Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy

Jak uniknąć błędów przy rejestracji spółki z o.o.

Chcesz zarejestrować spółkę w KRS? Niezależnie, czy zrobisz to w formie papierowej, czy elektroniczne, zobacz, jakie są najczęściej popełniane błędy i postaraj się ich uniknąć.

Jak uniknąć błędów przy rejestracji spółki sposobem tradycyjnym (papierowo)

Pamiętaj, żeby przygotować odpowiednio wcześniej wszystkie wymagane dokumenty, dokonać opłat itd. Starannie wypełniaj wnioski, sprawdź poprawność danych kilka razy. Nawet drobny błąd może spowodować, że wniosek zostanie zwrócony, co wydłuży proces rejestracji Twojej firmy. Zobacz na co zwrócić szczególną uwagę, aby uniknąć najczęściej popełnianych błędów.

Najczęstsze błędy przy zakładaniu spółki z o.o. w sposób tradycyjny (wnioski papierowe)

  • Brak obowiązkowych załączników

Sprawdź, czy do formularza rejestracyjnego dołączyłeś wszystkie wymagane załączniki

  • Nieprawidłowe lub niezgodne z umową spółki zasady reprezentacji

W polu wniosku dotyczącym sposobu reprezentacji spółki, przepisz zasady jej reprezentacji wskazane w akcie notarialnym. Zwróć uwagę, aby podać kompletną informację z uwzględnieniem sposobu reprezentacji w przypadku jednoosobowego zarządu.

  • Brak uiszczonych opłat sądowych

Pamiętaj, aby przed złożeniem wniosku wnieść obowiązkowe opłaty (opłata sądowa – 500zł, ogłoszenie w Monitorze Sądowym – 100 zł) a do formularzy rejestracyjnych dołączyć dowód wpłaty! Inaczej wniosek nie będzie rozpatrzony.

  • Brak adresu siedziby firmy lub adres niekompletny

Dokładnie wypełnij wszystkie pola dotyczące siedziby i adresu firmy.

  • Członek zarządu notowany w rejestrze karnym

Przed rejestracją warto sprawdzić, czy żaden z członków zarządu nie jest notowany w Krajowym Rejestrze Karnym. Możesz to sprawdzić przez internet albo tradycyjnie.

Pamiętaj, że liczba deklarowanych we wniosku numerów PKD działalności gospodarczej nie może wynosić więcej niż dziesięć pozycji, w tym jeden przedmiot przeważającej działalności na poziomie podklasy. Kody powinny być zgodne z przedmiotem działalności Twojej firmy określonym w umowie spółki. Zwróć uwagę, że niektóre PKD (np. działalność bankowa czy ubezpieczeniowa) nie mogą być wykonywane w formie spółki z o.o.

  • Błąd w danych wspólnika lub członka zarządu

Pamiętaj, aby starannie wypełniać pola i załączniki dotyczące danych wspólników i członków zarządu, ich adresów i numerów identyfikacyjnych.

  • Spóźnione złożenie wniosku

Dopilnuj terminów! Pamiętaj, że czas od zawiązania spółki do jej rejestracji nie może przekroczyć 6 miesięcy. Po tym terminie spółka ulega rozwiązaniu i konieczne jest ponownie zawarcie umowy spółki.

  • Niewłaściwy sąd przekazania sprawy

Wniosek o wpis spółki do KRS składasz w sądzie rejonowym właściwym ze względu na siedzibę spółki, np. dla spółki z siedzibą w Malborku jest to sąd rejonowy w Gdańsku.

Jak uniknąć błędów przy rejestracji spółki w systemie S24?

Rejestracja spółki przez internet wymaga uwagi i skupienia przy wypełnianiu formularzy elektronicznych. To proste omyłki użytkownika są najczęstszym powodem zwracania wniosków rejestrowych. Wypełniając formularze zadbaj, aby wprowadzane dane były poprawne. Zobacz, na co zwrócić szczególną uwagę, aby uniknąć najczęściej popełnianych błędów.

Najczęściej popełniane błędy przy zakładaniu spółki z o.o. w systemie S24

  • Nazwa spółki (firma) już występuje w rejestrze albo jest myląca

Nazwa Twojej spółki (tzw. firma) nie może wprowadzać w błąd co do przedmiotu jej działalności. Niektóre nazwy, takie jak „bank" są zastrzeżone i nie można ich używać, jeśli spółka nie prowadzi tego typu działalności. Sąd może również odrzucić wniosek, jeśli nazwa Twojej spółki jest myląco podobna konkurencji, czyli podmiotów działających już na tym samym rynku (geograficznie i branżowo).  Jak sprawdzić, czy wymyślonej przez Ciebie nazwy nie ma już inny podmiot? Wpisz ją w wyszukiwarce internetowej. Możesz także sprawdzić w bazie KRS lub CEIDG.

  • Niewłaściwy Wydział KRS

Wniosek o wpis spółki do KRS składasz w sądzie rejonowym właściwym ze względu na siedzibę spółki, np. dla spółki z siedzibą w Malborku jest to sąd rejonowy w Gdańsku. Sprawdź, czy wybrałeś sąd właściwy dla adresu spółki, który wskazałeś.

Uważaj, aby w polu w którym wpisujesz nazwę fantazyjną spółki (np. Polana) nie podawać niepotrzebnie jej formy prawnej, którą wybierasz w oddzielnym polu. Jeśli spółka ma oddziały, nazwa musi zawierać sformułowanie: „[nazwa spółki] Oddział w [miejscowość]".

  • Błąd w danych osobowych wspólnika lub członka zarządu

Wpisując dane osobowe wspólników i członków zarządu zadbaj, aby były pełne i wprowadzone bez błędów. Szczególnie zwróć uwagę na adresy, a w przypadku osób prawnych – ich numery rejestrowe.

W przypadku osób fizycznych posiadających dwa imiona należy pamiętać o wpisywaniu drugiego imienia.

  • Spóźnione złożenie wniosku

Dopilnuj terminów! Pamiętaj, że czas od zawarcia umowy spółki w systemie S24 do wysłania wniosku nie może przekroczyć 7 dni.

  • Umowa spółki zawarta z naruszeniem zasad reprezentacji spółki

Podpisując umowę spółki w systemie S24, należy pamiętać o zasadach reprezentacji (np. jeśli jesteś jako osoba prywatna wspólnikiem spółki i jednocześnie członkiem zarządu innego wspólnika-spółki, nie możesz jej reprezentować przy zawieraniu umowy spółki).  

  • Nieprawidłowa data sporządzenia umowy spółki podana w formularzu

Pamiętaj, że o dacie sporządzenia umowy spółki decyduje data złożenia ostatniego podpisu pod umową.

  • Nieważne lub nieprawidłowe pełnomocnictwo

Do wniosku internetowego składanego przez pełnomocnika nie dołącza się pełnomocnictwa, jednak pełnomocnik powinien powołać się na nie. Jeżeli podstawą umocowania jest działanie w charakterze np. wspólnika reprezentującego handlową spółkę osobową, powinien on określić sposób reprezentacji spółki. Wniosek może również złożyć profesjonalny pełnomocnik (radca prawny lub adwokat) albo osoba pozostająca w stałym stosunku zlecenia. W tym drugim przypadku należy dołączyć umowę zlecenie, która ma charakter stały (zlecenie nie może dotyczyć jedynie pomocy przy rejestracji spółki). Pełnomocnik składa oświadczenie wskazujące fakt udzielenia pełnomocnictwa z określeniem podmiotu, który go udzielił, osoby lub osób udzielających pełnomocnictwa w charakterze reprezentantów podmiotu jeżeli pełnomocnictwo nie dotyczy działania w imieniu osoby fizycznej, daty udzielenia pełnomocnictwa, jego zakresu. Oświadczenie pełnomocnika dołącza się do dokumentu, którego dotyczy.

  • Członek zarządu notowany w rejestrze karnym

Przed rejestracją warto sprawdzić, czy żaden z członków zarządu nie jest notowany w Krajowym Rejestrze Karnym.

  • Brak dodatkowej dokumentacji od zagranicznej spółki – wspólnika

Jeżeli wspólnikiem jest podmiot zagraniczny, inny niż osoba fizyczna, musi dysponować aktualnym odpisem z rejestru sądowego wraz z apostille oraz tłumaczenia przysięgłe odpisów z rejestrów sądowych wraz z apostille. Z dokumentu musi wynikać m.in. to, kto jest upoważniony do jego reprezentowania. Jeżeli spółka kapitałowa jest zakładana przez pełnomocnika, to pełnomocnictwo musi zostać udzielone w formie aktu notarialnego. Co ważne, jeśli przepisy albo inny dokument (np. statut) wymaga dodatkowej zgody na zawiązanie spółki, potrzebna będzie taka zgoda. Jeżeli zakładaną spółką jest spółka z o.o., przy czym jest ona zakładana tylko przez jeden podmiot (np. jedną spółkę zagraniczną), to potrzebny będzie także dokument, z którego wynika, że ten podmiot zagraniczny nie jest jednoosobową spółką z o.o. (spółka z o.o. nie może założyć innej jednoosobowej spółki z o.o.)

Uwaga! W przypadku rejestracji nowego podmiotu lub zmiany wpisu, która dotyczy zmiany udziałowców lub wspólników konieczne jest złożenie dodatkowego oświadczenia, obejmującego informację czy wnioskodawca (spółka) jest cudzoziemcem w rozumieniu ustawy z dnia 24 marca 1920 r. o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców. System s24 nie posiada wzorca takiego oświadczenia w związku z tym można je dołączyć, jako dokument zewnętrzny, który należy podpisać bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym kwalifikowanym certyfikatem i załączyć do wniosku.

Czy ta strona była przydatna?