Uzyskaj wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych

Twoja firma chce przechowywać dokumentację osobową i płacową pracodawców? Pamiętaj, że aby prowadzić taką działalność trzeba uzyskać wpis w rejestrze przechowawców akt osobowych i płacowych.

Jak załatwić sprawę

Co powinieneś wiedzieć i kto może skorzystać z usługi

Kto ma obowiązek wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych

Działalność gospodarcza w zakresie przechowania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców jest działalnością regulowaną. To oznacza, że jeśli twoja firma chce rozpocząć taką działalność, musi najpierw uzyskać wpis do rejestru przechowawców.

Rejestr prowadzą marszałkowie województw. Na podstawie informacji uzyskanych od marszałków, Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych prowadzi ewidencję przechowawców akt osobowych i płacowych. Ewidencja jest udostępniana publicznie w formie pliku PDF.

Przejdź do strony Archiwów Państwowych zawierającej ewidencję przechowawców akt osobowych i płacowych.

Jakie wymagania musi spełniać firma, aby uzyskać wpis

Działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej wymaga określonej formy prawnej. Twoja firma musi być osobą prawną (na przykład spółką akcyjną albo spółką z ograniczoną odpowiedzialnością) lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej (na przykład spółką jawną albo komandytową). To oznacza, że twoja firma musi być zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym.

Ważne! Działalności gospodarczej w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej nie mogą prowadzić przedsiębiorcy będący osobami fizycznymi oraz spółki cywilne.

Dodatkowo, twoja firma:

• nie może mieć zaległości podatkowych
• nie może mieć zaległości w zakresie zobowiązań wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych
• nie może figurować w rejestrze dłużników niewypłacalnych Krajowego Rejestru Sądowego i Krajowym Rejestrze Zadłużonych
• musi posiadać bazę organizacyjno-techniczną zapewniającą warunki przechowywania dokumentacji oraz właściwe warunki jej udostępniania
• musi posiadać regulamin usług, które będą świadczone w ramach działalności objętej wpisem
• zatrudniać do wykonywania czynności związanych z obsługą dokumentacji osoby posiadające specjalistyczne wykształcenie i praktykę zawodową.

Kiedy powinieneś załatwić sprawę

Przed rozpoczęciem działalności jako przechowawca akt osobowych i płacowych.

Gdzie załatwisz sprawę

Usługę można zrealizować w:

• urzędy marszałkowskie

Co zrobić krok po kroku

1. Złóż wniosek o wpis do rejestru przechowawców

Wniosek możesz złożyć na piśmie albo w formie elektronicznej – na skrzynkę e-PUAP właściwego marszałka województwa. Wniosek złożony przez internet musi być podpisany podpisem kwalifikowanym albo profilem zaufanym. 

We wniosku musisz podać:

• oznaczenie twojej firmy, wraz z podaniem siedziby i adresu
• numer w rejestrze przedsiębiorców
• numer identyfikacji podatkowej (NIP)
• imiona i nazwiska osób uprawnionych do reprezentowania twojej firmy
• określenie zakresu działalności, która ma być objęta wpisem
• określenie miejsca lub miejsc, w których będzie wykonywana działalność objęta wpisem i daty jej rozpoczęcia
• oświadczenie, że twoja firma w dniu złożenia wniosku nie ma zaległości podatkowych i ZUS oraz, że nie figuruje w rejestrze dłużników niewypłacalnych KRS i Krajowym Rejestrze Zadłużonych.

Do wniosku musisz dołączyć oświadczenie, w którym oświadczysz, że dane zawarte we wniosku są kompletne i zgodne z prawdą oraz, że znasz i spełniasz warunki wykonywania działalności gospodarczej w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania.

Uwaga! Nie istnieje obowiązujący wzór wniosku o wpis. Możesz skorzystać z wzoru przygotowanego przez Biznes.gov.pl. Jeśli przygotowujesz wniosek samodzielnie, pamiętaj o podaniu wszystkich obowiązkowych danych.

Dokumenty

Termin

Przed rozpoczęciem działalności jako przechowawca akt osobowych i płacowych.

2. Marszałek województwa sprawdzi wniosek o wpis

Marszałek województwa sprawdzi, czy:

• wydano prawomocne orzeczenie zakazujące twojej firmie wykonywania działalności gospodarczej objętej wpisem
• twojej firmy nie wykreślono z rejestru tej działalności regulowanej w okresie 3 lat poprzedzających złożenie wniosku.

Następnie marszałek województwa sprawdzi, czy wniosek spełnia wymogi formalne. W przypadku, gdy wniosek ma braki (na przykład nie wpłaciłeś opłaty skarbowej), marszałek wezwie cię  do jego uzupełnienia w ciągu 7 dni. Jeśli braki nie zostaną uzupełnione w wyznaczonym terminie, wniosek nie zostanie rozpoznany.

Termin

W ciągu 7 dni od otrzymania kompletnego wniosku.

3. Marszałek województwa wpisze twoją firmę do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych

Jeśli twój wniosek będzie kompletny oraz prawidłowo opłacony, a twoja firma spełnia wszystkie konieczne warunki, Marszałek wpisze ją do rejestru przechowawców.

Wraz z wpisem dostaniesz zaświadczenie o wpisie, które będzie zawierało:

• firmę oraz siedzibę i adres
• zakres działalności gospodarczej objętej wpisem
• miejsce wykonywania działalności gospodarczej objętej wpisem
• datę rozpoczęcia działalności gospodarczej.

O wpisie do rejestru przechowawców marszałek województwa zawiadomi Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w terminie miesiąca od dnia dokonania wpisu. Na podstawie informacji uzyskanych od marszałków województw i przedsiębiorców Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych prowadzi ewidencję przechowawców akt osobowych i płacowych.

Dokumenty

Termin

W ciągu 7 dni.

Ile zapłacisz

• 616,00 zł – opłata skarbowa za wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych

Gdzie zapłacić: opłatę skarbową za wpis wpłać na konto urzędu miasta na terenie którego znajduje się urząd marszałkowski prowadzący rejestr. Numer konta sprawdzisz na stronie internetowej urzędu miasta lub gminy. Na przykład, jeśli pełnomocnictwo składasz do Urzędu Marszałkowskiego w Poznaniu to opłatę zapłać również na konto Urzędu Miasta Poznania. W tytule przelewu napisz, że to opłata za wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych.

• 17 zł – opłata skarbowa za kolejne zaświadczenie o wpisie

Zaświadczenie o wpisie jest bezpłatne, ale jeśli wystąpisz z wnioskiem o wydanie kolejnego zaświadczenia, to musisz zapłacić za nie opłatę skarbową.

Gdzie zapłacić: opłatę skarbową za kolejne zaświadczenie wpłać na konto urzędu miasta na terenie którego znajduje się urząd marszałkowski prowadzący rejestr.

•  17 zł – opłata skarbowa za pełnomocnictwo (opcjonalnie)

Jeśli do urzędu składasz pełnomocnictwo to musisz je opłacić. Nie zapłacisz za pełnomocnictwo udzielone mężowi, żonie, dzieciom, rodzicom, dziadkom, wnukom lub rodzeństwu.

Gdzie zapłacić: opłatę skarbową za pełnomocnictwo wpłać na konto urzędu miasta lub gminy, właściwego dla siedziby urzędu, w którym składasz pełnomocnictwo. Numer konta sprawdzisz na stronie internetowej urzędu miasta lub gminy. Na przykład, jeśli pełnomocnictwo składasz do Urzędu Miasta Poznania to opłatę zapłać również na konto Urzędu Miasta Poznania.

Praktyczne informacje na temat pełnomocnictwa.

Ile będziesz czekać

Dokonanie wpisu do rejestru i wydanie zaświadczenia następuje w terminie 7 dni od dnia wpływu kompletnego wniosku o wpis do rejestru.

Jeżeli marszałek województwa nie dokona wpisu w terminie, a od dnia wpływu wniosku upłynęło 14 dni, możesz rozpocząć działalność. Nie dotyczy to przypadku, gdy marszałek województwa wezwał cię do uzupełnienia wniosku o wpis nie później niż przed upływem 7 dni od dnia jego otrzymania. W takiej sytuacji 7-dniowy termin na dokonanie wpisu biegnie od dnia wpływu uzupełnienia wniosku o wpis.

Jak możesz się odwołać

Jeżeli otrzymasz decyzję odmowną możesz się od niej odwołać do samorządowego kolegium odwoławczego. Złóż odwołanie za pośrednictwem marszałka województwa, który wydał decyzję – w ciągu 14 dni od dnia jej otrzymania.

Warto wiedzieć

Jak zgłosić zmianę danych we wpisie i zakończenie działalności

Jako przechowawca akt osobowych i płacowych masz obowiązek niezwłocznie zgłaszać marszałkowi województwa wszelkie zmiany danych, które są wpisane do rejestru. Musisz też poinformować marszałka o postawieniu twojej firmy w stan likwidacji lub ogłoszeniu upadłości.

Przeczytaj, jak:

• zgłosić zmianę danych do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych
• wykreślić firmę z rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych.

Jakie obowiązki ma przechowawca

Przechowawca ma obowiązek przekazywać do centrali Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych wykaz pracodawców, których dokumentację przejął w danym miesiącu kalendarzowym, oraz okres, z jakiego ta dokumentacja pochodzi. Informacje te należy przekazać do końca następnego miesiąca kalendarzowego.