Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy

Jak przekształcić przedsiębiorstwo

Otwierając działalność, przedsiębiorca wybiera optymalną w danym czasie formę prawną. Nie musi jednak tej formy zachować – może przekształcić firmę, czyli płynnie zmienić formę prawną działalności. Sprawdź, kiedy przekształcenie jest możliwe i jak powinno przebiegać.

Na czym polega przekształcenie

Przekształcenie polega na płynnej zmianie formy prawnej dotychczasowej działalności bez konieczności jej likwidacji. Przedsiębiorcy najczęściej decydują się na przekształcenie z powodów finansowych lub optymalizacji prowadzonej działalności.

Przekształcenie to złożony proces, który pozwala jednak przedsiębiorcom na osiągnięcie wielu pożądanych celów, takich jak:

  • obniżenie kosztów działalności
  • zwiększenie kapitału
  • poprawę procesu decyzyjnego
  • zmianę zakresu odpowiedzialności
  • zmniejszenie obciążeń podatkowych
  • pozyskanie inwestora
  • możliwość wprowadzenia spółki na giełdę (w przypadku spółki akcyjnej i spółki komandytowo-akcyjnej).

Kiedy przedsiębiorca może zmienić formę prawną działalności

Nie każda przedsiębiorstwo może się swobodnie przekształcić. Dopuszczalne są następujące przekształcenia:

  • przedsiębiorca będący osobą fizyczną, wykonujący we własnym imieniu działalność gospodarczą, może przekształcić formę prowadzonej działalności w jednoosobową spółkę kapitałową (czyli jednoosobową spółkę akcyjną lub jednoosobową spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością)
  • spółka cywilna może być przekształcona w każdą spółkę handlową z zastrzeżeniem, że w przypadku przekształcenia w spółkę jawną stosuje się odrębną, znacznie uproszczoną procedurę przekształcenia
  • spółka jawna, spółka partnerska, spółka komandytowa, spółka komandytowo-akcyjna, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka akcyjna mogą być przekształcone w inną dowolną spółkę handlową.

Spółka handlowa to dowolna spółka osobowa lub kapitałowa. Nie jest spółką handlową spółka cywilna ani jednoosobowa działalność gospodarcza.

Spółka osobowa to: spółka jawna, spółka partnerska, spółka komandytowa, spółka komandytowo akcyjna.

Spółka kapitałowa to: spółka z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółka akcyjna.

Ważne! Ani spółka w likwidacji, która rozpoczęła podział majątku, ani spółka w upadłości nie mogą zostać przekształcone.

Jeżeli rozważasz przekształcanie spółki kapitałowej w spółkę osobową, dokładnie zbadaj aspekty podatkowe przekształcenia, ponieważ niepodzielone zyski oraz kapitały inne niż kapitał zakładowy z dniem przekształcenia stają się przychodem wspólników – powstaje obowiązek podatkowy.

Na czym polega zasad kontynuacji

Jedną z podstawowych zasad, jakimi rządzą się przekształcenia, jest zasada kontynuacji. Oznacza to, że:

  • przekształconej spółce przysługują te same prawa i obowiązki, dzięki czemu jest możliwa płynna kontynuacja działalności bez konieczności aneksowania zawartych umów
  • spółka przekształcona pozostaje podmiotem zezwoleń, koncesji oraz ulg, które zostały przyznane spółce przed jej przekształceniem (chyba że ustawa lub wydana decyzja o udzieleniu zezwolenia, koncesji lub ulgi stanowi inaczej, na przykład ulgi podatkowe nie przechodzą w procesie przekształcenia)
  • wspólnicy spółki przekształcanej stają się z dniem przekształcenia wspólnikami spółki przekształconej.

Pamiętaj! Wspólnik spółki przekształcanej może – w wyjątkowych sytuacjach – nie stać się wspólnikiem spółki przekształconej. Na przykład, wspólnik spółki kapitałowej może żądać odkupu swoich udziałów lub akcji, gdy głosował przeciw uchwale o przekształceniu spółki w spółkę osobową, oraz – po podjęciu tej uchwały – zażądał zaprotokołowania sprzeciwu.

Jak przebiega proces przekształcenia

Co do zasady przekształcenie przebiega według podobnego schematu, niezależnie od formy prawnej przekształcanego przedsiębiorstwa. Kluczowe etapy procesu przekształcenia to:

  • przygotowanie planu przekształcenia wraz z załącznikami (przede wszystkim: projekt uchwały w sprawie przekształcenia spółki, projekt umowy albo statutu spółki, wycena składników majątku spółki przekształcanej – w przypadku przekształcenia w spółkę akcyjną oraz sprawozdanie finansowe sporządzone dla celów przekształcenia)
  • zgłoszenie planu przekształcenia do Krajowego Rejestru Sądowego
  • złożenie wniosku o wyznaczenie biegłego do zbadania planu przekształcenia – ten obowiązek dotyczy przekształcenia przedsiębiorstwa w spółkę akcyjną oraz przedsiębiorcy prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą planującego przekształcić tę działalność w spółkę z o.o. lub spółkę akcyjną
  • podwójne zawiadomienie wspólników spółki o przekształceniu (na formularzu KRS-WH); zawiadomienia należy dokonać w sposób przewidziany dla zawiadamiania wspólników spółki przekształcanej oraz w następujących terminach: pierwsze zawiadomienie powinno być dokonane nie później niż na miesiąc przed planowanym dniem podjęcia tej uchwały, a drugie – w odstępie nie krótszym niż dwa tygodnie od daty pierwszego zawiadomienia
  • zawiadomienie pracowników o przejściu zakładu pracy; zawiadomienie powinno nastąpić co najmniej na 30 dni przed przekształceniem
  • podjęcie uchwały o przekształceniu spółki
  • oświadczenia wspólników o uczestnictwie w spółce przekształconej złożone spółce w ciągu miesiąca od podjęcia uchwały o przekształceniu spółki
  • złożenie wniosku do Krajowego Rejestru Sądowego o rejestrację przekształcenia spółki
  • rejestracja przekształcenia w KRS.

Aktualne formularze, które musisz złożyć w KRS po przekształceniu formy prawnej swojej działalności, znajdziesz na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości.

Pamiętaj! Powyższy schemat służy przedstawieniu ram procedury przekształcenia. W przypadku każdej formy działalności te ramy ulegają modyfikacjom narzuconym, które są określone w Kodeksie spółek handlowych.

Kiedy przekształcenie jest skuteczne

Dniem przekształcenia jest dzień rejestracji spółki przekształconej w Krajowym Rejestrze Sądowym. Składając wniosek o rejestrację połączenia, spółki często wnioskują o zarejestrowanie przekształcenia w konkretnym dniu, co pozwala na usprawnienie procesów księgowych. Sądy co do zasady rozpatrują takie wnioski pozytywnie.

Jak przekształcić jednoosobową działalność gospodarczą w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością

Jeśli zdecydujesz się na przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z o.o., pamiętaj, że:

  • twoja odpowiedzialność za zobowiązania spółki zostanie ograniczona
  • zachowujesz wszystkie dotychczasowe prawa i obowiązki
  • wszystkie zawarte umowy, przyznane zezwolenia i koncesje, a także ulgi (o ile treść wydanej decyzji nie stanowi inaczej bądź przepisy prawa nie pozwalają na przeniesienie danych zezwoleń, koncesji, ulg w wyniku przekształcenia: na przykład ulgi podatkowe) pozostają ważne
  • otrzymujesz nowy NIP i REGON
  • zapłacisz podatek PCC od umowy spółki w wysokości 0,5% wartości kapitału zakładowego
  • przekształcenie nie powoduje powstania dochodu podlegającemu opodatkowaniu
  • w zakresie ubezpieczeń społecznych jako wspólnik jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością będący osobą fizyczną jesteś traktowany jak osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą
  • będziesz prowadzić pełną księgowość
  • spółka z ograniczoną odpowiedzialnością płaci CIT.

Ważne! Dochody spółki są opodatkowane podwójnie, raz na poziomie spółki – podatek CIT – a drugi raz, w przypadku wypłaty dywidendy przez wspólników – podatek PIT.

Przeczytaj:

Plan przekształcenia

Przekształcenie zacznij od przygotowania planu przekształcenia i załączników. Pamiętaj, że plan przekształcenia wraz z załącznikami wymaga formy aktu notarialnego.

Plan powinien zawierać co najmniej ustaloną wartość bilansową majątku przekształcanego przedsiębiorcy na określony dzień w miesiącu poprzedzającym sporządzenie planu przekształcenia przedsiębiorcy. To oznacza, że jeżeli dokumenty finansowe, na podstawie których ustalono tę wartość, zostały przygotowane na dzień 1 marca, to akt notarialny obejmujący plan przekształcenia powinien być sporządzony najpóźniej 30 kwietnia.

Załączniki do planu to:

  • wycena składników majątku (aktywów i pasywów)
  • sprawozdanie finansowe dla celów przekształcenia.

Jeżeli nie prowadzisz ksiąg rachunkowych, sprawozdanie finansowe sporządzisz na podstawie:

  • podsumowania zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów
  • innych ewidencji prowadzonych dla celów podatkowych
  • spisu z natury
  • innych dokumentów pozwalających na sporządzenie tego sprawozdania.

Do planu trzeba dołączyć także dwa projekty: aktu założycielskiego spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz oświadczenia o przekształceniu przedsiębiorcy.

Treść oświadczenia przedsiębiorcy powinna obejmować w szczególności:

  • typ spółki, w którą zamierzasz się przekształcić, czyli spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
  • wysokość kapitału zakładowego – w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością minimalny wkład wynosi 5 000 zł
  • zakres praw przyznanych tobie jako wspólnikowi spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, jeżeli jest przewidziane przyznanie takich praw
  • nazwiska i imiona członków zarządu przekształconej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Treść aktu założycielskiego spółki powinna obejmować w szczególności:

  • firmę i siedzibę spółki
  • przedmiot działalności spółki
  • wysokość kapitału zakładowego
  • informację, czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział
  • liczbę i wartość nominalną udziałów
  • czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony.

Ważne! Jeżeli pozostajesz w małżeńskiej wspólności majątkowej, to na dokonanie przekształcenia potrzebujesz zgody małżonka wyrażoną w formie aktu notarialnego.

Weryfikacja planu przekształcenia przez biegłego rewidenta

Plan przekształcenia sprawdza biegły rewident, którego wyznacza – na twój wniosek – sąd rejestrowy. Sąd powinien wyznaczyć biegłego rewidenta w ciągu miesiąca od złożenia wniosku oraz określić czas, w jakim badanie powinno zostać wykonanie – nie dłuższy niż 2 miesiące od dnia wyznaczenia biegłego rewidenta.

Wniosek o wyznaczenie biegłego rewidenta wraz z załączonym planem przekształcenia podlega opłacie sądowej wynoszącej 300 zł. Osobnym kosztem jest koszt biegłego rewidenta, który jest określany przez sąd na podstawie rachunku wystawionego przez biegłego i oscyluje w przedziale 3000–5000 zł.

Jeżeli zależy ci, żeby badanie odbyło się szybciej, we wniosku o wyznaczenie biegłego rewidenta możesz wskazać biegłego, z którym wcześniej uzgodniłeś już termin i koszt badania. Jeżeli sąd nie widzi przeszkód, najczęściej takie wnioski rozpatruje pozytywnie.

Po otrzymaniu opinii biegłego rewidenta musisz przygotować oświadczenie o przekształceniu przedsiębiorcy oraz akt założycielski spółki w formie aktu notarialnego. Na tym etapie powołujesz również zarząd spółki. Możesz powołać siebie do pełnienia funkcji prezesa zarządu – nic nie stoi na przeszkodzie, aby zarząd był jednoosobowy.

Rejestracja przekształcenia w KRS

Wniosek o rejestrację przekształcenia spółki z o.o. trzeba złożyć do KRS na formularzu KRS-W3 wraz z załącznikami:

  • KRS-WE – dane wspólników
  • KRS-WK – dane o osobach uprawnionych do reprezentowania spółki
  • KRS-WL – dane o prokurentach, w przypadku ich stanowienia
  • KRS-WM – informacje o przedmiocie działalności spółki
  • KRS-WH – informacje na temat sposobu powstania spółki.

Aktualne formularze znajdziesz na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości.

Poza formularzami do wniosku należy dołączyć również:

  • umowę spółki z ograniczoną odpowiedzialnością
  • oświadczenie o przekształceniu
  • uchwałę o powołaniu prokurentów, jeżeli zostali powołani, wraz z ich zgodą na powołanie oraz adresem do doręczeń
  • listę wspólników wraz z adresami do doręczeń podpisaną przez wszystkich członków zarządu
  • zgodą członków zarządu na ich powołanie wraz z adresami do doręczeń
  • opatrzone podpisami oświadczenia wszystkich członków zarządu, że wszyscy wspólnicy wnieśli w całości wkłady na pokrycie kapitału zakładowego
  • dowód uregulowania opłat od wniosku (500 zł) oraz ogłoszenia rejestracji tego wniosku (100 zł).

Wniosek o rejestrację przekształcenia musisz złożyć w terminie nie późniejszym niż 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy spółki. Wniosek należy złożyć do sądu rejestrowego właściwego ze względu na siedzibę spółki. We wniosku zamieść informację, że nie wystąpiłeś wcześniej o uzyskanie NIP lub numeru identyfikacyjnego REGON. Przekształcona spółka otrzyma numer KRS, nowy numer NIP i numer REGON.

Przeczytaj więcej o uprawnieniach pełnomocnika w firmie.

Pamiętaj! Poza wnioskiem do KRS musisz także złożyć wniosek w „Monitorze Sądowym i Gospodarczym” o ogłoszenie przekształcenia na formularzu MSIG M1, załączyć treść ogłoszenia oraz dowód uiszczenia opłaty. Opłata jest zależna od liczby znaków w treści ogłoszenia i wynosi 0,70 zł za każdy znak.

Wykreślenie działalności z CEIDG

Ważne! W ciągu 7 dni od rejestracji przekształconej spółki KRS musisz złożyć wniosek o wykreślenie działalności gospodarczej z CEIDG.

Przeczytaj, jak wykreślić jednoosobową działalność gospodarczą z CEIDG.
Złóż wniosek o wykreślenie działalności z CEIDG na Biznes.gov.pl

Powiadomienie kontrahentów o przekształceniu działalności

Pamiętaj o powiadomieniu kontrahentów i instytucji o przekształceniu prowadzonej działalności w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Dzięki temu będą mogli wystawiać dokumenty na zaktualizowane dane firmy.

Firma przekształconej spółki

Nazwa firmy może pozostać ta sama - w takim przypadku musisz dodać tylko formę prawną. Jednak jeżeli zmieniłeś firmę w sposób inny niż tylko przez dodanie formy prawnej, to przez co najmniej rok od dnia przekształcenia spółka przekształcona ma obowiązek podawać obok nowej firmy w nawiasie dawną firmę z dopiskiem „dawniej”, na przykład Okna sp. z o.o. (dawniej „Okna Jan Kowalski”).

Odpowiedzialność w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością po przekształceniu

Przez trzy lata od dnia przekształcenia będziesz odpowiadać solidarnie ze spółką przekształconą za zobowiązania związane z wcześniej prowadzoną działalnością gospodarczą, powstałe przed dniem przekształcenia.

Po trzech latach masz możliwość znacznego ograniczenia odpowiedzialności przy spełnieniu określonych warunków (nie dotyczy to zobowiązań podatkowych). Na przykład: pozostając tylko wspólnikiem spółki ponosisz jedynie ryzyko gospodarcze – nie odpowiadasz za zobowiązania spółki. Jeżeli dodatkowo pełnisz funkcję członka zarządu, odpowiadasz za zobowiązania spółki w razie, gdy egzekucja wobec spółki okaże się bezskuteczna. Odpowiedzialność ta ma charakter solidarny. Możesz się od niej uchronić, zgłaszając w odpowiednim momencie wniosek o ogłoszenie upadłości spółki.

Obowiązki wobec ZUS

Założenie jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, której wspólnikiem jest osoba fizyczna, powoduje postanie obowiązku ubezpieczeniowego z tytułu ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego.

Pamiętaj:

  • wyrejestruj siebie z ubezpieczeń z tytułu prowadzenia dotychczasowej działalności
  • następnie zgłoś siebie do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego z nowym kodem tytułu ubezpieczenia.

Masz na to 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń, czyli od dnia zarejestrowania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością  w Krajowym Rejestrze Sądowym.

Uwaga! Jeżeli sprzedasz część udziałów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, czyli znajdziesz sobie wspólnika,  ZUS przestanie uznawać cię za osobę prowadzącą działalność, a tym samym wygaśnie obowiązek płacenia składek.

Przeczytaj, jakie składki ZUS płaci przedsiębiorca.

Pozostałe obowiązki

  • Spółka przekształcona powinna złożyć do urzędu skarbowego – w ciągu 21 dni od zarejestrowania w KRS – dane uzupełniające na formularzu NIP-8.
  • Jeżeli prowadząc działalność gospodarczą, zarejestrowałeś się jako czynny podatnik VAT, musisz zgłosić informację o zaprzestaniu wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług w urzędzie skarbowym za pomocą formularza VAT-Z.
  • Jeżeli przekształcona spółka chce być czynnym podatnikiem, powinna złożyć w urzędzie skarbowym zgłoszenie rejestracyjne dla celów VAT na formularzu VAT-R.
  • Jeżeli wcześniej ewidencjonowałeś sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej za pomocą kas rejestrujących, to w wyniku przekształcenia powinieneś nabyć i zarejestrować nowe kasy fiskalne.

Przeczytaj więcej o kasie fiskalnej w firmie.

Czy ta strona była przydatna?