Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy

Zezwolenie na przeprowadzenie imprezy masowej

Chcesz zorganizować mecz piłki nożnej lub koncert? Pamiętaj, że udana impreza masowa to nie tylko efekt przygotowań, ale też zadbanie o konieczne formalności przez rozpoczęciem imprezy. Jeśli planujesz zorganizować takie wydarzenie, postaraj się o zezwolenie. Sprawdź poniżej, jak możesz to zrobić.

Jak załatwić sprawę

Sprawę można załatwić:

  • podczas wizyty w urzędzie
  • listownie
  • elektronicznie
Załatw online

Wyślij pismo online wykorzystując bezpłatny podpis elektroniczny

Co powinieneś wiedzieć i kto może skorzystać z usługi

Impreza masowa to wydarzenie, w którym bierze udział przynajmniej 1000 osób na otwartej przestrzeni, a w budynkach – 300 osób. Mogą to być wydarzenia sportowe, artystyczne lub rozrywkowe.

Do tej grupy nie zaliczają się imprezy, które odbywają się w: teatrach, operach, operetkach, filharmoniach, kinach, muzeach, placówkach oświatowych, bibliotekach kultury i galeriach sztuki. Ponadto imprezami masowymi nie są wydarzenia: z udziałem sportowców niepełnosprawnych, zawody sportowe dzieci i młodzieży czy imprezy rekreacyjne.

Uzyskaj opinie służb

Jeśli chcesz zorganizować imprezę masową, to złóż wniosek o:

  • zezwolenie na zorganizowanie imprezy masowej,
  • opinie o wymaganym zabezpieczeniu imprezy, zastrzeżeniach do stanu technicznego obiektu lub terenu oraz możliwych zagrożeniach.

Opinie wydają odpowiednie ze względu na miejsce imprezy służby. Sprawdź, jak uzyskać opinię: komendanta powiatowego policji (rejonowego, miejskiego) i komendanta powiatowego (miejskiego) Państwowej Straży Pożarnej, państwowego inspektora sanitarnego oraz pogotowia ratunkowego.

Ponadto powiadom odpowiedniego komendanta:

  • oddziału Straży Granicznej – gdy impreza odbywa się w strefie nadgranicznej,
  • terenowej jednostki organizacyjnej Żandarmerii Wojskowej – gdy impreza odbywa się na terenach znajdujących się pod kontrolą Ministra Obrony Narodowej.

Złóż wnioski oraz poinformuj służby na 30 dni przed rozpoczęciem imprezy (lub 14 dni – w wyjątkowych i uzasadnionych przypadkach).

Pamiętaj!

Jeśli organizujesz imprezę z płatnym wstępem, koniecznie podpisz umowę ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone uczestnikom.

Zadbaj o to, aby służby porządkowe i informacyjne miały odpowiednie:

  • zaświadczenie o ukończeniu obowiązkowego szkolenia,
  • wyposażenie (np. identyfikatory, ubranie, itp.),
  • informacje o zasadach pełnienia obowiązków,
  • informacje, jak mają poprawnie udokumentować wykonywane zadania.

Kiedy powinieneś załatwić sprawę

Wniosek złóż najpóźniej na 30 dni przed rozpoczęciem imprezy. Jeśli podasz ważną przyczynę lub charakter twojej imprezy odpowiada przeznaczeniu danego obiektu to możesz złożyć wniosek w krótszym czasie – najpóźniej na 14 dni przed imprezą.

Gdzie załatwisz sprawę

Usługę można zrealizować w:

  • urzędy miast lub gmin

Złóż wniosek do wójta, burmistrza lub prezydenta miasta, który jest odpowiedni ze względu miejsce, w którym planujesz zorganizować imprezę masową.

Aby dowiedzieć się gdzie zrealizować usługę, podaj lokalizację przedsięwzięcia.

Co zrobić krok po kroku

1. Złóż wniosek o zezwolenie na zorganizowanie imprezy masowej

Pamiętaj, że dołączone opinie ważne są 6 miesięcy od dnia ich wydania.

Opinie oraz instrukcje zachowania podczas pożaru lub innego zagrożenia w czasie imprezy dostarcz jak najszybciej do urzędu po złożeniu wniosku:

  • nie później niż na 14 dni przed rozpoczęciem imprezy, lub
  • z ważnego powodu – w czasie krótszym niż 14 dni.

Dokumenty

Dokument możesz złożyć jako:
Oryginał, Uwierzytelniona kopia
Informacja dodatkowa

Plan obiektu (terenu), na którym ma być przeprowadzona impreza masowa, powinien mieć postać graficzną i powinien zawierać:

a) oznaczenie dróg dojścia i rozchodzenia się osób uczestniczących w imprezie masowej, dróg ewakuacyjnych i dróg dojazdowych dla pojazdów służb ratowniczych i Policji,

b) oznaczenie punktów pomocy medycznej, punktów czerpalnych wody do picia i do celów przeciwpożarowych oraz punktów informacyjnych,

c) oznaczenie lokalizacji hydrantów przeciwpożarowych, zaworów, przyłączy wody, gazu i energii elektrycznej oraz innych elementów mających wpływ na bezpieczeństwo użytkowników obiektu lub terenu,

d) informacje o rozmieszczeniu służb porządkowych oraz służb informacyjnych, rozmieszczeniu osób uczestniczących w imprezie masowej i ewentualnym rozdzieleniu ich według sektorów oraz o rozmieszczeniu punktów gastronomicznych i sanitariatów.

e) oznaczenie sektorów, na których podczas meczu piłki nożnej zostaną udostępnione miejsca stojące - jeżeli organizator zamierza udostępnić uczestnikom miejsca stojące.

Dokument możesz złożyć jako:
Oryginał, Uwierzytelniona kopia
Informacja dodatkowa

Zgodnie z art.6 ust. 4  ustawy z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych  organizator opracowuje instrukcję postępowania w przypadku powstania pożaru lub innego miejscowego zagrożenia w miejscu i w czasie imprezy masowej.

Szczegółowy zakres instrukcji określa Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 13 sierpnia 2009 r. w sprawie zakresu instrukcji postępowania w przypadku powstania pożaru lub innego miejscowego zagrożenia w miejscu i w czasie imprezy masowej.

Dokument możesz złożyć jako:
Oryginał, Uwierzytelniona kopia
Informacja dodatkowa

Terminarz imprez masowych dotyczy przypadku  imprez masowych organizowanych cyklicznie lub rozgrywek meczów piłki nożnej.

Dokument możesz złożyć jako:
Oryginał, Uwierzytelniona kopia
Informacja dodatkowa

Informacja zawiera:

  • liczbę miejsc dla osób na imprezie masowej,
  • liczbę miejsc stojących - jeżeli organizator zamierza udostępnić na meczu piłki nożnej miejsca stojące
Dokument możesz złożyć jako:
Oryginał, Uwierzytelniona kopia
Dokument możesz złożyć jako:
Oryginał, Uwierzytelniona kopia
Informacja dodatkowa

Informacja zawiera dane dotyczące służby porządkowej oraz informacyjnej obejmujące:

  • liczba osób danej służby,
  • organizacja służby,
  • oznakowanie służby,
  • wyposażenie służby,
  • sposób rozmieszczenia służby.
Dokument możesz złożyć jako:
Oryginał, Uwierzytelniona kopia
Informacja dodatkowa

Dane obejmujące:

  • imię, nazwisko,
  • numer PESEL - o ile został nadany,
  • numer i datę wydania zaświadczenia o ukończeniu szkolenia dla kierowników do spraw bezpieczeństwa imprez masowych, a w przypadku imprezy masowej podwyższonego ryzyka dodatkowo
  • dodatkowo numer wpisu na listę kwalifikowanych pracowników ochrony fizycznej; w przypadku imprezy masowej podwyższonego ryzyka.
Dokument możesz złożyć jako:
Oryginał, Uwierzytelniona kopia
Informacja dodatkowa

Dotyczy przypadku meczu piłki nożnej lub imprezy masowej podwyższonego ryzyka.

Dokument możesz złożyć jako:
Oryginał, Uwierzytelniona kopia
Informacja dodatkowa

 Sposób utrwalania przebiegu imprezy masowej określa Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 10 stycznia 2011 r. w sprawie sposobu utrwalania przebiegu imprezy masowej.

 Rozporządzenie określa  w szczególności:

  1)  miejsca na stadionach, w obiektach lub na terenach, umieszczonych w wykazie wojewody (o którym mowa w art. 11 ust. 4 ustawy z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych), w których utrwalanie przebiegu imprezy masowej za pomocą urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk jest obowiązkowe;

  2)  minimalne wymagania techniczne dla urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk;

  3)  sposób przechowywania materiałów zgromadzonych podczas utrwalania przebiegu imprezy masowej.

Dokument możesz złożyć jako:
Oryginał, Uwierzytelniona kopia
Dokument możesz złożyć jako:
Oryginał, Uwierzytelniona kopia
Dokument możesz złożyć jako:
Oryginał, Uwierzytelniona kopia
Dokument możesz złożyć jako:
Oryginał, Uwierzytelniona kopia
Dokument możesz złożyć jako:
Oryginał, Uwierzytelniona kopia
Dokument możesz złożyć jako:
Oryginał, Uwierzytelniona kopia
Dokument możesz złożyć jako:
Oryginał, Uwierzytelniona kopia
Dokument możesz złożyć jako:
Oryginał, Uwierzytelniona kopia

Do wniosku dołącz:

  • informację o zainstalowanych urządzeniach rejestrujących obraz i dźwięk - jeśli planujesz imprezę na stadionie z:
    • wymaganym nagrywaniem lub
    • gdzie możliwe jest pojawienie się przemocy lub agresji (impreza podwyższonego ryzyka);
  • harmonogram udostępnienia obiektu lub terenu uczestnikom imprezy masowej oraz harmonogram opuszczenia przez nich tego obiektu lub terenu - jeśli regulamin zakłada zmianę liczby uczestników (np.  festiwal);
  • jeśli planujesz mecz piłki nożnej, dołącz oświadczenie o wyposażeniu obiektu w odpowiedni system elektroniczny, który umożliwia:
    • sprzedaż biletów,
    • kontrolę otoczenia i dostępu,
    • ustalenie osób, w tym: osób z zakazem wstępu lub sądowym zakazem przebywania w miejscach imprez masowych na zwolnieniu warunkowym lub nieletnich. Dotyczy to także osób z zakazem klubowym lub zagranicznym.

Ponadto dołącz też ważne opinie komendanta powiatowego lub miejskiego Państwowej Straży Pożarnej i państwowego inspektora sanitarnego. Chodzi o obiekt, na którym ma być twoja impreza. Zrób to wtedy, gdy osoba z uprawnieniami do niego już go wykorzystuje, a twoja impreza odpowiada przeznaczeniu obiektu.

Alkohol

Możesz oferować napoje zawierające do 3,5% alkoholu. Dołącz do wniosku informację o rozmieszczeniu miejsc i czasie, w których będą sprzedawane, podawane lub spożywane napoje alkoholowe. Trunki zakazane są tylko na imprezach o podwyższonym ryzyku.

Termin

Wniosek złóż najpóźniej na 30 dni przed rozpoczęciem imprezy. Jeśli podasz ważną przyczynę lub charakter twojej imprezy odpowiada przeznaczeniu danego obiektu to możesz złożyć wniosek w krótszym czasie – najpóźniej na 14 dni przed imprezą.

2. Urząd oceni formalnie i merytorycznie twój wniosek

Urząd sprawdzi, czy uregulowałeś opłatę skarbową. Jeśli nie, urząd wyznaczy ci termin do wpłaty kwoty – od 7 do 14 dni. Jeśli tego nie zrobisz, urząd nie rozpatrzy twojej sprawy.

Następnie urząd sprawdzi, czy twój wniosek jest kompletny. Jeżeli twój wniosek zawiera braki formalne (np. pomyliłeś się we wniosku, albo nie dołączyłeś potrzebnych dokumentów), urząd wezwie cię do poprawienia błędów w podanym terminie. Będzie to co najmniej 7 dni. Jeśli nie poprawisz błędów w tym czasie, to twoja sprawa nie będzie dalej załatwiana.

Jeśli urząd uzna, że twój wniosek nie spełnia wymogów dla imprez masowych, to odmówi ci wydania zezwolenia.

Pamiętaj!

W wyjątkowych sytuacjach urząd może dodatkowo zażądać od ciebie:

  • kopii bieżących protokołów z kontroli bezpiecznego używania obiektu oraz kontroli okresowych,
  • umowy ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej za szkody wobec  uczestników - dotyczy tylko płatnej imprezy masowej,
  • zgody na piśmie kierownika jednostki organizacyjnej Lasów Państwowych, parku narodowego lub krajobrazowego na zorganizowanie imprezy masowej – jeśli impreza ma być na terenach zarządzanych przez Lasy Państwowe.

Na dostarczenie dokumentacji masz 2 miesiące od daty złożenia wniosku. Pamiętaj, żeby dostarczyć dokumenty najpóźniej do 7 dni przed planowaną imprezą.

Jeśli nie dostarczysz dokumentów w określonym czasie, urząd nie wyda ci zezwolenia.

3. Urząd ponownie przeanalizuje twój wniosek

Jeśli dostałeś wezwanie do dostarczenia dodatkowych dokumentów, urząd ponownie sprawdzi twój wniosek. Jeśli urząd uzna, że twój wniosek nie spełnia wymogów przewidzianych dla imprez masowych, to odmówi ci wydania zezwolenia.

Pamiętaj, że uzyskane opinie służb są ważne przez 6 miesięcy od ich wydania.

Dokumenty

Dokument możesz złożyć jako:
Kopia
Dokument możesz złożyć jako:
Uwierzytelniona kopia
Informacja dodatkowa

Wymogi dotyczące umowy ubezpieczenia OC zawarte są w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 11 marca 2010 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej organizatorów imprez masowych.

Złóż następujące dokumenty:

  • umowę ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone uczestnikom dotyczy tylko płatnej imprezy masowej,
  • pisemną zgodę kierownika jednostki organizacyjnej Lasów Państwowych, parku narodowego lub krajobrazowego na zorganizowanie imprezy masowej – jeśli wydarzenie odbywa się na terenach zarządzanych przez Lasy Państwowe,
  • opinie odpowiednich służb o wymaganym zabezpieczeniu imprezy, zastrzeżeniach do stanu technicznego obiektu lub terenu oraz możliwych zagrożeniach.

Dostarcz dokumenty, jeśli nie zrobiłeś tego podczas składania wniosku.

Dokumenty złóż:

  • nie później niż na 14 dni przed imprezą, lub
  • w czasie krótszym niż 14 dni – gdy wystąpił ważny powód.

4. Dostaniesz zezwolenie na przeprowadzenie imprezy masowej

Dostaniesz zezwolenie najpóźniej 7 dni przed rozpoczęciem imprezy. Oprócz ciebie – w ciągu maksymalnie 3 dni – kopie decyzji dostaną wojewoda oraz służby, który wydały opinie o wymaganym zabezpieczeniu i zagrożeniach podczas wydarzenia.

Jeśli nie spełniasz wymogów przewidzianych dla organizatora imprez masowych, urząd odmówi ci wydania zezwolenia.

Dokumenty

Dokument otrzymasz jako:
Oryginał
Informacja dodatkowa

Zgodnie z art. 29 ust. 2  ustawy z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych

Zezwolenie zawiera:

1)    nazwę organizatora;

2)    określenie rodzaju imprezy masowej;

3)    nazwę imprezy masowej;

4)    warunki przeprowadzenia imprezy masowej, w tym:

a)  miejsce jej przeprowadzenia,

b)  czas jej rozpoczęcia i zakończenia,

c)  maksymalną liczbę osób, które mogą w niej uczestniczyć,

d)  liczbę członków służby porządkowej oraz służby informacyjnej, ustaloną zgodnie z art. 6 ust. 2,

e)  informację o zainstalowaniu urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk, o których mowa w art. 11.

Organ stwierdza w zezwoleniu, że jest to impreza masowa podwyższonego ryzyka, w przypadku gdy wynika to z:

1)    informacji o przewidywanych zagrożeniach,

2)    opinii komendanta powiatowego (rejonowego, miejskiego) Policji;

3)    wniosku podmiotu zarządzającego rozgrywkami.

Ile zapłacisz

82 zł

Zapłać opłatę skarbową za wydanie zezwolenia na właściwe konto wskazane przez urząd lub gotówką w kasie urzędu. Opłatę zapłać, kiedy zamierzasz złożyć wniosek o wydanie zezwolenia.

Jeśli reprezentuje ciebie pełnomocnik, to wnieś opłatę za udzielenie mu pełnomocnictwa - 17 zł.

Ile będziesz czekać

Nie dłużej niż miesiąc. Termin może się wydłużyć do 2 miesięcy (dostaniesz o tym informację).

Jak możesz się odwołać

Jeśli nie zgadzasz się z decyzją urzędu, to możesz się od niej odwołać. Masz na to 14 dni od daty otrzymania decyzji.

Możesz zrezygnować ze składania odwołania od decyzji. W tym celu złóż w urzędzie, który wydał decyzję, oświadczenie o zrzeczeniu się prawa do wniesienia odwołania. Wtedy decyzja szybciej się uprawomocni.

Pamiętaj również o tym, że odwołanie od decyzji nie wstrzymuje jej wykonania.

Warto wiedzieć

Jakie kary ci grożą

Pamiętaj, że jeśli na imprezie masowej nie dochowasz wymogów bezpieczeństwa, to grozi ci kara grzywny. Chodzi m.in. o odpowiednie do wielkości i rodzaju imprezy zapewnienie:

  • pomocy medycznej,
  • zaplecza higieniczno-sanitarnego (np. punkty gastronomiczne, śmietniki, toalety, itp.),
  • dróg ewakuacyjnych i dróg dla służb,
  • odpowiedniego sprzętu w razie pożaru,
  • pomieszczeń dla służb nadzorujących imprezę pod kątem bezpieczeństwa.

A jeśli zorganizujesz imprezę masową bez zezwolenia, to oprócz kary grzywny, grozi ci też kara więzienia. Może to być nawet 8 lat pozbawienia wolności.

Czy ta strona była przydatna?