Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych

Pracodawcy zatrudniający więcej osób mają obowiązek utworzyć specjalny fundusz, z którego będą finansować określone świadczenia socjalne. Przeczytaj, kto musi utworzyć Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS), kto może z niego korzystać i na co można przeznaczyć zgromadzone tam środki. 

Kto ma obowiązek utworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych

Zobowiązani do utworzenia ZFŚS są pracodawcy:

  • zatrudniający co najmniej 50 pracowników
  • zatrudniający co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników, o ile z wnioskiem o utworzenia ZFŚS wystąpi zakładowa organizacja związkowa.

W obu przypadkach liczbę zatrudnionych określa się według stanu na dzień 1 stycznia danego roku w przeliczeniu na pełne etaty. W trakcie roku nie przeprowadza się weryfikacji liczby zatrudnionych osób. Zmiana tej liczby nie wpływa na obowiązek tworzenia funduszu w trakcie roku. Również zmiana statusu pracodawcy nie powoduje powstania obowiązku tworzenia funduszu w trakcie roku.

Jeśli w przedsiębiorstwach, które ze względu na liczbę pracowników mają obowiązek tworzenia ZFŚS, funkcjonuje układ zbiorowy pracy, strony układu mogą podjąć decyzję o nietworzeniu ZFŚS.

Pamiętaj! Pozostali przedsiębiorcy, zatrudniający poniżej 50 pracowników, podejmują dobrowolnie decyzję czy utworzyć ZFŚS. Mogą też – zamiast tworzenia funduszu – wypłacać pracownikom świadczenie urlopowe. Świadczenie nie przysługuje osobom współpracującym z firmą na podstawie umów-zleceń czy innych umów cywilnoprawnych. 

Świadczenie urlopowe to pieniądze, które pracodawca raz w roku wypłaca każdemu pracownikowi, który skorzysta z urlopu wypoczynkowego przez co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Świadczenie wypłacane jest najpóźniej ostatniego dnia przed rozpoczęciem urlopu, w związku z którym jest przyznawane. Od tego świadczenia pracodawca nie odprowadza składek na ubezpieczenia społeczne pracownika.  

Natomiast bez względu na liczbę zatrudnionych osób do utworzenia ZFŚS są zobowiązani pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i zakładów samorządowych.

Kto może korzystać z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych jest tworzony przez pracodawcę. Środki zgromadzone w ZFŚS są przeznaczone na finansowanie działalności socjalnej prowadzonej na rzecz: 

  • pracowników i ich rodziny
  • emerytów i rencistów (czyli byłych pracowników) i ich rodziny 
  • innych osób wskazanych przez pracodawcę. 

Pracodawca powinien wskazać w regulaminie funduszu, czy ktoś jeszcze będzie uprawniony do świadczeń – w tym, czy będą nimi osoby współpracujące na podstawie umów cywilnoprawnych.

Przykład

Pani Anna współpracuje ze spółką MIKS na podstawie umowy-zlecenia. Zgodnie z jej treścią pani Anna ma prawo do płatnej przerwy w wykonywaniu zlecenia na rzecz spółki. Spółka MIKS w Regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych wskazała, że o świadczenia, w tym o dofinansowanie do wypoczynku (tak zwane wczasy pod gruszą) mogą ubiegać się również zleceniobiorcy, więc wniosek pani Anny o udzielenie dofinansowania zostanie rozpatrzony pozytywnie, jeśli spełni kryterium dochodowe. 

Na co można przeznaczyć środki z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych

Środki zgromadzone przez ZFŚS służą finansowaniu ściśle określonych rodzajów działalności socjalnej. Są to: 

  • wypoczynek, na przykład dofinansowanie do urlopu
  • działalność kulturalno-oświatowa
  • działalność sportowo-rekreacyjna
  • opieka nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, przedszkolach i w innej formie
  • pomoc materialno-rzeczowa lub finansowa, na przykład zakup paczek świątecznych dla dzieci, zapomoga z powodu zdarzeń losowych 
  • zwrotna lub bezzwrotna pomoc na cele mieszkaniowe, na przykład pożyczka mieszkaniowa, pożyczka remontowa.

Szczegółowe zasady i warunki korzystania ze świadczeń socjalnych, rodzaje działalności socjalnej oraz katalog osób uprawnionych są określane w regulaminie wewnętrznym. Pracodawca uzgadnia regulamin z zakładową organizacją związkową, a jeśli takiej organizacji nie ma – z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Kiedy można otrzymać środki z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych

Zgodnie z przepisami przyznanie świadczeń i wysokość dopłat z funduszu zależy od:

  • sytuacji życiowej
  • sytuacji rodzinnej
  • sytuacji materialnej

osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. 

Oznacza to, że pracodawca nie może wprowadzić do regulaminu dodatkowych kryteriów, które trzeba spełnić, żeby móc skorzystać ze świadczeń, takich jak staż pracy w firmie czy wymiar etatu. 

Wśród wskaźników, które firmy stosują, żeby ustalić zakres pomocy, najczęściej znajdują się liczba osób we wspólnym gospodarstwie domowym przy uwzględnieniu liczby dzieci pozostających na utrzymaniu oraz średni dochód na jednego członka rodziny. 

Zastosowanie kryterium socjalnego powoduje, że pracownicy znajdujący się w różnych sytuacjach materialnych nie powinni otrzymywać wsparcia w tej samej wysokości. 

Ważne! Zgodnie z orzecznictwem pracodawca ma prawo żądać od pracownika złożenia zaświadczenia o zarobkach, które otrzymuje u drugiego pracodawcy. Uprawnienie do żądania dokumentu powinno zostać wskazane w regulaminie ZFŚS.

Pracodawca może również przewidzieć w regulaminie, że informacje na podstawie których zdecyduje o udzieleniu świadczenia, będą zbierane na podstawie oświadczeń pracownika. Doktryna prawa wskazuje, że pracodawca ma prawo przyjąć, że jeśli pracownik odmawia złożenia takiego oświadczenia, znajduje się wśród osób o najlepszej sytuacji materialno bytowej. 

Jak finansować Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych

Fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. 

Wysokość odpisu podstawowego na jednego zatrudnionego wynosi 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego (przy czym drugie półrocze bierze się pod uwagę, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu jest wyższe w stosunku do pierwszego półrocza). 

Warto zwrócić uwagę na aktualne stawki. W 2021 roku stawki odpisu zostały zamrożone i nalicza się je na podstawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego za II półrocze 2018 roku czyli 4134,02 zł. Oznacza to, że odpis na jednego pracownika wyniesie 1550,26 zł. 

Od powyższej generalnej zasady dotyczącej wysokości odpisu są wyjątki dotyczące:

  • pracowników młodocianych – wysokość odpisu podstawowego na jednego pracownika wynosi w pierwszym roku nauki 5%, w drugim 6%, a w trzecim 7% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej
  • pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze – wysokość odpisu podstawowego na jednego pracownika wynosi 50% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej
  • pracowników, w stosunku do których orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności – wysokość odpisu podstawowego na jednego pracownika może być zwiększona o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej.

Dodatkowo pracodawcy sprawujący opiekę socjalną nad emerytami i rencistami, w tym także ze zlikwidowanych zakładów pracy, mogą zwiększyć fundusz o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego na każdego emeryta i rencistę uprawnionego do tej opieki. 

Natomiast pracodawcy, którzy utworzyli zakładowy żłobek lub klub dziecięcy oraz przeznaczą na ten cel z odpisu podstawowego kwotę odpowiadającą 7,5 punktu procentowego tego odpisu, mogą zwiększyć fundusz na każdą zatrudnioną osobę o 7,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, pod warunkiem przeznaczenia całości tego zwiększenia na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego.

Fundusz zasila się również środkami pochodzącymi z:

  • wpływów z opłat pobieranych od osób i jednostek organizacyjnych – korzystających z działalności socjalnej
  • darowizn oraz zapisów osób fizycznych i prawnych
  • odsetek od środków funduszu
  • wpływów z oprocentowania pożyczek udzielonych na cele mieszkaniowe
  • wierzytelności likwidowanych zakładowych funduszy socjalnego i mieszkaniowego
  • przychodów z tytułu sprzedaży, dzierżawy i likwidacji środków trwałych służących działalności socjalnej, w części nieprzeznaczonej na utrzymanie lub odtworzenie zakładowych obiektów socjalnych
  • przychodów z tytułu sprzedaży i likwidacji zakładowych domów i lokali mieszkalnych w części nieprzeznaczonej na utrzymanie pozostałych zakładowych zasobów mieszkaniowych.

Przedsiębiorcy mogą dodatkowo zwiększać środki funduszu z zysku netto do podziału, a spółdzielnie – z nadwyżki bilansowej.

Kiedy trzeba przekazać środki na rachunek Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych

Równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych na dany rok kalendarzowy pracodawca powinien przekazać na rachunek bankowy Funduszu w terminie do 30 września tego roku, z tym że w terminie do 31 maja tego roku powinien przekazać kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów.

Pracodawca rozpoczynający działalność w roku kalendarzowym, który zobowiązany jest do utworzenia ZFŚS, dokonuje odpisu na fundusz od następnego roku kalendarzowego. Natomiast jeśli rozpoczęcie działalności następuje w trakcie roku kalendarzowego w wyniku komercjalizacji, przejęcia, podziału lub połączenia zakładu z równoczesnym przejęciem pracowników, fundusz powinien być utworzony w roku rozpoczęcia działalności.

Środki przekazane przez pracodawcę na konto ZFŚS (odpisy i zwiększenia) są zaliczane do kosztów działalności pracodawcy.

Kto zarządza Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych 

Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych administruje pracodawca, a środki Funduszu niewykorzystane w danym roku kalendarzowym przechodzą na rok następny. 

Środki Funduszu są gromadzone na odrębnym rachunku bankowym i mogą być wydatkowane wyłącznie na ściśle określone cele socjalne. Środki Funduszu nie podlegają egzekucji, z wyjątkiem przypadków, gdy egzekucja jest prowadzona w związku ze zobowiązaniami ZFŚS.

W sytuacji, gdy dopełniając wszelkich formalności wynikających z ustawy, pracodawca w porozumieniu ze związkami zawodowymi lub reprezentacją pracowników podejmuje decyzję o likwidacji ZFŚS, niewykorzystane środku funduszu powinny być nadal wykorzystywane na prowadzenie działalności socjalnej, aż do ich pełnego wyczerpania. Rezygnacja z tworzenia ZFŚS nie oznacza więc automatycznie jego całkowitej likwidacji. Fundusz działa tak długo, jak długo na jego koncie znajdują się środki.

Na pracodawcy, który niezgodnie z przepisami gospodaruje środkami z funduszu lub nie tworzy funduszu pomimo takiego obowiązku, będzie spoczywała odpowiedzialność wykroczeniowa i groźba kary grzywny. 

Czy ta strona była przydatna?