Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy

Wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych

Prowadzisz działalność gospodarczą i chcesz zająć się przechowywaniem akt osobowych i płacowych? Pamiętaj, że najpierw musisz uzyskać wpis w urzędzie marszałkowskim. Poniżej dowiesz się, jak uzyskać taki wpis.

Jak załatwić sprawę

Sprawę można załatwić:

  • podczas wizyty w urzędzie
  • listownie

Co powinieneś wiedzieć i kto może skorzystać z usługi

Uzyskanie wpisu jest uzależnione od spełnienia następujących warunków:

  • prowadzenia działalności gospodarczej w określonej formie prawnej (przedsiębiorca musi być osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej)
  • posiadania odpowiedniej do rozmiarów planowanej działalności bazy organizacyjno-technicznej, zapewniającej właściwe warunki przechowania i udostępniania dokumentacji
  • posiadania regulaminu usług, które będą świadczone w ramach działalności objętej wpisem
  • zatrudnienia do obsługi dokumentacji osób posiadających specjalistyczne wykształcenie i praktykę zawodową
  • w skład zarządu nie mogą wchodzić osoby karane za przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów lub mieniu

Kto może skorzystać z usługi

Przedsiębiorca będący osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej.

Kiedy powinieneś załatwić sprawę

Przed rozpoczęciem działalności.

Gdzie załatwisz sprawę

Usługę można zrealizować w:

  • urzędy marszałkowskie
Aby dowiedzieć się gdzie zrealizować usługę, podaj miejsce wykonywania działalności.

Co zrobić krok po kroku

1. Złożenie wniosku o wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych

Przedsiębiorca ubiegający się o wpis do rejestru działalności regulowanej, składa wniosek wraz z załącznikami, odpowiadający wymogom ustawowym, do marszałka województwa, właściwego ze względu na miejsce wykonywania działalności objętej wpisem.

Dokumenty

Pobierz:
Dokument możesz złożyć jako:
Oryginał
Informacja dodatkowa

Wniosek zawiera następujące dane:

1.         firmę przedsiębiorcy oraz jego siedzibę i adres;

2.         numer w rejestrze przedsiębiorców;

3.         numer identyfikacji podatkowej (NIP),

4.         imiona i nazwiska osób uprawnionych do reprezentowania przedsiębiorcy;

5.         określenie zakresu działalności, która ma być objęta wpisem;

6.         określenie miejsca lub miejsc, w których będzie wykonywana działalność objęta wpisem i daty jej rozpoczęcia;

7.         oświadczenie, że przedsiębiorca w dniu złożenia wniosku:

a)         nie ma zaległości podatkowych,

b)         nie ma zaległości w zakresie zobowiązań wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych,

c)         nie figuruje w rejestrze dłużników niewypłacalnych Krajowego Rejestru Sądowego.

Pobierz:
Dokument możesz złożyć jako:
Oryginał
Informacja dodatkowa

Oświadczenie powinno posiadać następującą treść:

 „Oświadczam, że:

1) dane zawarte we wniosku o wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych są kompletne i zgodne z prawdą;

2) znane mi są i spełniam warunki wykonywania działalności gospodarczej w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania, określone w rozdziale 4a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.”.

Oświadczenie powinno również zawierać:

1) firmę przedsiębiorcy oraz jego siedzibę i adres;

2) oznaczenie miejsca i datę złożenia oświadczenia;

3) podpis osoby uprawnionej do reprezentowania przedsiębiorcy, ze wskazaniem imienia i nazwiska oraz pełnionej funkcji.

Dokument możesz złożyć jako:
Oryginał

Termin

Przed rozpoczęciem działalności.

2. Weryfikacja materialno-prawna i formalna wniosku o wpis

Marszałek województwa sprawdza, czy:

  • wydano prawomocne orzeczenie zakazujące przedsiębiorcy wykonywania działalności gospodarczej objętej wpisem,
  • przedsiębiorcę wykreślono z rejestru tej działalności regulowanej w okresie 3 lat poprzedzających złożenie wniosku.

Jeżeli nie zaistnieją wyżej wskazane przesłanki, marszałek województwa przystępuje do weryfikacji formalnej wniosku.

W przypadku, gdy wniosek o wpis do rejestru nie spełnia warunków formalnych (oraz gdy brakuje wymaganego oświadczenia), marszałek ma 7 dni na wezwanie wnioskodawcy do jego uzupełnienia (lub dosłania).

W sytuacji, gdy wnioskodawca nie wpłacił należności tytułem opłaty skarbowej, brak ten powinien być usunięty w terminie 7 dni. W przypadku, gdy opłata nie zostanie wniesiona w wyznaczonym przez organ terminie, organ pozostawia wniosek bez rozpoznania.

Jeżeli wniosek spełnia wymogi materialno-prawne i formalne albo minęło 7 dni od dnia wpływu do organu wniosku o wpis wraz z oświadczeniem o spełnieniu warunków wymaganych do wykonywania działalności gospodarczej, dla której rejestr jest prowadzony, marszałek jest obowiązany dokonać wpisu przedsiębiorcy do tego rejestru w terminie 7 dni.

Termin

W ciągu 7 dni.

3. Wpis do rejestru działalności regulowanej

Marszałek województwa prowadzący dany rejestr dokonuje wpisu do rejestru działalności regulowanej i zamieszcza w nim następujące dane:

  • firmę przedsiębiorcy oraz jego siedzibę i adres
  • numer w rejestrze przedsiębiorców
  • numer identyfikacji podatkowej (NIP)
  • imiona i nazwiska osób uprawnionych do reprezentowania przedsiębiorcy
  • określenie zakresu działalności, która ma być objęta wpisem
  • określenie miejsca lub miejsc, w których będzie wykonywana działalność objęta wpisem i daty jej rozpoczęcia
  • informacja o postawieniu przedsiębiorcy w stan likwidacji lub ogłoszeniu jego upadłości
  • data wpisu i numer porządkowy
  • wykreślenie z rejestru
  • uwagi
  • kontrola
  • sygnatura akt w teczce
  • nr wpisu do rejestru

Termin

W ciągu 7 dni.

4. Wydanie zaświadczenia o dokonaniu wpisu do rejestru działalności regulowanej

Marszałek województwa wydaje z urzędu zaświadczenie o dokonaniu wpisu do rejestru. Zaświadczenie o wpisie jest bezpłatne. Natomiast w przypadku, gdy przedsiębiorca wystąpi z wnioskiem o wydanie kolejnego zaświadczenia, to wówczas ma obowiązek uiszczenia opłaty skarbowej w wysokości 17 zł.

Dokumenty

Dokument otrzymasz jako:
Oryginał
Informacja dodatkowa

Zaświadczenie zawiera:

  • firmę przedsiębiorcy oraz jego siedzibę i adres;
  • zakres działalności gospodarczej objętej wpisem;
  • miejsce wykonywania działalności gospodarczej objętej wpisem;
  • datę rozpoczęcia działalności gospodarczej.

Termin

Bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 7 dni.

5. Przekazanie drogą elektroniczną do CEIDG informacji o wpisie do rejestru działalności regulowanej

Marszałek województwa prowadzący dany rejestr przekazuje drogą elektroniczną do CEIDG informacje o wpisie do rejestru.

Termin

Niezwłocznie, nie później niż następnego dnia roboczego po prawomocnym rozstrzygnięciu sprawy.

6. Zawiadomienie Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych

O wpisaniu przedsiębiorcy do rejestru, marszałek województwa zawiadamia Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w terminie miesiąca od dnia dokonania wpisu, przekazując następujące dane:

1) firmę przedsiębiorcy oraz jego siedzibę i adres

2) zakres i miejsce (miejsca) wykonywania działalności

3) informacje o wykreśleniu wpisu z rejestru oraz o zawieszeniu lub zakończeniu wykonywania działalności objętej wpisem

4) informacje o postawieniu przedsiębiorcy w stan likwidacji lub ogłoszeniu jego upadłości

Termin

W terminie miesiąca od dnia dokonania wpisu.

7. Wpisanie przedsiębiorcy do ewidencji przechowawców akt osobowych i płacowych

Na podstawie informacji uzyskanych od marszałków województw i przedsiębiorców Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych prowadzi ewidencję przechowawców akt osobowych i płacowych. Ewidencja jest jawna.

Do ewidencji wpisywane są następujące dane:

1) firma przedsiębiorcy oraz jego siedziba i adres

2) zakres i miejsce (miejsca) wykonywania działalności

3) informacje o wykreśleniu wpisu z rejestru oraz o zawieszeniu lub zakończeniu wykonywania działalności objętej wpisem

4) informacje o postawieniu przedsiębiorcy w stan likwidacji lub ogłoszeniu jego upadłości

5) oznaczenie marszałka województwa, który dokonał wpisu do rejestru

6) wykaz  pracodawców, których dokumentację przedsiębiorca przejął w danym miesiącu kalendarzowym, oraz okres, z jakiego ta dokumentacja pochodzi

Ile zapłacisz

616,00 zł

Zgodnie z załącznikiem do ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej.

Ile będziesz czekać

Dokonanie wpisu do rejestru i wydanie zaświadczenia następuje w terminie 7 dni od dnia wpływu kompletnego wniosku o wpis do rejestru.

Jeżeli marszałek województwa nie dokona wpisu w terminie, a od dnia wpływu wniosku upłynęło 14 dni, przedsiębiorca może rozpocząć działalność. Nie dotyczy to przypadku, gdy marszałek województwa wezwał przedsiębiorcę do uzupełnienia wniosku o wpis nie później niż przed upływem 7 dni od dnia jego otrzymania. W takiej sytuacji 7-dniowy termin na dokonanie wpisu biegnie od dnia wpływu uzupełnienia wniosku o wpis.

Jak możesz się odwołać

Odmowa wpisu przedsiębiorcy do rejestru następuje w formie decyzji administracyjnej. Stronie służy odwołanie za pośrednictwem organu (marszałka województwa, który wydał decyzję), do samorządowego kolegium odwoławczego w terminie 14 dni od dnia jej doręczenia.

Warto wiedzieć

Zgłaszanie zmiany danych

Przedsiębiorca jest obowiązany niezwłocznie zgłaszać marszałkowi województwa wszelkie zmiany danych podlegających wpisowi do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych, a także informacje o postawieniu przedsiębiorcy w stan likwidacji lub ogłoszeniu jego upadłości.

Informowanie o przejętej dokumentacji

Przedsiębiorca ma obowiązek przekazywać do centrali Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych wykaz pracodawców, których dokumentację przejął w danym miesiącu kalendarzowym, oraz okres, z jakiego ta dokumentacja pochodzi, w terminie do końca następnego miesiąca kalendarzowego.

Czy ta strona była przydatna?