśli rozliczasz się miesięcznie
  • VAT-7K – jeśli jako mały podatnik rozliczasz się kwartalnie
  • VAT-8 – jeśli rozliczasz się miesięcznie m. in. z wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (i nie masz obowiązku składania deklaracji VAT-7 i VAT-7K)
  • VAT-9M – jeśli rozliczasz podatek VAT z tytułu importu usług lub nabycia towarów oraz usług (i nie masz obowiązku składania deklaracji VAT-7, VAT-7K oraz VAT-8)
  • VAT-10 – jeśli rozliczasz podatek VAT z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia nowych środków transportu (i nie masz obowiązku składania deklaracji VAT-7, VAT-7K, VAT-8 oraz VAT-9M)
  • VAT-11 – jeśli rozliczasz podatek VAT z tytułu wewnątrzwspólnotowej dostawy nowego środka transportu (nie jesteś podatnikiem podatku VAT i nie masz obowiązku składania deklaracji VAT-7, VAT-7K)
  • VAT-12 – jeśli składasz deklarację dla rozliczenia podatku VAT jako kierowca taksówki osobowej i masz opodatkowanie ryczałtowe)
  • VAT-14 – jeśli wpłacasz podatek od wewnątrzwspólnotowego nabycia paliw silnikowych
  • VAT-26 – jeśli jako podatnik wykorzystujesz wyłącznie do działalności gospodarczej pojazdy samochodowe, dla których musisz prowadzić ewidencję przebiegu pojazdów. Przeczytaj o odliczeniu VAT od zakupu paliwa i kosztów eksploatacji samochodu
  • VAT-27– składasz informację podsumowującą/korektę informacji podsumowującej w obrocie krajowym

Pamiętaj, że deklaracje VAT-7, VAT-7K, VAT-8, VAT-9M, VAT-14 oraz VAT- 27 złożysz tylko online. To oznacza, że nie złożysz ich w wersji papierowej osobiście w urzędzie. Nie dostarczysz ich też listownie.


Podzielna płatność, czyli split payment

Od 1 lipca 2018 r. możesz skorzystać z tzw. split payment, czyli mechanizmu podzielnej płatności. Umożliwia on podzielenie zapłaty za nabyty towar lub usługę na kwotę równą wartości sprzedaży netto oraz kwotę odpowiadającą kwocie podatku VAT. Kwota równa wartości sprzedaży netto jest przekazywana na rachunek rozliczeniowy dostawcy. Natomiast kwota równa kwocie podatku VAT trafia na specjalny rachunek dostawcy – rachunek VAT.

Ponadto ten mechanizm daje ci możliwość otrzymania zwrotu podatku w przyspieszonym terminie, czyli do 25 dni. W takim przypadku zaznacz w deklaracji, że chcesz otrzymać zwrot na rachunek VAT.

Kiedy powinieneś załatwić sprawę

Złóż formularz:

  • VAT-7, VAT-7K, VAT-8 – do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym okresie rozliczeniowym (odpowiednio miesięcznym lub kwartalnym)
  • VAT-9M – do 25. dnia miesiąca, następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy
  • VAT-10 – w ciągu 14 dni od dnia powstania obowiązku podatkowego
  • VAT-11 – do ostatniego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy
  • VAT-12 – do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu
  • VAT-14 – do 5. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek ich zapłaty
  • VAT-26 – w ciągu 7 dni od dnia poniesienia pierwszego wydatku związanego z pojazdami samochodowymi
  • VAT-27 – do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu zrobienia transakcji

Gdzie załatwisz sprawę

Usługę można zrealizować w:

  • urzędy skarbowe
  • urzędy skarbowe dla największych podmiotów

Złóż deklarację:

  • VAT-7, VAT-7K – w urzędzie skarbowym właściwym dla:
    • adresu siedziby podatnika – jeśli jesteś osobą prawną lub jednostką organizacyjną niemającą osobowości prawnej
    • miejsca zamieszkania – jeśli jesteś osobą fizyczną
    • stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej – jeśli nie masz siedziby działalności gospodarczej w Polsce, ale za to masz stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej
    • w Drugim Urzędzie Skarbowym Warszawa-Śródmieście – jeśli nie masz siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju
  • VAT-8, VAT-9M, VAT-10, VAT-11, VAT-12 – w urzędzie skarbowym właściwym dla:
    • adresu siedziby podatnika – jeśli jesteś osobą prawną lub jednostką organizacyjną niemającą osobowości prawnej
    • miejsca zamieszkania – jeśli jesteś osobą fizyczną
  • VAT-14 – w urzędzie skarbowym właściwym dla akcyzy i miejsca, w którym odbierasz paliwa sprowadzone z innego państwa UE
  • VAT-26, VAT-27 – w urzędzie skarbowym właściwym dla adresu siedziby lub miejsca zamieszkania

Urzędy skarbowe dla największych podmiotów

Jeśli masz np.:

  • oddział w Polsce
  • wielomilionowe przychody ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług (co najmniej 5 mln euro netto rocznie w przeliczeniu na złotówki)
  • firmę z kapitałem zagranicznym

złóż deklarację w jednym z wyspecjalizowanych (dużych) urzędów skarbowych

Aby dowiedzieć się gdzie zrealizować usługę, podaj siedzibę lub miejsce zamieszkania.

Co zrobić krok po kroku

1. Złóż deklarację VAT

Dokumenty

Pobierz:
Dokument możesz złożyć jako:
Oryginał, Uwierzytelniona kopia
Pobierz:
Dokument możesz złożyć jako:
Oryginał, Uwierzytelniona kopia
Pobierz:
Dokument możesz złożyć jako:
Oryginał, Uwierzytelniona kopia
Pobierz:
Dokument możesz złożyć jako:
Oryginał, Uwierzytelniona kopia
Pobierz:
Dokument możesz złożyć jako:
Oryginał, Uwierzytelniona kopia
Pobierz:
Dokument możesz złożyć jako:
Oryginał, Uwierzytelniona kopia
Dokument możesz złożyć jako:
Oryginał, Uwierzytelniona kopia

Ulga na złe długi (VAT-ZD)

Jako podatnik VAT możesz starać się o tzw. ulgę na złe długi, jeśli twój kontrahent zalega z zapłatą. Możesz starać się o ulgę, jeśli minie 90 dni od daty terminu płatności określonego w umowie lub na fakturze. Wypełnij załącznik VAT-ZD, który jest częścią elektronicznych formularzy VAT-7 lub VAT-7K.

Przeczytaj więcej o uldze VAT za złe długi.

Jak podpisać formularze interaktywne

Deklaracje VAT-7, VAT-7K, VAT-8, VAT-9M, VAT-10, VAT-11, VAT-12, VAT-26 i VAT-27 złożysz z wykorzystaniem podpisu elektronicznego (tzw. danych autoryzujących).

Przeczytaj więcej o elektronicznym podpisywaniu deklaracji.

Pamiętaj, że nie możesz podpisać deklaracji Profilem Zaufanym i złożyć ich przez ePUAP.

Deklarację VAT-14 podpiszesz podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy certyfikatu celnego.

Dowiedz się więcej o zasadach korzystania z interaktywnych formularzy.


Ustanowienie pełnomocnika

Możesz wyznaczyć pełnomocnika, który podpisze i złoży deklarację w twoim imieniu. Aby mógł to zrobić, najpierw udziel mu pełnomocnictwa.

  • Pełnomocnik do składania deklaracji online

Złóż pełnomocnictwo UPL-1 w formie:

  • papierowej – do urzędu skarbowego właściwego dla twojego miejsca zamieszkania lub siedziby
  • elektronicznej – wybierz skrzynkę elektroniczną Ministerstwa Finansów. Ten urząd jest właściwy do obsługi Szefa Krajowej Administracji Skarbowej

Za udzielenie pełnomocnictwa UPL-1 nic nie zapłacisz.

  • Pełnomocnik do składania deklaracji w formie papierowej

Złóż pełnomocnictwo UPL-1P, jeśli chcesz mieć pełnomocnika do deklaracji przekazywanych do urzędu w formie papierowej.

Za udzielenie pełnomocnictwa UPL-1P zapłacisz 17 zł. Nie zapłacisz za pełnomocnictwo udzielone mężowi, żonie, dzieciom, rodzicom, dziadkom, wnukom lub rodzeństwu.

Opłata: wpłać ją na konto urzędu miasta lub gminy, właściwego dla siedziby urzędu skarbowego, w którym składasz pełnomocnictwo (numer konta sprawdzisz na stronie urzędu miasta lub gminy).

Przykład: jeśli pełnomocnictwo składasz do Urzędu Skarbowego w Poznaniu, opłatę zapłać na konto Urzędu Miasta Poznania.

Praktyczne informacje na temat pełnomocnictwa

Termin

Złóż formularz:

  • VAT-7, VAT-7K, VAT-8 – do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym okresie rozliczeniowym (odpowiednio miesięcznym lub kwartalnym)
  • VAT-9M – do 25. dnia miesiąca, następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy
  • VAT-10 – w ciągu 14 dni od dnia powstania obowiązku podatkowego
  • VAT-11 – do ostatniego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy
  • VAT-12 – do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu
  • VAT-14 – do 5. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek ich zapłaty
  • VAT-26 – w ciągu 7 dni od dnia poniesienia pierwszego wydatku związanego z pojazdami samochodowymi
  • VAT-27 – do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu zrobienia transakcji

2. Urząd przyjmie twoją deklarację

Jeśli twoja deklaracja jest prawidłowa (np. nie zawiera błędów, złożysz ją w terminie), urząd ją przyjmie. Nie czekaj na decyzję z urzędu, bo urząd jej nie wydaje.

Jeśli złożysz deklarację elektronicznie, urząd przyśle ci urzędowe poświadczenie doręczenia (UPD).

Korekta deklaracji z urzędu

W niektórych sytuacjach urząd może za ciebie skorygować deklarację podatkową. Stanie się tak, gdy urząd stwierdzi, że deklaracja ma:

  • błędy rachunkowe
  • inne oczywiste omyłki
  • wypełnisz ją niezgodnie z ustalonymi wymaganiami

Korekta deklaracji z urzędu jest możliwa, gdy poprawki lub uzupełnienia nie przekraczają kwoty 5000 zł dla zmiany wysokości:

  • zobowiązania podatku
  • kwoty nadpłaty
  • kwoty zwrotu podatku lub kwoty nadwyżki podatku do przeniesienia
  • straty po korekcie

Postępowanie podatkowe

Jeśli nie złożysz deklaracji lub ma ona błędy (np. zaniżysz zobowiązanie podatkowe), urząd wszczyna postępowanie podatkowe. Urząd może wezwać cię do złożenia wyjaśnień lub uzupełnienia deklaracji.

Urząd wyda decyzję, która określa prawidłową kwotę twojego zobowiązania. Jest to skorygowana kopia deklaracji.

Ponadto urząd ustala twoje dodatkowe zobowiązanie podatkowe (tzw. sankcję) w wysokości odpowiadającej 30% kwoty:

  • zaniżenia zobowiązania podatkowego
  • kwoty zawyżenia zwrotu różnicy podatku, zwrotu podatku naliczonego
  • różnicy podatku do obniżenia podatku należnego za następne okresy rozliczeniowe

Ile zapłacisz

Usługa jest bezpłatna. Dodatkowe opłaty możesz ponieść, tylko w przypadku realizacji tej usługi przez pełnomocnika (informacje na temat pełnomocnictwa).

Ile będziesz czekać

Urząd przyjmie twoją deklarację po tym, jak sprawdzi, czy jest poprawnie złożona.

Jak możesz się odwołać

Sprzeciw wobec korekty deklaracji z urzędu

Masz prawo wnieść sprzeciw do urzędu skarbowego, który skorygował twoją deklarację. Sprzeciw wnieś w ciągu 14 dni od dnia doręczenia ci uwierzytelnionej kopii skorygowanej deklaracji. Jeśli wniesiesz sprzeciw, to unieważnia on korektę.

Warto wiedzieć

Korekta deklaracji

Możesz samodzielnie poprawić złożoną już deklarację. Korekta deklaracji pozwala uniknąć odpowiedzialności karno-skarbowej (tzw. czynny żal) lub sankcji podatkowych.

Urząd nie wymierzy ci sankcji, jeśli przed dniem rozpoczęcia kontroli podatkowej (postępowania kontrolnego) złożysz odpowiednią korektę deklaracji podatkowej (samą deklarację podatkową – gdy wcześniej jej nie złożyłeś) oraz wpłacisz kwotę podatku wynikającą z korekty lub deklaracji wraz z odsetkami za zwłokę.

Kary

Pamiętaj, że grożą ci kary, jeśli:

  • w deklaracji podasz nieprawdę lub zataisz pewne informacje
  • nie poinformujesz urzędu o zmianie danych
  • nie złożysz deklaracji lub zrobisz to po terminie
  • złożysz deklarację w formie papierowej, choć ma być składana tylko elektronicznie

Czynny żal

Twoim obowiązkiem jest opłacanie podatków oraz składanie deklaracji w terminie. Jeśli złożysz deklarację później, możesz dostać mandat karny. Jeśli nie złożysz deklaracji lub zrobisz to po terminie, możesz uniknąć kary. Złóż informację, którą określa się jako tzw. czynny żal. Pamiętaj, że nie pomaga on we wszystkich sprawach (jeśli np. nie złożysz deklaracji, a urząd wezwie cię do jej złożenia).

Czy ta strona była przydatna?