Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy

Uzyskaj zezwolenie na przeprowadzenie imprezy masowej

Chcesz zorganizować mecz piłki nożnej albo koncert? Jeśli będzie to impreza masowa, musisz mieć zezwolenie wójta, burmistrza albo prezydenta miasta. Sprawdź, jakie warunki musisz spełnić i jak uzyskać zezwolenie.

Jak załatwić sprawę

Sprawę można załatwić:

  • podczas wizyty w urzędzie
  • listownie
  • elektronicznie
Załatw online

Wyślij pismo online wykorzystując bezpłatny podpis elektroniczny

Co powinieneś wiedzieć i kto może skorzystać z usługi

Co to jest impreza masowa

Impreza masowa to wydarzenie sportowe, artystyczne lub rozrywkowe, w którym bierze udział duża, określona ustawowo, liczba osób.

Minimalna liczba osób dla imprezy masowej, to:

  • 1000 osób na otwartej przestrzeni
  • 500 osób w budynkach, obiektach sportowych – w przypadku imprez artystyczno-rozrywkowych
  • 300 osób w budynkach, obiektach sportowych – w przypadku imprez sportowych
  • 200 osób w budynkach, obiektach sportowych – w przypadku imprez sportowych podwyższonego ryzyka, na przykład niektórych meczów piłkarskich.

Nie są imprezami masowymi wydarzenia:

  • które odbywają się w teatrach, operach i operetkach, filharmoniach, kinach, muzeach, placówkach oświatowych, bibliotekach, domach kultury, galeriach sztuki i innych podobnych obiektach
  • z udziałem sportowców niepełnosprawnych
  • zawody sportowe dzieci i młodzieży oraz imprezy rekreacyjne.

Jakie formalności musisz załatwić przed imprezą

Jeśli chcesz zorganizować imprezę masową, musisz uzyskać odpowiednie zezwolenie. Wydaje je wójt, burmistrz lub prezydent miasta właściwy dla miejsca organizacji imprezy.

Podstawą do udzielenia zezwolenia są opinie miejscowych służb o wymaganym zabezpieczeniu imprezy, o zastrzeżeniach do stanu technicznego obiektu lub terenu oraz o przewidywanych zagrożeniach. Takie opinie muszą wydać: Policja, Państwowa Straż Pożarna, Państwowa Inspekcja Sanitarna (sanepid) i pogotowie ratunkowe.

Uwaga! Opinie służb są ważne 6 miesięcy od dnia ich wydania.

Sprawdź, jak uzyskać:

Dodatkowo, musisz powiadomić o imprezie odpowiedniego komendanta:

  • oddziału Straży Granicznej – gdy impreza odbywa się w strefie nadgranicznej
  • terenowej jednostki organizacyjnej Żandarmerii Wojskowej – gdy impreza odbywa się na terenach znajdujących się pod kontrolą Ministra Obrony Narodowej.

Złóż wnioski o opinie oraz poinformuj służby na 30 dni przed rozpoczęciem imprezy. W wyjątkowych i uzasadnionych przypadkach możesz to zrobić w krótszym czasie – najpóźniej na 14 dni przed imprezą.

Jeśli organizujesz imprezę z płatnym wstępem, koniecznie podpisz umowę ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone uczestnikom.

Zadbaj o to, aby członkowie służb porządkowych i informacyjnych mieli:

  • zaświadczenie o ukończeniu obowiązkowego szkolenia
  • odpowiednie wyposażenie (na przykład identyfikatory, ubranie i tym podobne)
  • informacje o zasadach pełnienia obowiązków
  • informacje, jak mają poprawnie udokumentować wykonywane zadania.

Kiedy powinieneś załatwić sprawę

Złóż wniosek najpóźniej 30 dni przed rozpoczęciem imprezy.

W wyjątkowych i uzasadnionych przypadkach możesz złożyć wniosek w krótszym czasie – najpóźniej na 14 dni przed imprezą.

Krótszy termin dotyczy cię w szczególności, gdy:

  • potrzeba organizacji imprezy masowej wynika z przyczyn nagłych
  • charakter imprezy odpowiada przeznaczeniu obiektu określonemu w projekcie budowlanym tego obiektu.

Gdzie załatwisz sprawę

Usługę można zrealizować w:

  • urzędy miast lub gmin
  • urzędy miast na prawach powiatu

Złóż wniosek do urzędu miasta lub gminy, na terenie której planujesz zorganizować imprezę.

Aby dowiedzieć się gdzie zrealizować usługę, podaj lokalizację przedsięwzięcia.

Co zrobić krok po kroku

  1. Złóż wniosek o zezwolenie na zorganizowanie imprezy masowej

Wniosek możesz złożyć na piśmie albo w formie elektronicznej – wysyłając pismo ogólne na skrzynkę ePUAP właściwego urzędu miasta lub gminy.

Wniosek złożony przez internet musi być podpisany podpisem kwalifikowanym albo profilem zaufanym

Opinie oraz instrukcje zachowania podczas pożaru lub innego zagrożenia w czasie imprezy dostarcz do urzędu jak najszybciej po złożeniu wniosku.

Zrób to:

  • nie później niż na 14 dni przed rozpoczęciem imprezy, lub
  • z ważnego powodu – w czasie krótszym niż 14 dni.

Dokumenty

Dokument możesz złożyć jako:
Oryginał, Uwierzytelniona kopia
Informacja dodatkowa

Plan obiektu (terenu), na którym ma być przeprowadzona impreza masowa, powinien mieć postać graficzną i powinien zawierać:

a) oznaczenie dróg dojścia i rozchodzenia się osób uczestniczących w imprezie masowej, dróg ewakuacyjnych i dróg dojazdowych dla pojazdów służb ratowniczych i Policji,

b) oznaczenie punktów pomocy medycznej, punktów czerpalnych wody do picia i do celów przeciwpożarowych oraz punktów informacyjnych,

c) oznaczenie lokalizacji hydrantów przeciwpożarowych, zaworów, przyłączy wody, gazu i energii elektrycznej oraz innych elementów mających wpływ na bezpieczeństwo użytkowników obiektu lub terenu,

d) informacje o rozmieszczeniu służb porządkowych oraz służb informacyjnych, rozmieszczeniu osób uczestniczących w imprezie masowej i ewentualnym rozdzieleniu ich według sektorów oraz o rozmieszczeniu punktów gastronomicznych i sanitariatów.

e) oznaczenie sektorów, na których podczas meczu piłki nożnej zostaną udostępnione miejsca stojące - jeżeli organizator zamierza udostępnić uczestnikom miejsca stojące.

Dokument możesz złożyć jako:
Oryginał, Uwierzytelniona kopia
Informacja dodatkowa

Zgodnie z art.6 ust. 4  ustawy z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych  organizator opracowuje instrukcję postępowania w przypadku powstania pożaru lub innego miejscowego zagrożenia w miejscu i w czasie imprezy masowej.

Szczegółowy zakres instrukcji określa Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 13 sierpnia 2009 r. w sprawie zakresu instrukcji postępowania w przypadku powstania pożaru lub innego miejscowego zagrożenia w miejscu i w czasie imprezy masowej.

Dokument możesz złożyć jako:
Oryginał, Uwierzytelniona kopia
Informacja dodatkowa

Terminarz imprez masowych dotyczy przypadku  imprez masowych organizowanych cyklicznie lub rozgrywek meczów piłki nożnej.

Dokument możesz złożyć jako:
Oryginał, Uwierzytelniona kopia
Informacja dodatkowa

Informacja zawiera:

  • liczbę miejsc dla osób na imprezie masowej,
  • liczbę miejsc stojących - jeżeli organizator zamierza udostępnić na meczu piłki nożnej miejsca stojące
Dokument możesz złożyć jako:
Oryginał, Uwierzytelniona kopia
Dokument możesz złożyć jako:
Oryginał, Uwierzytelniona kopia
Informacja dodatkowa

Informacja zawiera dane dotyczące służby porządkowej oraz informacyjnej obejmujące:

  • liczba osób danej służby,
  • organizacja służby,
  • oznakowanie służby,
  • wyposażenie służby,
  • sposób rozmieszczenia służby.
Dokument możesz złożyć jako:
Oryginał, Uwierzytelniona kopia
Informacja dodatkowa

Dane obejmujące:

  • imię, nazwisko,
  • numer PESEL - o ile został nadany,
  • numer i datę wydania zaświadczenia o ukończeniu szkolenia dla kierowników do spraw bezpieczeństwa imprez masowych, a w przypadku imprezy masowej podwyższonego ryzyka dodatkowo
  • dodatkowo numer wpisu na listę kwalifikowanych pracowników ochrony fizycznej; w przypadku imprezy masowej podwyższonego ryzyka.
Dokument możesz złożyć jako:
Oryginał, Uwierzytelniona kopia
Informacja dodatkowa

Dotyczy przypadku meczu piłki nożnej lub imprezy masowej podwyższonego ryzyka.

Dokument możesz złożyć jako:
Oryginał, Uwierzytelniona kopia
Informacja dodatkowa

Dokument jest wymagany w odniesieniu do:

  • stadionów umieszczonych w wykazie stadionów, obiektów lub terenów, na których utrwalanie przebiegu imprezy masowej za pomocą urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk jest obowiązkowe
  • w przypadku organizacji imprezy masowej podwyższonego ryzyka

Sposób utrwalania przebiegu imprezy masowej określa Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 10 stycznia 2011 r. w sprawie sposobu utrwalania przebiegu imprezy masowej.

 Rozporządzenie określa  w szczególności:

  1)  miejsca na stadionach, w obiektach lub na terenach, w których utrwalanie przebiegu imprezy masowej za pomocą urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk jest obowiązkowe

  2)  minimalne wymagania techniczne dla urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk

  3)  sposób przechowywania materiałów zgromadzonych podczas utrwalania przebiegu imprezy masowej

Dokument możesz złożyć jako:
Oryginał, Uwierzytelniona kopia
Informacja dodatkowa

Dokument wymagany tylko w odniesieniu do imprezy masowej odbywającej się w strefie nadgranicznej.

Dokument możesz złożyć jako:
Oryginał, Uwierzytelniona kopia
Informacja dodatkowa

Dokument wymagany w odniesieniu do  imprez organizowanych na terenach będących w zarządzie jednostek organizacyjnych podległych, podporządkowanych lub nadzorowanych przez Ministra Obrony Narodowej.

Dokument możesz złożyć jako:
Oryginał, Uwierzytelniona kopia
Informacja dodatkowa

Harmonogram jest konieczny, jeżeli regulamin imprezy masowej przewiduje zmienną liczbę osób w czasie jej trwania.

Dokument możesz złożyć jako:
Oryginał, Uwierzytelniona kopia
Informacja dodatkowa

Harmonogram jest konieczny, jeżeli regulamin imprezy masowej przewiduje zmienną liczbę osób w czasie jej trwania.

Dokument możesz złożyć jako:
Oryginał, Uwierzytelniona kopia
Dokument możesz złożyć jako:
Oryginał, Uwierzytelniona kopia
Dokument możesz złożyć jako:
Oryginał, Uwierzytelniona kopia
Informacja dodatkowa

Oświadczenie powinno dotyczyć wyposażenia wykorzystywanego do organizacji meczu piłki nożnej w elektroniczny system –  kompatybilny z systemami zainstalowanymi w innych tego typu obiektach – służący do: identyfikacji osób, sprzedaży biletów, kontroli przebywania w miejscu i w czasie trwania meczu piłki nożnej oraz kontroli dostępu do określonych miejsc.

System powinien również umożliwiać weryfikację informacji umożliwiających identyfikację:

  • osoby, wobec której zostało wydane orzeczenie: 
    • zakazujące wstępu na imprezę masową
    • zobowiązujące do powstrzymania się od przebywania w miejscach przeprowadzania imprez masowych, wydane przez sąd wobec skazanego w związku z warunkowym zawieszeniem wykonania kary pozbawienia wolności albo wobec nieletniego
  • osoby, wobec której został wydany zakaz zagraniczny
  • osoby, wobec której został wydany zakaz klubowy
Dokument możesz złożyć jako:
Oryginał, Uwierzytelniona kopia
Pobierz:
Dokument możesz złożyć jako:
Oryginał, Uwierzytelniona kopia
Dokument możesz złożyć jako:
Oryginał, Uwierzytelniona kopia

Informację o zainstalowanych urządzeniach rejestrujących obraz i dźwięk dołącz do wniosku, jeśli planujesz imprezę na stadionie z wymaganym nagrywaniem lub jeśli jest możliwe pojawienie się przemocy lub agresji (impreza podwyższonego ryzyka).

Harmonogram udostępnienia obiektu lub terenu uczestnikom imprezy masowej oraz harmonogram opuszczenia przez nich tego obiektu lub terenu dołącz do wniosku, jeśli regulamin zakłada zmianę liczby uczestników (dotyczy to na przykład festiwali).

Jeśli planujesz mecz piłki nożnej, dołącz oświadczenie o wyposażeniu obiektu w odpowiedni system elektroniczny.

Taki system elektroniczny powinien umożliwiać:

  • sprzedaż biletów
  • kontrolę otoczenia i dostępu
  • ustalenie osób, w tym: osób z zakazem wstępu lub sądowym zakazem przebywania w miejscach imprez masowych na zwolnieniu warunkowym lub nieletnich. Dotyczy to także osób z zakazem klubowym lub zagranicznym.

Jeśli podczas imprezy będzie sprzedawany, podawany lub spożywany alkohol, dołącz do wniosku informację o rozmieszczeniu miejsc i czasie, w których będą sprzedawane, podawane lub spożywane napoje alkoholowe. Napoje alkoholowe są zakazane tylko na imprezach o podwyższonym ryzyku. Poza tym wyjątkiem, na imprezach masowych są dozwolone napoje zawierające do 3,5% alkoholu.

Termin

Złóż wniosek najpóźniej 30 dni przed rozpoczęciem imprezy.

W wyjątkowych i uzasadnionych przypadkach możesz złożyć wniosek w krótszym czasie – najpóźniej na 14 dni przed imprezą.

Krótszy termin dotyczy cię w szczególności, gdy:

  • potrzeba organizacji imprezy masowej wynika z przyczyn nagłych
  • charakter imprezy odpowiada przeznaczeniu obiektu określonemu w projekcie budowlanym tego obiektu.
  1. Urząd oceni twój wniosek formalnie i merytorycznie

Urząd sprawdzi, czy uregulowałeś opłatę skarbową. Jeśli nie, urząd wyznaczy ci termin do zapłaty – od 7 do 14 dni. Jeśli tego nie zrobisz, urząd nie rozpatrzy twojej sprawy.

Następnie urząd sprawdzi, czy twój wniosek jest kompletny. Jeżeli twój wniosek zawiera braki formalne (na przykład pomyliłeś się we wniosku, albo nie dołączyłeś potrzebnych dokumentów), urząd wezwie cię do poprawienia błędów w podanym terminie. Będzie to co najmniej 7 dni. Jeśli nie poprawisz błędów w tym czasie, to twoja sprawa nie będzie dalej załatwiana.

Jeśli urząd uzna, że twój wniosek nie spełnia wymogów dla imprez masowych, to odmówi ci wydania zezwolenia.

  1. Urząd może cię wezwać do dostarczenia dodatkowych dokumentów

W wyjątkowych sytuacjach urząd może dodatkowo zażądać od ciebie:

  • kopii bieżących protokołów z kontroli bezpiecznego używania obiektu oraz kontroli okresowych
  • umowy ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej za szkody wobec  uczestników – dotyczy tylko płatnej imprezy masowej
  • zgody na piśmie kierownika jednostki organizacyjnej Lasów Państwowych, parku narodowego lub krajobrazowego na zorganizowanie imprezy masowej – jeśli impreza ma być na terenach zarządzanych przez Lasy Państwowe.

Dostarcz te dokumenty, o które poprosi cię urząd.

Dokumenty

Dokument możesz złożyć jako:
Kopia
Dokument możesz złożyć jako:
Uwierzytelniona kopia
Informacja dodatkowa

Wymogi dotyczące umowy ubezpieczenia OC zawarte są w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 11 marca 2010 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej organizatorów imprez masowych.

Termin

Dostarcz dokumenty w terminie wskazanym przez urząd.

Jeśli nie dostarczysz dokumentów w określonym czasie, nie otrzymasz zezwolenia.

  1. Urząd ponownie przeanalizuje twój wniosek

Jeśli dostałeś wezwanie do dostarczenia dodatkowych dokumentów, urząd ponownie sprawdzi twój wniosek. Jeśli urząd uzna, że twój wniosek nie spełnia wymogów przewidzianych dla imprez masowych, to odmówi ci wydania zezwolenia.

  1. Dostaniesz zezwolenie na przeprowadzenie imprezy masowej

Dostaniesz zezwolenie najpóźniej 7 dni przed rozpoczęciem imprezy. Oprócz ciebie – w ciągu maksymalnie 3 dni – kopie decyzji dostaną wojewoda oraz służby, który wydały opinie o wymaganym zabezpieczeniu i zagrożeniach podczas wydarzenia.

Jeśli nie spełniasz wymogów przewidzianych dla organizatora imprez masowych, urząd odmówi ci wydania zezwolenia.

Dokumenty

Dokument otrzymasz jako:
Oryginał
Informacja dodatkowa

Zgodnie z art. 29 ust. 2  ustawy z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych

Zezwolenie zawiera:

1)    nazwę organizatora;

2)    określenie rodzaju imprezy masowej;

3)    nazwę imprezy masowej;

4)    warunki przeprowadzenia imprezy masowej, w tym:

a)  miejsce jej przeprowadzenia,

b)  czas jej rozpoczęcia i zakończenia,

c)  maksymalną liczbę osób, które mogą w niej uczestniczyć,

d)  liczbę członków służby porządkowej oraz służby informacyjnej, ustaloną zgodnie z art. 6 ust. 2,

e)  informację o zainstalowaniu urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk, o których mowa w art. 11.

Organ stwierdza w zezwoleniu, że jest to impreza masowa podwyższonego ryzyka, w przypadku gdy wynika to z:

1)    informacji o przewidywanych zagrożeniach,

2)    opinii komendanta powiatowego (rejonowego, miejskiego) Policji;

3)    wniosku podmiotu zarządzającego rozgrywkami.

Ile zapłacisz

  • 82 zł – opłata skarbowa za wydanie zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej

Gdzie zapłacić: opłatę skarbową wpłać na konto urzędu miasta lub gminy, właściwego dla siedziby urzędu, w którym składasz wniosek. Numer konta sprawdzisz na stronie internetowej urzędu miasta lub gminy. Na przykład jeśli wniosek składasz do Urzędu Miasta Poznania, to opłatę zapłać również na konto Urzędu Miasta Poznania

  • 17 zł – opłata skarbowa od pełnomocnictwa (opcjonalnie)

Jeśli do urzędu składasz pełnomocnictwo to musisz je opłacić. Nie zapłacisz za pełnomocnictwo udzielone mężowi, żonie, dzieciom, rodzicom, dziadkom, wnukom lub rodzeństwu.

Gdzie zapłacić: opłatę skarbową za pełnomocnictwo wpłać na konto urzędu miasta lub gminy, właściwego dla siedziby urzędu, w którym składasz pełnomocnictwo. Numer konta sprawdzisz na stronie internetowej urzędu miasta lub gminy. Na przykład, jeśli pełnomocnictwo składasz do Urzędu Miasta Poznania to opłatę zapłać również na konto Urzędu Miasta Poznania.

Praktyczne informacje na temat pełnomocnictwa.

Ile będziesz czekać

Nie dłużej niż miesiąc. Termin może się wydłużyć do 2 miesięcy (dostaniesz o tym informację).

Jak możesz się odwołać

Jeśli nie zgadzasz się z decyzją, możesz się od niej odwołać. Odwołanie złóż do właściwego samorządowego kolegium odwoławczego za pośrednictwem urzędu, który wydał ci decyzję. Masz na to 14 dni od daty otrzymania decyzji.

Przeczytaj, jak złożyć odwołanie.

Możesz zrezygnować z odwołania od decyzji. W tym celu złóż w urzędzie, który wydał decyzję, oświadczenie o zrzeczeniu się prawa do wniesienia odwołania. Wtedy decyzja szybciej się uprawomocni.

Pamiętaj! Odwołanie od decyzji nie wstrzymuje jej wykonania.

Warto wiedzieć

Jako organizator imprezy masowej masz obowiązki związane z wymogami bezpieczeństwa. Pamiętaj, że za niedopełnienie tych obowiązków grozi ci kara grzywny.

Musisz zapewnić odpowiednie do wielkości i rodzaju imprezy:

  • zaplecze higieniczno-sanitarne (na przykład: punkty gastronomiczne, śmietniki, toalety)
  • pomoc medyczną
  • drogi ewakuacyjne i drogi dla służb
  • sprzęt na wypadek pożaru
  • pomieszczenia dla służb nadzorujących imprezę pod kątem bezpieczeństwa.

Uwaga! Jeśli zorganizujesz imprezę masową bez zezwolenia, to oprócz kary grzywny, grozi ci kara więzienia. Może to być nawet 8 lat pozbawienia wolności.

Czy ta strona była przydatna?