Koszt zatrudnienia pracownika na etacie

Zobacz, jakie wydatki musisz ponieść z tytułu zatrudnienia pracowników oraz jakie koszty możesz odliczyć.  

• Obliczanie składek na ubezpieczenia społeczne
• Składki finansowane przez pracodawcę
• Łączny koszt zatrudnienia pracownika
• Kwota wynagrodzenia „na rękę"
• Koszty uzyskania przychodów pracodawcy
• Świadczenia nie stanowiące kosztów uzyskania przychodów
• Termin odliczenia kosztów uzyskania przychodów

Obliczanie składek na ubezpieczenia społeczne

Twoje koszty związane z zatrudnieniem pracownika będą wyższe, niż wypłacane mu wynagrodzenie. To dlatego, że osoba zatrudniona na umowę o pracę podlega obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu. Do twoich obowiązków należy zgłoszenie jej do ZUS oraz odprowadzanie należnych składek.

Zobacz jak zgłosić się do ubezpieczeń ZUS - firma z CEIDG

Podstawą wymiaru składek jest uzyskany przez pracownika przychód. Składki na wynoszą:

• ubezpieczenia emerytalne – 19,52% podstawy wymiaru,
• ubezpieczenia rentowe – 8% podstawy wymiaru,
• ubezpieczenia chorobowe – 2,45% podstawy wymiaru,
• ubezpieczenia wypadkowe – od 0,67% do 3,33%, w tym składka na ubezpieczenie wypadkowe dla małej firmy, zatrudniającej do 9 osób wynosi 1,67%.

Od wynagrodzenia ze stosunku pracy jesteś zobowiązany odprowadzić składki na Fundusz Pracy – 2,45% podstawy wymiaru oraz na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP)  – 0,10% podstawy wymiaru.

Nie odprowadzasz składek emerytalnych i rentowych od momentu, gdy przychody pracownika przekroczą limit 30-krotności przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia. W 2020 r. jest to 156 810 zł.

Składki finansowane przez pracodawcę

Tabela: Finasowanie składek przez pracodawcę i pracownika.

Łączny koszt zatrudnienia pracownika

Wydatki związane z zatrudnieniem pracownika będą wyższe, niż kwota wynikająca z umowy o pracę. Zobacz na przykładzie, jak wyliczyć koszt z tytułu zatrudnienia. Zakładamy, że nie zachodzą okoliczności zwolnienia ze składek.

Tabela: Koszty miesięczne zatrudnienia po stronie pracodawcy

Kwota wynagrodzenia „na rękę"

Zobacz, jaką kwotę wynagrodzenia otrzyma pracownik, przy założeniu że:

• złożył pracodawcy oświadczenie na formularzu PIT-2 uprawniające do zmniejszenia zaliczki o kwotę zmniejszającą podatek (tj. o kwotę 43,76 zł) oraz
• ma przychody z jednego stosunku pracy w miejscu swojego zamieszkania.

Tabela: Udział składek i podatków w wynagrodzeniu pracownika

Koszty uzyskania przychodów pracodawcy

Świadczenia, które wypłacasz na rzecz pracowników, są co do zasady kosztem uzyskania przychodów. Przepisy pozwalają odliczyć

Odliczyć możesz m.in.:

• wynagrodzenia za świadczoną pracę,
• wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, pracę w  nocy czy regulaminowe premie,
• wydatki ponoszone na zapewnienie pracownikom odzieży ochronnej i roboczej, posiłków profilaktycznych i regeneracyjnych, okularów korygujących wzrok,
• składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez płatnika, składki na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,
• obowiązkowe badania lekarskie,
• diety i inne należności z tytułu podróży służbowych (np. wydatki eksploatacyjne samochodu, ale też opłaty za parkowanie czy przejazd autostradą w trakcie podróży służbowej),
• świadczenia przyznane pracownikom według uznania pracodawcy (np. nagrody),
• koszty o charakterze motywującym, np. opłacenie pracownikom usług medycznych albo zajęć sportowych,
• wydatki na organizację imprez okolicznościowych i integracyjnych,
• wydatki na utworzenie zakładowego żłobka, klubu dziecięcego lub przedszkola,
• wydatki na prowadzenie zakładowego żłobka, klubu dziecięcego lub przedszkola,
  do 1000 zł miesięcznie na każde dziecko pracownika,
• dopłaty na przedszkola, żłobka i kluby dziecięcego poza zakładem pracy - do 1000 zł na każde dziecko pracownika,
• dokształcanie pracowników, jeśli nowe umiejętności są potrzebne w pracy.

Świadczenia na rzecz pracowników stanowią koszty uzyskania przychodów w momencie ich zapłaty. W przypadku niedotrzymania terminu, koszty te podlegają odliczeniu w miesiącu, w którym zostaną zrealizowane.

Świadczenia nie stanowiące kosztów uzyskania przychodów

Odliczeniu nie podlegają m.in.:

• świadczenia ponoszone ze środków funduszu świadczeń socjalnych (kosztem są odpisy na ten fundusz),
• wydatki ponoszone przez pracowników na podróże służbowe własnym samochodem
  w sytuacji, gdy przekroczą one kwotę ustaloną za jeden kilometr przebiegu pojazdu,
• jednorazowe odszkodowania z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych
  w wysokości określonej przez właściwego ministra oraz dodatkowe składki ubezpieczeniowe w przypadku stwierdzenia pogorszenia warunków pracy,
• składki z tytułu zawartych lub odnowionych umów ubezpieczenia na rzecz pracowników (z pewnymi wyjątkami).

Termin odliczenia kosztów uzyskania przychodów

Świadczenia na rzecz pracowników stanowią koszty uzyskania przychodów
w momencie ich zapłaty. Jeśli zapłacisz je po terminie, koszty te podlegają odliczeniu
w miesiącu, w którym zostaną zrealizowane.