Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy

Refakturowanie

W działalności gospodarczej możesz spotkać się z pojęciem refakturowania. Przepisy nie definiują tego pojęcia. Orzeczenia organów podatkowych i sądów mówią, iż refakturowanie ma miejsce wówczas, gdy przedsiębiorca występujący we własnym imieniu nabywa usługi, których faktycznym odbiorcą jest inny przedsiębiorca, i w związku z tym odsprzedaje te usługi temu przedsiębiorcy. Faktycznie pełni więc rolę pośrednika pomiędzy sprzedawcą usług a ich faktycznym, ostatecznym odbiorcą.

Przedsiębiorca odsprzedający te usługi traktowany jest jako podmiot, który sam wyświadczył usługę. Jest więc zobowiązany wystawić na rzecz przedsiębiorcy któremu odsprzedał usługę standardową fakturę VAT - przepisy nie przewidują specjalnego dokumentu dla udokumentowania refakturowania.

Przy refakturowaniu ważne jest, aby usługi podlegające dalszej odsprzedaży podlegały tej transakcji w takim samym stanie, jak zostały nabyte od ich dostawców. Ważne jest również, aby podmiot, który je zakupił nie korzystał z nich w pełnym zakresie (lub co najwyżej częściowo) i następnie odsprzedał je podmiotowi trzeciemu po cenie nabycia, w zasadzie bez naliczania marży.

W praktyce (mimo iż przepisy tego nie normują) transakcje refakturowania warto uregulować we wzajemnych umowach. Tym bardziej, że od postanowień zawartych w umowie, zależeć może stawka podatku VAT na fakturze VAT przy tej transakcji.

Refakturowanie a podatek VAT

W zasadzie na fakturze dokumentującej transakcję refakturowania powinna zostać zastosowana identyczna kwota netto i stawka podatku VAT, jak na fakturze dokumentującej nabycie usługi od bezpośredniego dostawcy. Jednak nie zawsze. Najczęściej refakturowanie dotyczy kosztów mediów, kiedy kosztami tymi obciążany jest najemca lokalu użytkowego, a zakupu mediów dokonuje u dostawców mediów właściciel lokalu. W takim przypadku, gdy usługa najmu powierzchni jest traktowana oddzielnie od usługi udostępnienia mediów (co ma miejsce, gdy najemca rozlicza się z faktycznego zużycia mediów zgodnie ze wskazaniami licznika), możliwe będzie zastosowanie do refakturowanych opłat za media obniżonej stawki podatkowej identyczne, jak na fakturze wystawionej przez ich bezpośredniego dostawcę.

Inaczej będzie przy usłudze najmu, która w przypadku lokali użytkowych podlega obecnie opodatkowaniu z zastosowaniem stawki podstawowej wynoszącej 23%. Natomiast w przypadku, gdy najem i media stanowią usługę kompleksową (np. najemca rozlicza się z mediów ryczałtem), to będą one opodatkowane stawką podstawową 23%. Dlatego też istotne są tutaj właściwe przepisy umowy. W przypadku wątpliwości, warto zwrócić się o interpretację przepisów do organów skarbowych.

Uwaga! Refakturowanie nie może być podstawą do rozbicia na poszczególne części usługi kompleksowej. Jeżeli więc świadczenie kompleksowe stanowi jedną, niepodzielną całość, nie może być rozbijane w celu refakturowania poszczególnych jego części.

Przykład

Przedsiębiorstwo X jest właścicielem powierzchni biurowej. Wynajęło ono cześć powierzchni biurowej dla Jana Kowalskiego prowadzącego działalność gospodarczą. W umowie najmu powierzchni biurowej zapisano, że  J. Kowalski z tytułu najmu powierzchni biurowej jest zobowiązany płacić co miesiąc czynsz w wysokości 50 zł za 1 m2. Jednocześnie zapisano, że tytułem dostaw energii elektrycznej i wody J. Kowalski będzie obciążany na podstawie wskazań podliczników według stawki za jednostkę (KWh i m3) zgodną ze stawką dostawców tych mediów. Usługa najmu będzie obciążona stawką 23%, natomiast koszty dostaw energii elektrycznej i wody będą refakturowane na J. Kowalskiego według obniżonej stawki zgodnej 8%, identycznej jak na fakturach wystawianych przez dostawców tych mediów.  

Często usługi zwolnione z VAT lub o obniżonej stawce podatku VAT są związane z podmiotami, które je świadczą. Usługi pocztowe, sportowe, kulturalne czy medyczne podlegają zwolnieniu z VAT jeśli są świadczone przez określone grupy podmiotów. Tak więc przy refakturowaniu tego rodzaju usług należy zastosować VAT o stawce 23%.

Przykład

Przedsiębiorstwo X, które  jest właścicielem powierzchni biurowej i wynajęło jej część dla Jana Kowalskiego prowadzącego działalność gospodarczą dokonuje również wysyłki korespondencji na rzecz J. Kowalskiego za  pośrednictwem Poczty Polskiej. Na koniec każdego miesiąca, po wystawieniu faktury przez Pocztę Polską, przedsiębiorstwo X refakturuje  J. Kowalskiego tytułem wysłanej korespondencji według faktycznie zrealizowanych wysyłek. Faktura VAT wystawiana z tego tytułu na J. Kowalskiego będzie zawierała podatek o stawce 23%, gdyż zastosowanie stawki zwolnionej jest możliwe jedynie w przypadku usług pocztowych świadczonych bezpośrednio przez uprawnione do wykonywania usług pocztowych podmioty.

Podobnie jest w przypadku świadczenia usług zakupu biletów kolejowych, lotniczych czy też usług gastronomicznych. Gdy nabywamy je bezpośrednio od ich dostawców, a następnie odsprzedajemy, nie możemy już zastosować zwolnienia z VAT, czy też stawki obniżonej, gdyż usługi te są zwolnione z VAT lub też podlegają obniżonej stawce wyłącznie w przypadku ich świadczenia przez określone grupy podmiotów. Usługa gastronomiczna, czy też hotelowa powinna być refakturowana po kwocie brutto z faktury bezpośredniego dostawcy do której zostanie doliczony podatek VAT o stawce 23%, gdyż naliczony VAT na tego rodzaju usługi nie podlega naliczeniu przez ich nabywcę, więc dla niego stanowi on koszt.

Przykład

Firma X zakupiła na rzecz swojego kontrahenta wykonującego w jej siedzibie prace remontowe, obiady pracownicze. Koszt tych obiadów, na podstawie faktury VAT ze stawką 8%, otrzymanej od najemcy stołówki pracowniczej, refakturuje następnie na rzecz swojego kontrahenta. W związku z brakiem możliwości odliczenia podatku VAT naliczonego na usługi gastronomiczne, kwota  netto refaktury będzie równa kwocie brutto zawierającej VAT z faktury wystawionej przez najemcę stołówki pracowniczej, do której naliczony będzie podatek o stawce 23%.

Kiedy powstaje obowiązek podatkowy w przypadku refakturowania?

Z braku uregulowań prawnych należy zdać się na orzecznictwo sądów lub organów podatkowych. W zasadzie przyjmuje się, że momentem wykonania usługi na rzecz jej finalnego odbiorcy jest moment, w którym została ona wykonana przez pierwotnego usługodawcę na rzecz podmiotu, który następnie odsprzedaje te usługi. Biorąc pod uwagę rodzaj usług będących przedmiotem refaktury, przy ustalaniu momentu powstania obowiązku podatkowego należy stosować się do zasady ogólnej lub zasad szczególnych przewidzianych w przepisach. W przypadku refakturowania usług, dla których przepisy ustawy o VAT utożsamiają moment powstania obowiązku podatkowego z momentem wystawienia faktury, obowiązek podatkowy powstanie w dacie wystawienia refaktury.

Kiedy powstaje przychód z tytułu wystawienia refaktury?

W orzecznictwie sądów i organów skarbowych utrwalił się pogląd, że dzień powstania przychodu należy utożsamić z datą wystawienia refaktury. Natomiast w przypadku, gdy strony określą okresy rozliczeniowe, wówczas przychód powstaje w ostatni dzień danego okresu rozliczeniowego. Z drugiej strony, jeżeli przed wystawieniem refaktury otrzymano zapłatę to dzień, w którym nastąpiło uregulowanie należności, będzie wyznaczał moment powstania przychodu dla podmiotu dokonującego refaktury, pod warunkiem, że nie będzie to przedpłata ani zaliczka.

Czy ta strona była przydatna?