Złóż umotywowane powiadomienie w celu przedłużenia okresu stosowania minimalnych warunków zatrudnienia pracownika delegowanego na terytorium Polski

Jesteś pracodawcą delegującym pracownika do Polski na okres powyżej 12 miesięcy i chcesz przedłużyć termin stosowania wobec niego minimalnych warunków zatrudnienia gwarantowanych polskim prawem? Złóż do Państwowej Inspekcji Pracy umotywowane powiadomienie, a okres ten zostanie wydłużony do 18 miesięcy.

Jak załatwić sprawę

Co powinieneś wiedzieć i kto może skorzystać z usługi

Jeśli jesteś zagranicznym pracodawcą, który deleguje pracownika do pracy na terytorium Polski, w okresie 12 miesięcy delegowania masz obowiązek zapewnić pracownikowi delegowanemu warunki zatrudnienia nie mniej korzystne, niż zapewniające ochronę minimalną, obowiązujące w Polsce w zakresie wynikającym z przepisów Kodeksu pracy oraz innych przepisów regulujących prawa i obowiązki pracodawców i pracowników.

Dowiedz się jakie warunki zatrudnienia należy zapewnić pracownikowi delegowanemu do pracy w Polsce.

Możesz przedłużyć okres stosowania wobec pracownika delegowanego warunków zatrudnienia zapewniających ochronę minimalną, do 18 miesięcy (liczonych od dnia rozpoczęcia świadczenia usługi). Warunkiem jest poinformowanie Państwowej Inspekcji Pracy poprzez złożenie umotywowanego powiadomienia.

Jeśli skutecznie złożysz umotywowane powiadomienie, nie masz obowiązku gwarantowania pracownikowi delegowanemu polskich warunków zatrudnienia w szerszym zakresie niż zapewniającym ochronę minimalną.

Uwaga! Jeśli nie złożysz do Państwowej Inspekcji Pracy umotywowanego powiadomienia, po upływie 12 miesięcy delegowania, masz obowiązek przestrzegać polskiego prawa pracy niemal w całości, za wyjątkiem przepisów regulujących zasady i tryb zawierania i rozwiązywania umów o pracę, stosowania klauzul o zakazie konkurencji, pracowniczych programów emerytalnych oraz pracowniczych planów kapitałowych.

Obliczanie okresu delegowania

W sytuacji, kiedy jako pracodawca delegujący kierujesz do Polski różnych pracowników w różnym czasie, przy obliczaniu okresu delegowania w celu ustalenia jakie warunki zatrudnienia należy im zapewnić, zsumuj okresy delegowania wszystkich kolejno delegowanych pracowników do wykonywania tego samego zadania w tym samym miejscu na terytorium RP. Dokonując oceny, czy dochodzi do wykonywania tego samego zadania w tym samym miejscu, bierze się pod uwagę w szczególności tożsamość świadczonej usługi, wykonywaną pracę oraz adres albo adresy miejsca jej wykonywania w Polsce.

Przykład: Pracodawca delegujący skierował pracownika do wykonywania pracy w Polsce na okres 12 miesięcy. Po upływie tego okresu zastąpił go innym pracownikiem, który wykonywał pracę na terytorium RP w ramach tej samej usługi, realizowanej na rzecz tego samego kontrahenta, w tym samym miejscu. Pracodawca delegujący nie złożył do PIP umotywowanego powiadomienia. W takiej sytuacji, pracownikowi, który zastąpił swojego kolegę w pracy w Polsce należy zapewnić warunki zatrudnienia gwarantowane przepisami prawa pracy w tzw. „pełnym zakresie”, tzn. takie, jakie  wynikają z Kodeksu pracy oraz innych przepisów regulujących prawa i obowiązki pracowników, z wyłączeniem przepisów regulujących zasady i tryb zawierania i rozwiązywania umów o pracę, stosowania klauzul o zakazie konkurencji, pracowniczych programów emerytalnych oraz pracowniczych planów kapitałowych.

Kiedy powinieneś załatwić sprawę

Nie później niż do upływu okresu 12 miesięcy delegowania, liczonych od dnia rozpoczęcia świadczenia usługi przez pracodawcę delegującego w Polsce.

Gdzie załatwisz sprawę

PAŃSTWOWA INSPEKCJA PRACY GŁÓWNY INSPEKTORAT PRACY ul. Barska 28/30, 02-315 Warszawa

Co zrobić krok po kroku

1. Złóż umotywowane powiadomienie do PIP

Najprostszym sposobem jest złożenie powiadomienia elektronicznie: w tym celu wybierz przycisk "Załatw online". Pamiętaj, że nie musisz drukować, odręcznie podpisywać ani skanować formularzy powiadomienia. Wystarczy, że wypełnisz formularz na komputerze i potwierdzisz go podpisem kwalifikowanym lub Profilem Zaufanym.

Uwaga! Nie wysyłaj powiadomienia e-mailem, ponieważ w takiej formie nie zostanie ono przyjęte przez PIP.

Umotywowane powiadomienie możesz też złożyć w postaci papierowej. W tym celu skorzystaj z wzorów formularzy udostępnionych na tej stronie.

Powiadomienie w postaci papierowej, z dołączonymi danymi wszystkich delegowanych pracowników, których dotyczy powiadomienie, możesz:

• wysłać pocztą, za potwierdzeniem odbioru (ten dokument, będzie potwierdzeniem złożenia powiadomienia), do Głównego Inspektoratu Pracy w Warszawie
• złożyć osobiście, w Głównym Inspektoracie Pracy w Warszawie
• przez pełnomocnika w Głównym Inspektoracie Pracy w Warszawie

Powiadomienie możesz złożyć w języku polskim lub angielskim.

Uwaga! Nie czekaj na żadne pismo z urzędu o przyjęciu powiadomienia, gdyż urząd go nie wydaje.

Dokumenty

Umotywowane powiadomienie powinno zawierać co najmniej następujące informacje:

• dane identyfikacyjne pracodawcy delegującego obejmujące: nazwę, siedzibę (adres) oraz numer telefonu i adres poczty elektronicznej o charakterze służbowym, a w przypadku pracodawcy będącego osobą fizyczną - miejsce zamieszkania (adres) oraz numer telefonu
  i adres poczty elektronicznej o charakterze służbowym, numer identyfikacji podatkowej (NIP) albo numer identyfikacyjny uzyskany w państwie członkowskim siedziby pracodawcy dla celów podatkowych albo ubezpieczeniowych),
• datę, w której upływa okres 12 miesięcy delegowania,
• dane pracownika delegowanego na terytorium RP, wobec którego mają być stosowane warunki zatrudnienia zapewniające ochronę minimalną, obejmujące jego imię i nazwisko, datę urodzenia oraz obywatelstwo;
• adres miejsca pracy pracownika delegowanego na terytorium RP, wobec którego mają być stosowane warunki zatrudnienia zapewniające ochronę minimalną;
• umotywowanie potrzeby świadczenia usługi po upływie okresu 12 miesięcy delegowania

Termin

Nie później niż do upływu okresu 12 miesięcy delegowania, liczonych od dnia rozpoczęcia świadczenia usługi przez pracodawcę delegującego w Polsce.

Ile zapłacisz

Usługa jest bezpłatna. Dodatkowe opłaty możesz ponieść, tylko w przypadku realizacji tej usługi przez pełnomocnika (informacje na temat pełnomocnictwa).

Ile będziesz czekać

Twoja sprawa będzie załatwiona od razu.

Warto wiedzieć

Pamiętaj! Składanie umotywowanego powiadomienia nie dotyczy przypadków delegowania do Polski pracowników tymczasowych. Takim pracownikom należy zapewnić, od pierwszego dnia delegowania i przez cały okres wykonywania pracy w Polsce:

• warunki zatrudnienia nie mniej korzystne niż gwarantowane polskimi przepisami
  o zatrudnieniu pracowników tymczasowych, a także
• wynikające z postanowień układów zbiorowych pracy i innych, opartych na ustawie, porozumień zbiorowych, regulaminów i statutów określających prawa i obowiązki stron stosunku pracy, o których mowa w art. 9 Kodeksu pracy, obejmujące również warunki zakwaterowania, jeżeli są one zapewniane pracownikom znajdującym się
  z dala od ich normalnego miejsca pracy

- na takich samych zasadach jak przysługują one krajowym pracownikom tymczasowym.