Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy

Anulowanie faktury

Wystawiłeś fakturę i po chwili zorientowałeś się, że jest na niej błąd? Jeśli błąd zauważysz zaraz po wydrukowaniu, możesz po prostu zniszczyć wydrukowaną fakturę, dokonać poprawy faktury w systemie informatycznym (jeśli faktury wystawiasz w systemie) i wydrukować właściwą.

Sprawa jest bardziej skomplikowana, gdy po wystawieniu wadliwej faktury sporządzone zostały dokumenty księgowe z kolejnymi numerami. W takim przypadku należy przekreślić fakturę, umieścić adnotację o przyczynie anulowania i datę anulowania oraz zachować na wypadek ewentualnej kontroli podatkowej. Jeżeli anulowana faktura została już ujęta w deklaracji VAT za dany okres rozliczeniowy, konieczne jest sporządzenie korekty deklaracji i obniżenie wyliczonego w niej podatku VAT.

Ważne! Pamiętaj, że nie możesz anulować źle wystawionej faktury, która został już przesłana do klienta, a ten ją przyjął, czyli wprowadził do obiegu (obrotu prawnego). W takim przypadku błędy na fakturze wprowadzonej do obiegu można poprawić jedynie przez wystawienie korekty faktury przez sprzedawcę lub noty korygującej przez nabywcę (w zależności od rodzaju błędu). Przykładem kiedy należy wystawić fakturę korygującą jest przypadek, gdy klient rezygnuje z usługi lub zwraca towar, a faktura została już wystawiona i trafiła do niego. Wówczas należy wystawić korektę faktury z kwotą obniżoną do zera. Oprócz tego, korekty wystawia się też m.in. po odkryciu błędu na fakturze wysłanej do klienta, w sytuacji obniżenia ceny pierwotnej na skutek rabatu lub promocji, itp.

Warunki anulowania faktury

Przepisy dotyczące wystawiania faktur VAT i ich korygowania nie regulują kwestii anulowania faktur. Kwestie te zostały wypracowane w praktyce indywidualnych interpretacji organów skarbowych i orzeczeń sądów administracyjnych.

Interpretacje i orzeczenia sądowe wskazują, że anulowanie faktury jest możliwe po spełnieniu łącznie dwóch warunków:

  • transakcja nie doszła do skutku
  • faktura VAT nie trafiła do obrotu (obiegu prawnego), czyli faktura nie dokumentuje żadnej sprzedaży, nie została wysłana do klienta lub odebrana przez klienta, co oznacza że wystawca faktury posiada dwa egzemplarze dokumentu (tj. zarówno oryginał, jak i kopie faktury).

W wyjątkowych przypadkach można anulować fakturę, jeżeli jej wystawca nie dysponuje oryginałem, np. jeżeli przesyłka wraz z fakturą zostanie zagubiona w czasie transportu. Wówczas powinno się anulować fakturę poprzez pozostawienie kopii faktury w dokumentacji księgowej i opisanie przyczyn, z powodu których transakcja nie doszła do skutku. Do takiej faktury warto załączyć dokumenty potwierdzające, że transakcja nie doszła do skutku, np. dokumenty od firmy spedycyjnej potwierdzające zagubienie przesyłki.

Sytuacje, w których możliwe jest anulowanie faktury VAT

Z wydanych interpretacji organów skarbowych i orzeczeń sądowych można podać następujące sytuacje, w których anulowanie faktury jest dopuszczalne.

  • przedsiębiorca wystawił fakturę, ale przed przekazaniem jej klientowi zorientował się, że zawiera ona błędne dane
  • przedsiębiorca wystawił fakturę, ale klient zrezygnował z zakupu towaru lub usługi i w związku z tym faktura nie została wysłana do klienta. Rezygnacji klienta nie należy mylić z odstąpieniem przez niego od umowy i zwrotu towaru (do czego w przypadku sprzedaży wysyłkowej ma prawo). Wówczas możliwe jest wyłącznie wystawienie korekty faktury
  • przedsiębiorca wysłał zamówiony towar do klienta wraz z dołączoną fakturą, klient jednak przesyłki nie odebrał i ostatecznie wróciła ona do firmy wraz z dokumentem księgowym
  • przedsiębiorca wysłał zamówiony towar do klienta wraz z dołączoną fakturą, jednak klient odesłał zamówiony towar wraz z fakturą – w tym przypadku skoro klient nie akceptuje faktu transakcji i dokumentującej ją faktury to tym bardziej nie będzie akceptował korekty takiej faktury
  • przedsiębiorca wysłał przesyłkę z towarem i fakturą do kontrahenta, ale ta uległa zniszczeniu lub została zgubiona i nie dotarła do adresata, ani nie wróciła do nadawcy.

Jak poprawnie anulować fakturę VAT?

Jeśli chcesz anulować fakturę VAT, pamiętaj aby nie zaburzyć porządku numeracji wystawianych faktur.

Powinieneś:

  • przekreślić oba egzemplarze anulowanej faktury (jeśli brak jest oryginału faktury, np. z powodu jego zaginięcia, należy dołączyć dowody potwierdzające jej zaginięcie)
  • do faktury dołączyć opis, mówiący o anulowaniu faktury, przyczynie anulowania wraz z datą i podpisem osoby, która jest uprawniona do wystawiania faktur, ewentualnie adnotację o przyczynie anulowania i datę anulowania wraz z podpisem osoby, która jest uprawniona do wystawiania faktur można umieścić na anulowanej fakturze.

Anulowane faktury, mimo że nie podlegają ewidencji księgowej, należy przechowywać wraz z dokumentacją księgową firmy.

Ujęcie anulowanej faktury w deklaracji VAT

Jeśli anulowana faktura została ujęta w deklaracji VAT, można złożyć korektę deklaracji VAT, w ten sposób korygując zawyżoną kwotę podatku należnego. Pamiętaj jednak, że anulowanie faktury może mieć miejsce w wyjątkowych, opisanych wyżej sytuacjach.

Czy ta strona była przydatna?