Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy

Zasady wystawiania faktur korygujących

Fakturę korygującą wystawia się w przypadku, gdy po wystawieniu faktury:

  • udzielono obniżki ceny w formie rabatu
  • udzielono opustów i obniżek cen
  • dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań
  • dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty
  • podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.

Prawo to przysługuje wyłącznie przedsiębiorcy sporządzającemu fakturę pierwotną.

Faktura korygująca powinna zawierać:

  • wyrazy FAKTURA KORYGUJĄCA" albo wyraz KOREKTA"
  • numer kolejny oraz datę jej wystawienia
  • dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca tj. datę wystawienia faktury, numer faktury, nazwę wystawcy faktury i nazwę nabywcy towaru/usługi, nr NIP wystawcy faktury, nr NIP nabywcy towaru/usługi, datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub też datę otrzymania zapłaty (dotyczy przypadku, gdy zapłata została zrealizowana przed zrealizowaniem dostawy lub wykonaniem usługi), o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury, nazwa (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą
  • przyczynę korekty
  • jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego - odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego
  • w pozostałych przypadkach - prawidłową treść korygowanych pozycji.

Ważne!

Jeśli udzielisz opustu lub obniżki ceny w odniesieniu do wszystkich dostaw zrealizowanych na rzecz jednego odbiorcy w danym okresie, faktura korygująca powinna zawierać dodatkowo wskazanie okresu, do którego odnosi się udzielany opust lub obniżka. Faktura korygująca w takim przypadku może nie zawierać numeru NIP odbiorcy Twoich towarów lub usług, daty dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, daty otrzymania zapłaty oraz nazwy (rodzaju) towaru lub usługi objętych korektą.

W przypadku obniżenia podstawy opodatkowania w stosunku do podstawy określonej w fakturze pierwotnej (a więc obniżenia wartości VAT należnego) i wystawienia faktury korygującej do faktury, w której wykazano kwotę podatku wyższą niż należna, obniżenia możesz dokonać pod warunkiem posiadania potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę, dla którego wystawiono fakturę. Potwierdzenie powinno być uzyskane przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca otrzymał fakturę korygującą. Uzyskanie potwierdzenia otrzymania przez nabywcę faktury korygującej po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy uprawnia do uwzględnienia faktury korygującej za okres rozliczeniowy, w którym potwierdzenie to uzyskano.

Potwierdzeniem nie musi być koniecznie odręcznie podpisana przez nabywcę, wystawiona przez ciebie faktura korygująca, lecz również:

  • potwierdzenie odbioru faktury przesłane w wiadomości e-mail
  • fax potwierdzający odbiór faktury korygującej
  • pisemne potwierdzenie odbioru korekty
  • potwierdzenie przyjęcia przesyłki poleconej przez adresata.

Ważne! Jeśli z udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej i posiadanej przez ciebie dokumentacji wynikać będzie, że nabywca towaru lub usługobiorca wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej, wówczas możesz dokonać obniżenia podatku należnego w deklaracji VAT za dany okres rozliczeniowy.

Potwierdzenia odbioru przez nabywcę faktury korygującej nie musisz natomiast uzyskiwać jeśli transakcja dotyczyła:

  • eksportu towarów i wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów
  • dostawy towarów i świadczeniu usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju
  • sprzedaży szczególnych usług, takich jak energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych, dostawy wody, usług zamiatania śmieci.

Co w przypadku podwyższenia podstawy opodatkowania podatkiem VAT (czyli np. podwyższenia ceny i tym samy zwiększenia podatku VAT należnego)?

Wobec braku szczególnych przepisów ustawy o VAT w tym zakresie, zgodnie z praktyką należy przyjąć, że korekta powinna zostać uwzględniona w deklaracji VAT bez względu na fakt otrzymania potwierdzenia odbioru faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługi.

Nota korygująca

Z kolei nabywcy przysługuje prawo wystawienia „noty korygującej”. Będzie miało to miejsce. gdy stwierdzi on pomyłki (błędy w informacji) w dostarczonej mu fakturze. Nie dotyczy to sytuacji, w której błędy dotyczą elementów wpływających na wyliczenie podatku.

Uwaga! Nota wymaga akceptacji wystawcy faktury. Powinna być przez niego podpisana.

Nota korygująca powinna zawierać:

  • wyrazy NOTA KORYGUJĄCA"
  • numer kolejny i datę jej wystawienia
  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy i numer za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, a także numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej
  • dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura
  • wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.

Nota korygująca może też być wystawiona w formie elektronicznej.

Rozliczenie faktur korygujących w podatku VAT i w podatku dochodowym

Rozliczenie faktur korygujących w podatku VAT

Fakt wystąpienia zdarzenia gospodarczego ujętego w fakturze korygującej i związanej z tym zmiany wartości podatku VAT, musi znaleźć odzwierciedlenie w deklaracji VAT, w której rozliczasz podatek VAT za dany okres rozliczeniowy (miesiąc lub kwartał).

W przypadku, gdy dochodzi do obniżenia podstawy opodatkowania podatkiem VAT (czyli obniżenia wartości VAT należnego), korektę VAT należy uwzględnić w bieżącej deklaracji podatkowej VAT za dany okres rozliczeniowy, pod warunkiem:

  • otrzymania przez wystawcę faktury korygującej
  • potwierdzenia jej otrzymania przez nabywcę towaru lub usługi przed złożeniem deklaracji VAT za dany okres rozliczeniowy.

Jeśli potwierdzenie odbioru przez nabywcę towaru lub usługi, wystawionej przez Ciebie faktury korygującej otrzymasz już po terminie złożenia deklaracji VAT za dany okres rozliczeniowy, korektę VAT powinieneś wykazać w deklaracji rozliczeniowej VAT za okres rozliczeniowy, w którym to potwierdzenie uzyskałeś.

Przykład

Jan Kowalski, prowadząc działalność gospodarczą, z powodu omyłki w wystawionej w styczniu 2018 r. fakturze z tytułu dokonanej sprzedaży, w styczniu 2018 r. wystawił fakturę korygującą in minus do w/w faktury, tj. zmniejszającej podstawę opodatkowania VAT i tym samym wartość podatku VAT. W dniu 5 lutego 2018 r., tj. jeszcze przed terminem złożenia deklaracji VAT za styczeń 2018 r. otrzymał od nabywcy potwierdzenie odbioru faktury korygującej. W związku z tym, fakturę korygującą J.Kowalski może jeszcze rozliczyć w bieżącej deklaracji VAT za styczeń 2018 r. 

Przykład

Jan Kowalski prowadząc działalność gospodarczą z powodu omyłki w wystawionej w styczniu 2018 r. fakturze z tytułu dokonanej sprzedaży, w styczniu 2018 r. wystawił fakturę korygującą in minus do w/w faktury, tj. zmniejszającej podstawę opodatkowania VAT i tym samym wartość podatku VAT. Potwierdzenie otrzymania przez nabywcę faktury korygującej otrzymał  w dniu 28 lutego 2018 r., tj. po terminie złożenia deklaracji VAT za styczeń 2018 r. W związku z tym, fakturę korygującą p.J.Kowalski może rozliczyć dopiero w deklaracji VAT za luty 2018 r. 

Jeśli faktura korygująca zwiększa podstawę opodatkowania podatkiem VAT i tym samym zwiększa należny podatek VAT, ujęcie skorygowanej (zwiększonej) wartości VAT w deklaracji powinno nastąpić niezależnie od otrzymania potwierdzenia otrzymania faktury.

Sposób ujęcia faktury korygującej zwiększającej wartość VAT w deklaracji podatku VAT zależy od przyczyny dokonanej korekty. Wobec braku szczegółowych przepisów ustawy o VAT w tym zakresie, przyjmuje się, że jeżeli korekta faktury wynika ze zdarzeń zaistniałych już w chwili wystawienia faktury pierwotnej (dotyczy np. pomyłki w cenie, pomyłki w stawce podatku), to uznaje się, że korekta podatku VAT powinna zostać rozliczona w deklaracji za okres, w którym została wykazana pierwotna faktura.

Przykład

Jan Kowalski, prowadząc działalność gospodarczą, z powodu omyłki w wystawionej w styczniu 2018 r. fakturze z tytułu dokonanej sprzedaży, polegającej na błędnym zastosowaniu obniżonej (8%) stawki podatku VAT zamiast VAT o stawce 23%, w marcu 2018 r. wystawił fakturę korygującą z wykazaną właściwą stawką podatku VAT i tym samym zwiększonej wartości VAT. W takim przypadku p. J.Kowalski jest zobowiązany do skorygowania deklaracji VAT za styczeń 2018 r. (miesiąc wystawienia faktury pierwotnej), w której wykaże większą wartość VAT należnego, zgodnie z wystawioną fakturą korygującą. W związku z tym, że zaniżył zobowiązanie podatkowe VAT za styczeń 2018 r. (i powstała w ten sposób zaległość w zapłacie podatku), poza zapłatą podatku VAT w wartości wynikającej z dokonanej korekty, będzie również zobowiązany zapłacić należne odsetki za zwłokę.

Jeśli korekta zwiększająca wartość podatku VAT jest spowodowana przyczynami, które miały miejsce już po dokonaniu dostawy, czy wyświadczeniu usługi (np. podwyższenie ceny w wyniku dokonanych uzgodnień z nabywcą), wówczas skorygowaną wartość podatku VAT wynikającą z wystawionej faktury korygującej wykazujesz w bieżącej deklaracji VAT, która dotyczy okresu w którym została wystawiona faktura korygująca.

Rozliczenie faktur korygujących w podatku dochodowym

Fakt wystąpienia zdarzenia gospodarczego ujętego w fakturze korygującej, jeśli dotyczy zmiany wartości faktury pierwotnej, ma również wpływ na rozliczenie podatku dochodowego zarówno po stronie przychodów (co dotyczy sprzedawcy-wystawcy faktury korygującej), jak i kosztów (co dotyczy  nabywcy towaru/usługi).

Moment ujęcia w rachunku podatku dochodowego faktury korygującej, zarówno po stronie przychodów, jak i kosztów podatkowych, jest uzależniony od okoliczności, jakich dotyczy ta faktura, a mianowicie:

  • jeżeli pierwotnie sporządzona faktura błędnie dokumentowała stan faktyczny, a więc korekta jest wynikiem błędu (czyli zawierała pomyłki np. w ilości, cenie lub kwocie podatku VAT), to powinna być przyporządkowana wstecznie do okresu, którego dotyczy, czyli do daty wystąpienia przychodu należnego (odpowiednio daty poniesienia kosztu), wynikającego z faktury pierwotnej
  • w przypadku, gdy faktura pierwotna prawidłowo dokumentowała zdarzenie gospodarcze, które miało miejsce w dacie jej wystawienia (stan faktyczny), a faktura korygująca została wystawiona przez sprzedawcę z powodu późniejszych zdarzeń, a więc okoliczności mających wpływ na zmianę przychodów powstałych już po wystawieniu faktury pierwotnej, takich jak np. obniżenie ceny, udzielenie rabatu czy zwrotu towaru – fakturę korygującą należy rozliczyć na bieżąco, z datą jej wystawienia.

Ważne!

Możliwość dokonywania korekty przychodów i kosztów w bieżącym okresie rozliczeniowym dotyczy wyłącznie sytuacji, w których korekta nie jest spowodowana błędem rachunkowym lub pomyłką (np. w ilości, cenie lub kwocie podatku VAT), ale zmianą stanu faktycznego (np. obniżenie ceny, udzielenie rabatu czy zwrotu towaru).

Przepisy określają także sposób postępowania, gdy w bieżącym okresie rozliczeniowym przedsiębiorca nie osiągnął przychodów lub nie poniósł kosztów, bądź kwota osiągniętych przychodów lub poniesionych kosztów była niższa od kwoty zmniejszenia. W takiej sytuacji powinieneś zwiększyć koszty uzyskania przychodów o kwotę, o którą nie zostały zmniejszone przychody lub odpowiednio zwiększyć przychody o kwotę, o którą nie zostały zmniejszone koszty uzyskania przychodów.

Zmiana zasad korekty kosztów związanych z nieuregulowanymi zobowiązaniami

Nie ma obowiązku dokonywania korekt podatkowych w przypadku, gdy przekroczyłeś ustawowe terminy uregulowania płatności (do 2016 toku był obowiązek zmniejsza kosztów uzyskania przychodu o kwotę nie zapłaconych w terminie faktur).

Czy ta strona była przydatna?