Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy

Urzędowe zaświadczenia przydatne przy prowadzeniu firmy

Jeśli prowadzisz firmę, możesz potrzebować urzędowego potwierdzenia informacji dotyczących twojej działalności. Najczęściej firmy chcą otrzymać zaświadczenie z CEIDG lub KRS, zaświadczenie o niezaleganiu z podatkami, ze składkami do ZUS lub KRUS, zaświadczenie VAT albo zaświadczenie z Krajowego Rejestru Karnego. Przeczytaj, jak je uzyskać.

Wydruki z rejestrów jako zaświadczenie

Najważniejsze zaświadczenia dotyczące firmy załatwisz online.

Elektronicznie uzyskasz potwierdzenie wpisu do CEIDG, uproszczony wyciąg z KRS, zaświadczenia o niezaleganiu w ZUS albo z podatkami. Pamiętaj, że niektóre wydruki dokumentów online są traktowane jak dokument urzędowy. To oznacza, że możesz taki dokument wydrukować i nie musisz już go dodatkowo poświadczać.

Takimi dokumentami są przede wszystkim wydruki z CEIDG, KRS oraz zaświadczenia uzyskane online o niezaleganiu w ZUS.

Jeśli masz wątpliwości, upewnij się, czy instytucja, do której składasz dokumenty, będzie honorować wydruki z systemów informatycznych.

Ważne! Urzędy nie powinny domagać się od ciebie informacji, które są im znane, mają je w swoich rejestrach albo które mogą uzyskać, kontaktując się z innymi urzędami. Jeśli mimo to organ administracji publicznej zażąda od ciebie zaświadczenia albo oświadczenia na potwierdzenie faktów lub stanu prawnego, ma obowiązek wskazać konkretny przepis prawa, który takiego potwierdzenia wymaga.

Jeśli zwracasz się do organu o wydanie zaświadczenie w formie papierowej, organ ma na to 7 dni od chwili złożenia przez ciebie wniosku. O niemożliwości wydania zaświadczenia w tym terminie powinieneś zostać powiadomiony.

Zaświadczenie o wpisie do CEIDG

Zaświadczenia o wpisie twojej firmy do rejestru mogą być wymagane przede wszystkim przez banki, na przykład wtedy, gdy starasz się o kredyt dla firmy, a czasami również gdy zakładasz konto firmowe.

Zaświadczeniem o wpisie w CEIDG jest:

  • wydruk ze strony internetowej CEIDG: odszukaj swój wpis w bazie przedsiębiorców CEIDG i kliknij ikonę lupy z prawej strony w celu wyświetlenia szczegółów wybranego wpisu. Na stronie z informacjami o firmie kliknij przycisk na dole strony: „Drukuj / Pobierz PDF”.
  • wydruk z Konta przedsiębiorcy na stronie Biznes.gov.pl: wejdź do zakładki „Moja firma” – tam znajdziesz opcję „Pobierz zaświadczenie”.

Pamiętaj! Jeżeli chcesz wydrukować potwierdzenie wpisu, to do Konta przedsiębiorcy musisz się zalogować Profilem Zaufanym.

Wydruk pochodzący ze strony internetowej CEIDG lub z Konta przedsiębiorcy jest dokumentem, którym możesz posługiwać się w kontaktach z innymi przedsiębiorcami – nie wymaga podpisu ani pieczęci.

Zaświadczenie jest bezpłatne.

Zaświadczenie o wpisie w CEIDG w obrocie zagranicznym

Jeśli twój zagraniczny partner potrzebuje potwierdzenia, że jesteś wpisany do rejestru przedsiębiorców, powinieneś zwrócić się do Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii o poświadczenie wydruku wpisu ze strony internetowej CEIDG.

Żeby otrzymać takie potwierdzenie wyślij imię i nazwisko oraz numer NIP przedsiębiorcy, dla którego chcesz otrzymać potwierdzony wydruk wpisu, na adres: sekretariatDGE@mrpit.gov.pl.

Jeżeli potwierdzony wydruk ma być przeznaczony do obrotu prawnego w państwie, które jest stroną konwencji haskiej z 1961 roku o zniesieniu wymogu legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, do dokumentu może być potrzebne poświadczenie przez klauzulę apostille, wydane przez Ministra Spraw Zagranicznych.

Klauzula apostille to czynność urzędowa, która potwierdza autentyczność konkretnego dokumentu. Mając dokument urzędowy z klauzulą apostille, możesz się nim posługiwać w innych państwach – będzie w nich traktowany jak dokument oficjalny. Klauzula apostille poświadcza: autentyczność podpisu na dokumencie, charakter, w jakim działa osoba sygnująca dokument, tożsamość pieczęci lub stempla, którym jest opatrzony dokument.

Sprawdź aktualny wykaz państw stron Konwencji haskiej z 1961 roku.

Możesz złożyć wniosek o nadanie klauzuli apostille osobiście podczas wizyty w Referacie ds. Legalizacji MSZ. Jeżeli osoba trzecia, która nie widnieje we wniosku jako wnioskodawca, składa wniosek albo odbiera uwierzytelnione dokumenty, wymagane jest pisemne upoważnienie.

Dokumenty, na których ma zostać nadana klauzula apostille, mogą zostać wysłane pocztą do Referatu ds. Legalizacji również z zagranicy. Adres korespondencyjny urzędu:

Referat ds. Legalizacji
Ministerstwo Spraw Zagranicznych
al. Szucha 21, 00-580 Warszawa

Opłata za wydanie apostille wynosi 60 zł za każdy poświadczany dokument.

Przeczytaj, jak uzyskać poświadczenie klauzulą apostille Ministerstwa Spraw Zagranicznych.

Zaświadczenie o wpisie do Krajowego Rejestru Sądowego

Jeśli potrzebujesz zaświadczenia o wpisie do rejestru KRS, możesz je wydrukować w każdej chwili, korzystając z wyszukiwarki na stronie eMS.

Po wpisaniu numeru KRS wyświetli się strona z podstawowymi danymi firmy. Na dole strony kliknij przycisk „Pobierz wydruk”. Wydruk ten jest zaświadczeniem o wpisie do KRS.

Ważne! Wydruk pochodzący ze strony internetowej KRS (eMS) jest dokumentem, którym możesz posługiwać się w kontaktach z innymi przedsiębiorcami, nie wymaga podpisu ani pieczęci. Nie wymaga też poświadczenia za zgodność z oryginałem. Pamiętaj jednak, że na wydruku z KRS muszą być widoczne informacje na temat strony internetowej oraz identyfikator wydruku.

Zaświadczenie jest bezpłatne.

Zaświadczenie NIP

Zaświadczenie o nadaniu NIP może być potrzebne, gdy twoja firma bierze udział w przetargu lub gdy stara się o kredyt. O zaświadczenie o nadaniu NIP może poprosić cię również kontrahent, aby sprawdzić, czy NIP którym się posługujesz, został przypisany tobie (lub twojej firmie).

Wniosek o wydanie zaświadczenia o nadaniu NIP składasz w urzędzie skarbowym, właściwym dla twojego miejsca zamieszkania lub dla siedziby firmy. Jeśli osiągasz co najmniej 3 mln zł netto przychodu, to zaświadczenie otrzymasz w jednym z wyspecjalizowanych urzędów skarbowych o zasięgu wojewódzkim, a w przypadku przychodów netto powyżej 50 mln euro – w I Mazowieckim Urzędzie Skarbowym w Warszawie.

Zaświadczenie o nadaniu NIP możesz uzyskać również elektronicznie.

Wniosek o wydanie zaświadczenia o nadaniu NIP podlega opłacie 21 zł.

Przeczytaj, jak otrzymać zaświadczenie o nadaniu numeru NIP.

Zaświadczenia o niezaleganiu z podatkami

Jednym z najczęściej wykorzystywanych zaświadczeń przy prowadzeniu firmy są dokumenty potwierdzające, że nie zalegasz z podatkami. Mogą ich żądać na przykład banki, gdy starasz się o kredyt lub leasing dla firmy.

Zaświadczenia możesz w prosty i szybki sposób uzyskać elektronicznie.

Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach i opłatach

Jeśli chcesz uzyskać zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach dochodowych: PIT lub CIT, w podatku od towarów i usług VAT lub w akcyzie albo stwierdzające zaległość podatkową, musisz złożyć na piśmie wniosek do urzędu skarbowego właściwego dla twojego miejsca zamieszkania lub siedziby, lub elektronicznie.

Jeśli potrzebujesz zaświadczenia dotyczącego podatków i opłat, które regulujesz w urzędzie innym niż urząd skarbowy, to w przypadku:

  • podatku od nieruchomości lub od środków transportowych – wniosek złóż do urzędu miasta lub gminy właściwego dla adresu nieruchomości, której dotyczy zaświadczenie
  • opłaty za korzystanie ze środowiska – wniosek złóż do urzędu marszałkowskiego, właściwego dla twojego miejsca zamieszkania lub siedziby.

Za jeden egzemplarz takiego zaświadczenia zapłacisz 21 zł.

Przeczytaj, jak uzyskać zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzające stan zaległości.

Zaświadczenie potwierdzające status podatnika VAT

Jeśli chcesz sprawdzić status swój albo swojego kontrahenta jako podatnika VAT, możesz skorzystać z Wykazu podatników VAT, czyli Wykazu podmiotów niezarejestrowanych, wykreślonych lub przywróconych do rejestru jako podatnicy VAT. Wykaz zawiera pełne informacje o podmiocie, czyli na przykład wykreślenie i przywrócenie do rejestru.

Jeśli chcesz potwierdzić/sprawdzić numer VAT UE, skorzystaj z wyszukiwarki na stronach Komisji Europejskiej.

Jeśli chcesz uzyskać zaświadczenie potwierdzające status podatnika VAT w wersji papierowej, powinieneś złożyć wniosek do urzędu skarbowego. Wniosek ten składa się do urzędu skarbowego właściwego dla podmiotu, którego status ma być potwierdzony. Za wydanie takiego zaświadczenia zapłacisz 21 zł.

Przeczytaj, jak uzyskać zaświadczenie potwierdzające, że ty lub twój kontrahent jesteście płatnikami VAT.

Zaświadczenia o niezaleganiu ze składkami na ubezpieczenia społeczne

Zaświadczenie o niezaleganiu z ZUS

Każdy przedsiębiorca zgłoszony do ZUS jako płatnik składek na ubezpieczenia społeczne figuruje w Kompleksowym Systemie Informatycznym ZUS – KSI ZUS. Jeżeli będąc płatnikiem składek, potrzebujesz zaświadczenia, że nie masz zaległości w ich opłacaniu, możesz je uzyskać:

  • w oddziale ZUS
  • przez portal PUE ZUS
  • elektronicznie, na portalu Biznes.gov.pl – wiosek elektroniczny podpiszesz Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym.

Zaświadczenie jest bezpłatne.

Przeczytaj, jak uzyskać zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek ZUS.

Zaświadczenie o niezaleganiu z KRUS

Jeśli jesteś ubezpieczony w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i potrzebujesz zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek, możesz:

Zaświadczenie jest bezpłatne.

Zaświadczenie z Krajowego Rejestru Karnego

Możesz potrzebować zaświadczenia o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego (KRK):

  • żeby przystąpić do przetargu
  • gdy z przepisów wynika wymóg niekaralności członków organów spółki, na przykład przy uzyskaniu koncesji
  • gdy chcesz pracować na stanowisku, na którym ustawa wymaga niekaralności
  • gdy chcesz zatrudnić pracownika, wobec którego istnieje ustawowy wymóg niekaralności.

Każda osoba fizyczna i każdy podmiot zbiorowy ma prawo uzyskać informację, czy w Krajowym Rejestrze Karnym zgromadzono dane na jego temat. Wniosek o zaświadczenie możesz złożyć w urzędzie, pocztą lub elektronicznie, na platformie: e-Platforma Krajowy Rejestr Karny.

Aby wystąpić o zaświadczenie do KRK drogą elektroniczną, musisz mieć podpis elektroniczny, Profil Zaufany albo podpis osobisty.

Za zaświadczenie zapłacisz:

  • 30 zł – jeżeli składasz wniosek osobiście lub listownie
  • 20 zł – jeżeli składasz wniosek za pomocą systemu e-KRK.

Przeczytaj, jak uzyskać zaświadczenie o niekaralności.

Czy ta strona była przydatna?