Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy

Rejestracja spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przez internet

Spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.) możesz założyć na dwa sposoby: tradycyjnie, w formie aktu notarialnego, albo przez internet, na portalu S24, prowadzonym przez Ministerstwo Sprawiedliwości.

Korzyści z rejestracji spółki z o.o. przez internet

Rejestracja spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przez internet, w systemie S24, jest dobrą formą dla prostych spółek zakładanych przez jedną osobę albo takich, które w umowach mają wyłącznie standardowe zapisy.

Wybranie tego sposobu rejestracji pociąga za sobą wymierne korzyści:

  • wszystkie formalności związane z założeniem i rejestracją spółki z o.o. załatwisz przez internet, bez wychodzenia z domu. System jest intuicyjny i przeprowadzi cię krok po kroku przez proces zawierania umowy spółki i jej rejestracji w KRS. Zapewnia też komplet standardowych dokumentów, które wypełniasz w elektronicznym formularzu
  • unikniesz wizyty u notariusza, co – poza czasem – pozwoli zaoszczędzić koszty taksy notarialnej. Niższa będzie także opłata sądowa. Zamiast tradycyjnych 500 zł, zapłacisz 250 zł.

Musisz jednak pamiętać, że poza korzyściami płynącymi z wyboru elektronicznego sposobu zakładania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością istnieją także pewne ograniczenia.

Rejestracja przez internet daje mniejsze możliwości ukształtowania umowy spółki niż u notariusza.

Przy zakładaniu spółki elektronicznie nie będziesz mieć możliwości modyfikacji roku obrotowego – zawsze będzie równy kalendarzowemu – a pokrycie kapitału zakładowego będzie możliwe wyłącznie wkładami pieniężnymi. Ograniczenia dotkną też sposobu zbycia udziałów.

Korzystając z rejestracji internetowej musisz pamiętać, że wszystkie osoby podpisujące umowę spółki i biorące udział w jej rejestracji muszą mieć aktywne konto w systemie S24 oraz możliwość podpisywania się elektronicznie (profil zaufany, podpis kwalifikowany).

O spółkach zarejestrowanych w ten sposób mówi się, że są założone „w trybie S24” lub „w systemie S24”.

Uwaga! Proces rejestracji jest opisany w dalszej części artykułu skrótowo. Zanim zaczniesz rejestrować spółkę w trybie S24, zobacz Dokumentację użytkownika systemu informatycznego Portal S24.

Odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania znajdziesz w FAQ. Dodatkową pomoc przy rejestracji spółki w systemie S24 oferuje centrum wsparcia systemu S24.

Konto na portalu S24

Z portalu S24 możesz korzystać jedynie po założeniu konta. Żeby się na nie zalogować, będziesz każdorazowo podawać login i hasło. Jako zalogowany użytkownik możesz tworzyć profile przedsiębiorstw, których jesteś właścicielem, oraz przeglądać te, do których uprawnienia nadał ci inny zalogowany użytkownik.

Wszystkie informacje dotyczące procesu rejestracji spółki otrzymasz na to konto. Będzie to między innymi informacja z sądu o nadaniu sygnatury twojej sprawie czy o innych zdarzeniach dotyczących rejestracji twojej spółki. Dodatkowo na podany przez ciebie adres e-mail dostaniesz powiadomienie, że na portalu czeka nowa korespondencja.

Ważne! Konto na portalu S24 musi mieć każda osoba, która będzie podpisywać wniosek o rejestrację (to jest każdy z członków zarządu wymieniony w umowie spółki, który nie jest zawieszony, lub osobno, w imieniu każdego z nich, pełnomocnik procesowy lub pełnomocnik członka zarządu), a także wspólnicy lub osoby, które ich reprezentują, podpisując umowę spółki.

Jak rozpocząć rejestrację spółki z o.o.

W pierwszej kolejności musisz określić nazwę swojej spółki.

Następnie, po kliknięciu przycisku Zapisz zostaniesz przeniesiony do kolejnego ekranu, w którym znajdziesz zakładki niezbędne do rejestracji spółki. Znajdziesz je po lewej stronie (między innymi: Dokumenty, Wnioski, Korespondencja). Po kliknięciu w pierwszą z nich - Dokumenty - pojawi się komplet standardowych dokumentów, które trzeba wypełnić rejestrując spółkę. Wybierasz z nich jedynie te, które są konieczne do zarejestrowania twojej spółki – na pewno będzie to umowa spółki i lista wspólników.

Możesz też otworzyć i przejrzeć rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości, do którego załącznikiem jest wzór umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, udostępniony w systemie teleinformatycznym.

Umowę wypełniasz w sześciu krokach. Musisz między innymi:

  • podać listę wspólników spółki
  • podać listę stawających (jest to albo sam wspólnik albo jego pełnomocnik)
  • wskazać przedmiot działalności rejestrowanej spółki (wybór odpowiedniego PKD)
  • wybrać wariant zbycia udziałów przez wspólników
  • określić sposób reprezentacji spółki i jej organy
  • określić wartość każdego udziału (co najmniej 50 zł) i ich liczbę, jaką otrzyma każdy wspólnik. Automatycznie przełoży się to na wysokość kapitału zakładowego (minimum 5 tys. zł).

Przed podpisaniem dokumentów możesz jeszcze wyświetlić każdy z nich i sprawdzić, czy są poprawne.

Jak podpisać dokumenty w trybie S24

Dokumenty w trybie S24 możesz podpisać przy użyciu:

Musisz pamiętać, że w zależności od składu organów, które powołasz, różnie będzie wyglądała kwestia podpisywania dokumentów. Umowę spółki podpisują wspólnicy. Mogą to jednak zrobić za pośrednictwem tak zwanych stawających, czyli osób, które ich reprezentują. W tym przypadku niezbędne będzie pełnomocnictwo z wykorzystaniem wzorca pełnomocnictwa dostępnego w systemie S24.

Z kolei oświadczenie o wniesieniu kapitału, listę wspólników czy wniosek o wpis do KRS podpisuje zarząd spółki. Do zarządu mogą wejść wspólnicy spółki. Wtedy podpisują także pozostałe dokumenty, choć już nie jako wspólnicy, a członkowie zarządu.

Podpisane dokumenty możesz pobrać i zapisać na komputerze.

W sytuacji, kiedy wniosek jest składany przez pełnomocnika, proces podpisywania dokumentów automatycznie zostanie rozszerzony o dodatkowe oświadczenia i dokumenty, które podpisuje sam pełnomocnik.

Jeśli musisz złożyć jakiś wniosek lub dokument, a system nie posiada stosownego wzorca, możesz go dołączyć jako dokument zewnętrzny w postaci plików XML czy innych podpisanych plików xades opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym. Taka sytuacja będzie miała miejsce na przykład podczas rejestracji nowego podmiotu lub zmiany wpisu, która dotyczy zmiany udziałowców lub wspólników. Konieczne będzie wtedy złożenie dodatkowego oświadczenia obejmującego informację, czy wnioskodawca (spółka) jest cudzoziemcem. System S24 nie zawiera wzorca takiego oświadczenia.

Opłacenie wniosku

Koszty związane z rejestracją także opłacisz on-line.

Po poprawnym przejściu wcześniejszych kroków system S24 automatycznie przeniesie cię do systemu płatności elektronicznych ePłatności.

Wtedy uaktywni się przycisk „opłać i wyślij”. Pierwszym ekranem, który się pojawi, będzie „podsumowanie zapłaty za usługę”. Sprawdzasz tu dane płatności, dane płatnika i dane użytkownika. Jeśli się zgadzają, wybierasz przycisk „Dalej”. Następnie otworzy się zakładka „Realizacja płatności”, gdzie będziesz mieć do wyboru zapłatę przelewem albo kartą płatniczą/kredytową.

Postępuj z zgodnie z instrukcją ePłatności.

Koszty, które poniesiesz, to:

  • wpis do Krajowego Rejestru Sądowego – opłata sądowa wniosku w wysokości 250 zł. System S24 automatycznie wskaże ci numer rachunku bankowego sądu rejestrowego, który jest właściwy dla siedziby twojej spółki
  • opłata za ogłoszenie pierwszego wpisu w „Monitorze Sądowym i Gospodarczym” w wysokości 100 zł, płatna na rachunek bieżący dochodów sądu rejonowego przyjmującego wniosek o dokonanie wpisu
  • opłata manipulacyjna operatora płatności.

Złożenie dokumentów rejestracyjnych spółki w sądzie

Opłacony wniosek trafi do wybranego przez ciebie sądu rejestrowego właściwego dla siedziby spółki, który powinien go rozpatrzeć w terminie jednego dnia od daty wpływu.

Co należy zrobić po uzyskaniu wpisu w KRS

Złożyć oświadczenie zarządu o pokryciu kapitału zakładowego

Zarząd spółki składa oświadczenie o pokryciu kapitału zakładowego do sądu rejestrowego w terminie siedmiu dni od dnia jej wpisu do rejestru, jeżeli nie zostało ono dołączone do zgłoszenia spółki. Oświadczenie powinno zawierać informację, że wkłady pieniężne na pokrycie kapitału zakładowego zostały w całości wniesione przez wszystkich wspólników. Podpisują je wszyscy członkowie zarządu. Złożenie oświadczenia podlega opłacie sądowej 40 zł.

Zapłacić podatek od czynności cywilnoprawnych (PCC)

Prawidłowo wypełnioną deklarację PCC-3 podpisaną przez zarząd spółki należy złożyć do naczelnika urzędu skarbowego właściwego ze względu na siedzibę spółki. Należy także samodzielnie obliczyć wysokość podatku i wpłacić go w terminie 14 dni od dnia zawarcia spółki. Podstawą opodatkowania jest wartość kapitału zakładowego pomniejszonego o koszt wpisu do KRS i ogłoszenia w „Monitorze Sądowym i Gospodarczym” (opłata manipulacyjna nie podlega odliczeniu). Stawka podatku PCC od umowy spółki wynosi 0,5%.

Uzyskać numery REGON i NIP, zgłosić płatnika składek do ZUS

Odbywa się to automatycznie na podstawie zgłoszeń złożonych przy rejestracji spółki w KRS i trwa zazwyczaj kilka dni od tego terminu. W trybie S24 ani urząd skarbowy, ani urząd statystyczny nie zawiadamia o nadaniu numeru NIP lub REGON w tradycyjnej formie. Nie otrzymasz więc zwykłego listu z tych urzędów. Potwierdzeniem nadania numeru NIP jest wydruk informacji z KRS, a w przypadku numeru REGON – wydruk z wyszukiwarki podmiotów gospodarki narodowej, znajdującej się na stronie internetowej GUS. Ponadto otrzymasz osobne powiadomienie elektroniczne o nadaniu numerów NIP i REGON. Aby je zobaczyć, po zalogowaniu się na platformie S24 klikasz w zakładkę Moje przedsiębiorstwo, a następnie w przycisk Korespondencja.

Pamiętaj! Dane będą automatycznie przekazywane do Centralnego Rejestru Podmiotów – Krajowej Ewidencji Podatników, GUS i ZUS także w związku ze zmianami dokonywanymi później przez przedsiębiorcę w KRS.

Złożyć zgłoszenie NIP-8 w terminie 21 dni

Jeśli firma zamierza odprowadzać składki na ubezpieczenie społeczne, to termin skraca się do 7 dni licząc od dnia, w którym powstał stosunek prawny uzasadniający objęcie ubezpieczeniem (czyli na przykład od dnia nawiązania stosunku pracy).

Zobacz, jak złożyć zgłoszenie identyfikacyjne w zakresie danych uzupełniających NIP-8.

Złożyć wniosek o rejestrację jako podatnika VAT przed dniem, w którym zostanie wykonana pierwsza czynność podlegająca opodatkowaniu VAT. Powinno to nastąpić, zanim firma zacznie dostarczać towary lub świadczyć usługi.

Zobacz, jak zarejestrować się jako podatnik VAT.

Uwaga! Każdy przedsiębiorca działający w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością ma obowiązek zgłoszenia do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych informacji dotyczących beneficjentów rzeczywistych spółki.

Dodatkowe informacje

Czy ta strona była przydatna?