Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy

Profil Zaufany i podpis zaufany

Chcesz załatwić sprawę urzędową przez Internet? Musisz potwierdzić swoją tożsamość i podpisać elektronicznie dokument wysyłany do urzędu. Możesz to zrobić korzystając
z Profilu Zaufanego.

Do czego służy Profil Zaufany

Profil zaufany to bezpłatne narzędzie, dzięki któremu możesz:

  • potwierdzić swoją tożsamość w systemach elektronicznej administracji,
  • podpisać dokument podpisem zaufanym.

Profil służy tylko do kontaktów z administracją publiczną (urzędami, ministerstwami)
i jest ważny przez 3 lata. Po upływie tego czasu możesz przedłużyć jego ważność na kolejne 3 lata. Może go założyć każdy, kto ma numer PESEL oraz pełną lub ograniczoną zdolność do czynności prawnych.

Potwierdzanie tożsamości

Załatwiając sprawę w urzędzie musisz okazać dokument tożsamości. Profil Zaufany można porównać do takiego dokumentu, który pozwala cię zidentyfikować, kiedy załatwiasz sprawę urzędową online. Dane przypisane do twojego Profilu Zaufanego to imię (imiona), nazwisko, data urodzenia oraz numer PESEL. To oznacza, że jeden obywatel może mieć tylko jeden, unikalny Profil Zaufany.

Uwierzytelnienie (logowanie) Profilem Zaufanym polega na podaniu nazwy użytkownika
i hasła oraz na potwierdzeniu tych danych kodem autoryzacyjnym, który dostaniesz SMS-em. W ten sposób dostajesz elektroniczny dostęp do urzędu.

Pamiętaj! Nie udostępniaj nikomu swojego Profilu, podobnie jak nie przekazujesz nikomu swojego dowodu osobistego ani danych do logowania na swoim koncie bankowym.

Podpisywanie dokumentów podpisem zaufanym

Możesz wykorzystać Profil Zaufany do podpisania dowolnego dokumentu elektronicznego podpisem zaufanym. Ten podpis jest integralną częścią twojego Profilu Zaufanego.

Podpisać w ten sposób możesz zarówno dokumenty zapisane na twoim dysku,
jak i takie które zostały przygotowane na formularzach elektronicznych udostępnionych na Biznes.gov.pl, ePUAP lub na innych serwisach urzędowych, z których korzystasz.

Zobacz, jak załatwiać sprawy urzędowe na Biznes.gov.pl

Podpisanie polega na kliknięciu przycisku „Podpisz podpisem zaufanym” i potwierdzeniu kodem autoryzacyjnym przesyłanym SMS-em. Tak podpisany dokument możesz ściągnąć na swój dysk lub - jeśli został przygotowany na  formularzu elektronicznym,
w ramach usługi  urzędowej online (np. składasz wniosek o ograniczenie poboru podatków) - wysłać go do właściwego urzędu.

Podpis zaufany, potwierdzony Profilem Zaufanym zastępuje w kontaktach z podmiotami publicznymi podpis własnoręczny.

Ważne! Logowanie (uwierzytelnianie) i podpisywanie dokumentów przy pomocy Profilu Zaufanego to dwie różne procedury. W urzędzie często okazujesz swój dokument tożsamości i potem dopiero podpisujesz wniosek lub pismo. W Internecie te czynności - z twojego punktu widzenia - mogą wyglądać podobnie. Pamiętaj jednak, że realizują różne funkcje, dlatego po zalogowaniu na swoje konto na Profilu Zaufanym musisz
np. powtórzyć autoryzację danych SMS-em, w szczególności zawsze kiedy klikniesz przycisk „Podpisz podpisem zaufanym”.

Jakie instytucje publiczne korzystają z Profilu Zaufanego

Mając Profil Zaufany zyskujesz dostęp do Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej ePUAP – bezpłatnej platformy do kontaktu z różnymi urzędami, przez którą możesz wysyłać, wnioski lub pisma oraz odbierać pisma z urzędów.

Urzędy i instytucje, które wykorzystują Profil Zaufany to m.in.:

  • Ministerstwo Rozwoju:
    • możesz zarejestrować, zawiesić, wznowić lub zlikwidować działalność gospodarczą na CEIDG
    • możesz skorzystać z bazy usług publicznych online na portalu Biznes.gov.pl;
  • Ministerstwo Klimatu  - możesz obsługiwać swoje konto w Systemie BDO
  • Zakład Ubezpieczeń Społecznych – załatwisz sprawy związane z ubezpieczeniem swoim lub pracownika na PUE ZUS
  • Ministerstwo Rodziny Pracy i Polityki Społecznej – złożysz wnioski o zezwolenie na pracę cudzoziemca na praca.gov.pl
  • Urząd Patentowy RP – złożysz wniosek o ochronę wynalazku, wzoru użytkowego, przemysłowego lub znaku towarowego na Platformie Usług elektronicznych UPRP
  • Urzędy skarbowe – sprawdzisz swoje rozliczenia podatkowe, a także zgłosisz spadek lub darowiznę na Portalu podatkowym.

Ważne! Profil Zaufany nie może być wykorzystany do składania zeznań podatkowych
w systemie e-Deklaracje

  • Krajowy Rejestr Karny – pobierzesz zaświadczenie o niekaralności;

Uwaga! Nie każdą sprawę urzędową załatwisz przez Internet dzięki Profilowi Zaufanemu, ale tę metodę weryfikacji tożsamości stosuje zdecydowana większość instytucji publicznych, które pozwalają na załatwianie spraw urzędowych online.

Profilem Zaufanym:

  • nie podpiszesz deklaracji i informacji podatkowych (złożysz je w serwisie e-Deklaracje).
  • nie zamkniesz spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,
  • nie dokonasz zmian w KRS, jeśli spółka nie była zarejestrowana online.

Jak założyć Profil Zaufany

Swój Profil Zaufany możesz założyć na 3 sposoby:  

Jak założyć tymczasowy Profil Zaufany - ekran wyboru sposobu uzyskania profilu zaufanego
 
1. Za pomocą formularza online, który wypełniasz na stronie Profilu Zaufanego.

W formularzu wpisujesz m.in. swoje imię, nazwisko i numer PESEL. Tak wypełniony formularz rejestrujesz (wybierasz przycisk „Zarejestruj”), a następnie:

  • potwierdzasz osobiście w tzw. punkcie potwierdzającym;    

Punktami potwierdzającymi są m.in. urzędy skarbowe, urzędy wojewódzkie czy wybrane urzędy pocztowe. Takie punkty są dostępne także za granicą. Pracownik punktu poprosi cię o okazanie dokumentu tożsamości, wydrukuje złożony przez ciebie wniosek i poprosi o jego podpisanie.

Skorzystaj z wyszukiwarki punktów potwierdzających.

  • potwierdzasz online, kwalifikowanym podpisem elektronicznym, jeśli taki posiadasz.
    Ta opcja wymaga oprogramowania PZ Signer. Upewnij się, że masz je zainstalowane. Jeśli nie - pobierz aplikację odpowiednią dla twojego systemu: Windows 32-bit 64-bit; Mac; Linux.

2. Za pomocą konta internetowego (bankowego lub Poczty Polskiej – envelo)

Zobacz, jakie firmy mogą potwierdzić twoją tożsamość na potrzeby rejestracji Profilu Zaufanego. Są to tzw. dostawcy tożsamości, czyli podmioty, które dostały zgodę na potwierdzanie Profilu Zaufanego, ponieważ uwierzytelniają dane klientów podczas zakładania im konta (przede wszystkim w ramach bankowości elektronicznej). Dlatego korzystając z ich usług nie musisz już potwierdzać nic osobiście, w urzędzie.

Jak założyć tymczasowy Profil Zaufany - wybór dostawcy tożsamości
Ważne! Jeśli potwierdziłeś Profil Zaufany korzystając z usług dostawcy tożsamości (najczęściej przez bankowość internetową), zawsze powinieneś logować się za pośrednictwem tego konta - to z nim powiązany jest twój Profil. Na przykład na portalu Biznes.gov.pl, na stronie logowania wybierasz Profil Zaufany, a następnie klikasz ikonę swojego serwisu bankowości internetowej i logujesz się przez stronę swojego banku.

3. Za pomocą e-dowodu, czyli dowodu osobistego z tzw. warstwą elektroniczną.

Taki dowód ma wbudowany chip, w którym zapisane są twoje dane. Aby skorzystać z tej opcji musisz mieć podłączony do komputera specjalny czytnik, który umożliwia ich odczytanie. Będziesz także potrzebować oprogramowania e-dowodu.

Zobacz instrukcję zakładania konta w Profilu Zaufanym za pomocą e-dowodu.

Jak założyć tymczasowy Profil Zaufany

W czasie epidemii COVID-19 możliwe jest założenie tymczasowego Profilu Zaufanego. Taki Profil będzie ważny przez 3 miesiące.

Tożsamość użytkownika potwierdzi urzędnik, w trakcie tzw. wideoweryfikacji.
To oznacza, że do założenia tymczasowego Profilu nie jest potrzebna ani wizyta
w urzędzie, ani bankowość elektroniczna, ani e-dowód. Możesz to zrobić bez wychodzenia z domu.

Jeżeli chcesz założyć Tymczasowy Profil Zaufany:

  • wejdź na stronę internetową, przez którą złożysz elektroniczny wniosek;
  • wypełnij 3 pola:
    • „Nazwa użytkownika”, czyli twój login, którym będziesz się logować do tymczasowego Profilu Zaufanego,
    • „Hasło” i „Powtórz hasło”;

Ważne! Nazwa użytkownika może zawierać duże i małe litery, cyfry oraz podkreślenie (_) i łącznik (–). Nie może za to zawierać polskich znaków, spacji oraz innych znaków specjalnych i kropki. Znaczenie ma też wielkość liter. System ma minimalne wymagania co do hasła: musi mieć minimum 8 znaków, w tym 1 dużą literę, 1 małą literę, 1 cyfrę lub 1 znak specjalny. Znakiem specjalnym jest np. # lub %.
Jak założyć tymczasowy profil zaufany - Ustalanie nazwy użytkownika i hasła

  • wybierz przycisk „Dalej” i podaj swoje dane osobowe;

jak założyć tymczasowy profil zaufany - Podanie swoich danych osobowych (imię, nazwisko oraz numer PESEL)

  • wybierz przycisk „Dalej” i podaj dwukrotnie swój adres e-mail oraz numer telefonu.
    Na ten numer oraz adres będziesz dostawać SMS-y z kodami autoryzacyjnymi oraz wiadomości, dotyczące statusu twoich spraw;
  • wybierz jedną aplikację, przez którą skontaktuje się z tobą urzędnik, aby potwierdzić twoją tożsamość. Do wyboru masz Skype oraz Microsoft Teams. Na stronie są też linki do pobrania obu programów;
  • podaj godziny, w jakich może się z tobą skontaktować;
  • wypełnij oświadczenie potwierdzające znajomość przepisów dotyczących Profilu Zaufanego;

 jak uzyskać profil zaufany - Wybór aplikacji do połączenia się z urzędnikiem oraz określenie godzin, w jakich będzie się mógł z tobą połączyć


jak uzyskać profil zaufany - Oświadczenie o znajomości przepisów dotyczących profilu zaufanego oraz klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych

  • potwierdź wpisane dane: upewnij się, że są prawidłowe;
  • na ostatnim ekranie system poprosi o autoryzację: wpisz kod, który dostaniesz SMS;
  • wybierz przycisk „Dalej” i zakończ rejestrację swojego konta.

Następnie zajrzyj do swojej skrzynki e-mail. Na adres poczty elektronicznej podany
w czasie rejestracji konta dostaniesz dwie wiadomości:

  • pierwsza - potwierdzenie założenia konta w serwisie Profil Zaufany,
  • druga - potwierdzenie wysłania wniosku.

Ważne! W drugiej wiadomości znajdziesz numer wniosku. Będzie ci potrzebny podczas rozmowy z urzędnikiem.

Po jakimś czasie, w wybranych przez ciebie godzinach, skontaktuje się z tobą urzędnik, aby potwierdzić twoją tożsamość. Na twój adres e-mail dostaniesz link do rozmowy video. Rozmowa odbędzie się za pomocą aplikacji wybranej we wniosku. Kliknij
w przesłany link (w aplikacji Skype kliknij dodatkowo zielony przycisk Zadzwoń).

Przykładowa wideorozmowa z urzędnikiem może wyglądać następująco:

  • Urzędnik poda numer twojego wniosku. Sprawdź, czy numer się zgadza z tym, który został wysłany w potwierdzeniu. Jeśli tak, możesz kontynuować rozmowę.
  • Urzędnik poprosi cię o potwierdzenie, że dane we wniosku są prawdziwe i aktualne. Przedstawi zasady korzystania z tymczasowego Profilu Zaufanego i poprosi o okazanie dowodu tożsamości w taki sposób, by mógł przeczytać jego treść.  
  • Jeśli cały proces przebiegnie pomyślnie, twój Profil Zaufany zostanie potwierdzony przez urzędnika. Potwierdzenie założenia PZ dostaniesz na swój adres e-mail.
    Od tej chwili możesz z niego korzystać (przez 3 miesiące).

Co można załatwić z Profilem Zaufanym

Profil Zaufany jest powiązany z Elektroniczną Platformą Usług Administracji Publicznej (ePUAP). Korzystając z niego możesz się logować do serwisu elektronicznego konkretnego urzędu. W tym przypadku najczęściej potrzebne będzie jeszcze konto użytkownika, założone na tym serwisie (np. konto w CEIDG lub konto na Biznes.gov.pl), które zostanie skojarzone z twoim Profilem.

Pamiętaj, że serwisy administracji publicznej umożliwiają zazwyczaj kilka sposobów uwierzytelniania (logowania), a Profil Zaufany jest jednym z nich.

Ważne! Serwisy, które udostępniają usługi publicznie online, mają różne interfejsy. Przycisk logowania może nazywać się na przykład: "Zaloguj się", "Wyślij wniosek", "Załatw sprawę". Na etapie logowania wiele instytucji publicznych przekierowuje użytkowników do serwisu login.gov.pl, który również umożliwia wybór Profilu Zaufanego jako jednej z opcji potwierdzenia tożsamości.

jak uzyskać profil zaufany - ekran logowania
Po zalogowaniu możesz załatwiać sprawy, które są dostępne w danym serwisie,
np. obsługiwać swoje konto w serwisie Biznes.gov.pl, przygotowywać zmiany we wpisie
w rejestrze CEIDG, czy wnioski o ochronę na platformie Urzędu Patentowego RP.

Mając Profil Zaufany:

  • możesz wysyłać e-formularze udostępnione online przez dany urząd. Taki formularz wypełniasz online i podpisujesz elektronicznie. Podpis możesz złożyć na kilka sposobów. W przypadku Profilu Zaufanego, po zalogowaniu na swoje konto, wybierasz przycisk „Podpisz podpisem zaufanym” i potwierdzasz kodem autoryzacyjnym, który dostaniesz SMS-em.
  • możesz złożyć dowolne pismo do urzędów, które obsługują platformę ePUAP (czyli mają swoją skrzynkę podawczą na ePUAP) Są to tzw. pisma ogólne służące do komunikacji
    z administracją publiczną w sprawach, które można załatwić przez Internet i które nie mają elektronicznych formularzy.
  • masz też dostęp do katalogu spraw, które można załatwić przez ePUAP.

Jak podpisać podpisem zaufanym dokument zapisany na dysku

Wiele dokumentów wysyłanych drogą elektroniczną do urzędów musisz przygotować na swoim komputerze, korzystając z wzoru określonego przez urząd lub – w przypadku pisma ogólnego – w dowolnym układzie.

Jeżeli masz Profil Zaufany, możesz go wykorzystać do podpisania takiego dokumentu elektronicznego podpisem zaufanym. Możesz też sprawdzić czy dokument elektroniczny jest już podpisany lub kto go podpisał.

Jeśli twój dokument (zapisany na dysku,  np. w formacie.txt, .rtf, .pdf, .xps, .odt, .doc, .xls, .ppt, .docx, .csv czy .jpg) jest gotowy do wysłania:

  • wejdź na stronę usługi podpisywania podpisem zaufanym,
  • kliknij „Wybierz dokument z dysku” albo przeciągnij plik myszką,
  • kliknij „Podpisz”,
  • Zaloguj się do swojego konta na Profilu Zaufanym,
  • Wybierz przycisk „Podpisz podpisem zaufanym”,
  • SMS-em dostaniesz kod, którym potwierdzisz podpisanie pisma,
  • system automatycznie wygeneruje plik .xml, w którym zawarty będzie twój podpis,
  • kliknij „Pobierz”, aby zapisać dokument w swoim komputerze.

Taki plik możesz wysłać na elektroniczną skrzynkę podawczą dowolnego urzędu.

Ważne! Jeżeli pismo musi być podpisane przez kogoś jeszcze, wyślij je e-mailem osobie, która musi je podpisać. Kiedy je odbierze, powinna skorzystać z usługi podpisywania dokumentu podpisem zaufanym i powtórzyć sekwencję opisaną wyżej. Będzie też mogła sprawdzić kto i kiedy podpisał dokument lub zobaczyć zawartość dodanego dokumentu.

Pamiętaj, że osoba, która otrzyma od ciebie plik w formacie xml będzie go mogła podpisać korzystając z Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego (jeśli taki posiada).

Czy obcokrajowiec może posiadać Profil Zaufany

Tak. Wymogiem założenia Profilu Zaufanego jest jednak posiadanie polskiego numeru PESEL (numer z polskiego systemu ewidencji ludności), który musisz podać wypełniając formularz. Wynika to z załącznika nr 1 do rozporządzenia Ministra Cyfryzacji z dnia 29 czerwca 2020 r. w sprawie profilu zaufanego i podpisu zaufanego.

Cudzoziemcy, którzy mają status uchodźców albo zezwolenie na pobyt stały mogą uzyskać meldunek. Wtedy urząd automatycznie występuje o nadanie im numeru PESEL.

Osoby, które nie mogą się zameldować (nie spełniają wymogów uzyskania meldunku w Polsce) również mogą złożyć wniosek o nadanie numeru PESEL. Wtedy jednak muszą wskazać konkretny przepis prawa, z którego wynika obowiązek posiadania PESEL. Może to być na przykład art. 19e ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym, który dotyczy wysyłania sprawozdania finansowego spółki w formie elektronicznej.

Pamiętaj! Każdy urząd, który żąda podania numeru PESEL, musi wskazać podstawę prawną takiego żądania. Ten właśnie przepis będzie podstawą, jaką cudzoziemiec powinien wpisać do wniosku o nadanie numeru PESEL. 

PESEL uzyskasz:

  • w urzędzie gminy właściwym dla twojego miejsca zameldowania (tam gdzie jesteś albo gdzie chcesz się zameldować)
  • w urzędzie gminy, na terenie której znajduje się siedziba twojego pracodawcy — jeśli nie możesz się zameldować
  • w Urzędzie Dzielnicy Śródmieście miasta stołecznego Warszawy (ul. Nowogrodzka 43) — jeśli nie pracujesz albo twój pracodawca ma siedzibę za granicą Polski

Zobacz, jak uzyskać numer PESEL (dla cudzoziemców)

Czy ta strona była przydatna?