Spółka jawna – podstawowe informacje

Kluczowe cechy spółki jawnej

Spółka jawna jest osobową spółką handlową, która prowadzi przedsiębiorstwo pod własną firmą (nazwą spółki).

Spółka jawna nie posiada osobowości prawnej, ale ma zdolność prawną, czyli może we własnym imieniu nabywać prawa i zaciągać zobowiązania, na przykład zatrudniać pracowników, nabywać nieruchomości, być stroną umowy pożyczki.

Spółka jawna to dobre rozwiązanie dla wspólników z jednej branży, wykonujących działalność o niewielkim stopniu ryzyka, w małej albo średniej skali.

Zaletami spółki jawnej są między innymi niższe koszty funkcjonowania niż bardziej skomplikowanych form działalności (na przykład spółki z ograniczoną odpowiedzialnością), możliwość prowadzenia prostej księgowości, pod warunkiem, że przychody osiągnięte przez spółkę jawną nie będą przekraczać 2 mln euro, oraz możliwość pokrywania zobowiązań majątkiem spółki

Powstanie spółki jawnej

Wspólnikami spółki jawnej mogą być osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, na przykład spółki osobowe prawa handlowego.

Nie można zawrzeć jednoosobowej spółki jawnej, a wspólnikiem spółki jawnej nie może być spółka cywilna, która nie posiada podmiotowości prawnej.

Spółka jawna może powstać w sposób pierwotny – jako nowy podmiot i w sposób następczy – przez przekształcenie spółki cywilnej.

Zakładanie nowej spółki

Do założenia nowej spółki jawnej konieczne jest:

• zawarcie umowy spółki w formie pisemnej lub z wykorzystaniem elektronicznego wzorca udostępnionego w systemie S24
• wpis do KRS – rejestracja spółki.

Spółka jawna powstaje z chwilą rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym. Oznacza to, że dopiero od tego momentu spółka jawna rozpoczyna prowadzenie działalności gospodarczej, i może być podmiotem praw i obowiązków, na przykład może wystąpić o zezwolenie, nabyć nieruchomość.

Aby sprawdzić, czy spółka jawna została wpisana do rejestru przedsiębiorców, wyszukaj ją w eKRS.

Po rejestracji spółki jawnej w KRS pamiętaj, żeby złożyć zgłoszenie do urzędu skarbowego oraz założyć firmowy rachunek bankowy.

Spółkę jawną można zarejestrować wyłącznie elektronicznie, w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych lub na portalu S24 (tylko w przypadku spółek zawieranych na wzorcu umowy w S24).

Po rejestracji spółka zgłasza dane uzupełniające do urzędu skarbowego (formularz NIP-8).

To dane, których nie trzeba zgłaszać przy rejestracji, takie jak na przykład numery rachunków bankowych, przewidywana liczba pracowników, miejsca prowadzenia działalności oraz szczegółowe dane kontaktowe. Dane te trafiają ZUS, GUS i urzędu skarbowego. Spółka powinna je podać już po rozpoczęciu działalności – w terminie 7 dni (dane dla ZUS) lub w terminie 21 dni (dane dla GUS i urzędu skarbowego) od dnia rejestracji spółki w KRS.

Uwaga! Każdy przedsiębiorca ma swój NIP (numer identyfikacji podatkowej, którym posługuje się w kontaktach z urzędem skarbowym) i REGON (to numer w rejestrze Głównego Urzędu Statystycznego). Te numery są nadawane są automatycznie, przy rejestracji spółki w KRS. Informacja o nadaniu NIP może zostać przekazana do KRS w terminie 3 dni.

Przeczytaj:

• jak zarejestrować spółkę jawną w Krajowym Rejestrze Sądowym
• instrukcję wypełniania wniosków elektronicznych w PRS.

Przekształcenie spółki cywilnej

Do powstania spółki w sposób następczy dochodzi w wyniku przekształcenia spółki cywilnej w spółkę jawną.

Spółka cywilna może przekształcić się w spółkę jawną, jeżeli:

• wspólnicy spółki cywilnej podejmą decyzję (uchwałę) o przekształceniu
• umowa spółki cywilnej zostanie dostosowana do przepisów o umowie spółki jawnej
• wszyscy wspólnicy zgłoszą przekształcenia spółki do KRS.

Ważne! W przypadku dostosowania umowy spółki cywilnej do przepisów o spółce jawnej, nie można tego zrobić w systemie S24 i skorzystać z elektronicznego wzorca umowy spółki jawnej.

Tak powstałej spółce jawnej przysługiwać będą wszystkie prawa i obowiązki przekształconej spółki cywilnej. W praktyce oznacza to, że przekształcona spółka jawna pozostaje podmiotem zezwoleń, koncesji oraz ulg, które zostały przyznane spółce przed jej przekształceniem, chyba że z decyzji o udzieleniu zezwolenia, koncesji albo ulgi wynika coś innego.

Dodatkowo, spółka jawna powstała ze spółki cywilnej wstępuje we wszystkie prawa i obowiązki wynikające z prawa podatkowego, które posiadała spółka cywilna, na przykład numer NIP czy prawo do rozliczenia podatku VAT.

Nowo powstała spółka jawna zachowuje również dotychczasowy numer REGON.

Umowa spółki jawnej

Umowa spółki powinna zawierać co najmniej:

• oznaczenie firmy spółki jawnej
• wspólników spółki jawnej wraz ze wskazaniem wnoszonych przez nich wkładów
• przedmiot działalności spółki określony zgodnie z klasyfikacją PKD
• czas trwania spółki jawnej, jeśli został określony.

Umowa spółki musi być podpisana przez wszystkich wspólników zakładających spółkę jawną. W imieniu osób prawnych i jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej umowę mogą podpisać:

• osoby uprawnione do ich reprezentowania
• pełnomocnik, który ma szczegółowe pełnomocnictwo, czyli pełnomocnictwo do zawarcia umowy spółki jawnej.

Firma – oznaczenie spółki jawnej

Firma to nazwa, pod którą spółka jawna prowadzi swoje przedsiębiorstwo i występuje w obrocie handlowym. Firma spółki jest niezbywalna, ponieważ opisuje podmiot – przedsiębiorcę, a nie przedsiębiorstwo. W spółce jawnej koniecznym elementem oznaczenia firmy są nazwiska wspólników: wszystkich, niektórych albo jednego z nich.

Jeśli wspólnikiem spółki jawnej jest inna spółka prawa handlowego, należy w firmie spółki jawnej umieścić jej pełną nazwę z dodatkowym określeniem „spółka jawna” – które wskazuje formę organizacyjną przedsiębiorcy.

Dopuszczalne jest używanie w obrocie skrótu „sp. j.”

Pamiętaj! Firma spółki musi wyróżniać się od dotychczas istniejących na rynku.

Firma, czyli nazwa spółki jawnej powstałej w wyniku przekształcenia spółki cywilnej, może nawiązywać do nazwy dotychczasowej spółki cywilnej, w szczególności może zawierać imiona i nazwiska wszystkich wspólników z dodatkowym określeniem „spółka jawna”. Jeśli jednak firma spółki przekształconej odbiega od nazwy spółki cywilnej, to należy dodać nawias, w którym powinno znaleźć się brzmienie dawnej nazwy.

Rejestracja w ZUS i zgłoszenie do ubezpieczeń

Przy rejestracji spółki jawnej, poza dokumentami do KRS i zgłoszeniem NIP-8, nie trzeba składać dodatkowych zgłoszeń spółki do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Informacja o zarejestrowaniu spółki zostanie przekazane przez KRS i urząd skarbowy do ZUS automatycznie i na tej podstawie ZUS zarejestruje spółkę jako płatnika składek.

Pamiętaj! W spółce jawnej każdy wspólnik będący osobą fizyczną jest płatnikiem składek na własne ubezpieczenia, dlatego dodatkowo powinien zarejestrować się w ZUS i przekazać do ZUS zgłoszenie:

• płatnika składek na formularzu ZUS ZFA, w którym wpisze własne dane identyfikacyjne: numer PESEL i NIP lub NIP, REGON i PESEL (jeśli wspólnik prowadzi również odrębną działalność gospodarczą inną niż prowadzona w formie spółki)
• siebie do ubezpieczeń jako osoba ubezpieczona:
• na formularzu ZUS ZUA
• na formularzu ZUS ZZA – jeśli będzie podlegać tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Przeczytaj, jak zarejestrować się w ZUS i zgłosić do ubezpieczeń.

Majątek spółki jawnej

W spółce jawnej nie ma majątku stanowiącego współwłasność wszystkich wspólników. Każda spółka jawna posiada swój własny majątek, na który składa się :

• mienie wniesione jako wkład przez wspólników
• mienie nabyte w czasie istnienia spółki.

Każdy wspólnik spółki jawnej musi wnieść do spółki wkład. Co do zasady wspólnik może wnieść:

• wkład pieniężny (określoną kwotę pieniędzy)
• wkład niepieniężny (własność i inne prawa rzeczowe).

Wkład każdego wspólnika i jego wartość powinny być dokładnie określone w umowie spółki. W przypadku spółek jawnych zawartych przez Internet wkłady mogą być wyłącznie pieniężne.

Pamiętaj! Wkładem w spółce jawnej może być praca własna wspólnika albo świadczenie usług, przy czym nie dotyczy to pracy lub usług wspólnika związanych z prowadzeniem spraw spółki i jej reprezentacją.

Każdy wkład wniesiony przez wspólnika może być przeniesiony na spółkę na własność albo do używania (na przykład przez ustanowienie ograniczonego prawa rzeczowego). W tym ostatnim przypadku właścicielem rzeczy wniesionej jako wkład do spółki pozostaje wspólnik.

Wkłady wspólników co do zasady są równe, a to oznacza, że wspólnicy mają równe prawo do udziału w zyskach i stratach spółki. Wspólnik może żądać podziału i wypłaty całości zysku z końcem każdego roku obrotowego. Wspólnik ma też prawo żądać corocznie wypłacenia odsetek w wysokości 5 proc. od swojego udziału kapitałowego nawet, gdy spółka poniosła stratę.

W spółce jawnej, w odróżnieniu od spółek kapitałowych, do wypłaty zysku nie jest niezbędne podjęcie przez wspólników uchwały o przeznaczeniu zysku do wypłaty.

Prowadzenie spraw spółki jawnej

Prowadzenie spraw spółki polega – między innymi - na wydawaniu decyzji, opinii, podejmowaniu uchwał, organizowaniu działalności spółki w ten sposób, aby był zgodny z przedmiotem jej działania i realizował cel gospodarczy spółki.

Pamiętaj! Czynności podejmowane w spółce, które wiążą się ze skutkami dla osób trzecich, nie należą do prowadzenia spraw spółki, ale do jej reprezentacji.

Zgodnie z ogólną zasadą każdy wspólnik ma prawo i obowiązek prowadzenia spraw spółki. Nie ma znaczenia czy wspólnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna czy jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej i posiadająca zdolność prawną (na przykład spółka osobowa prawa handlowego). Prawo i obowiązek prowadzenia spraw spółki wynika z samego faktu posiadania statusu wspólnika w spółce jawnej. Co do zasady za prowadzenie spraw spółki wspólnik nie otrzymuje wynagrodzenia, o ile umowa spółki nie stanowi inaczej.

Umowa spółki jawnej może przewidywać, że prowadzenie spraw spółki powierza się jednemu lub kilku wspólnikom, co oznacza, że pozostali wspólnicy są wyłączeni od prowadzenia spraw spółki.

Uwaga! Prawo prowadzenia spraw spółki może być wykonywane przez wspólników tylko w interesie spółki, a nie w interesie własnym wspólnika. Jeśli wspólnik nie kieruje się interesem spółki przy prowadzeniu spraw spółki może narazić się na odpowiedzialność odszkodowawczą.

Reprezentacja spółki i stosunki zewnętrzne

Stosunki zewnętrzne spółki to wszystkie czynności podejmowane przez wspólników spółki, które wywołują skutki wobec osób trzecich, czyli na zewnątrz.

Aby dana czynność prawna podjęta przez wspólnika z osobami trzecimi wiązała spółkę, wspólnik musi posiadać należyte umocowanie do działania w imieniu spółki. Umocowanie to nazywa się prawem reprezentowania spółki.

Co do zasady umocowanie do reprezentowania spółki przysługuje każdemu wspólnikowi spółki jawnej, o ile umowa spółki nie stanowi inaczej. Nie ma przy tym znaczenia, czy wspólnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna, czy też inna handlowa spółka osobowa. W praktyce oznacza to, że umocowanie do reprezentowania spółki wynika z samego faktu posiadania statusu wspólnika. Wspólnicy mogą jednak w umowie spółki jawnej inaczej określić krąg wspólników umocowanych do reprezentowania spółki.

Możliwe jest w szczególności wyłączenie niektórych wspólników od prawa do reprezentowania spółki. Pozbawienie jednego lub niektórych wspólników prawa reprezentowania spółki może zatem nastąpić w umowie spółki lub w drodze zmiany umowy spółki. Co do zasady jednak taka zmiana wymagać będzie zgody wszystkich wspólników, a więc i tego wspólnika lub wspólników, którzy mają zostać wyłączeni od reprezentowania spółki.

Ważne! Każda zmiana w reprezentacji spółki powinna być zgłoszona do KRS elektronicznie, przez Portal Rejestrów Sądowych.

Spółka jawna może być reprezentowana także przez osoby, które nie są wspólnikami tej spółki. Taka osoba lub osoby muszą mieć imienne pełnomocnictwa udzielone przez wspólnika, który ma prawo do reprezentowania spółki

Uwaga! Postanowienie w umowie spółki jawnej, że żaden wspólnik nie posiada umocowania do reprezentowania spółki i przyznanie umocowania do reprezentowania spółki wyłącznie pełnomocnikowi jest niedopuszczalne.

Odpowiedzialność wspólników

Charakterystyczną cechą spółki jawnej jest to, że każdy wspólnik tej spółki odpowiada za jej zobowiązania w sposób solidarny, osobisty i nieograniczony. Oznacza to, że wierzyciele spółki mają możliwość dochodzenia z całego majątku wspólnika – zarówno teraźniejszego jak i przyszłego – roszczeń przysługujących im wobec spółki, jeżeli jej majątek nie wystarczył na pokrycie zobowiązań. Ponadto, wierzyciele spółki mogą dochodzić roszczeń przeciwko jednemu dowolnie przez siebie wybranemu wspólnikowi, ale też przeciwko kilku lub wszystkim wspólnikom. Natomiast wspólnicy, którzy spełnili roszczenie, mogą dochodzić zwrotu spełnionego świadczenia od wspólników, którzy tego nie zrobili.

Podatki i księgowość w spółce jawnej

Spółka jawna jest podatnikiem na potrzebny podatku od towarów i usług (VAT).

Co do zasady spółka jawna nie jest podatnikiem podatku dochodowego.

Uwaga! Spółka jawna staje się podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych CIT w sytuacji, gdy ma ona siedzibę lub zarząd w Polsce i jednocześnie, jeżeli wspólnikami tej spółki nie są wyłącznie osoby fizyczne i spółka nie złoży przed rozpoczęciem roku obrotowego informacji o podatnikach podatku CIT oraz podatnikach podatku PIT, posiadających, bezpośrednio lub za pośrednictwem podmiotów niebędących podatnikami podatku dochodowego, prawa do udziału w zysku tej spółki.

W spółce niebędącej podatnikiem CIT, podatnikami podatku dochodowego są wyłącznie poszczególni wspólnicy spółki - płacą podatek dochodowy od osób fizycznych lub podatek dochodowy od osób prawnych, gdy wspólnikiem jest podatnik CIT. Dochody z tytułu udziału w spółce jawnej traktowane są na gruncie PIT jako dochody z działalności gospodarczej. Każdy ze wspólników rozpoznaje dochody w spółce jawnej w proporcji do przysługującego mu udziału w zysku spółki jawnej.

Wspólnicy, którzy są osobami fizycznymi mogą wybrać:

• opodatkowanie według skali podatkowej
• podatek liniowy
• ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, pod warunkiem, że tę formę wybiorą wszyscy wspólnicy.

Pamiętaj! Wybór przez wspólnika stawki liniowej PIT skutkuje opodatkowaniem w tej formie wszystkich jego dochodów z działalności gospodarczej.

Spółka jawna może prowadzić ewidencję księgową w postaci:

• podatkowej księgi przychodów i rozchodów
• zasad pełnej księgowości (księgi rachunkowe)
• ewidencji przychodów, jeżeli wspólnicy wybrali opodatkowanie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.

Ważne! Spółka ma obowiązek prowadzenia pełnej księgowości, gdy:

• przychody netto spółki przekroczą 2 mln euro w danym roku,
• wspólnikiem w spółce jest osoba prawna (na przykład spółka z o.o.) niezależnie od wysokości osiąganych przychodów.

Przeczytaj, kto i kiedy musi składać sprawozdanie finansowe.

Rozwiązanie spółki

Rozwiązanie spółki polega na tym, że wspólników przestaje wiązać dążenie do osiągnięcia wspólnego celu, jakim jest prowadzenie przedsiębiorstwa.

Po podjęciu decyzji o rozwiązaniu spółki celem wspólników powinno być zakończenie i podsumowanie prowadzonej działalności oraz rozliczenie zysków i strat poniesionych przez spółkę.

Przeczytaj więcej o rozwiązaniu i likwidacji spółek wpisanych do KRS.