Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy

Jak poprawić błędnie wystawiony paragon?

Jedno zero za dużo przy cenie, błędna ilość zakupionego towaru... Przy ewidencji obrotu za pomocą kasy fiskalnej poprawienie danych na wydrukowanym paragonie albo cofnięcie wydruku nie jest możliwe.

Jeżeli posiadasz kasę fiskalną musisz prowadzić dwie dodatkowe ewidencje:

  • ewidencję zwrotów i reklamacji
  • ewidencję oczywistych pomyłek.

Reklamacje i zwroty

Ewidencja zwrotów i reklamacji to dokument, najczęściej w formie zeszytu, przypisany do konkretnego przedsiębiorcy, z podaniem jego danych identyfikacyjnych (nazwa, NIP) oraz z numerem ewidencyjnym kasy fiskalnej, której dotyczą zwroty towaru.

Przepisy nie określają, że jest to dokument prowadzony odrębnie dla każdej kasy fiskalnej, ale w praktyce tak prowadzą go przedsiębiorcy.

Kolejne kolumny danych to:

  • numer porządkowy zwrotu
  • data sprzedaży
  • numer paragonu
  • identyfikacja towaru/usługi (nazwa produktu/usługi)
  • data dokonania zwrotu
  • wartość brutto zwróconego towaru
  • kwota należnego podatku VAT (od wartości zwróconego towaru)
  • ewentualne uwagi.

Do każdej pozycji (każdego zwrotu) musisz dołączyć dokument sprzedaży (paragon) oraz protokół przyjęcia towaru (zwrotu). Protokół to krótki dokument, który określa, jaki towar został zwrócony, wskazuje numer dowodu zakupu (paragonu), oraz podaje przyczynę zwrotu.

Błędne dane na paragonie

Jeżeli popełnisz oczywistą pomyłkę (np. zła ilość towaru, nieprawidłowa cena), nie możesz usunąć wydrukowanego paragonu z pamięci urządzenia i jest on podstawą twoich rozliczeń podatkowych. W takim przypadku procedura jest następująca:

1. Niezwłocznie należy dokonać korekty oczywistej pomyłki

Oznacza to, że oczywista pomyłka to taka, którą można spostrzec od razu, np. cena towaru to 10 zł i 20 gr, a na paragonie wpisano 1020 zł, klient kupił 1 sztukę towaru, a na paragonie sprzedawca omyłkowo wpisał 4 sztuki.

Korekty dokonuje się przez wystawienie kolejnego paragonu (tym razem bez pomyłek).

2. Zaewidencjonowanie w ewidencji oczywistych pomyłek na kasie fiskalnej

Przepisy nie określają, że jest to dokument prowadzony odrębnie dla każdej kasy fiskalnej, ale w praktyce tak prowadzą go przedsiębiorcy.

Wskazuje się w nim:

  • numer porządkowy pomyłki
  • datę wystawienia błędnego paragonu
  • numer paragonu
  • błędnie zaewidencjonowaną sprzedaż (podaje się wartość sprzedaży brutto) i należny od niej podatek VAT – te dane wpisuje się na podstawie błędnie wystawionego paragonu
  • opis okoliczności, w których powstała pomyłka (opis pomyłki – np. wprowadzoną błędną cenę, wprowadzoną za dużą ilość towaru).

Do ewidencji dołącza się oryginał błędnego paragonu.

Inny sposób postępowania dotyczy przypadku, gdy na kasie zaprogramowałeś błędnie lub do sprzedaży zakwalifikowałeś błędną stawkę VAT, np. zamiast stawką 8% sprzedaż obciążyłeś stawką 23%, lub na odwrót - zamiast stawką 23%, sprzedaż obciążyłeś stawką 8%. Wystąpić zatem mogą dwa przypadki: zaniżenie VAT lub zawyżenie tego podatku. Przepisy nie wskazują sposobu postępowania w przypadku, gdy konieczność korekty sprzedaży udokumentowanej paragonem wynika z błędnej stawki podatku VAT. Dlatego też w tym zakresie należy skorzystać z interpretacji wydawanych w indywidualnych sprawach przez Ministra Finansów lub też z wyroków sądów administracyjnych.

Jeśli zaniżyłeś podatek VAT na paragonie fiskalnym (zaprogramowałeś np. zamiast 23% tylko VAT o stawce 8%), bezsprzecznie będziesz musiał wykazać prawidłową kwotę VAT w deklaracji i zapłacić ją do urzędu skarbowego. Tak więc odpowiedniej korekty dokonujesz bezpośrednio w deklaracji VAT, nie musisz natomiast ujmować różnicy na kasie fiskalnej.

W przypadku zawyżenia VAT, teoretycznie „nadpłaciłeś” podatek VAT i mógłbyś uzyskać zwrot nadpłaty. Stanowisko w wydawanych interpretacjach indywidualnych jest odmienne w zależności od tego, czy taka pomyłka miała miejsce w przypadku czynnych podatników podatku VAT, czy też w przypadku podatników zwolnionych z VAT ze względu na wartość sprzedaży lub na rodzaj wykonywanych usług (np. usługi szkoleniowe). W przypadku czynnych podatników podatku VAT, w wydawanych interpretacjach indywidulanych organy skarbowe odmawiają w takiej sytuacji prawa do korekty podatku należnego w związku z omyłkowo zawyżoną stawką podatku VAT na paragonie sprzedaży, uzasadniając swoje stanowisko tym, że podatek VAT zawarty na paragonie fiskalnym jest de facto płacony przez konsumenta, a nie przez wystawcę paragonu. Z takim stanowiskiem nie zawsze zgadzają się sądy administracyjne, np.  w jednym przypadku sąd administracyjny orzekł, że podatnik w takim przypadku ma prawo do korekty VAT należnego z tytułu sprzedaży, przy czym w sytuacji braku możliwości zwrotu podatku klientowi, podatek ten powinien być rozpoznany jako przychód w podatku dochodowym.

Z kolei w przypadku wykazania na paragonach fiskalnych podatku VAT u podatników zwolnionych z VAT, stanowisko administracji podatkowej jest korzystniejsze. Przedsiębiorca nie jest zatem zobowiązany do zapłaty omyłkowo wykazanego na paragonie fiskalnym podatku VAT i jeśli jest zwolniony podmiotowo z podatku VAT, nie musi składać deklaracji VAT. Konieczne jest jednak ujęcie korekty w prowadzonej ewidencji korekt paragonów fiskalnych.

Podsumowując, w przypadku błędów w stawce podatku VAT na paragonach fiskalnych, w przypadku zawyżenia podatku VAT i chęci skorygowania podatku należnego, radzimy zwrócić się o interpretację indywidualną do dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej

Natomiast w przypadku omyłkowego zaniżenia VAT w paragonach fiskalnych, musisz dokonać odpowiedniej korekty tego podatku bezpośrednio w deklaracji VAT, poprzez uwzględnienie w deklaracji właściwej kwoty podatku z transakcji dla której na paragonie omyłkowo zaniżyłeś VAT.

3. Wydrukowanie prawidłowego paragonu

Korekta danych musi nastąpić niezwłocznie. W danych okolicznościach możesz najpierw wydrukować prawidłowy paragon i wydać go klientowi, a następnie dokonać odpowiednich zapisów w Ewidencji.

Prawidłowe rozliczenie podatku na koniec okresu rozliczeniowego (na przykładzie PKPiR).

W książce przychodów i rozchodów należy ująć (w kolumnie 7 – Sprzedaż towarów i usług) cały przychód wykazany w okresowym raporcie z kasy fiskalnej (dobowym albo miesięcznym). Ponieważ w pamięci urządzenia jest zachowany błędny paragon, przychód będzie zawyżony.

Następnie:

  • w kolumnie 7 należy wpisać kolorem czerwonym (lub ze znakiem minus) kwotę z błędnie wystawionego paragonu
  • w kolumnie 3 – Numer dowodu – wskazać numer pomyłki z ewidencji
  • w kolumnie 6 – Opis zdarzenia gospodarczego – wpisać uwagę Korekta sprzedaży na kasie fiskalnej.

Uwaga!

Warto zapoznać się ze szczegółowymi informacjami, zawartymi w rozdziale 2 rozporządzenia Ministra Finansów.

Czy ta strona była przydatna?