Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy

Zamówienia publiczne – podstawowe informacje

Szukasz szans na rozwój dla swojej firmy i nowych zleceń? Wiele możliwości daje współpraca z sektorem publicznym w ramach zamówień publicznych. Zobacz, jakie są tryby postępowań, progi zamówień publicznych, oraz sprawdź inne kwestie związane z przetargami publicznymi.

Czego dotyczą zamówienia publiczne

Zamówienie publiczne oznacza odpłatną umowę zawieraną między podmiotem publicznym a wykonawcą. Przedmiotem tej umowy mogą być usługi, dostawy lub roboty budowlane.

Zamówienia publiczne są sformalizowane – zarówno zamawiający, jak i wykonawca muszą działać w określony sposób i spełniać określone wymagania. Ramowe zasady i wymogi są zdefiniowane w przepisach, przede wszystkim w Prawie zamówień publicznych.

Istnieją też przypadki, w których przepisy Prawa zamówień publicznych mogą być wyłączone całkowicie lub częściowo ze stosowania. Wyłączenia częściowe, ze względu na przedmiot zamówienia, dotyczą na przykład zamówień związanych z obronnością.

W przypadku tak zwanych usług społecznych: zdrowotnych, edukacyjnych, świadczeń społecznych, religijnych, komunalnych, zamawiający może stosować uproszczoną procedurę przetargową, jeśli wartość usług nie sięga kwoty:

  • 750 tys. euro
  • 1 mln euro w przypadku zamówień udzielanych przez zamawiających działających w sektorze energetycznym, wodnym, transportu i usług pocztowych.

W procedurze uproszczonej zamawiający może samodzielnie ustalić i opisać procedury udzielenia zamówienia. Musi jednak pamiętać, aby wybór wykonawcy odbył się w sposób przejrzysty, obiektywny i niedyskryminujący. Prawo zamówień publicznych nakłada na zamawiających jedynie pewne obowiązki związane z umieszczaniem ogłoszeń o zamówieniu oraz ogłoszeń o udzieleniu bądź nieudzieleniu zamówienia.

Zasady zamówień publicznych

Najważniejszym aktem prawnym regulującym kwestie zamówień publicznych jest ustawa Prawo zamówień publicznych wraz z aktami wykonawczymi, regulującymi kwestie, takie jak: wzory ogłoszeń o zamówieniach, ustalanie średniego kursu złotego, ustalaniu progów kwotowych zamówień publicznych.

Prawo zamówień publicznych określa – między innymi – zasady i tryb udzielania zamówień publicznych, środki ochrony prawnej oraz zasady kontroli udzielania zamówień publicznych.

Pamiętaj jednak, że zamówienia publiczne regulują także inne akty prawne, w tym dotyczące gospodarowania środkami publicznymi, kwestii zawierania umów, postępowania administracyjnego, nieuczciwej konkurencji.

Prawo zamówień publicznych odwołuje się między innymi do:

  • Kodeksu cywilnego
  • ustawy o finansach publicznych
  • ustawy o informowaniu o cenach towarów i usług
  • ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji
  • Kodeksu postępowania administracyjnego
  • Kodeksu postępowania cywilnego
  • Prawa budowlanego
  • Kodeksu spółek handlowych
  • ustawy o terminach zapłaty w transakcjach handlowych
  • ustawy o dostępie do informacji publicznej.

Zamówienia sektora publicznego opierają się na kilku fundamentalnych zasadach. Wśród nich są między innymi:

  • zasada uczciwej konkurencji – postępowania powinny być przeprowadzane w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji
  • zasada równości – wszystkie podmioty ubiegające się o zamówienie powinny być traktowane na równych zasadach
  • zasada bezstronności i obiektywizmu – zakazuje uczestniczenia w postępowaniu osób związanych z wykonawcą
  • zasada jawności – oznacza, że informacje i dokumenty z postępowania powinny być powszechnie dostępne
  • zasada prymatu trybów przetargowych – przetargi nieograniczony i ograniczony mają pierwszeństwo w procedurach dotyczących zamówień.

Stosowanie tych zasad oznacza, że wykonawcy przysługują określone prawa, na przykład możesz składać odwołania, domagać się wyjaśnień w związku z opisem przedmiotu zamówienia. Musisz również spełniać wiele warunków, na przykład możesz zostać wykluczony z postępowania, jeśli nie płacisz w terminie składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych albo podatków.

Na stronie Urzędu Zamówień Publicznych jest dostępne repozytorium wiedzy dotyczącej zamówień publicznych, w tym: materiały szczegółowo opisujące poszczególne zagadnienia związane z przetargami, takie jak: przepisy, interpretacje, orzecznictwo, dobre praktyki, wzorcowe dokumenty.

Kto musi stosować prawo zamówień publicznych

Strony uczestniczące w zamówieniu to: zamawiający i wykonawca. Mogą nimi być osoby fizyczne, osoby prawne (na przykład spółki akcyjne, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, fundacje), jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej (na przykład spółki osobowe).

Do stosowania przepisów dotyczących zamówień publicznych jako zamawiający zobowiązane są między innymi:

  • jednostki sektora finansów publicznych: organy władzy publicznej, samorządy, sądy, zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie, administracja
  • podmioty prawa publicznego: przedsiębiorstwa publiczne, których głównym celem jest bieżące i nieprzerwane zaspokajanie potrzeb ludności
  • podmioty udzielające zamówienia o dużej wartości na roboty budowlane lub usługi z nim związane, finansowane z ponad 50% udziałem środków publicznych
  • zamawiający sektorowi: świadczą podobne usługi do przedsiębiorstw publicznych, ale nie są niezależne od państwa.

Progi zamówień publicznych

Przepisy Prawa zamówień publicznych dotyczą zamówień i konkursów, których wartość nie przekracza równowartości 30 000 euro (bez podatku VAT).

Przy zamówieniach poniżej 30 000 euro podmioty zamawiające są zobowiązane do przestrzegania – między innymi – ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych i ustawy o finansach publicznych. W praktyce instytucje, które realizują zamówienia publiczne poniżej progów wynikających z Prawa zamówień publicznych, działają według wewnętrznych regulaminów. Wzór takiego regulaminu jest dostępny na stronie Urzędu Zamówień Publicznych.

Jeśli chodzi o wartość zamówień, ważne są również progi unijne. Zamówienia powyżej tych progów są objęte bardziej rygorystycznymi obowiązkami w zakresie procedur czy publikacji ogłoszeń o zamówieniu. Obecnie obowiązują następujące progi zamówień unijnych:

  • Roboty budowlane: 5 350 000 euro – niezależnie od rodzaju zamawiającego i charakteru zamówienia
  • Dostawy i usługi
    • 139 000 euro – próg podstawowy (dla jednostek sektora publicznego, na przykład z sektora rządowego)
    • 214 000 euro – próg dotyczy między innymi: jednostek samorządu terytorialnego, uczelni publicznych, państwowych instytucji kultury, jednostek sektora finansów publicznych, dla której organem założycielskim lub nadzorującym jest jednostka samorządu terytorialnego, jednostek spoza sektora finansów publicznych
    • 428 000 euro – obowiązuje w przypadku udzielania zamówień sektorowych oraz zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa.
  • Usługi społeczne
    • 750 000 euro – w przypadku zamówień innych niż zamówienia sektorowe lub zamówienia w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa
    • 1 000 000 euro – w przypadku zamówień sektorowych.

Tryby zamówień publicznych

Ze względu na formę udzielania zamówienia publicznego wyróżnia się kilka trybów. Każdy z nich może być stosowany w ściśle określonych okolicznościach i w zdefiniowany sposób:

  • przetarg nieograniczony – w odpowiedzi na publiczne ogłoszenie o zamówieniu oferty mogą składać wszyscy zainteresowani wykonawcy
  • przetarg ograniczony – w odpowiedzi na publiczne ogłoszenie o zamówieniu wykonawcy składają wnioski o dopuszczenie do udziału w przetargu, a oferty mogą składać wykonawcy zaproszeni do składania ofert
  • negocjacje z ogłoszeniem – po publicznym ogłoszeniu o zamówieniu zamawiający zaprasza wykonawców dopuszczonych do udziału w postępowaniu do składania ofert wstępnych, prowadzi z nimi negocjacje, a następnie zaprasza ich do składania ofert. Tryb ten można zastosować między innymi w sytuacji, gdy w postępowaniu prowadzonym uprzednio w trybie przetargu nieograniczonego lub przetargu ograniczonego wszystkie oferty zostały odrzucone, a pierwotne warunki zamówienia nie zostały w istotny sposób zmienione, albo w sytuacji, gdy roboty budowlane, dostawy lub usługi obejmują rozwiązania projektowe lub innowacyjne. Jest także stosowany, gdy zamówienie ma wartość poniżej progów unijnych
  • dialog konkurencyjny – po publicznym ogłoszeniu o zamówieniu zamawiający prowadzi dialog z wybranymi przez siebie wykonawcami, a następnie zaprasza ich do składania ofert. Przesłanki zastosowania dialogu konkurencyjnego są takie same jak w negocjacjach z ogłoszeniem
  • negocjacje bez ogłoszenia – zamawiający negocjuje warunki umowy w sprawie zamówienia publicznego z wybranymi przez siebie wykonawcami, a następnie zaprasza ich do składania ofert. Może być zastosowany w sytuacji, gdy na przykład w postępowaniu prowadzonym wcześniej w trybie przetargu nieograniczonego albo ograniczonego nie wpłynął żaden wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, nie zostały złożone żadne oferty, wszystkie oferty zostały odrzucone z uwagi na niezgodność z treścią specyfikacji lub wszyscy wykonawcy zostali wykluczeni (pierwotne warunki udziału nie mogą zostać w istotny sposób zmienione). Negocjacje są także możliwe, gdy na przykład wcześniej został ogłoszony konkurs, nagrodą w nim było zaproszenie do negocjacji bez ogłoszenia co najmniej dwóch autorów wybranych prac konkursowych
  • namówienie z wolnej ręki – zamawiający udziela zamówienia po negocjacjach tylko z jednym wykonawcą. Tego typu zamówień udziela się, gdy na przykład dane usługi mogą być świadczone na rynku tylko przez jednego wykonawcę z przyczyn technicznych i nie istnieje żadne rozsądne rozwiązanie alternatywne albo przeprowadzono konkurs, w którym nagrodą było zaproszenie do negocjacji z wolnej ręki
  • zapytanie o cenę – zamawiający kieruje pytanie o cenę do wybranych przez siebie wykonawców i zaprasza ich do składania ofert. Zamówienia w tym trybie udziela się między innymi w sytuacji, gdy przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi powszechnie dostępne o ustalonych standardach jakościowych, a wartość zamówienia jest mniejsza niż progi unijne. Do składania ofert zaprasza się nie mniej niż pięciu potencjalnych wykonawców
  • partnerstwo innowacyjne – to tryb udzielenia zamówienia, w którym w odpowiedzi na publiczne ogłoszenie o zamówieniu zamawiający zaprasza wykonawców dopuszczonych do udziału w postępowaniu do składania ofert wstępnych, prowadzi z nimi negocjacje, a następnie zaprasza do składania ofert na opracowanie innowacyjnego produktu, usług lub robót budowlanych niedostępnych na rynku oraz sprzedaż tych produktów, usług lub robót budowlanych
  • licytacja elektroniczna – za pomocą formularza umieszczonego na stronie internetowej, umożliwiającego wprowadzenie niezbędnych danych w trybie bezpośredniego połączenia z tą stroną wykonawcy składają kolejne korzystniejsze oferty (postąpienia), podlegające automatycznej klasyfikacji. Tryb stosowany przy zamówieniach, których wartość jest niższa niż progi UE.

Warunki uczestnictwa w przetargu publicznym

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy dają gwarancję należytej realizacji umowy w sprawie zamówienia publicznego. Taką gwarancją mogą być odpowiednie kwalifikacje, zdolności techniczne (potwierdzone odpowiednimi dokumentami) czy też dobra sytuacja ekonomiczna.

Dlatego zamawiający szczegółowo określa warunki udziału w każdym postępowaniu, zarówno odnoszące się do samego wykonawcy, jak i przedmiotu zamówienia. Te warunki opisane są najczęściej w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ) – to jeden z kluczowych dokumentów dla starających się o kontrakt publiczny.

Pamiętaj! Wykonawcy mogą występować wspólnie, tworząc konsorcja. Jest to szczególnie przydatne w sytuacji, gdy firma nie dysponuje odpowiednim doświadczeniem do realizacji jakiegoś obszaru zlecenia, ale jej partner je posiada.

Z przetargu mogą być wykluczeni przedsiębiorcy, którzy – na przykład – mają zaległości w ZUS albo podatkach, zostali skazani za przestępstwa skarbowe albo nie wykonali należycie wcześniejszego zamówienia z przyczyn leżących po ich stronie. Wskazane tu sytuacje są przesłankami wykluczenia, które podlegają tak zwanemu self-cleaningowi. Oznacza to, że wykonawcy, którzy spełniają przesłanki wykluczenia, mogą wykazać, że pomimo tego są wykonawcami rzetelnymi i w konsekwencji nie zostaną wykluczeni z postępowania.

Co więcej, nienależyte wykonanie wcześniejszego zamówienia oraz naruszenie obowiązków dotyczących płatności podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne (o ile nie zostało to stwierdzone w prawomocnym wyroku sądowym lub ostatecznej decyzji administracyjnej) są fakultatywnymi przesłankami wykluczenia – nie będą obowiązywały w każdym postępowaniu, a tylko w tym, w którym zostaną wprost określone w dokumentach postępowania.

W konsekwencji nie zawsze wypełnienie przez wykonawców przesłanki wykluczenia będzie się wiązało z wykluczeniem z postępowania.

Przed przystąpieniem do przetargu wykonawca składa oświadczenie wstępne, w którym potwierdza, że nie podlega wykluczeniu, spełnia warunki udziału w postępowaniu oraz ewentualnie kryteria selekcji. Dokumenty, które potwierdzają fakty z oświadczenia, składane są na późniejszym etapie postępowania, na przykład kiedy oferta wykonawcy zostanie najwyżej oceniona.

Gdzie szukać ogłoszeń o zamówieniach publicznych

Co do zasady informacja o zamówieniach publicznych musi być publicznie dostępna. Miejsce publikacji zależy – między innymi – od jego wartości albo trybu postępowania.

Ogłoszenia mogą być:

  • wywieszone na tablicy ogłoszeń umieszczonej w widocznym miejscu w siedzibie zamawiającego
  • na stronie internetowej zamawiającego
  • w Biuletynie Zamówień Publicznych
  • w Dzienniku Urzędowym UE.

Biuletyn Zamówień Publicznych

Jest to miejsce, gdzie obowiązkowo znajdą się ogłoszenia o wartości powyżej 30 tys. euro, ale poniżej progów unijnych, które wymagają publikacji w Dzienniku Urzędowym UE.

Korzystając z wyszukiwarki, możesz odszukać zamówienia z interesującego cię okresu, dla określonego przedmiotu zamówienia, miasta czy też konkretnej instytucji.

Ogłoszenia o zamówieniach znajdziesz także w Biuletynach Informacji Publicznych poszczególnych instytucji. Jeśli nie znasz adresu strony internetowej interesującej cię instytucji, możesz skorzystać z wyszukiwarki na stronie BIP.

Dziennik Urzędowy UE

Kolejna ważna baza ogłoszeń o zamówieniach publicznych to Dziennik Urzędowy UE. Znajdziesz tam informacje o zamówieniach o dużej wartości, przekraczających progi UE.

Licytacje elektroniczne

Ogłoszenia o zamówieniach publicznych prowadzonych w trybie licytacji elektronicznej powinny znajdować się na stronie zamawiającego, stronie, gdzie będzie prowadzona licytacja, a także w Biuletynie Zamówień Publicznych.

Baza konkurencyjności – ogłoszenia dotyczące projektów UE

Podmioty, które realizują projekty finansowane z funduszy UE, zlecają część zadań podwykonawcom. Dotyczy to zarówno podmiotów prywatnych, jak i publicznych. Część z nich nie musi stosować Prawa zamówień publicznych. Większość takich ogłoszeń (obowiązkowo powyżej 20 tys. netto) znajduje się w Bazie konkurencyjności. Korzystając z wyszukiwarki, możesz w niej odnaleźć ogłoszenia w podziale na region, rodzaj i przedmiot zamówienia.

Źródłem informacji o zamówieniach mogą być także portale komercyjnie, które publikują ogłoszenia dostępne w źródłach oficjalnych i oferują – odpłatnie - usługę przesyłania ogłoszeń dotyczących branż, lokalizacji interesujących odbiorcę.

Jak przygotować ofertę

Analiza SIWZ

Pierwszym krokiem przed podjęciem decyzji o starcie w przetargu powinna być analiza treści ogłoszenia oraz Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia – SIWZ – i weryfikacja, czy jest możliwe spełnienie oczekiwań zamawiającego i realizacja zamówienia.

Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia to podstawowy i jeden z najważniejszych dokumentów w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Zamawiający pokazuje w nim swoje oczekiwania w stosunku do przyszłego wykonawcy, z którym podpisze umowę. Przepisy dokładnie określają elementy SIWZ, a ich brak może być przyczyną do złożenia odwołania.

Jeśli zapisy zawarte w SIWZ są dla wykonawców niejasne, to mogą zażądać od zamawiającego dodatkowych wyjaśnień, składając formalne zapytania. Odpowiedzi powinny być dostępne dla wszystkich podmiotów zainteresowanych zamówieniem i muszą zostać udzielone w określonym terminie.

Zamawiający jest obowiązany udzielić wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż:

  • na 6 dni przed upływem terminu składania ofert
  • na 4 dni przed upływem terminu składania ofert – w przetargu ograniczonym oraz negocjacjach z ogłoszeniem, jeżeli zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia
  • na 2 dni przed upływem terminu składania ofert – jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż progi unijne.

Zamawiający będzie mieć obowiązek odpowiedzi na pytanie wykonawcy pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści SIWZ wpłynie do zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert.

W bazie wiedzy Urzędu Zamówień Publicznych znajdziesz przykłady interpretacji przepisów dotyczących kwestii związanych z SIWZ. Źródłem informacji może być także orzecznictwo Krajowej Izby Odwoławczej.

Ustalanie ceny

Istotnym etapem w procesie tworzenia oferty jest zaplanowanie budżetu – wydatków w związku z realizacją zamówienia. Pamiętaj, że trzeba uwzględnić wszystkie koszty: materiały, robociznę, ryzyko.

Na podstawie tych wyliczeń wykonawca ustala cenę, która znajdzie się w ofercie. Cena jest podawana wraz z podatkiem VAT. Dobrym odnośnikiem mogą być inne przetargi na podobne dostawy czy usługi – warto sprawdzić, jakie były ceny w innych postępowaniach.

Twoja cena nie może być zbyt niska, ponieważ może być uznana za „rażąco niską”. Jeżeli zaoferowana cena lub koszt, lub ich istotne części składowe wydają się rażąco niskie w stosunku do przedmiotu zamówienia i budzą wątpliwości, zamawiający może się zwrócić do wykonawcy o udzielenie stosownych wyjaśnień. W przypadku, gdy cena jest niższa o 30% od wartości zamówienia lub średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert, wezwanie wykonawcy do wyjaśnień jest obowiązkowe.

W najgorszym przypadku zamawiający – po uwzględnieniu wyjaśnień – może z tego powodu odrzucić twoją ofertę. Z rażąco niską ceną mamy do czynienia na przykład, gdy:

  • cena jest niższa niż koszt wykonania zamówienia
  • cena nie uwzględnia ryzyka
  • cena wskazuje na obniżenie kosztów wykonania zamówienia przez nierespektowanie wymogów SIWZ, wymogów prawa czy zasad sztuki zawodowej.

Nie zapomnij we wstępnym kosztorysie uwzględnić zysku, który ma osiągnąć twoja firma. Weź także pod uwagę, czy w postępowaniu nie jest przewidziane wadium.

Przygotowanie dokumentacji

Do oferty, w której proponujesz realizację zamówionej usługi, roboty budowlanej lub dostarczenie towaru wraz z ceną lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, wykonawca dołącza aktualne na dzień ich składania oświadczenie, że nie podlega wykluczeniu i że spełnia warunki udziału w postępowaniu. Informacje zawarte w oświadczeniu stanowią wstępne potwierdzenie okoliczności, których ono dotyczy.

Ważne! Jeśli informacje zawarte w ofercie są tajemnicą przedsiębiorstwa, nie zapomnij zastrzec, że nie powinny być ujawniane innym osobom, i odpowiednio uzasadnić tego faktu.

W postępowaniach przekraczających progi unijne oświadczenie jest składane w formie jednolitego dokumentu zamówienia (JEDZ). Dla postępowań podprogowych ustawodawca nie przewiduje wzoru takiego dokumentu – każdy wykonawca powinien przygotować go we własnym zakresie (o ile nie został przygotowany i udostępniony przez zamawiającego). Do formularza oferty powinny zostać dołączone załączniki wymagane przez zamawiającego. Mogą to być na przykład: harmonogram, oświadczenia o zapoznaniu się z dokumentami przetargowymi i akceptacji, oświadczenia o spełnianiu warunków, wykaz specjalistów (opisy kwalifikacji poszczególnych specjalistów), informacje o doświadczeniu wykonawcy.

Szczegółowa lista dokumentów, których może żądać zamawiający, znajduje się w rozporządzeniu.

Możesz składać także kopie niektórych dokumentów, ale pamiętaj o umieszczeniu na nich oświadczenia o zgodności z oryginałem (na przykład w postaci formuły „za zgodność z oryginałem” i podpisu). Poświadczenia za zgodność z oryginałem dokonuje odpowiednio wykonawca, podmiot, na którego zdolnościach lub sytuacji polega wykonawca, wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia publicznego albo podwykonawca, w zakresie dokumentów, które każdego z nich dotyczą. Poświadczać dokumenty może osoba umocowana (przedstawiciel wykonawcy zgodnie z reprezentacją, ale także pełnomocnik – chyba że pełnomocnictwo tego nie obejmuje). Poświadczać można kopie zaświadczeń z ZUS, urzędu skarbowego, Krajowego Rejestru Karnego, ale też referencje.

Uwaga! Nie poświadcza się dokumentów, które – zgodnie ze wskazaniem w SIWZ – powinny być złożone w oryginale. Z mocy prawa w oryginale musi być złożone pełnomocnictwo, oferta, wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczenie o spełnianiu warunków udziału i niepodleganiu wykluczeniu (na przykład JEDZ).

Przed przygotowaniem oferty sprawdź wymogi formalne określone przez zamawiającego. Mogą one dotyczyć formy (zamawiający może żądać oferty według przygotowanego wzoru), liczby egzemplarzy, podpisów, wymaganych załączników, uprzedniej wpłaty wadium, miejsca złożenia ofert.

Niektóre dokumenty przydatne przy przetargu, które możesz uzyskać za pomocą biznes.gov.pl:

Wadium

Biorąc udział w przetargu nieograniczonym, powinieneś zabezpieczyć odpowiednie środki na wadium. Wadium jest obowiązkowe w zamówieniach powyżej progów unijnych, ale zamawiający może go zażądać także w przypadku zamówień o mniejszej wartości. Kwota wadium nie może być większa niż 3% wartości zamówienia.

Wadium wnosi się przed upływem terminu składania ofert. Powinno zabezpieczać ofertę przez cały okres związania nią przez wykonawcę.

Wadium zostanie zwrócone na twój wniosek, jeśli wycofasz ofertę przed terminem, a także niezwłocznie po wyborze oferty lub wtedy, gdy postępowanie zostanie unieważnione. Jeśli to twoja oferta zostanie wybrana, zwrot wadium otrzymasz niezwłocznie po zawarciu umowy i wniesieniu zabezpieczenia należytego wykonania umowy. W tym wypadku zwrot to obowiązek zamawiającego – nie musisz wykonywać dodatkowych działań.

Są jednak sytuacje, gdy wadium zostaje zatrzymane. Będzie tak na przykład, gdy twoja oferta została wybrana, ale odmówisz podpisania umowy lub nie wniesiesz wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

Zamawiający zatrzyma wadium także w przypadku, gdy nie uzupełnisz na wezwanie dokumentów, oświadczeń czy pełnomocnictw. Ten przepis ma na celu wyeliminowanie sytuacji, gdy podmioty startujące w przetargu porozumiewają się i te, które oferują niższe ceny, nie wygrywają, bo celowo nie dostarczają wymaganych dokumentów.

Wadium może być wnoszone w jednej lub kilku formach:

  • gotówki
  • pieniężnych poręczeniach bankowych lub pieniężnych poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, z tym że poręczenie kasy jest zawsze poręczeniem pieniężnym
  • gwarancjach bankowych
  • gwarancjach ubezpieczeniowych
  • poręczeniach udzielanych przez:
    • przedsiębiorców
    • podmioty działające na rzecz rozwoju gospodarczego
    • podmioty działające na rzecz zatrudnienia lub rozwoju zasobów ludzkich.

Jak złożyć ofertę

W postępowaniach o wartości równej bądź przekraczającej progi unijne ofertę i dokumenty składa się w formie elektronicznej.

W postępowaniach poniżej progów unijnych dokumenty składa się w formie papierowej albo – jeśli zamawiający wyrazi zgodę – w formie elektronicznej.

Od 1 stycznia 2021 roku we wszystkich postępowaniach będzie stosowana wyłącznie forma elektroniczna.

Urząd zamówień publicznych (UZP) uruchomił miniPortal – ogólnodostępne, uniwersalne, proste w obsłudze narzędzie, które umożliwia bezpieczne, bezpłatne przeprowadzenie w formie elektronicznej postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz bezpłatną komunikację między zamawiającym a wykonawcą. Na stronie UZP znajdują się szczegółowe instrukcje korzystania z miniPortalu.

Pamiętaj! Oferta może być złożona za pośrednictwem pełnomocnika.

Jeśli wysyłasz ofertę w wersji papierowej, pamiętaj, aby odpowiednio przygotować kopertę (tak, aby uniemożliwić jej otwarcie przed terminem). Na kopercie powinny znaleźć się adresy zamawiającego i wykonawcy, tytuł zamówienia oraz adnotacja „Nie otwierać przed…” (termin otwarcia ofert podany przez zamawiającego).

Ofertę składasz w terminie i miejscu określonym przez zamawiającego. Zwróć uwagę na formę dostarczenia oferty (w szczególności, czy zamawiający przyjmuje oferty pocztą) oraz miejsce (czasem jest to konkretny pokój).

Ważne! Terminy składania ofert są ogłaszane precyzyjnie, co do minuty – jeśli spóźnisz się ze złożeniem dokumentów, twoja oferta nie będzie brana pod uwagę i zostanie ci zwrócona. W przypadku postępowań powyżej progów unijnych otrzymasz ją po upływie terminu do wniesienia odwołania.

Po upływie terminu do ich składania, w tym samym dniu, następuje otwarcie ofert.

W przypadku części trybów bezpośrednio przed otwarciem ofert zamawiający podaje kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Podczas otwarcia ofert podaje się nazwy wykonawców, którzy przesłali oferty oraz:

  • adresy wykonawców
  • informacje dotyczące:
    • ceny i terminu wykonania zamówienia
    • okresu gwarancji
    • warunków płatności zawartych w ofertach.

Informacje te zamawiający zamieszcza następnie na swojej stronie internetowej. Nie dotyczy to na przykład licytacji elektronicznej.

Jak złożyć odwołanie

Niekorzystne rozstrzygnięcie przetargu przez zamawiającego niekoniecznie oznacza utratę zamówienia publicznego.

Wykonawca niezgadzający się z wyborem oferty najkorzystniejszej może wykorzystać środki ochrony prawnej przewidziane w ustawie Prawo zamówień publicznych. Środkiem takim jest odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej od rozstrzygnięcia zamawiającego.

W odwołaniu możesz odnieść się od treści SIWZ. Ważne jest, aby dopilnować złożenia odwołania w odpowiednim terminie. Terminy różnią się w zależności od tego, od czego chcesz się odwołać, w jaki sposób zostało opublikowane ogłoszenie albo decyzja i zostały dokładnie opisane w art. 182 Prawa zamówień publicznych.

Zamówienia publiczne w Unii Europejskiej

Wszystkie przedsiębiorstwa zarejestrowane w UE mają prawo ubiegać się o zamówienia publiczne ogłaszane w innych krajach Unii.

W odniesieniu do przetargów powyżej progów unijnych, UE wprowadziła minimalne, ujednolicone zasady, które zapewniają równe warunki działania firmom w całej Europie. Zasady te są odzwierciedlane w prawodawstwie poszczególnych krajów. Państwa UE mają też odrębne regulacje dotyczące zamówień poniżej progów UE.

W przypadku zamówień w innych krajach UE obowiązują podobne zasady, jak w zamówieniach polskich instytucji, czyli oferty są oceniane po upływie odpowiedniego terminu, uczestnikowi przysługuje prawo do informacji o przyjęciu i odrzuceniu oferty (w tym przypadku z wyjaśnieniem powodów).

Przepisy gwarantują także poufność danych i informacji.

Jednolity Elektroniczny Dokument Zamówienia

Jednolity europejski dokument zamówienia (ESPD) jest obowiązkowy w przetargach UE. Umożliwia złożenie w formie „oświadczenia wstępnego” informacji dotyczących sytuacji finansowej przedsiębiorstwa, umiejętności i predyspozycji do udziału w procedurze udzielania zamówień publicznych. Chodzi tu na przykład o informacje, że firma odprowadza podatki, ma wystarczające możliwości finansowe, a osoby, które nią zarządzają, nie były karane.

Pełny zestaw dokumentów (w miejsce oświadczenia) muszą dostarczyć dopiero te firmy, które wygrają przetarg.

E-Certis

Jeśli chcesz sprawdzić, jakie zaświadczenia są wymagane w ramach procedur udzielania zamówień publicznych w UE, możesz skorzystać z systemu e-Certis.

E-certis to system informacyjny umożliwiający identyfikację różnych certyfikatów i zaświadczeń wymaganych najczęściej w postępowaniach o udzielenie zamówienia w 28 państwach członkowskich, jednym z krajów kandydujących (Turcja) oraz trzech krajach należących do EOG (Islandia, Liechtenstein i Norwegia).

Ogłoszenia o zamówieniach unijnych

W przypadku zamówień publicznych, których wartość przekracza progi UE i które są objęte przepisami UE, istnieje obowiązek publikowania ogłoszeń o zamówieniu lub ogłoszeń o konkursie. Można je opublikować na poziomie krajowym, ale trzeba jest też obowiązkowo przesyłać do Urzędu Publikacji Unii Europejskiej.

Informacje na temat przetargów w UE publikowane są w bazie Tenders Electronic Daily (TED).

Ogłoszenia znajdziesz także na portalu Systemu Informacyjnego Zamówień Publicznych (SIMAP).

Informacje o przepisach w poszczególnych krajach

Jeśli chcesz ubiegać się o zamówienie publiczne w którymś z krajów Unii Europejskiej, pamiętaj, że przepisy unijne określają ogólne zasady dla postępowań powyżej progów. Szczegółowe przepisy dla wykonawców (w tym wymogi) mogą różnić się w poszczególnych krajach.

Informacje na temat rynku zamówień publicznych w krajach UE znajdziesz między innymi na stronach Wydziałów Promocji Handlu i Inwestycji (wybierz odpowiedni kraj w wyszukiwarce na Portalu Promocji Eksportu).

Czy ta strona była przydatna?