Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy

Dokumentacja pracownicza (akta osobowe, dokumentacja płacowa, karty wynagrodzeń)

Jeśli zatrudniasz pracowników, masz obowiązek prowadzenia dokumentacji związanej z zatrudnieniem i przebiegiem pracy.

Na dokumentację pracowniczą składają się:

  • dokumentacja osobowa
  • dokumentacja płacowa  –  dotycząca  wypłaconego wynagrodzenia.

Dokumentację  osobową stanowią akta osobowe pracownika oraz inne dokumenty, takie jak:

  • ewidencje
  • kartoteki
  • rejestry
  • wykazy  gromadzone przez pracodawcę w oparciu o obowiązujące przepisy.

Akta osobowe

Jako pracodawca, zakładasz i prowadzisz oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe.

Akta osobowe pracownika składają się z 4 części i obejmują:

  1)  w części A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie

  2)  w części B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:

  • umowa o pracę
  • oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy
  • zakres czynności (zakres obowiązków)
  • dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się
  • dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych
  • potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy, z przepisami BHP
  • oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie
  • dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia
  • dokumenty dotyczące przeszkolenia pracownika z przepisów BHP
  • dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego
  • dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego
  • skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych badań lekarskich, okresowych i kontrolnych badań lekarskich
  • dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy.

  3) w części C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym:

  • oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę
  • dotyczące żądania wydania świadectwa pracy oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy
  • kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy
  • potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym.

4) w części D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinieneś przechowywać w porządku chronologicznym oraz je ponumerować. W każdej części akt powinien znajdować się wykaz znajdujących się w nich dokumentów.

Pozostała dokumentacja pracownicza

W zakresie prowadzenia dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy masz obowiązek prowadzić odrębnie dla każdego pracownika:

1. Dokumentacja dotycząca ewidencjonowania czasu pracy, w skład w których wchodzą:

  • Karta ewidencji czasu pracy

Zakładasz i prowadzisz odrębnie dla każdego pracownika kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym: pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy; w stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

  • Wnioski pracownika dotyczące, m.in:
    • -udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych
    • ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat
    • ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy
    • stosowania systemu skróconego tygodnia pracy.
  • Dokumentacja związana:
    • ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy
    • z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy
    • z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy,
    • z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawianiem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy.
  • Zgody pracownika na:
    • wykonywanie pracy w systemie czasu pracy przewidującym przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy, na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy – dotyczy to pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia
    • na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy – co dotyczy pracownicy w ciąży.

 

2. Dokumentacja związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wychowawczego

3. Imienna karta wynagrodzeń

Masz obowiązek założyć i prowadzić odrębnie dla każdego pracownika imienną kartę wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą. Karta umożliwia kontrolę realizacji uprawnień pracowniczych, a pracownikowi sprawdzenie, czy otrzymał wszystkie należne mu świadczenia.

Może to być jedna uniwersalna karta do celów podatkowych, ubezpieczeniowych i emerytalno-rentowych, lub ewentualnie trzy oddzielne karty dla każdego celu osobno.

Imienne karty wynagrodzeń pracownika należą do podstawowej dokumentacji płacowej w każdym zakładzie pracy. Wszystko to, co zawierają listy płac oraz dane z ewidencji czasu pracy i zatrudnienia, powinno być sukcesywnie przenoszone co miesiąc do właściwej karty wynagrodzeń.

Pojedyncza karta zawiera dane jednego roku kalendarzowego w podziale na miesiące z sumowaniem rocznym.

Informacje zbiorcze w tych kartach, dotyczące danego roku kalendarzowego, służą odpowiednio celom podatkowym, ubezpieczeniowym i emerytalno-rentowym. Mogą być objęte kontrolą skarbową lub kontrolą ZUS.

Aby maksymalnie uprościć tę wtórną dokumentację płacową, można połączyć cele ubezpieczeniowe oraz emerytalno-rentowe, sprowadzając ilość kart wynagrodzeń do dwóch.

Karta ewidencyjna przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

4. Karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

 

Lista płac

Pomocna w sporządzaniu dokumentów płacowych jest lista płac. Jej prowadzenie nie jest obowiązkowe ale ułatwia przygotowanie deklaracji podatkowej i dokumentów ubezpieczeniowych do ZUS, służy także właściwemu zaksięgowaniu płac. Sporządzana jest zazwyczaj w okresach miesięcznych.

Lista płac może zawiera takie elementy, jak m.in:

  • informację o przyznanych nagrodach
  • informację o przyznanych prowizjach
  • nazwę pracodawcy
  • podpisy osoby sporządzającej i akceptującej
  • datę sporządzenia
  • informację o wynagrodzeniu brutto i netto
  • informację o zwolnieniach chorobowych za dany miesiąc
  • oznaczenie lub nazwę listy płac
  • informację o ilości przepracowanych godzin w danym miesiącu
  • informację o przyznanych premiach
  • informację o wysokości odprowadzonej zaliczki na podatek dochodowy
  • informację o wysokości wymiaru podstawy
  • miesiąc, którego dotyczy
  • informację o wysokości odprowadzonych składek ubezpieczeniowych.

Lista płac nie ma standardowego, ustalonego przepisami schematu, w przypadku stosowania do rejestracji wydatków i przygotowywania dokumentów finansowych systemu informatycznego, jej schemat i elementy zależą od stosowanego systemu finansowo-księgowego.

Dokumentacja podatkowa

Imienna karta przychodów

Podatnicy wypłacający pracownikom należności ze stosunku pracy, którzy prowadzą ewidencję kosztów i wydatków swojej działalności gospodarczej, przy użyciu podatkowej księgi przychodów i rozchodów, są obowiązani prowadzić indywidualne (imienne) karty przychodów pracowników. Są one prowadzone odrębnie jeżeli imienna karta wynagrodzeń (o której wspomniano powyżej) nie zawiera danych pozwalających rozliczyć podatek dochodowy pracownika. 

Karty przychodów powinny zawierać co najmniej następujące dane:

  • imię i nazwisko pracownika
  • identyfikator podatkowy (numer identyfikacji podatkowej (NIP) albo PESEL
  • miesiąc, w którym nastąpiła wypłata
  • sumę osiągniętych w danym miesiącu przychodów brutto (w gotówce i w naturze)
  • koszty uzyskania przychodu
  • składkę na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe)
  • podstawę obliczenia zaliczki w danym miesiącu
  • razem dochód narastająco od początku roku
  • kwotę należnej zaliczki na podatek dochodowy obliczonej zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym
  • składkę na powszechne ubezpieczenie zdrowotne
  • należną zaliczkę na podatek dochodowy
  • datę przekazania zaliczki na rachunek urzędu skarbowego, którym kieruje właściwy naczelnik urzędu skarbowego.

Znajdują się tu również informacje dotyczące oświadczenia pracownika do celów obliczenia miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, a także informacje o obniżeniu podatku w związku ze wspólnym rozliczaniem małżonków lub osób samotnie wychowujących dzieci.

Pracodawca może rozszerzyć zakres informacji.

Dane z imiennej karty wynagrodzeń, prowadzonej do celów podatkowych (karty przychodów) są wykorzystywane przez pracodawcę do sporządzania informacji podatkowej PIT-11.

Uwaga:

Do 31 grudnia 208 r. obowiązek prowadzenia indywidualnych (imiennych) karty przychodów pracowników dotyczył również przedsiębiorców, którzy rozliczali się z podatku dochodowego wg ryczałtu i karty podatkowej. Od 1 stycznia 2019 r., ta grupa podatników nie jest już zobowiązana do prowadzenia indywidualnych (imiennych) karty przychodów pracowników. Jednakże jeśli podatek rozliczasz ryczałtowo lub na kartę podatkową i zatrudniasz pracowników jesteś zobowiązany do prowadzenia pozostałej dokumentacji pracowniczej opisanej w niniejszym artykule.

Karta wynagrodzeń dla celów ubezpieczeniowych

Jest ona prowadzona odrębnie jeżeli imienna karta wynagrodzeń nie zawiera informacji pozwalających rozliczyć składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Dane z imiennej karty wynagrodzeń, prowadzonej dla celów ubezpieczeniowych i emerytalno-rentowych, są wykorzystywane przez pracodawcę do sporządzania informacji i deklaracji rozliczeniowych do ZUS oraz zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagradzaniu (ZUS Rp-7) jako załącznika do wniosku o emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy.

Karta wynagrodzeń dla celów ubezpieczeniowych powinna zawierać:

  • imię i nazwisko pracownika
  • Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP)
  • numer PESEL
  • miesiąc, w którym nastąpiła wypłata
  • sumę osiągniętych w danym miesiącu przychodów brutto (składkowych i nieskładkowych)
  • podstawę składek społecznych
  • podstawę składek emerytalnych i rentowych
  • składki na ubezpieczenia społeczne, tj. emerytalne, rentowe i chorobowe
  • podstawę składki zdrowotnej
  • składkę na ubezpieczenie zdrowotne (odliczaną od wynagrodzenia i odliczaną od podatku)
  • kwoty wypłaconych zasiłków.

W karcie wynagrodzeń do celów ubezpieczeniowych należy umieścić informacje dotyczące zatrudnienia, tj. datę zatrudnienia, stanowisko, wymiar czasu pracy, wysokość i rodzaj wynagrodzenia.

Powinna się w niej znaleźć także adnotacja o przychodach z innego źródła, stanowiących podstawę składek ZUS. Powyższa informacja jest niezbędna do prawidłowego określenia podstawy składki emerytalnej i rentowej w sytuacji, przekroczenia kwoty granicznej.

Warto pamiętać

Dane osobowe zatrudnianych pracowników podlegają ochronie.

W aktach osobowych pracownika trzymasz tylko odpisy lub kopie składanych dokumentów. Możesz żądać od pracownika przedłożenia oryginałów tych dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii.

W  zakresie  ewidencji i rejestrów zobowiązany  jesteś prowadzić również:

  • ewidencję   pracowników   wykonujących   prace   w  szczególnych  warunkach  lub  o  szczególnym  charakterze,  za  których  jest  przewidziany  obowiązek  opłacania  składek  na  Fundusz  Emerytur  Pomostowych
  • rejestr wypadków przy pracy
  • rejestr przypadków stwierdzonych chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby
  • rejestr czynników szkodliwych dla zdrowia, występujących na stanowiskach pracy.

Odpowiedzialność pracodawcy

Jeśli nie prowadzisz dokumentacji pracowniczej lub robisz to w sposób nieodpowiedni, możesz zostać ukarany grzywną od 1000 do 30 tys. zł. Możesz ponieść konsekwencje, także w przypadku, gdy pracownik poniósł szkodą, a nie otrzymał wcześniej zaświadczenia o zatrudnieniu w warunkach szkodliwych lub o szczególnym charakterze.

Jeśli ponownie zatrudniasz pracownika możesz skorzystać z posiadanej dokumentacji uzupełniając ją nowymi dokumentami. Możesz też założyć nową teczkę pracownika.

e-Akta oraz inne zmiany w dokumentacji pracowniczej

Od 1 stycznia 2019 r. weszły w życie przepisy, które wprowadzają wiele ułatwień dotyczących akt pracowniczych. Zmiany przepisów dają pracodawcy możliwość wyboru postaci przechowywania dokumentacji pracowniczej (dotychczas obowiązkowa była papierowa postać). Pracodawca sam będzie decydował, czy chce archiwizować dokumenty w postaci papierowej, czy elektronicznej. Będzie można zamienić dotychczasową dokumentację papierową na elektroniczną. 

Nowe przepisy umożliwią skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat. Dotyczy to:

  • pracowników zgłoszonych do ubezpieczeń w ZUS przez płatnika składek po dniu 31 grudnia 2018 r., lub też
  • pracowników, którzy zostali zgłoszeni przez płatnika składek do ubezpieczeń społecznych po raz pierwszy po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r., pod warunkiem, że płatnik prześle do ZUS tzw. raport informacyjny.

Zobacz:

 

Czy ta strona była przydatna?