Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy

Jak długo przechowywać dokumenty firmowe

Zobacz, jakie są zasady dotyczące okresu przechowywania dokumentów firmowych.

Dokumenty przekazywane do ZUS

Zastanawiasz się, jak długo powinieneś przechowywać dokumenty, które przekazałeś do ZUS? Zobacz, jakie są zasady dotyczące poszczególnych rodzajów dokumentów.

Przechowywanie dokumentów zgłoszeniowych (np. ZUS ZUA)

Dokumenty zgłoszeniowe przechowujesz przez 5 lat.

Jeśli przekazujesz do ZUS zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych w formie elektronicznej, zgłoszenie w postaci dokumentu pisemnego z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej przechowujesz przez 5 lat.

Przechowywanie dokumentów rozliczeniowych (ZUS DRA, raportów imiennych, dokumentów korygujących)

Kopie dokumentów rozliczeniowych przechowujesz 5 lat (w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego). Natomiast w stosunku do dokumentów rozliczeniowych, które przekazałeś do ZUS do końca 2011 r. obowiązuje cię10 letni okres ich przechowywania.

Dowody opłacania składek na własne ubezpieczenia przedsiębiorcy

Gdy opłacasz składki na własne ubezpieczenia społeczne, ZUS może żądać od ciebie przedłożenia dowodów potwierdzających opłacanie składek oraz wysokości podstawy wymiaru składek za okres przypadający po dniu 31 grudnia 1998 r..

Zgłoszenia ZUS IWA

Powinny być przechowywane 10 lat od daty przekazania do ZUS (w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego).

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej

Dokumentacja (listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty) powinna być przechowywana przez 50 lat od zakończenia pracy.

Uwaga! Od 1 stycznia 2019 r. płatnik składek będzie musiał przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty pracowników, zleceniobiorców, osób współpracujących, przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym:

  • ubezpieczony zakończył pracę u danego płatnika składek (dotyczy ubezpieczonego zgłoszonego do ubezpieczeń po dniu 31 grudnia 2018 r.)
  • został złożony raport informacyjny (o którym mowa w art. 4 pkt 6a ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych).

Zobacz:

Dokumenty księgowe

Podatkową księgę przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry prowadzone do celów podatkowych, a także związane z ich prowadzeniem dokumenty – należy przechowywać do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego (zgodnie z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej). Generalnie, przedawnienie zobowiązania podatkowego następuje z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Przepisy ustawy o rachunkowości nakazują najczęściej przechowywanie dokumentów przez 5 lat (z wyjątkiem sprawozdań finansowych). Okresy przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

Dokumentację opisującą politykę rachunkowości, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe należy przechowywać w należyty sposób, a na przedsiębiorcy ciąży obowiązek ich chronienia przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Jeżeli system ochrony zbiorów danych rachunkowości, utrwalonych na informatycznych nośnikach danych, nie spełnia tych wymagań, zapisy te powinny być wydrukowane nie później niż na koniec roku obrotowego. Ponadto przechowywanie ksiąg rachunkowych na innym nośniku niż w formie zbiorów utrwalonych na informatycznych nośnikach danych jest dopuszczone przez ustawodawcę lecz jedynie przy zapewnieniu możliwości odtworzenia ksiąg w formie wydruków.

Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Dopuszczalny jest również przekazanie zbiorów do przechowania podmiotowi zewnętrznemu, specjalizującemu się w świadczeniu usług tego rodzaju. W przypadku przekazania zbiorów do przechowania innej jednostce kierownik jednostki ma obowiązek powiadomienia właściwego urzędu skarbowego o miejscu przechowywania ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni od ich wydania, a także zapewnienia dostępności ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu za zgodą organu kontroli lub nadzoru.

Obliczanie okresu przechowywania zgodnie z przepisami podatkowymi

Okres przechowywania dokumentów uzależniony jest bezpośrednio od momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Bieg terminu przedawnienia może jednak zostać przerwany lub zawieszony. Szczegółowe zasady przerywania i zawieszania biegu terminu przedawnienia określone są w Ordynacji podatkowej.

Nie ulegają przedawnieniu zobowiązania podatkowe zabezpieczone hipoteką lub zastawem skarbowym, jednak po upływie terminu przedawnienia zobowiązania te mogą być egzekwowane tylko z przedmiotu hipoteki lub zastawu. Dowód nabycia środka trwałego powinien być przechowywany przez co najmniej 5 lat od zakończenia roku, w którym dokonano ostatniego odpisu amortyzacyjnego.

Czy ta strona była przydatna?