Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy

Zakończenie działalności gospodarczej – krok po kroku

Wykreślenie firmy z rejestru

Jednoosobowa działalność gospodarcza

Jeśli chcesz zamknąć jednoosobową działalność gospodarczą, musisz złożyć do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) wniosek na formularzu CEIDG-1. Możesz go pobrać na stronie CEIDG.

Wniosek możesz złożyć:

  • On-line: zarejestruj się na stronie internetowej CEIDG, wypełnij formularz i podpisz go Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym. Wyślij wniosek i na wskazany w nim adres poczty elektronicznej dostaniesz urzędowe poświadczenie odbioru (tzw. UPO).

Zobacz: Profil Zaufany i podpis elektroniczny – podpisywanie dokumentów wysyłanych przez internet do urzędów.

  • Osobiście w urzędzie miasta lub gminy: w tym przypadku możesz skorzystać z czterech sposobów:
  1. wcześniej wypełniony i wydrukowany wniosek przynieś ze sobą do urzędu,
  2. wypełnij wniosek elektronicznie (bez rejestracji) na stronie CEIDG i podaj w urzędzie kod (numer wniosku), który pojawi się na stronie CEIDG,
  3. wypełnij wniosek wspólnie z konsultantem z Centrum Pomocy (tel.: 801 055 088 lub 22 765 67 32) i podaj w urzędzie kod (numer wniosku), który dostaniesz SMS po rozmowie,
  4. wypełnij wniosek na miejscu  

Po sprawdzeniu twojej tożsamości - weź ze sobą dowód osobisty albo inny dokument tożsamości np. paszport - urzędnik da ci pokwitowanie przyjęcia wniosku.

  • Listownie: formularz prześlij do urzędu miasta lub gminy. W tym wypadku autentyczność podpisu na wniosku musisz wcześniej poświadczyć u notariusza i dołączyć takie poświadczenie do wysłanego formularza.

Zobacz: Wyrejestruj firmę z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej

Termin wykreślenia z CEIDG zależy od tego w jaki sposób złożyłeś wniosek. Następuje najpóźniej w następnym dniu roboczym po:

  • dniu wysłania wniosku elektronicznego (wnioski on-line),
  • dniu złożenia w urzędzie (wnioski składane osobiście),
  • dniu doręczenia wniosku do urzędu (wnioski składane listownie).

Zaświadczenie o wykreśleniu twojej firmy możesz pobrać z CEIDG: wyszukaj firmę w bazie przedsiębiorców , pobierz i zapisz lub wydrukuj zaświadczenie. Pomimo wykreślenia, dane twojej firmy nie znikają z ewidencji. Są nadal widoczne, choć jest przy nich informacja o dacie wykreślenia z rejestru.

Informacja o wykreśleniu firmy z CEIDG zostaje automatycznie przesłana do urzędu skarbowego, Głównego Urzędu Statystycznego (GUS), Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (KRUS). O zamknięciu firmy nie musisz dodatkowo zawiadamiać tych instytucji. Jeżeli do prowadzenia działalności musiałeś uzyskać pozwolenia, informację o wykreśleniu firmy z ewidencji dostanie także urząd, który prowadzi rejestr tego rodzaju działalności.

Spółki wpisane do KRS

Jeśli chcesz zamknąć spółkę wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS):

  • musisz przeprowadzić procedurę, która ma doprowadzić do tzw. ustania bytu prawnego spółki, czyli do jej rozwiązania,
  • złóż do KRS informację o zaprzestaniu prowadzenia działalności gospodarczej. Zrobisz to na druku KRS-X2. Za wpis zapłacisz 300 zł. Wniosek dostarczasz do sądu rejestrowego (sądu gospodarczego) właściwego ze względu na siedzibę firmy, której wpis dotyczy. Wniosek możesz złożyć w biurze podawczym tego sądu lub wysłać go listem poleconym. W odpowiedzi sąd wyda postanowienie o wykreśleniu, które stanie się wykonalne (skuteczne) z chwilą jego uprawomocnienia. Datę uprawomocnienia sąd wpisuje do KRS i wtedy spółka traci byt prawny. Informacja ta jest automatycznie przesyłana do Centralnego Rejestru Podmiotów Krajowej Ewidencji Podatników (CRP KEP), rejestru REGON i ZUS.

Pamiętaj: Informacja o zaprzestaniu prowadzenia działalności gospodarczej nie trafi automatycznie do urzędu skarbowego. Masz 7 dni od dnia, w którym spółka utraci byt prawny, na zgłoszenia tego w urzędzie skarbowym, właściwym ze względu na siedzibę spółki. Zgłoszenie prześlij na formularzu NIP8.

Zobacz: Zamknięcie i wyrejestrowanie spółki wpisanej do KRS.  

Wyrejestrowanie firmy z ZUS

Jeżeli złożysz do CEIDG wniosek CEIDG-1, ZUS wyrejestruje twoją firmę automatycznie - sporządzi za ciebie formularz ZUS ZWPA oraz wyrejestruje cię jako płatnika składek. Na tym samym wniosku możesz też zgłosić wyrejestrowanie z ubezpieczenia pracowników i zgłoszonych członków rodziny (swoich i pracowników).  ZUS wyrejestruje także te osoby i sporządzi za ciebie formularze ZUS ZWUA i ZUS ZCNA.

Jeśli rozwiązujesz spółkę wpisaną do KRS, w której  zatrudniasz pracowników, informacja o jej rozwiązaniu również zostanie przesłana automatycznie do ZUS. ZUS wyrejestruje wówczas spółkę jako płatnika składek (sporządzi formularz ZUS ZWPA).

Zobacz: Wyrejestrowanie spółek osobowych z ZUS.
Wyrejestrowanie jednoosobowej spółki z o. o. z ZUS.
Wyrejestrowanie pracowników z ZUS przez spółki kapitałowe.

Pamiętaj: Składki ZUS za dany miesiąc płacisz w miesiącu następnym (do 10 lub 15 dnia następnego miesiąca). Ostatnią składkę za ubezpieczenie społeczne zapłacisz już po likwidacji firmy (w kolejnym miesiącu). Jej wysokość oblicz proporcjonalnie do okresu prowadzenia działalności (np. jeśli wniosek złożono w połowie miesiąca, opłacasz połowę składki). Składka na ubezpieczenie zdrowotne musi być natomiast opłacona w pełnej wysokości – nie obliczasz jej proporcjonalnie do okresu prowadzonej działalności. Ubezpieczenie zdrowotne będzie obowiązywało jeszcze przez 30 dni od momentu zakończenia działalności. Po tym czasie utracisz możliwość korzystania z refundowanych świadczeń opieki zdrowotnej.

Wykaz składników majątku

Wykaz sporządzasz na dzień zaprzestania prowadzenia działalności. Będziesz w nim musiał ująć: środki trwałe, składniki wyposażenia, towary handlowe, wyroby gotowe, półwyroby, materiały (surowce) które pozostały w twojej firmie. Wykaz ten powinien zawierać:

  • liczbę porządkową,
  • nazwę składnika majątku,
  • datę nabycia składnika majątku,
  • kwotę wydatków, jakie poniosłeś na nabycie składnika majątku oraz kwotę wydatków jaką poniosłeś na nabycie składnika majątku zaliczoną do kosztów uzyskania przychodów,
  • wartość nabywczą.

Nie musisz nikomu przekazywać wykazu. Przechowujesz go przez pięć lat i udostępniasz na żądanie organów przeprowadzających kontrolę.
Składniki majątku, ujęte w wykazie, nie są uwzględniane przy ustaleniu dochodu. Dopiero ich sprzedaż po likwidacji firmy może spowodować, że uzyskasz przychód od którego będziesz musiał zapłacić podatek.

Spis z natury (remanent likwidacyjny)

Spis sporządzasz jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT. Spis służy ustaleniu dochodu podlegającemu opodatkowaniu za rok podatkowy, w którym likwidujesz działalność gospodarczą. Ze spisu musi wynikać jasno kwota podatku należnego, jaką będziesz musiał zapłacić w związku z likwidacją działalności gospodarczej.

W spisie wykazujesz towary, które kupiłeś podczas prowadzenia działalności gospodarczej i na jakie masz fakturę, bez względu na to czy skorzystałeś z prawa do odliczenia podatku VAT za ten zakup czy nie. Spis obejmuje towary handlowe, materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze, półwyroby, produkcja w toku, wyroby gotowe oraz braki i odpady.

Twój spis z natury powinien zawierać:

  • imię i nazwisko właściciela zakładu,
  • datę sporządzenia spisu,
  • numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury,
  • szczegółowe określenie towaru i innych składników (jednostkę miary, ilość stwierdzoną w czasie spisu, cenę w złotych i groszach za jednostkę miary, wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową),
  • łączną wartość spisu z natury,
  • podpisy osób sporządzających spis oraz podpis właściciela zakładu (wspólników).
  • informację o nazwie towaru, ilości towaru, cenie nabycia towarów lub towarów podobnych albo koszcie ich wytworzenia – gdy nie ma ceny nabycia, stawce podatku VAT obowiązującej dla danego towaru, kwocie podatku.

Pamiętaj, że wycena składników majątku powinna nastąpić najpóźniej w terminie 14 dni od dnia, w którym zakończyłeś remanent likwidacyjny. Towary, które wykażesz w spisie z natury możesz wycenić według:

  • ceny zakupu - tzn. ceny zapłaconej, po pomniejszeniu jej o udzielone rabaty, opusty i inne obniżki oraz o VAT podlegający odliczeniu oraz powiększeniu o należne cło, podatek akcyzowy i opłaty celne dodatkowe (w przypadku towarów importowanych),
  • ceny zakupu takich samych lub podobnych składników – w przypadku otrzymania towarów w spadku lub darowiźnie,
  • ceny nabycia - czyli ceny zakupu powiększonej o koszty uboczne związane z zakupem towarów do chwili ich złożenia w magazynie według cen zakupu, a w szczególności koszty transportu, załadunku i wyładunku oraz ubezpieczenia w drodze,
  • cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu – możesz zastosować taki sposób  wyceny tylko wtedy, gdy ceny rynkowe są niższe od cen zakupu lub nabycia danych towarów. Pamiętaj, że jeśli zdecydujesz się na taki sposób wyceny, w spisie z natury przy poszczególnych pozycjach musisz uwidocznić jednostkową cenę zakupu (nabycia) danego towaru.

Spis z natury może mieć dowolną formę. Obecnie nie ma urzędowego wzoru druku informacji o dokonanym spisie. Niektóre urzędy skarbowe udostępniają jednak własne druki – możesz z nich skorzystać. O zamiarze sporządzenia spisu z natury nie musisz informować urzędu skarbowego. Informację o przeprowadzonym spisie powinieneś dołączyć do deklaracji rozliczeniowej.

Wyceniony majątek, pozostający na dzień likwidacji, wykazany w spisie z natury podlega opodatkowaniu. Jako datę powstania obowiązku podatkowego przyjmuje się dzień zakończenia prowadzenia działalności. Na deklaracji rozliczeniowej (VAT-7 w przypadku rozliczenia miesięcznego lub VAT-7K w przypadku rozliczenia kwartalnego) musisz wykazać wartość podatku od towarów i usług, wynikającą ze sporządzonego spisu. Dodatkowo do deklaracji dołącz informację o przeprowadzonym spisie z natury (remanencie) wraz z ustaloną wartością opodatkowania - kwotą podatku należnego.

Obowiązek dołączenia informacji o spisie masz także wtedy, gdy przed zamknięciem działalności wyprzedałeś cały majątek i towary handlowe. Wówczas wystarczy, żebyś do ostatniej składanej deklaracji VAT dołączył informację, że wartość towarów, które powinny być objęte spisem, wynosi 0 zł.

Zobacz: Złóż deklarację VAT

Pamiętaj: Rozliczając podatek VAT, w deklaracji musisz uwzględnić kwoty podatku należnego i naliczonego związane ze sprzedażą i zakupami dokonanymi w ostatnim okresie rozliczeniowym oraz kwotę podatku należnego wynikającą z dokonanego spisu z natury.
Zobacz: Obowiązek sporządzenia spisu z natury (remanentu likwidacyjnego) w przypadku śmierci wspólnika dwuosobowej spółki cywilnej.
Zobacz: Jak rozliczyć podatek przy zamknięciu spółki zarejestrowanej w KRS.

Wyrejestrowanie firmy z VAT

Jeżeli jesteś podatnikiem VAT, musisz  powiadomić urząd skarbowy o zakończeniu działalności. Masz na to 7 dni od dnia zakończenia działalności. Złóż do urzędu, który był właściwy na ostatni dzień prowadzenia przez ciebie działalności, formularz VAT-Z. Zostaniesz wtedy wykreślony z rejestru podatników VAT. Jeżeli byłeś podatnikiem VAT-UE, automatycznie utracisz także ten status.

Zgłoszenie o zakończeniu działalności możesz złożyć elektronicznie, przez Portal podatkowy, korzystając z aplikacji e-Deklaracje.

Zobacz: Jak złożyć e-Deklaracje.

Zobacz: Wykaz podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT

Rozliczenie podatku dochodowego

W przypadku likwidacji działalności gospodarczej majątek który należał do firmy, po jej zamknięciu, staje się majątkiem prywatnym osoby prowadzącej działalność. Jeśli nie sprzedasz go w ciągu sześciu lat (licząc od pierwszego dnia miesiąca, który nastąpi po miesiącu, w którym przestałeś prowadzić działalność gospodarczą), nie będziesz musiał zapłacić podatku dochodowego z tego tytułu. Jeśli sprzedasz go wcześniej, zapłacisz podatek.

Likwidacja kasy fiskalnej

Zamknięcie firmy wymaga zlikwidowania kasy fiskalnej, której używałeś do ewidencjonowania sprzedaży. W tym przypadku musisz zakończyć pracę kasy w trybie fiskalnym i przejść w tryb „tylko do odczytu”, odczytać zawartość pamięci kasy fiskalnej przy pomocy serwisanta oraz:

  • wystawić raport fiskalny dobowy (w przypadku kas z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii dodatkowo raport okresowy - miesięczny),
  • wystawić raport fiskalny rozliczeniowy i sporządzić z tej czynności protokół,
  • złożyć wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas do właściwego naczelnika urzędu skarbowego wraz z protokołem z odczytu zawartości pamięci fiskalnej i raport fiskalny rozliczeniowy, w ciągu pięciu dni od ich sporządzenia.

Zobacz: Wyrejestruj kasę fiskalną

Zwrot ulgi na zakup kasy fiskalnej

Dostałeś ulgę na zakup kasy? Jeśli zamkniesz firmę w ciągu 3 lat od rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży, będziesz musiał ją zwrócić. Masz obowiązek zwrotu ulgi także, jeśli ogłosisz jej upadłość lub sprzedasz przedsiębiorstwo, a nowy właściciel nie będzie prowadził sprzedaży na rzecz osób fizycznych.
Zobacz: Kasa fiskalna w firmie.  

Rozwiązanie umów z pracownikami


Likwidacja firmy nie powoduje automatycznego ustania umów z pracownikami. W takiej sytuacji powinieneś rozwiązać umowy o pracę ze wszystkimi pracownikami na mocy porozumienia stron lub za wypowiedzeniem. Dotyczy to także pracowników, którzy objęci są ogólną ochroną przed zwolnieniem, np. osoby przebywające na urlopach wychowawczych czy będące w wieku przedemerytalnym.

Zobacz: Zwolnienie zatrudnianych pracowników w przypadku zamknięcia działalności gospodarczej.

Działalność reglamentowana – wykreślenie z rejestru

Jeżeli prowadziłeś działalność wymagającą posiadania koncesji lub zezwoleń, nie musisz już zawiadamiać urzędu, który prowadzi dany rejestr. Otrzyma on informacje automatycznie z CEIDG lub KRS.

Jeżeli jednak rezygnujesz tylko z części działalności – tej, która jest objęta koncesją, zezwoleniem lub wpisem, sam musisz powiadomić właściwy urząd.

Przykład Prowadzisz sklep, w którym sprzedajesz alkohol i produkty spożywcze. Postanowiłeś zrezygnować ze sprzedaży alkoholu, ale sklep prowadzisz nadal. Musisz samodzielnie zawiadomić urząd, który wydał zezwolenie na sprzedaż alkoholu. Masz na to 14 dni od zaprzestania sprzedaży alkoholu.

Zobacz: Rodzaje działalności wymagające koncesji, zezwoleń i wpisów do rejestru.

Zamknięcie konta firmowego

Jeśli chcesz zlikwidować konto firmowe, sprawdź jakie procedury obowiązują w twoim banku. Przy prowadzeniu jednoosobowej działalności gospodarczej do zamknięcia rachunku firmowego najczęściej wystarczy dowód osobisty właściciela rachunku.

W przypadku spółek wymagana jest zgoda wszystkich współwłaścicieli. Niektóre banki lub kasy spółdzielcze wymagają wypełnienia wniosku lub napisania pisma o zamknięcie rachunku firmowego.

Pamiętaj: Warto pozostawić rachunek firmowy do czasu dokonania rozliczeń z organami skarbowymi po zakończeniu działalności, np. nadpłata za VAT zwracana jest na rachunek firmowy. Jeżeli chcesz, aby ewentualne zwroty trafiły na twoje prywatne konto (po likwidacji firmowego), powinieneś dokonać aktualizacji danych w urzędzie skarbowym (na formularzu ZAP-3).

Przechowywanie dokumentów firmowych

Czas przechowywaniu zależy od rodzaju dokumentu:

  • Dokumenty związane z księgowością firmy – pięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
    Chodzi tu przede wszystkim o: księgi przychodów i rozchodów, ewidencje przychodów, rejestry VAT, dowody księgowe (faktury sprzedaży i zakupu, dowody wewnętrzne, faktury korygujące, noty korygujące, noty księgowe), ewidencje środków trwałych, ewidencje wyposażenia, ewidencje przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówka), dokumenty inwentaryzacyjne (spis z natury).
  • Dokumenty firmowe przekazywane do ZUS – pięć lat (dla dokumentów przekazywanych do ZUS od 1 stycznia 2012 r.) lub dziesięć lat (dla dokumentów przekazywanych do ZUS do 31 grudnia 2011 r.). Okresy liczymy od dnia ich przekazania w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego. Chodzi tu przede wszystkim o zgłoszeniach do ubezpieczeń, kopiach deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportach miesięcznych.
  • Dokumenty kadrowe – 10 lat (dotyczy pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r.), licząc od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy. Są to głównie akta osobowe pracowników, imienne listach płac, karty ewidencji czasu pracy, karty ewidencyjne przydziału odzieży i obuwia roboczego.

Pamiętaj: okres przechowywania dokumentacji dotyczącej pracowników zatrudnionych pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r. wynosi 50 lat, licząc od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy. Termin ten może zostać skrócony do 10 lat, ale wiąże się to z koniecznością wysłania do ZUS raportu informacyjnego na druku ZUS RIA. Pracownik, którego dotyczy raport, otrzyma z ZUS informację o skróceniu okresu przechowywania jego akt osobowych i możliwości ich odbioru. 

Czy ta strona była przydatna?