Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy

Koszt zatrudnienia pracownika na etacie

Zobacz, jakie wydatki musisz ponieść z tytułu zatrudnienia pracowników oraz jakie koszty możesz odliczyć.  

Obliczanie składek na ubezpieczenia społeczne

Twoje koszty związane z zatrudnieniem pracownika będą wyższe, niż wypłacane mu wynagrodzenie. To dlatego, że osoba zatrudniona na umowę o pracę podlega obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu. Do twoich obowiązków należy zgłoszenie jej do ZUS oraz odprowadzanie należnych składek.

Zobacz jak zgłosić się do ubezpieczeń ZUS - firma z CEIDG

Podstawą wymiaru składek jest uzyskany przez pracownika przychód. Składki na wynoszą:

  • ubezpieczenia emerytalne – 19,52% podstawy wymiaru,
  • ubezpieczenia rentowe – 8% podstawy wymiaru,
  • ubezpieczenia chorobowe – 2,45% podstawy wymiaru,
  • ubezpieczenia wypadkowe – od 0,67% do 3,33%, w tym składka na ubezpieczenie wypadkowe dla małej firmy, zatrudniającej do 9 osób wynosi 1,67%.

Od wynagrodzenia ze stosunku pracy jesteś zobowiązany odprowadzić składki na Fundusz Pracy – 2,45% podstawy wymiaru oraz na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP)  – 0,10% podstawy wymiaru.

Nie odprowadzasz składek emerytalnych i rentowych od momentu, gdy przychody pracownika przekroczą limit 30-krotności przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia. W 2020 r. jest to 156 810 zł.

Składki finansowane przez pracodawcę

Tabela: Finasowanie składek przez pracodawcę i pracownika.

Rodzaj składki

Finansowana przez pracownika

Finansowana przez pracodawcę

Razem

Emerytalna

9,76%

9,76%

19,52%

Rentowa

1,50%

6,50%

8%

Zdrowotna

9%

-

9%

Chorobowa

2,45%

-

2,45%

Wypadkowa

-

od 0,67% do 3,33%

od 0,67% do 3,33%

Fundusz Pracy

-

2,45%

2,45%

FGŚP

-

0,10%

0,10%

Łączny koszt zatrudnienia pracownika

Wydatki związane z zatrudnieniem pracownika będą wyższe, niż kwota wynikająca z umowy o pracę. Zobacz na przykładzie, jak wyliczyć koszt z tytułu zatrudnienia. Zakładamy, że nie zachodzą okoliczności zwolnienia ze składek.

Przykład Jan Kowalski jest zatrudniony pełen etat u małego przedsiębiorcy zatrudniającego 8 osób. Wynikająca z umowy kwota miesięczna wynagrodzenia zasadniczego wynosi 3000 zł. Podstawą wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne jest wiec 3000 zł.

Tabela: Koszty miesięczne zatrudnienia po stronie pracodawcy

Składniki wynagrodzenia finansowane przez pracodawcę Sposób wyliczenia Kwota
wynagrodzenie zasadnicze-podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne Zgodnie z umową o pracę 3000 zł
finansowana przez pracodawcę składka emerytalna 9,76% x 3000 zł 292,80 zł
finansowana przez pracodawcę składka rentowa 6,50% x 3000 zł 195 zł
finansowana przez pracodawcę składka na ubezpieczenie wypadkowe 1,67% x 3000 zł 50,10 zł
finansowana przez pracodawcę składka na Fundusz Pracy 2,45% x 3000 zł 73,50 zł
finansowana przez pracodawcę składka na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych 0,10% x 3000 zł 3 zł
Finansowane przez pracodawcę składki na ubezpieczenia społeczne - razem Poz. 2+3+4+5+6 614,40 zł
Koszty pracodawcy - razem Poz. 1+2+3+4+5+6 3614,40 zł

Kwota wynagrodzenia „na rękę"

Zobacz, jaką kwotę wynagrodzenia otrzyma pracownik, przy założeniu że:

  • złożył pracodawcy oświadczenie na formularzu PIT-2 uprawniające do zmniejszenia zaliczki o kwotę zmniejszającą podatek (tj. o kwotę 43,76 zł) oraz
  • ma przychody z jednego stosunku pracy w miejscu swojego zamieszkania.

Tabela: Udział składek i podatków w wynagrodzeniu pracownika

Składki i podatki

Sposób wyliczenia

Kwota

Wynagrodzenie zasadnicze - podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne

zgodnie z umową o pracę

3000 zł

Finansowana przez pracownika składka emerytalna

9,76% x 3000 zł

292,80 zł

Finansowana przez pracownika składka rentowa

1,50% x 3000 zł

45 zł

Finansowana przez pracownika składka na ubezpieczenie chorobowe

2,45% x 3000 zł

73,50 zł

Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne

poz. 1 - 2 - 3 - 4

2 588 zł

Składka  na ubezpieczenie zdrowotne do pobrania przez pracodawcę

9% x 2 588,70 zł

232,90 zł

Podstawa obliczenia zaliczki na podatek dochodowy (po zaokrągleniu)

poz. 1 - 2 - 3 - 4 - koszty uzyskania przychodów (250 zł)

2 338 zł

Zaliczka na podatek dochodowy przed odliczeniem składki zdrowotnej

(poz. 7 x 17%) – 43,76 zł (kwota zmniejszająca zaliczkę na podatek)

353,7 zł

Składka  na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia od zaliczki na podatek dochodowy

7,75% x poz. 5

200,57 zł

Zaliczka na podatek dochodowy do pobrania przez pracodawcę po zaokrągleniu   

poz. 8 - 9

153 zł

Kwota wynagrodzenia do wypłaty dla pracownika

poz. 1-2-3-4-6-10

2 202,08 zł

Koszty uzyskania przychodów pracodawcy

Świadczenia, które wypłacasz na rzecz pracowników, są co do zasady kosztem uzyskania przychodów. Przepisy pozwalają odliczyć

Odliczyć możesz m.in.:

  • wynagrodzenia za świadczoną pracę,
  • wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, pracę w  nocy czy regulaminowe premie,
  • wydatki ponoszone na zapewnienie pracownikom odzieży ochronnej i roboczej, posiłków profilaktycznych i regeneracyjnych, okularów korygujących wzrok,
  • składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez płatnika, składki na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,
  • obowiązkowe badania lekarskie,
  • diety i inne należności z tytułu podróży służbowych (np. wydatki eksploatacyjne samochodu, ale też opłaty za parkowanie czy przejazd autostradą w trakcie podróży służbowej),
  • świadczenia przyznane pracownikom według uznania pracodawcy (np. nagrody),
  • koszty o charakterze motywującym, np. opłacenie pracownikom usług medycznych albo zajęć sportowych,
  • wydatki na organizację imprez okolicznościowych i integracyjnych,
  • wydatki na utworzenie zakładowego żłobka, klubu dziecięcego lub przedszkola,
  • wydatki na prowadzenie zakładowego żłobka, klubu dziecięcego lub przedszkola,
    do 1000 zł miesięcznie na każde dziecko pracownika,
  • dopłaty na przedszkola, żłobka i kluby dziecięcego poza zakładem pracy - do 1000 zł na każde dziecko pracownika,
  • dokształcanie pracowników, jeśli nowe umiejętności są potrzebne w pracy.

Świadczenia na rzecz pracowników stanowią koszty uzyskania przychodów w momencie ich zapłaty. W przypadku niedotrzymania terminu, koszty te podlegają odliczeniu w miesiącu, w którym zostaną zrealizowane.

Świadczenia nie stanowiące kosztów uzyskania przychodów

Odliczeniu nie podlegają m.in.:

  • świadczenia ponoszone ze środków funduszu świadczeń socjalnych (kosztem są odpisy na ten fundusz),
  • wydatki ponoszone przez pracowników na podróże służbowe własnym samochodem
    w sytuacji, gdy przekroczą one kwotę ustaloną za jeden kilometr przebiegu pojazdu,
  • jednorazowe odszkodowania z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych
    w wysokości określonej przez właściwego ministra oraz dodatkowe składki ubezpieczeniowe w przypadku stwierdzenia pogorszenia warunków pracy,
  • składki z tytułu zawartych lub odnowionych umów ubezpieczenia na rzecz pracowników (z pewnymi wyjątkami).

Termin odliczenia kosztów uzyskania przychodów

Świadczenia na rzecz pracowników stanowią koszty uzyskania przychodów
w momencie ich zapłaty. Jeśli zapłacisz je po terminie, koszty te podlegają odliczeniu
w miesiącu, w którym zostaną zrealizowane.

Przykład 1 Pan Andrzej przyjął w swojej firmie system wypłaty wynagrodzeń, zgodnie z którym  wypłaca wynagrodzenia za dany miesiąc do dnia 28 tego miesiąca. Wynagrodzenia za styczeń 2020 r. wypłacił pracownikom 28 stycznia 2020 r. Zaliczy je do kosztów uzyskania przychodów w styczniu 2020 r.

 

Przykład 2 Pan Jerzy przyjął w swojej firmie system wypłaty wynagrodzeń, zgodnie z którym wypłaca wynagrodzenia za dany miesiąc do dnia 10 następnego miesiąca.
- Wynagrodzenia za styczeń 2020 r. wypłacił pracownikom 10 lutego 2020 r. Zaliczy je do kosztów uzyskania przychodów w styczniu 2020 r.
- Gdyby wynagrodzenia za styczeń 2020 r. wypłacił pracownikom 12 lutego 2020 r., to powinien zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów w lutym 2020 r.
- Gdyby wynagrodzenia za styczeń 2020 r. wypłacił 10 lutego, natomiast składki od tych wynagrodzeń opłacił do 15 lutego 2020 r., powinien zarówno wynagrodzenia jak
i składki zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów
w styczniu 2020 r.
- Gdyby wynagrodzenia wypłacił 10 lutego 2020 r., natomiast składki od tych wynagrodzeń 15 marca 2020 r. - wynagrodzenia powinien zaliczyć do kosztów stycznia 2020 r., a opłacone składki do kosztów marca 2020 r.

 

Czy ta strona była przydatna?