Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy

e-Akta pracownicze

Prowadzisz papierową dokumentację pracowniczą i nie masz gdzie jej trzymać albo ponosisz duże koszty związane z jej przechowywaniem? Od 2019 roku będziesz mógł prowadzić dokumentację pracowniczą w postaci elektronicznej. Zniesiony zostanie obowiązek prowadzenia akt pracowniczych w wersji papierowej. Będziesz mógł dowolnie wybrać formę przechowywania dokumentów (papierową albo elektroniczną). Obie postacie dokumentacji będą równoważne np. w sprawach urzędowych.

Jak tworzyć dokumentację w postaci elektronicznej

Nowe dokumenty

Jeżeli Ty jako pracodawca oraz Twój pracownik posługujecie się podpisem elektronicznym, dokumenty mogą być tworzone pierwotnie jako elektroniczne.

Zazwyczaj pracownicy nie dysponują podpisami elektronicznymi i dokumenty podpisywać będą ręcznie. W tej sytuacji możliwe jest też tworzenie dokumentacji elektronicznej poprzez skan dokumentu papierowego i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej osoby. Podpis potwierdza zgodność treści dokumentu papierowego z treścią dokumentu cyfrowego.

Uwaga! Nie możesz żądać od pracownika posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Dokumenty będą mogły być podpisywane przez pracownika elektronicznie tylko wtedy, gdy będzie on posiadał taki podpis, jeśli go nie ma, to wnioski i dokumenty są podpisywane tradycyjnie.

Zmiana dotychczasowych dokumentów papierowych na wersję elektroniczną

Jeżeli zamierzasz zmienić dokumentację pracowniczą z papierowej na elektroniczną, najpierw musisz zrobić skany lub w inny sposób sporządzić odwzorowanie cyfrowe.

Zmianie na wersję cyfrową mogą zostać poddane akta zarówno byłych, jak i obecnych pracowników, niezależnie od tego, kiedy rozpoczęli pracę i jaki jest okres przechowywania tych akt.

Następnie podpisujesz kwalifikowanym podpisem elektronicznym, potwierdzając zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.

Co obejmuje dokumentacja pracownicza

Dokumentacja pracownicza obejmuje:

  • akta osobowe pracowników (zawierają informacje i dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, informacje dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia, a także dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy)
  • pozostałą dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (obejmuje ewidencję czasu pracy, kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację, a także dokumentację dotyczącą podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy oraz świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami).

Obowiązki wobec pracowników przy zmianie sposobu prowadzenia dokumentacji

Po upływie 30 dni, jeżeli pracownik nie odbierze dokumentacji, możesz zniszczyć jej poprzednią postać.

Pracowników informujesz w takiej formie, w jakiej do tej pory przekazywałeś informacje np. pismem obiegowym, w postaci maila, czy informując w sposób bezpośredni. Pamiętaj, że o zmianie postaci przechowywania dokumentacji musisz poinformować także byłych pracowników: na piśmie lub elektronicznie

Prawo do odebrania dokumentacji papierowej (w przypadku śmierci pracownika) w terminie 30 dni mają:

  • dzieci, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobione
  • przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuki, rodzeństwo i inne dzieci, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka
  • małżonek (wdowa i wdowiec)
  • rodzice, w tym ojczym i macocha oraz osoby przysposobione.

Zniszczenie dokumentacji pracowniczej

Poprzednią postać dokumentacji pracowniczej możesz zniszczyć po upływie 30 dni od dnia poinformowania pracowników o możliwości jej odbioru.

Powrót do przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie papierowej

Po zmianie dokumentacji na elektroniczną, możesz uznać, że chcesz powrócić do przechowywania dokumentów w wesji papierowej.

W tej sytuacji:

  • drukujesz wszystkie dokumenty
  • podpisujesz wydruki (jako pracodawca albo przez osoby przez niego upoważnione, potwierdzając zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym, zrób to na każdej stronie dokumentu (w celach bezpieczeństwa)
  • informujesz pracowników o zmianie formy przechowywania dokumentów
  • umożliwiasz odbiór dokumentów po upływie wyznaczonego 30 dniowego terminu.

Dodatkowe informacje

  • dokumentacja pracownicza może być od razu utworzona elektronicznie jeśli posługujesz się podpisem elektronicznym
  • pracodawca może wielokrotnie zmieniać postać dokumentacji pracowniczej np. z papierowej na elektroniczną, z elektronicznej na papierową i znowu z papierowej na elektroniczną ale zawsze trzeba dopełnić wszystkich opisanych wyżej formalności
  • pracodawca może prowadzić i przechowywać część dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej a część w postaci elektronicznej.

Przechowywanie dokumentacji po 1 stycznia 2019 roku – o czym należy pamiętać

W przypadku zmiany postaci dokumentacji pracowniczej:

  • z papierowej na elektroniczną – sporządzenie odwzorowania cyfrowego i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym
  • z elektronicznej na papierową – sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym

Poinformowanie pracowników o:

  • zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej
  • możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania tej dokumentacji.

Dodatkowe informacje

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat zmian w zasadach przechowywania dokumentacji pracowniczej, zajrzyj do:

Czy ta strona była przydatna?