Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy

Urlop wypoczynkowy

Sprawdź, komu przysługuje urlop wypoczynkowy, w jakim wymiarze i jak go obliczyć w zależności od statusu zatrudnionego. Jakie są procedury po stronie pracodawcy i pracownika oraz kiedy można odwołać pracownika z urlopu.

Jaki jest wymiar urlopu wypoczynkowego

Urlop wypoczynkowy przysługuje każdemu zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę. Minimalny wymiar urlopu zależy od dotychczasowego stażu pracy pracownika. Do stażu wlicza się także okres edukacji.

Minimalny wymiar urlopu wynosi:

  • 20 dni na rok kalendarzowy dla pracownika ze stażem pracy poniżej 10 lat
  • 26 dni na rok kalendarzowy dla pracownika ze stażem pracy powyżej 10 lat.

Ważne! Urlop na żądanie jest częścią urlopu wypoczynkowego. Pracownik ma prawo skorzystać maksymalnie z 4 dni urlopu na żądanie w roku kalendarzowym.

Do stażu zaliczasz okresy nauki zgodnie z programem nauczania szkoły lub uczelni, zakończone odpowiednim świadectwem, zaświadczeniem lub dyplomem. Nie sumujesz okresów ukończenia poszczególnych szkół. Bierzesz pod uwagę tę szkołę, która przy obliczaniu stażu pracy zapewnia pracownikowi najwyższą liczbę lat możliwą do uwzględnienia.

Jeśli pracownik ukończył:

  • zasadniczą szkołę zawodową lub równorzędną – do stażu pracy wliczasz nie więcej niż 3 lata
  • średnią szkołę zawodową – do stażu pracy wliczasz nie więcej niż 5 lat
  • średnią szkołę zawodową dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych – do stażu pracy wliczasz 5 lat
  • średnią szkołę ogólnokształcącą – do stażu pracy wliczasz 4 lata
  • szkołę policealną – do stażu pracy wliczasz 6 lat
  • licencjat lub szkołę wyższą – do stażu pracy wliczasz 8 lat.

Jeśli zatrudniasz ucznia lub studenta, do stażu pracy, od którego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego, wliczasz albo okres zatrudnienia, albo okres nauki w zależności od tego, który jest korzystniejszy.

Przykład 1

Pan Rafał ukończył szkołę policealną i jednolite studia magisterskie. Od 1 stycznia 2020 roku rozpoczął pierwszą pracę – w firmie budowlanej. Pracodawca poinformował go o wymiarze urlopu wypoczynkowego, który wynosi 20 dni. Do jego stażu pracy wliczył 8 lat z tytułu ukończenia szkoły wyższej.

Przykład 2

Pan Daniel pracuje w restauracji od 2016 roku. Uczy się jednocześnie w liceum ogólnokształcącym. W związku z tym, iż pan Daniel nie ukończył jeszcze nauki, jego pracodawca w 2020 roku udziela mu 20 dni urlopu wypoczynkowego, biorąc pod uwagę wyłącznie 4-letni staż pracy.

Pamiętaj! Przepisy Kodeksu pracy wyznaczają jedynie podstawowy wymiar urlopu wypoczynkowego. Umowy o pracę czy układy zbiorowe pracy mogą określać korzystniejszy zakres urlopu ze względu na specyficzne warunki panujące na stanowisku pracy bądź cechy charakterystyczne określonego zawodu.

Jakie są obowiązki informacyjne pracodawcy

Jako pracodawca masz obowiązek poinformować pracownika o wymiarze urlopu wypoczynkowego, który mu przysługuje, w terminie 7 dni od zawarcia z nim umowy o pracę.

Możesz to zrobić w informacji o uprawnieniach pracownika lub odrębnej informacji pisemnej, w której:

  • wpisujesz wymiar urlopu wypoczynkowego lub
  • wskazujesz przepisy prawa pracy, które regulują kwestie urlopu wypoczynkowego i jego wymiaru, aby pracownik sam mógł je odszukać.

Musisz też informować pracownika o każdej zmianie wymiaru urlopu wypoczynkowego. Spełnisz ten obowiązek poprzez wręczenie pracownikowi kolejnej informacji o nowym wymiarze urlopu wypoczynkowego po tym, kiedy uzyska on do niego prawo.

Informacja musi mieć formę pisemną i zostać podpisana przez pracownika. Wpisujesz w niej również informacje dotyczące dziennej i tygodniowej normy czasu pracy czy długości okresu wypowiedzenia. Informacja trafia do jego akt osobowych.

Zobacz, jak informować pracownika o warunkach zatrudnienia.

Jak obliczać wymiar urlopu wypoczynkowego

Wymiar urlopu, który przysługuje twojemu pracownikowi, zależy:

  • od jego stażu pracy
  • od tego, czy jest zatrudniony tylko przez ciebie, czy także przez innych pracodawców
  • od tego, czy pracuje na pełen etat, czy na jego część
  • od tego, czy został zatrudniony w trakcie roku.

Pracownik zatrudniony na pierwszą umowę o pracę

Pracownik, który rozpoczyna pierwszą pracę na umowę:

  • uzyskuje prawo do urlopu wypoczynkowego z każdym przepracowanym miesiącem kalendarzowym
  • za każdy przepracowany miesiąc uzyskuje 1/12 wymiaru urlopu, który przysługiwałby mu za cały rok
  • w kolejnych latach nabywa prawo do pełnego urlopu wypoczynkowego w każdą rocznicę rozpoczęcia pracy.

Urlopu nabywanego po przepracowaniu każdego miesiąca nie zaokrągla się w górę.

Przykład

1 stycznia 2020 roku Pani Karolina rozpoczyna pierwszą pracę na podstawie umowy. Wymiar jej urlopu wypoczynkowego w 2020 roku wynosi 20 dni. W kwietniu chce wziąć 3 dni urlopu wypoczynkowego. Dostanie urlop, ponieważ do kwietnia przepracowała 3 pełne miesiące (styczeń – marzec), przysługują jej więc 3/12 rocznego wymiaru urlopu, czyli 5 dni.

Pracownik zatrudniony u więcej niż jednego pracodawcy

Pracownikowi zatrudnionemu w kilku miejscach jednocześnie przy ustalaniu prawa do urlopu wypoczynkowego wliczasz okres zatrudnienia, który poprzedza nawiązanie umowy o pracę z twoją firmą.

Przykład

Jan Kowalski zaczął pracę w firmie EXCO 1 stycznia 2020 roku. Jednocześnie jest zatrudniony od 1 stycznia 2018 roku w firmie ABC. Firma EXCO, ustalając prawo i wymiar urlopu wypoczynkowego, uwzględnia zatrudnienie w firmie ABC od 1 stycznia 2018 roku do 31 grudnia 2019 roku. Ze względu na to, że Jan Kowalski jest absolwentem studiów magisterskich, będzie mu przysługiwał urlop wypoczynkowy w wymiarze 26 dni.

Pracownik zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy

Przy ustalaniu prawa do urlopu wypoczynkowego pracownika zatrudnionego na część etatu stosujesz ogólne zasady dotyczące uwzględnienia wykształcenia i stażu pracy, a ostateczny wymiar urlopu jest proporcjonalny do części etatu.

Przykład

Pani Marzena, której na pełnym etacie przysługiwałoby w 2020 roku 20 dni urlopu wypoczynkowego, pracuje na 1/4 etatu jako sekretarka. W 2020 roku ma prawo do urlopu wypoczynkowego w wymiarze 5 dni.

Jeśli pracownik chce z pełnego etatu przejść na jego część, to urlopu, którego nie wykorzystał przed zmniejszeniem etatu, udziel mu zgodnie z warunkami obowiązującymi przed zmianą. Uwzględnij wymiar urlopu wypoczynkowego, który obowiązywał przy zatrudnieniu w pełnym wymiarze czasu pracy, i ewentualną wysokość wynagrodzenia, które wtedy otrzymywał (gdyby konieczna była wypłata ekwiwalentu za niewykorzystany urlop). W tym wypadku przy obliczaniu wymiaru urlopu wypoczynkowego zaokrąglasz niepełny dzień urlopu w górę.

Przykład

Pani Anna pracowała w spółce ISA w pełnym wymiarze czasu pracy do końca kwietnia 2020 roku, a od 1 maja ograniczyła wymiar czasu pracy do połowy etatu. W związku z tym, że nie wykorzystała urlopu wypoczynkowego przysługującego jej w 2020 roku, pracodawca za czas od końca kwietnia udzieli jej urlopu w wymiarze 9 dni (przy 26 dniach za cały rok), a następnie 9 dni za pozostałą część roku przepracowaną na pół etatu.

Zatrudnienie pracownika w trakcie roku

Niezależnie od tego, w jaki sposób twój nowy pracownik rozstał się z poprzednim pracodawcą, nie wpływa to na jego prawo do urlopu wypoczynkowego i wymiar. Łączny wymiar urlopu wypoczynkowego u poprzedniego i obecnego pracodawcy jest równy urlopowi przysługującemu pracownikowi w danym roku.

Pracownik wykorzystuje u poprzedniego pracodawcy urlop wypoczynkowy proporcjonalnie do dnia zakończenia stosunku pracy. Informacje o wykorzystaniu urlopu wypoczynkowego przez pracownika, którego zatrudniasz w trakcie roku kalendarzowego, są zawarte w świadectwie pracy poprzedniego pracodawcy. Jeśli takiego nie wydano, zażądaj od pracownika oświadczenia, w którym to potwierdzi, oraz oświadczenia o wymiarze i wykorzystaniu urlopu wypoczynkowego u poprzedniego pracodawcy. Oświadczenia przechowuj w aktach osobowych pracownika.

Przeczytaj więcej o świadectwach pracy.

Przykład

Pani Ewelina rozwiązała umowę z poprzednim pracodawcą 29 lutego 2020 roku. Umowę z obecnym pracodawcą podpisała 1 marca 2020 roku. Roczny wymiar jej urlopu wypoczynkowego wynosi 26 dni. Pani Ewelina wykorzystuje u poprzedniego pracodawcy 5 dni urlopu wypoczynkowego za rok 2020. Ta informacja zostaje wpisana do jej świadectwa pracy.

Jeśli pracownik nie spodziewając się zwolnienia, wykorzysta urlop wypoczynkowy w wymiarze wyższym niż przysługujący mu do dnia rozwiązania umowy o pracę i bezpośrednio po rozwiązaniu umowy rozpocznie pracę w twojej firmie, uwzględnij wykorzystany urlop wypoczynkowy i poinformuj go o odpowiednio niższym wymiarze urlopu, z którego będzie mógł skorzystać do końca roku.

Jeśli zatrudniasz pracownika w trakcie roku na okres krótszy niż do końca roku kalendarzowego, uwzględnij to w informacji o warunkach zatrudnienia pracownika. Urlop przysługujący takiemu pracownikowi w twojej firmie to roczny wymiar urlopu przysługujący pracownikowi przeliczony na miesiąc zatrudnienia, czyli 26/12 dni pomnożony przez liczbę miesięcy zatrudnienia w twojej firmie.

Przykład

Pan Dominik ma prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego w ciągu roku. Umowę o pracę rozwiązał 29 lutego 2020 roku. Wykorzystał 5 dni urlopu wypoczynkowego, proporcjonalnie do okresu zatrudnienia. Od 1 marca rozpoczyna pracę w firmie kurierskiej, z umową o pracę na 6 miesięcy. Przysługuje mu 13 dni urlopu wypoczynkowego (26/12 x 6 = 13).

Jednak pracownik nie może przekroczyć rocznego wymiaru urlopu wypoczynkowego, stąd ostatni pracodawca w danym roku kalendarzowym może udzielić urlopu w wymiarze niższym niż wynikałoby to z okresu pracy u tego pracodawcy.

Przykład

Pan Dominik rozpoczął pracę w firmie kurierskiej od 1 marca na podstawie umowy o pracę na czas określony 6 miesięcy. Następnie zawarł z tą firmą umowę o pracę na czas nieokreślony. W związku z tym, że przepracował w firmie 10 miesięcy – od marca do końca grudnia – powinien mieć prawo do 22 dni urlopu (przy 26-dniowym wymiarze urlopu). Jednak u poprzedniego pracodawcy wykorzystał w tym samym roku 5 dni urlopu, więc w firmie kurierskiej może wykorzystać tylko 21 dni.

Zobacz, jaki jest wymiar urlopu wypoczynkowego.

Jak udzielać urlopu wypoczynkowego

Jako pracodawca masz obowiązek udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, w którym nabył do niego prawo. Pracownik składa pisemny wniosek ze wskazaniem terminów, w których chciałby go wykorzystać.

Urlop jest udzielany w dniach, które dla pracownika są dniami pracy w wymiarze godzinowym. Jeden dzień urlopu dla pełnego etatu wynosi 8 godzin, czyli zatrudniony ze stażem krótszym niż 10 lat ma 160 godzin urlopu rocznie (8 godzin x 20 dni urlopu), a z dłuższym niż 10 lat – 208 godzin (8 godzin x 26 dni urlopu). Jeśli pracownik świadczy pracę na części etatu, wtedy liczbę godzin obliczasz proporcjonalnie do wymiaru etatu. Jeśli pracownikowi zostanie ostatnie kilka godzin urlopu, musi je wykorzystać w jednym dniu pracy, nawet gdyby wnioskował inaczej.

Najważniejsze zasady, o których musisz pamiętać, udzielając urlopu wypoczynkowego:

  • urlop wypoczynkowy jest płatny i co do zasady powinien być nieprzerwany
  • można go podzielić, jeśli pracownik złoży wniosek o urlop w różnych terminach
  • co najmniej jedna część urlopu powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych
  • należy brać pod uwagę preferencje pracownika co do terminów urlopu wypoczynkowego, ale nie są one wiążące dla pracodawcy
  • jeżeli w trakcie roku kalendarzowego wymiar urlopu się zwiększy, pracownikowi przysługuje tzw. urlop uzupełniający.

Przykład

Pani Anna skończyła studia magisterskie w 2017 roku. Od 1 listopada 2018 roku została zatrudniona w firmie POL SKIN na podstawie umowy o pracę. W 2020 roku minie dwa lata jej pracy w firmie, co spowoduje zwiększenie jej wymiaru urlopu wypoczynkowego z 20 do 26 dni. Jeśli w 2020 roku pani Anna wykorzysta 20 dni urlopu do dnia 1 listopada, to od tego dnia będzie jej przysługiwał urlop uzupełniający w wymiarze 6 dni.

Plan urlopów

Jeśli w firmie działają związki, musisz sprawdzić, czy są one zainteresowane ustaleniem planu urlopów pracowników. Jeśli tak, twoim obowiązkiem jest ustalić z nimi ten plan. Do końca roku należy przygotować plan urlopów na kolejny rok, w którym zostanie rozpisany sposób wykorzystania przez pracowników urlopów zaległych i bieżących. Poproś pracowników, żeby rozpisali, w jaki sposób i w jakim terminie chcieliby je wykorzystać. Sporządź plan urlopów i ustal jego treść z organizacjami związkowymi funkcjonującymi w firmie. Jeśli w firmie działa kilka związków zawodowych, które nie potrafią przedstawić wspólnego stanowiska w terminie 30 dni od przekazania im planu urlopów, decyzję o jego zatwierdzeniu podejmiesz samodzielnie po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji.

Możesz również rozpisać plan urlopów na krótszy okres, ale powoduje to częstszą konieczność czynienia ustaleń z pracownikami, a następnie związkami zawodowymi.

Jeśli w twojej firmie nie ma związków zawodowych lub działają i wyraziły na to zgodę – nie musisz ustalać zakładowego planu urlopów. Harmonogram urlopu określasz w porozumieniu z pracownikiem. Plan lub harmonogram nie obejmuje 4 dni w roku kalendarzowym, które mogą być wykorzystane jako urlop na żądanie, czyli taki, który wiąże z nagłymi okolicznościami.

Plan urlopów ogłaszasz w sposób przyjęty w twoim zakładzie pracy, na przykład przez wywieszenie na tablicy ogłoszeń czy zamieszczenie w intranecie, do którego dostęp mają pracownicy.

Kiedy można zmienić termin urlopu

Zmiana terminu zaplanowanego wcześniej urlopu wypoczynkowego jest możliwa wyłącznie:

  • na wniosek pracownika z podaniem ważnych przyczyn, które wystąpiły po ustaleniu terminu urlopu: choroby członka rodziny pracownika, klęski żywiołowej w miejscu spędzania urlopu czy nieuzyskania urlopu przez małżonka
  • z uwagi na poważne zakłócenia toku pracy, na przykład z powodu awarii, kontroli pracodawcy przez organy zewnętrzne, przesunięcia terminu odbioru obiektu budowanego
  • z innych powodów, na przykład: choroby, odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, ćwiczeń lub przeszkolenia wojskowego, pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie do trzech miesięcy, urlopu macierzyńskiego.

Pamiętaj! Pracodawca nie jest zobowiązany do przesunięcia zaplanowanego urlopu wypoczynkowego pracownika, żeby umożliwić mu uczestnictwo w strajku głodowym.

Urlopu, którego pracownik nie wykorzystał, musisz mu udzielić w innym terminie.

Nie możesz wyrazić zgody na urlop wypoczynkowy w okresie niezdolności pracownika do pracy, na przykład z powodu choroby. Jeśli twój pracownik rozchoruje się w czasie urlopu, to będzie korzystał ze zwolnienia lekarskiego, a nie urlopu.

Kiedy można odwołać pracownika z urlopu

Możesz odwołać pracownika z trwającego urlopu, jeśli zaistnieją okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania lub trwania urlopu, wymagające jego obecności w pracy. Przyczyny mogą być takie same lub podobne do tych, których wystąpienie umożliwia przesunięcie urlopu pracownika, na przykład konieczność usunięcia awarii czy niespodziewana kontrola w firmie. Mogą to być również inne przyczyny, które spełniają podobne przesłanki.

Polecenie odwołania z urlopu i stawienia się w pracy musi być jednoznaczne, czyli:

  • wskazujesz okoliczności, które spowodowały decyzję
  • informujesz o konieczności i terminie stawienia się w pracy
  • składasz je w taki sposób, aby pracownik mógł się z nim zapoznać, najlepiej pisemnie lub telefonicznie (rozmowa powinna się odbyć przy świadku).

Koszty powrotu pracownika odwołanego z urlopu pokrywa pracodawca. Są to:

  • koszty poniesione przez pracownika za transport,
  • koszty pobytu na urlopie za część niewykorzystanego urlopu,
  • koszty obejmujące całą rodzinę, jeśli pracownik spędza urlop z rodziną.

Pamiętaj!

  • Wysłanie odwołania urlopu na prywatną skrzynkę mailową pracownika, zwłaszcza gdy takiego środka komunikacji nie wykorzystywano wcześniej, nie jest prawnie skuteczne.
  • Nie musisz zwracać innych wydatków związanych z urlopem, na przykład na zakup sprzętu sportowego, ani też refundować wynagrodzenia, które pracownik chciał uzyskać, pracując w innej firmie w czasie urlopu.

Kiedy trzeba wykorzystać urlop wypoczynkowy

Urlop wypoczynkowy powinien być, co do zasady, w całości wykorzystywany w roku kalendarzowym, w którym pracownik go nabywa.

Urlopu niewykorzystanego musisz udzielić pracownikowi najpóźniej do dnia 30 września kolejnego roku kalendarzowego. W praktyce wystarczy, aby 30 września był pierwszym dniem zaległego urlopu pracownika.

Przykład

Pani Anna ma 3 dni zaległego urlopu za 2019 rok. Pracodawca zobowiązał ją do wykorzystania go do końca września 2020 roku. Pani Anna złożyła wniosek o wykorzystanie urlopu w dniach od 30 września do 2 października 2020 roku.

Jeśli pracownik nie składa wniosków o zaległy urlop, masz prawo zobowiązać go do określenia terminów wykorzystania zaległego urlopu. Jeśli pracownik tego nie zrobi, możesz zastosować wobec niego karę porządkową, a jednocześnie udzielić mu zaległego urlopu, nawet gdy nie wyraża na niego zgody.

Pracownik nie może samodzielnie zadecydować o wykorzystaniu zaległego urlopu. Nie może też po przekroczeniu terminu 30 września rozpocząć urlopu bez twojej zgody, a samo zawiadomienie o rozpoczęciu urlopu nie uzasadnia i nie usprawiedliwia nieobecności w pracy. Takie zachowanie może być traktowane jako porzucenie pracy, co upoważnia do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia z powodu ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych.

Jeśli umowa o pracę pracownika jest rozwiązywana za wypowiedzeniem, niezależnie od tego, kto podjął decyzję o wypowiedzeniu możesz zobowiązać pracownika do wykorzystania przysługującego mu urlopu wypoczynkowego w trakcie wypowiedzenia. Jeśli wymiar urlopu jest większy niż liczba dni wypowiedzenia, za niewykorzystane dni urlopu wypoczynkowego wypłacisz pracownikowi ekwiwalent pieniężny.
Sprawdź, jakie zasady obowiązują przy rozwiązaniu umowy za wypowiedzeniem.

Kiedy pracownik ma prawo do urlopu na żądanie

Urlop na żądanie jest częścią urlopu wypoczynkowego. Pracownik ma prawo skorzystać maksymalnie z 4 dni urlopu na żądanie w roku kalendarzowym. Wzięcie urlopu na żądanie zmniejsza wymiar urlopu wypoczynkowego.

Limit 4 dni urlopu na żądanie do wykorzystania w roku kalendarzowym dotyczy wszystkich pracodawców, z którymi w trakcie tego roku pracownik zawrze umowę o pracę. O tym, jak pracownik wykorzystał przysługującą pulę dni urlopu na żądanie u poprzedniego pracodawcy, dowiesz się ze świadectwa pracy. Pracodawca jest zobowiązany udzielić pracownikowi urlopu na żądanie w terminie przez niego wskazanym.

Pracownik powinien zgłosić żądanie najpóźniej w dniu, w którym chciałby skorzystać z urlopu, przed rozpoczęciem pracy. Może też wykorzystać 4 dni łącznie.

Przepisy nie określają formy, w jakiej pracownik powinien się zwrócić o udzielenie tego urlopu. Praktyka lub zapis w regulaminie pracy mogą umożliwiać późniejsze zgłoszenie wniosku.

Pracownik nie może rozpocząć urlopu na żądanie bez potwierdzenia, że pracodawca otrzymał wniosek i wyraża na niego zgodę. Jeśli to zrobi, będzie to obecność nieusprawiedliwiona, upoważniająca do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia .

Wynagrodzenie i ekwiwalent za urlop wypoczynkowy

Wynagrodzenie za urlop

Jako pracodawca wypłacasz pracownikowi za urlop wypoczynkowy takie wynagrodzenie, jakie otrzymałby, gdyby pracował. Wynagrodzenie za urlop jest wypłacane razem z wynagrodzeniem za pracę.

Jeśli pracownik otrzymuje wynagrodzenie w stałej wysokości – identyczne otrzymuje za czas urlopu.

Inaczej wyliczasz wynagrodzenie za urlop, jeśli wynagrodzenie za pracę ma zmienne składniki, na przykład zależne od wyników. Zmienne składniki wynagrodzenia obliczasz na podstawie przeciętnego wynagrodzenia za ostatnie 3 miesiące przed urlopem. Jeśli ich wysokość znacznie się waha, możesz wydłużyć okres, z którego będziesz wyliczał średnią, maksymalnie do 12 miesięcy. Nie bierzesz pod uwagę incydentalnych składników wynagrodzenia, takich jak:

  • wypłat za okresy dłuższe niż miesiąc (np. premie kwartalne, roczne),
  • wypłat jednorazowych lub niesystematycznych za spełnienie określonych zadań,
  • wynagrodzenia za czas gotowości do pracy i za czas przestoju niezawinionego przez pracownika,
  • nagród jubileuszowych,
  • wynagrodzeń za urlop wypoczynkowy lub inną usprawiedliwioną nieobecność,
  • ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
  • wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia związanego z chorobą zakaźną,
  • kwoty wyrównania wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia,
  • nagród z zakładowego funduszu nagród,
  • dodatkowego wynagrodzenia rocznego i należności z tytułu udziału w zysku lub nadwyżce bilansowej,
  • odpraw emerytalnych, rentowych i innych odpraw pieniężnych,
  • wynagrodzenia i odszkodowań w razie rozwiązania stosunku pracy.

Po ustaleniu podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego obliczasz wysokość wynagrodzenia za godzinę, dzieląc podstawę wymiaru przez liczbę godzin pracy pracownika w okresie, dla którego została ustalona podstawa. Tak obliczoną stawkę godzinową mnożysz przez liczbę godzin, w których pracownik świadczyłby pracę, gdyby nie był na urlopie.

Przykład

Pracownik z 8-godzinnym wymiarem pracy zarabia 3 000 złotych wynagrodzenia zasadniczego. Do tego otrzymuje miesięczny dodatek mieszkaniowy w wysokości 500 złotych, a także premię za wyniki w różnej wysokości: w styczniu było to 500 złotych, w lutym 300 złotych, w marcu 200 złotych. W styczniu pracownik otrzymał też 300 zł za godziny nadliczbowe. W sumie w ciągu tych trzech miesięcy przepracował 502 godziny.

W kwietniu pracownik bierze urlop - 7 dni roboczych (7 x 8 h/dziennie = 56 h).

Aby ustalić wynagrodzenie urlopowe, pracodawca oblicza sumę zmiennych dodatków do wynagrodzenia zasadniczego, czyli bez stałego miesięcznego dodatku mieszkaniowego: 500 + 300 + 200 + 300 = 1300 złotych.

Ostateczna urlopowa stawka godzinowa będzie sumą stawki godzinowej ze składników stałych (3 x 3000 zł + 3 x 500 zł)/502 h oraz stawki godzinowej ze składników zmiennych (1300 zł)/502 h, czyli łącznie 20,91 zł + 2,58 zł = 23,49 zł. Wynagrodzenie urlopowe wyniesie 23,49 zł x 56 h = 1315,44

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy wypłacasz, kiedy umowa o pracę wygasa lub ulega rozwiązaniu, a pracownik nie wykorzystał urlopu.

Możesz zobowiązać pracownika do wykorzystania przysługującego urlopu w okresie wypowiedzenia. Jeśli liczba dni przysługującego urlopu jest większa niż liczba dni wypowiedzenia, musisz wypłacić ekwiwalent za różnicę.

Przykład Pan Jan ma 36 dni niewykorzystanego urlopu. Otrzymał wypowiedzenie, które wynosi 31 dni, liczone od dnia złożenia przez pracodawcę oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę. Pracodawca podczas wręczania wypowiedzenia zobowiązał pana Jana do wykorzystania urlopu. Do wypłaty przez pracodawcę pozostanie ekwiwalent za 5 dni urlopu.

Pamiętaj!

  • Jeżeli rozwiązujesz umowę o pracę za wypowiedzeniem – ekwiwalent należy wypłacić w ostatnim dniu wypowiedzenia.
  • Jeśli umowę rozwiązujesz bez wypowiedzenia, ekwiwalent wypłacasz w dniu wręczenia pracownikowi oświadczenia o zwolnieniu.
  • Jeśli umowa o pracę pracownika zakończy się w związku z jego śmiercią, ekwiwalent za urlop wypoczynkowy wypłacasz rodzinie.
  • Jeśli bezpośrednio po wygaśnięciu lub rozwiązaniu umowy nawiązujesz z pracownikiem kolejną umowę o pracę, nie musisz wypłacać mu ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Wystarczy ustalić, że urlop zostanie wykorzystany w czasie trwania nowego stosunku pracy.

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy obliczasz podobnie jak wynagrodzenie za urlop, ze zmianami przy ustalaniu jego wysokości:

  • składniki w stałej wysokości, na przykład dodatek funkcyjny czy mieszkaniowy, uwzględniasz z miesiąca, w którym pracownik nabywa prawo do ekwiwalentu,
  • składniki za okresy nie dłuższe niż miesiąc, na przykład premię miesięczną, uwzględniasz w średniej wysokości z ostatnich trzech miesięcy przed nabyciem prawa do ekwiwalentu (gdy pracownik przepracował ten cały okres),
  • składniki za okresy dłuższe niż miesiąc, na przykład premię kwartalną lub roczną, uwzględniasz w średniej wysokości z ostatnich dwunastu miesięcy przed nabyciem prawa do ekwiwalentu.

Sprawdź, jak rozwiązać umowę o pracę z pracownikiem.

Czy ta strona była przydatna?