Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy

10 lat zamiast 50-ciu. Od 2019 roku krótszy obowiązek przechowywania akt pracowniczych

Jeśli zatrudniasz pracowników, masz obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej po zakończeniu przez nich pracy. Do tej pory obowiązkowy okres przechowywania dokumentacji wynosił 50 lat. Od 1 stycznia 2019 r okres ten zostanie skrócony do 10 lat.

10-letni okres przechowywania dokumentów dotyczy pracowników:

  • zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r.
  • zatrudnionych w latach 1999 a 2019, pod warunkiem, że złożysz do ZUS:
    • oświadczenie (ZUS OSW) oraz
    • raport informacyjny (ZUS RIA). Ważne! Okres 10-lat biegnie od końca roku, w którym złożysz raport informacyjny).

Dokumentacja pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. jest przechowywana na dotychczasowych zasadach, czyli 50 lat. Nie ma znaczenia, czy osoba ta jeszcze pracuje, czy nie.

Co obejmuje dokumentacja pracownicza

Dokumentacja pracownicza obejmuje:

  • akta osobowe pracowników (zawierają informacje i dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, informacje dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia, a także dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy)
  • pozostałą dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (obejmuje ewidencję czasu pracy, kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację, a także dokumentację dotyczącą podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy oraz świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami).

Raport informacyjny za pracowników zatrudnionych pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 1 stycznia 2019 r.

W przypadku pracowników zatrudnionych pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 1 stycznia 2019 r., i którzy już nie pracują, możesz skrócić okres przechowywania dokumentów. W tym celu powinieneś złożyć oświadczenie i przekazać do ZUS tzw. raporty informacyjne za pracowników i zleceniobiorców, których zatrudniałeś w latach 1999 – 2018.

Ważne! Jeśli pracownicy, których zatrudniałeś pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 1 stycznia 2019 r. wciąż pracują, raport informacyjny za nich składasz dopiero po zakończeniu stosunku pracy

Zobacz jak wygląda procedura składania raportu

Krok 1. Złożenie oświadczenia o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW)

Oświadczasz w tym dokumencie, że przekażesz raporty informacyjne ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych w okresie 01.01.1999 – 31.12.2018. Oświadczenie to możesz złożyć w wybranym przez siebie terminie. Jest to twoja dobrowolna decyzja. Możesz także wycofać ten dokument, ale tylko do czasu złożenia pierwszego raportu informacyjnego ZUS RIA. Złożenie oświadczenia nie upoważnia cię do skrócenia okresu przechowywania dokumentów pracowniczych, powinieneś złożyć jeszcze raport informacyjny.

Krok 2. Złożenie do ZUS raportów informacyjnych ZUS RIA za wszystkich pracowników

Raport składany za każdego pracownika będzie zawierał dane niezbędne do wyliczenia i przyznania świadczenia związane z danym stosunkiem pracy.

Dane w raporcie informacyjnym ZUS RIA

W raporcie informacyjnym ZUS RIA podajesz dane, które obejmują:

  • wypłacone przychody niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty – za lata przypadające w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.,
  • okresy wykonywania pracy nauczycielskiej, w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.,
  • okresy wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (prace wymienione w starych wykazach) – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r.,
  • okresy wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (prace wymienione w nowych wykazach  ) – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r.,
  • datę, tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany,
  • informację, czy w okresie zatrudnienia na kolei pracownikowi przysługiwał deputat węglowy albo ekwiwalent pieniężny za deputat węglowy.

Wykażesz w raporcie informacyjnym ZUS RIA tylko te dane, które odnoszą się do sytuacji konkretnej osoby, w szczególności czy podstawą świadczenia pracy była umowa o pracę czy raczej umowa o świadczenie usług (np. umowa zlecenia).

Zmiany nie przewidują wykazywania w raporcie informacyjnym ZUS RIA danych o okresach pracy górniczej, pracy równorzędnej z pracą górniczą oraz o okresach zaliczanych do pracy górniczej - z uwagi na specyfikę dokumentowania tych okresów. Po 31 grudnia 2018 r. nadal będziesz zobowiązany przechowywać dokumentację zawierającą te dane przez okres 50 lat  i – tym samym – w dotychczasowy sposób potwierdzać je pracownikom ubiegającym się o emeryturę.

Uwaga! Przekazanie do ZUS raportu informacyjne, nie zwalnia z przekazywania danych za swoich pracowników (np. w raportach miesięcznych) za lata następne.

Ile czasu ma pracodawca na złożenie raportu informacyjnego

Termin na złożenie do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA, związany jest z terminem zakończenia pracy i wyrejestrowania przez pracownika z ubezpieczeń społecznych. 

Jeżeli złożysz oświadczenie o zamiarze przekazania raportów i go nie odwołasz - wówczas raport informacyjny ZUS RIA za każdego pracownika i zleceniobiorcę, powinieneś przekazać:

  • w terminie roku od dnia złożenia oświadczenia - jeżeli pracownik albo zleceniobiorca zakończył u ciebie pracę przed złożeniem oświadczenia
  • wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych na formularzu ZUS ZWUA - jeżeli pracownik albo zleceniobiorca zakończył u ciebie pracę po złożeniu oświadczenia.

Uwaga! Jeżeli nie złożysz raportów informacyjnych pomimo przekazania do ZUS oświadczenia, to masz obowiązek przechowywać dokumentację przez 50 lat.

Za kogo można złożyć raport informacyjny ZUS RIA?

Raport informacyjny możesz złożyć za swojego pracownika lub zleceniobiorcę. Za zleceniobiorców ustawa uznaje osoby świadczące pracę na podstawie:

  • umowy zlecenia
  • umowy agencyjnej
  • innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia.

Co przekazuje się pracownikowi po złożeniu raportu informacyjnego ZUS RIA

Powinieneś przekazać pracownikowi:

  • kopię przekazanego do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA, aby mógł zweryfikować zawarte w nim informacje,
  • dowody potwierdzające wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (pracy wymienionej w starych wykazach),
  • dowody potwierdzające wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (pracy wymienionej w nowych wykazach).

Dodatkowo pouczasz pracownika o:

  • skróconym okresie przechowywania jego dokumentacji pracowniczej
  • prawie do odbioru dokumentacji pracowniczej i terminie jej odbioru
  • prawie do uzyskania kopii dokumentacji pracowniczej.

Co zleceniodawca jako płatnik składek przekazuje zleceniobiorcy?

Jako zleceniodawca powinieneś przekazać zleceniobiorcy:

  • kopię przekazanego do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA, aby mógł zweryfikować zawarte w nim informacje,
  • pouczenie o skróconym okresie przechowywania dokumentacji dotyczącej umowy oraz o prawie do odbioru tej dokumentacji i terminie jej odbioru.

Niezależnie od Ciebie  – ZUS poinformuje pracownika o złożeniu raportu informacyjnego ZUS RIA:

  • w informacji o stanie konta w ZUS, przesłanej za rok, w którym raport informacyjny ZUS RIA został przekazany przez Ciebie do ZUS,
  • wraz z formularzem PIT (rocznym obliczeniem podatku), przesłanym za rok, w którym raport informacyjny ZUS RIA został przekazany przez ciebie do ZUS - jeśli pracownik jest uprawniony do świadczenia emerytalno-rentowego i informacja o stanie konta w ZUS nie jest do niego wysyłana.

Byłego pracownika, ZUS poinformuje również o:

  • skróconym okresie przechowywania jego dokumentacji pracowniczej
  • prawie do odbioru dokumentacji pracowniczej i terminie jej odbioru
  • prawie do uzyskania kopii dokumentacji pracowniczej
  • konieczności wystąpienia do ciebie jako płatnika składek o wydanie:
    • dowodów potwierdzających wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (pracy wymienionej w starych wykazach),
    • dowodów potwierdzających wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (pracy wymienionej w nowych wykazach).

Zleceniobiorcę również niezależnie od ciebie, ZUS poinformuje o:

  • skróconym okresie przechowywania dokumentacji dotyczącej umowy
  • prawie do odbioru tej dokumentacji i terminie jej odbioru
  • złożeniu przez ciebie raportu informacyjnego ZUS RIA; dane z tego raportu udostępnimy również na profilu danej osoby na PUE ZUS.

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej po zmianach – przykłady

Założenia:

Stan na kwiecień 2019 roku.

Twoja firma działa na rynku od 1996 roku.

Zatrudniasz (albo zatrudniałeś)

  1. Dwóch pracowników zatrudnionych w roku 1996. Jeden pracuje do dziś, drugi zakończył pracę 31 maja 2006 roku
  2. Pięciu pracowników zatrudnionych w latach 1999 – 2018. Dwóch zakończyło pracę: jeden w marcu 2014 roku, drugi - w marcu 2019 roku. Trzech pozostałych nadal pracuje.
  3. Dwóch pracowników zatrudnionych w styczniu 2019 roku. Jeden zakończył pracę po dwóch miesiącach – w marcu 2019. Jeden  nadal pracuje.

 

ad 1. Zatrudnieni w roku 1996 (przed 1 stycznia 1999 roku)

Pracownik I        Pracownik II
Zatrudniony w roku 1996 Zatrudniony w roku 1996
Pracuje do dziś Zakończył pracę 31 maja 2006 roku
Okres przechowywania – 50 lat od dnia zakończenia stosunku pracy Okres przechowywania – 50 lat od dnia zakończenia stosunku pracy : 31maja 2056 roku
Nie można skrócić okresu przechowywania zatrudnionym przed 1 stycznia 1999 roku

 

ad 2. Zatrudnieni pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r – II warianty

 

Wariant I Nie składasz raportów informacyjnych, pozostajesz przy dotychczasowym okresie przechowywania akt

Pracownicy, którzy zakończyli pracę Pracownicy, którzy nadal pracują
Dwóch pracowników zatrudnionych w latach 1999 – 2018 Trzech pracowników zatrudnionych w latach 1999 – 2018
Zakończyli pracę:   
a) w marcu 2014 r. oraz
 b) w marcu 2019 r.
Pracują do dziś
Okres przechowywania – 50 lat od dnia zakończenia pracy:
a) w marcu 2064 r.,
b) w marcu 2069 r.   
Okres 50 lat przechowywania rozpocznie się niezależnie dla każdego z nich i będzie wynosił 50 lat od dnia zakończenia pracy

 

Wariant II Decydujesz się złożyć raporty informacyjne

Składasz oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych 15 kwietnia 2019 roku. Warunkiem skrócenia okresu przechowywania nie jest samo złożenie oświadczenia, ale faktyczne przekazanie raportu i dopiero od tego momentu liczy się skrócony  okres. Raport zawiera informacje niezbędne do ustalenia emerytury lub renty za zamknięty okres pomiędzy latami 1999 a 2018.

Dwóch pracowników zatrudnionych w latach 1999 – 2018, którzy zakończyli pracę Trzech pracowników zatrudnionych w latach 1999 – 2018, którzy nadal pracują

Składa raporty za dwóch pracowników, którzy zakończyli pracę w 2014 r. oraz 2019 r. w ciągu 12 miesięcy od dnia złożenia oświadczenia o zamiarze przekazania raportu np. w grudniu 2019 roku

Składa raporty za trzech nadal pracujących dopiero wraz z wyrejestrowaniem ich z ubezpieczeń. Jeżeli np. jeden zakończy pracę w maju 2020 roku, raport za niego zostanie złożony dopiero wtedy.

Okres przechowywania wynosi 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym został złożony raport. Jeżeli został złożony w lutym 2020, 10 lat upłynie 31 grudnia 2030 roku.

 

Okres przechowywania wynosi 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym został złożony raport informacyjny. Jeżeli został złożony w czerwcu 2020, 10 lat upłynie 31 grudnia 2030 roku.

 

ad. 3 Pracownicy zatrudnieni po wejściu w życie ustawy - w styczniu 2019 roku

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zakończył się stosunek pracy.

W przypadku pracownika, który został zatrudniony w styczniu, a zakończył pracę w marcu 2019 roku, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej zakończy się 31 grudnia 2029 roku.

Pomiędzy 1 stycznia 2030 a 1 lutego 2030 pracownik będzie mógł odebrać dokumentację pracowniczą. Dowie się o tym z informacji, którą powinien otrzymać od Ciebie wraz ze świadectwem pracy. Będzie ona zawierała informację o:

  • okresie przechowywania
  • możliwości odbioru dokumentacji po okresie przechowywania
  • zniszczeniu dokumentacji w przypadku jeżeli nie zostanie odebrana we wskazanym okresie.

Na zniszczenie dokumentacji masz 12 miesięcy od 1 lutego 2030 roku. Jeżeli pracownik zgłosi się po upływie miesiąca przewidzianego na odbiór, a dokumentacja nie została jeszcze zniszczona, możesz wydać pracownikowi dokumentację.

Inne obowiązki przedsiębiorcy w związku ze zmianami przepisów od 2019 roku

Pamiętaj, że już od początku 2019 roku:

  • jeżeli np. zwolnisz pracownika, wraz ze świadectwem pracy powinieneś przekazać informację dotyczącą przechowywania akt pracowniczych
  • w niektórych sytuacjach będziesz wysyłał do ZUS nowe  imienne raporty miesięczne (ZUS RPA)

Informacja o okresie przechowywania dokumentów pracowniczych po zakończeniu pracy

Wraz ze świadectwem pracy, będziesz miał obowiązek przekazania pracownikowi informacji o:

  • okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej
  • możliwości jej odbioru do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej
  • zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w wyznaczonym na to okresie.

Jeżeli pracownik zatrudniony pomiędzy 1 stycznia 1999 roku, a 1 stycznia 2019 roku nie otrzyma (od ZUS ani od ciebie) żadnej informacji dotyczącej okresu przechowywania, jego dokumentacja będzie przechowywana przez 50 lat od daty zakończenia pracy.

Nowy raport imienny oraz zmieniony formularz ZUS DRA i ZUS ZWUA

W związku ze zmianami przepisów dotyczących przechowywania dokumentacji pracowniczej, od 1 stycznia 2019 roku, w niektórych sytuacjach będziesz przekazywał do ZUS nowy imienny raport miesięczny (ZUS RPA) o przychodach i wykonywaniu pracy nauczycielskiej.

Raportu tego nie musisz przekazywać za każdy miesiąc, lecz tylko za ten miesiąc, w którym:

  • wypłacisz tej osobie przychód należny za lata poprzednie, np. wypłacisz w marcu 2019 r. trzynastkę za 2018 r.
  • obok świadczeń wypłaconych w związku z niezdolnością do pracy lub macierzyństwem, np. obok zasiłku chorobowego, wypłacisz tej osobie taki składnik wynagrodzenia, np. dodatek stażowy, od którego nie została odprowadzona składka na ubezpieczenia emerytalne i rentowe
  • osoba ta wykonywała pracę nauczycielską.

Imienny raport miesięczny ZUS RPA, ma za zadanie uzupełniać dane przekazane przez ciebie za pracownika w innych imiennych raportach miesięcznych w taki sposób, aby ZUS mógł je wykorzystać przy przyznawaniu i obliczaniu wysokość świadczeń emerytalnych lub rentowych.

ZUS DRA – deklaracja rozliczeniowa. W dokumencie zostanie usunięty blok VI – rozliczenie części IV i V (czyli rozliczenie składek na ubezpieczenia społeczne oraz świadczeń podlegających rozliczeniu
w ciężar składak na ubezpieczenia społeczne). Dodany zostanie blok IX – zestawienie należnych składek do zwrotu lub zapłaty. W bloku tym będziesz rozliczać:

  • składki na ubezpieczenia społeczne
  • składki na ubezpieczenie zdrowotne
  • składki na Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Emerytur Pomostowych
  • wypłacone świadczenia, które podlegają rozliczeniu w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne.

ZUS ZWUA – wyrejestrowanie z ubezpieczeń. W tym dokumencie zostanie dodany nowy blok V, który dotyczy rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy albo stosunku służbowego.

Dodatkowe informacje

Jak liczyć 10-letni okres przechowywania dokumentacji

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł albo w którym złożono raport informacyjny (dotyczy pracowników zatrudnionych między 1999 r. a 2019 r.). Oznacza to, że pracodawca nie musi liczyć okresu przechowywania oddzielnie dla każdego pracownika. 10 letni okres zakończy się w jednym dniu w stosunku do wszystkich zatrudnionych w danym roku kalendarzowym. Tym dniem będzie zawsze 1 stycznia kolejnego roku.

Co robić z dokumentacją pracowniczą po upływie okresu przechowywania

Po upływie okresu przechowywania, były pracownik będzie miał możliwość odebrać swoją dokumentację od pracodawcy. Będzie miał na to miesiąc, w trakcie którego dokumentacja nie może być jeszcze zniszczona. Po upływie miesiąca pracodawca może ale nie musi wydawać byłemu pracownikowi jego dokumentację pracowniczą (rozpoczyna się 12 miesięczny termin na zniszczenie)

Dopiero po upływie tego okresu, pracodawca będzie miał 12 miesięcy na to, by zniszczyć dokumentacje w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści. Jest to obowiązkowe (pracodawca nie może zachować dokumentów).

Ważne! Zasady dotyczące okresu przechowywania dokumentacji odnoszą się również do dokumentów potwierdzających zatrudnienie na podstawie umowy zlecenie

Dodatkowe informacje

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat zmian w zasadach przechowywania dokumentacji pracowniczej, zajrzyj do:

 

Zajrzyj również do wyjaśnień na stronach ZUS

Czy ta strona była przydatna?