Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy

Adres firmy, siedziba przedsiębiorcy, miejsce prowadzenia działalności

Decyzję odnośnie wskazania siedziby prowadzonej działalności gospodarczej musisz podjąć na etapie jej zakładania, ponieważ jest to jedna z kilku informacji, jakie musisz podać podczas rejestracji.

W zależności od wyboru formy prawnej, twoja decyzja będzie miała wpływ na dalsze obowiązki:

  • w przypadku rejestracji w KRS - na przynależność miejscową do właściwego urzędu skarbowego w zakresie rozliczeń podatkowych
  • wskazany adres będzie musiał widnieć na wystawionych fakturach i rachunkach oraz w korespondencji kierowanej do Twoich kontrahentów
  • będzie również upubliczniony w rejestrze (CEIDG albo KRS).

Miejscem prowadzenia działalności jest adres (nazwa ulicy, numer budynku, mieszkania) albo nietypowe miejsce (np. pawilon nr X w przejściu podziemnym pod ulicą Y na wysokości budynku o numerze Z, albo pawilon nr X w galerii handlowej Y przy ulicy Z).

Przedsiębiorca może mieć, oprócz głównego miejsca prowadzenia działalności, również miejsca dodatkowe.

Uwaga! Jeśli zakładasz firmę jednoosobową a twoja działalność wiąże się z częstymi zmianami miejsca jej wykonywania (usługi u klienta) lub ma charakter mobilny, nie musisz we wniosku rejestracyjnym CEIDG wskazywać adresu miejsca wykonywania działalności. Jedynym wpisanym adresem może być twój adres do doręczeń (nie musi być to twój adres zamieszkania).

Stałe miejsce wykonywania działalności wskazujesz, jeśli posiadasz np. sklep.

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej (CEIDG) bardzo często główny adres siedziby firmy jest taki sam, jak adres zamieszkania przedsiębiorcy.

Ważne! Prowadząc działalność w miejscu zamieszkania możesz wyznaczyć na ten cel cały lokal lub jego część. Możesz prowadzić działalność także w części lokalu np. pokoju. Zgodnie z interpretacjami organów podatkowych, wydatki związane z utrzymaniem i eksploatacją mieszkania możesz zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów jedynie w przypadku, gdy posiadany lokal, jako całość lub wyodrębnione w tym lokalu pomieszczenie służy tylko i wyłącznie dla celów prowadzonej działalności gospodarczej i jednocześnie nie służy celom osobistym.

W sytuacji, gdy pomieszczenie jest wykorzystywane na cele prywatne, a jedynie dodatkowo używane jest w prowadzonej działalności gospodarczej, wydatki związane z posiadaniem takiego pomieszczenia mają charakter osobisty i nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Adres do doręczeń, zmiany od 30 kwietnia 2018 roku

Nowe przepisy o CEIDG wprowadziły zmiany dotyczące adresu przedsiębiorcy. Ograniczono zakres danych adresowych wpisywanych do CEIDG wyłącznie do adresu do doręczeń, a także adresu stałego miejsca wykonywania twojej działalności (o ile takie miejsce posiadasz). Jeśli twoja działalność wiąże się z częstymi zmianami miejsca jej wykonywania (usługi u klienta) lub ma charakter mobilny, nie musisz we wniosku rejestracyjnym wskazywać adresu miejsca wykonywania działalności. Jedynym wpisanym adresem może być twój adres do doręczeń (nie musi być to twój adres zamieszkania).

Zmiana adresu

Pamiętaj, że w przypadku CEIDG zmiana miejsca prowadzenia działalności jest bardzo prosta. Wystarczy dokonać odpowiednich zmian we wpisie do CEIDG. Zmiana nie podlega opłacie.

Zobacz:

O czym trzeba pamiętać, wskazując siedzibę (miejsce prowadzenia działalności)?

Jeżeli prowadzisz działalność w cudzym lokalu (np. wynajętym mieszkaniu), musisz mieć zgodę właściciela na prowadzenie działalności. Wynika to z faktu, że lokal przeznaczony na cele działalności gospodarczej jest obłożony wyższym podatkiem od nieruchomości.

Jeżeli jako siedzibę wskażesz lokal, do którego nie masz prawa, albo właściciel nie wyraził zgody na prowadzenie w nim działalności, może to być nawet podstawą do wykreślenia wpisu z rejestru. Urząd skarbowy może z kolei zakwestionować wszystkie wydatki poniesione w związku z bezprawnym użytkowaniem lokalu na potrzeby prowadzonej działalności.

Jeżeli jesteś przedsiębiorcą zarejestrowanym w CEIDG, wskazanie siedziby nie ma wpływu na właściwość urzędu skarbowego, do którego wpłacasz miesięczne zaliczki na podatek dochodowy oraz roczny PIT. Zawsze jest to urząd właściwy dla Twojego miejsca zamieszkania.

Ważne! Miejscem wykonywania działalności gospodarczej jest adres, a nie obszar. Zatem nie ma możliwości wskazania jako miejsca prowadzenia działalności: „Polska" albo „Unia Europejska" albo „cały kraj". Miejsce wykonywania działalności nie powinno być utożsamiane z faktycznym miejscem świadczenia usług, ale z miejscem, gdzie przedsiębiorca podejmuje czynności administracyjne, gromadzi dokumentację podatkową, umowy z kontrahentami i inne dokumenty. Nawet, jeżeli usługi są świadczone w siedzibie innej firmy (np. wykonawca X zobowiązuje się w umowie, że będzie świadczył usługi w siedzibie formy Y), to nie jest to siedziba przedsiębiorcy/miejsce wykonywania działalności. Przedsiębiorca może wskazać wiele adresów pod którymi prowadzi działalność gospodarczą. Wyjątkiem od podawania pełnego adresu miejsca prowadzenia działalności jest nietypowe miejsce prowadzenia działalności – np. nr stanowiska w hali targowej, przejściu podziemnym itp. 

Wskazując siedzibę, musisz pamiętać o kilku kwestiach

Nie zawsze siedziba jest tam, gdzie faktycznie wykonujesz czynności.

Jeżeli świadczysz usługi na podstawie umowy z innym przedsiębiorcą w miejscu A, to prawie na pewno miejsce A nie jest siedzibą twojej działalności (jest siedzibą działalności przedsiębiorcy, z którym zawierasz umowę).

Bardzo często formalna (wskazywana w CEIDG) siedziba przedsiębiorcy to miejsce, w którym w ogóle nie świadczy on usług, np. jego mieszkanie, mieszkanie rodziców, wirtualne biuro.

W takim przypadku siedziba to miejsce, gdzie jako przedsiębiorca dokonujesz czynności organizacyjnych, z tego miejsca zamawiasz niezbędny towar, obliczasz podatek, wypełniasz deklaracje podatkowe czy przechowujesz firmowe dokumenty, jak umowy czy faktury.

Jeśli twój pracownik zatrudniony w firmie wykonuje prace zdalnie, to miejsce, w którym ją świadczy, nie jest miejscem prowadzenia działalności. Nie ma potrzeby również zgłaszania dodatkowego miejsca prowadzenia działalności.

Nieodpłatne udostępnienie lokalu

Jeżeli członek twojej najbliższej rodziny nieodpłatnie udostępnia Ci lokal dla celów prowadzenia działalności gospodarczej, nie nakłada to na ciebie dodatkowych obowiązków. Za członka najbliższej rodziny są uważane osoby wymienione jako I i II grupa podatkowa w ustawie o podatku od spadków i darowizn. W praktyce członkami najbliższej rodziny nie są np. dalsi kuzyni oraz rodzina macochy i ojczyma.

Jeżeli otrzymujesz prawo do nieodpłatnego wykorzystywania lokalu na cele prowadzonej działalności gospodarczej od osoby niespokrewnionej, np. koleżanki – prawo podatkowe twoją oszczędność traktuje jako przychód z działalności gospodarczej. Musisz oszacować wartość takiej umowy – tzn. ile należałoby zapłacić, gdyby lokal miał być wynajęty. Ta kwota stanowi Twój przychód i podlega opodatkowaniu.

To generalna zasada podatkowa, która stanowi, że jeżeli przedsiębiorca otrzyma coś nieodpłatnie, to musi to wycenić zgodnie z wartością rynkową i uznać za przychód podlegający opodatkowaniu.

Jaki adres wskazywać na rachunku i fakturze?

Na fakturze powinien być podawany adres siedziby działalności gospodarczej podatnika zgodny z dokonanym zgłoszeniem identyfikacyjnym na formularzu VAT-R. W przypadku osób fizycznych będzie to zatem adres zamieszkania. Jeżeli jednak osoba fizyczna nie prowadzi działalności gospodarczej w miejscu zamieszkania i posiada główne miejsce prowadzenia działalności (wskazane w zgłoszeniu dla potrzeb identyfikacji podatkowej), w fakturze powinien być podawany adres tego głównego miejsca prowadzenia działalności.

Jeżeli firma zarejestrowana w CEIDG nie ma wpisanego stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej, to na fakturze wpisuje się miejsce zamieszkania przedsiębiorcy. 
Miejsce zamieszkania podatnika jest wykorzystywane przez urzędy skarbowe do celów podatkowych i decyduje o tym, który urząd skarbowy jest włściwy.

Miejsce przechowywania dokumentów

Ważnym punktem w rejestracji działalności w CEIDG jest wskazanie miejsca przechowywania dokumentów. Adres też może być inny niż adres prowadzenia działalności, czy siedziby biura rachunkowego.

Obowiązkowy tytuł prawny

Przedsiębiorca  jest  obowiązany  posiadać  tytuł  prawny  do  nieruchomości,  których  adresy  podlegają wpisowi do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Tytuł ten nie podlega dołączeniu do wniosku o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, ale powinien być przedstawiany organowi ewidencyjnemu na jego wezwanie.

Tytułem prawnym do nieruchomości może być: prawo własności (współwłasności) nieruchomości lub lokalu mieszkalnego, prawo użytkowania wieczystego gruntu wraz z prawem własności budynków, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, dzierżawa, najem lub użyczenie.  

Dokumentem potwierdzającym posiadanie tytułu prawnego może być umowa sprzedaż (w formie aktu notarialnego), wypis z księgi wieczystej, akt własności ziemi, decyzja administracyjna czy też umowa w formie pisemnej: dzierżawy, najmu lub użyczenia.

Czy ta strona była przydatna?