Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy

Pro forma – co to jest i kiedy się ją wystawia

Przedsiębiorcy w relacjach handlowych często stosują tzw. faktury pro forma.

Czym jest pro forma

Jest to dokument wystawiany w obrocie gospodarczym w celu przedstawienia szczegółów transakcji. Może być:

  • formą oferty handlowej
  • dokumentem określającym kwotę do zapłaty za przyszłą dostawę towaru lub wykonanie usługi
  • formą wezwania do zapłaty
  • dokumentem wystawianym dla kontrahenta przed zapłatą przez niego zaliczki za przyszłą dostawę towaru lub wykonanie usługi, informującym w szczególności o kwocie wymaganej zaliczki.

Szczególnie często wystawiane są faktury pro forma jako podstawa dokumentacyjna do dokonania przez nabywcę zapłaty w formie zaliczki.

Pamiętaj: fakturę pro forma wystawia się zawsze przed otrzymaniem części zapłaty za towar lub usługę.

Ważne! Nie można wystawiać faktury proforma po otrzymaniu zapłaty. Otrzymanie zapłaty (w postaci np. zaliczki) należy bowiem udokumentować fakturą VAT, którą należy wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy towaru lub usługi (nie dotyczy to jedynie niektórych wskazanych w ustawie o VAT rodzajów usług).

Jakie są skutki wystawienia pro formy

Termin faktura pro forma jest zwyczajowy (nie występuje w przepisach). Pro forma nie jest fakturą (nie jest dokumentem księgowym). Oznacza to, że nie jest ona ujmowana w ewidencji księgowej czy też w ewidencji prowadzonej w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Nie odzwierciedla ona dokonanej sprzedaży ani żadnej innej operacji gospodarczej.

Wystawienie faktury pro forma:

  • nie powoduje skutków w zakresie podatku VAT, tj. obowiązku zapłaty wykazanego w tym dokumencie podatku
  • nie stanowi dla kontrahenta podstawy do odliczenia wykazanego w tym dokumencie podatku VAT
  • nie dokumentuje również przychodu i kosztu uzyskania przychodu w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym
  • nie odzwierciedla operacji gospodarczej i nie stanowi podstawy do realizacji płatności w ramach mechanizmu tzw. split payment.

Pamiętaj, że wystawienie faktury pro forma nie zwalnia z obowiązku wystawienia faktury dokumentującej dokonanie dostawy towaru lub wykonanie usługi albo otrzymanie całości lub części należności przed dostawą lub wykonaniem usługi.

Ze względów technicznych (tj. odróżnienia faktury pro forma od faktury VAT) należy zawsze na fakturze mającej spełniać cechy faktury proforma, umieścić dopisek „pro forma”.

Przykład

Adam Kowalski prowadzący działalność gospodarczą polegającą na usługach stolarskich, uzgodnił z klientem, dla którego wykonuje meble biurowe, że w ciągu 3 dni od zawarcia umowy, klient ten wpłaci J.Kowalskiemu zaliczkę w wysokości 30% wartości zamówienia, tj. 8000 zł plus VAT o stawce 23%. W tym celu J.Kowalski wystawił w dniu 5 lipca 2018 r. klientowi fakturę pro forma na kwotę 9840 zł (kwota z VAT). J.Kowalski otrzymał zapłatę tej kwoty w dniu 12 lipca 2018 r. W związku z otrzymaniem zapłaty p. J.Kowalski powinien wystawić fakturę VAT w terminie do dnia 15 sierpnia 2018 r.

Czy ta strona była przydatna?