Zmiana danych w rejestrze przedsiębiorców KRS

Masz spółkę zarejestrowaną w Krajowym Rejestrze Sądowym i zmieniły się jej dane, na przykład adres lub kody PKD? W takim razie zgłoś zmiany w KRS. Sprawdź poniżej, jak możesz to zrobić.

Jak załatwić sprawę

Co powinieneś wiedzieć i kto może skorzystać z usługi

Spółki zarejestrowane w rejestrze przedsiębiorców KRS zobowiązane są zgłaszać do tego rejestru zmiany, na przykład dotyczące:

• siedziby
• składu osobowego zarządu
• danych wspólnika
• przedmiotu działalności (kodów PKD)
• umowy spółki.

Jak złożyć wniosek

Od 1 lipca 2021 roku wnioski o wpis do KRS można składać wyłącznie w formie elektronicznej. Wnioski złożone w formie papierowej nie będą rozpatrywane przez sąd rejestrowy.

Ważna! Elektroniczne postępowanie rejestrowe oznacza, że pisma kierowane do sądu przez przedsiębiorcę oraz z sądu do przedsiębiorcy są wysyłane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego - nie możesz zrezygnować z doręczeń elektronicznych.

Gdzie złożyć wniosek

Wniosek o wpis zmian trzeba złożyć:

• za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych (tylko, jeżeli umowę spółki lub akt założycielski zawarto u notariusza)
• w systemie teleinformatycznym S24 (tylko, jeżeli umowę spółki zawarto na wzorcu umowy udostępnionym w S24).

Pamiętaj! Jeśli twoja spółka została zarejestrowana w sposób tradycyjny (papierowy) lub w systemie PRS, nie możesz zmieniać jej danych za pomocą systemu S24.

Nie możesz również złożyć w S24 wniosku o zmianę wpisu dla spółki założonej w tym systemie, jeżeli wprowadzono jakiekolwiek zmiany w formie papierowej lub za pośrednictwem portalu PRS.

Zmiana danych spółki w KRS przez Portal Rejestrów Sądowych

Jeżeli nie masz jeszcze konta na portalu PRS, wprowadzanie zmian w KRS przez Portal Rejestrów Sądowych musisz rozpocząć od założenia konta użytkownika w tym portalu. Do tego potrzebny jest adres e-mail oraz hasło. Założenie konta wymaga też twojej autoryzacji za pomocą podpisu kwalifikowanego, podpisu zaufanego albo podpisu osobistego. Pamiętaj, że możesz założyć tylko jedno konto autoryzowane tymi podpisami.

Przeczytaj instrukcję rejestracji konta użytkownika Portalu Rejestrów Sądowych.

Po zalogowaniu na swoje konto możesz zacząć uzupełniać wniosek. W systemie wybierz opcję "Wnioski o zmianę" i przejdź do wypełniania wniosku. Wskaż dane, które uległy zmianie.

Zmiany danych spółki w KRS przez system S24

Zmiany danych spółki w KRS przez S24 możesz wprowadzać tylko w przypadku, gdy spółka była zakładana w tym systemie i nie wprowadzono zmian w formie papierowej lub na portalu PRS. 

Przeczytaj instrukcję tworzenia konta w systemie S24.

Kto może przygotować i podpisać wniosek 

Wniosek na Portalu Rejestrów Sądowych oraz w systemie S24 może przygotować każda osoba posiadająca konto na tych portalach. Nie musi to być wspólnik lub pełnomocnik spółki.

Przygotowany wniosek o rejestrację spółki mogą podpisać wyłącznie:

• osoby uprawnione do reprezentacji spółki, lub
• pełnomocnik procesowy (adwokat lub radca prawny), powołany przez osoby uprawnione do reprezentacji spółki.

Jeżeli wniosek przygotowywała inna osoba, niż członek zarządu spółki lub pełnomocnik procesowy, to musi skorzystać z opcji udostępnienia do podpisu, żeby umożliwić osobie uprawnionej podpisanie wniosku. Opcja udostępnienia do podpisu jest dostępna w obu trybach rejestracji zmian. Wniosek do podpisu możesz udostępnić tylko tej osobie, która posiada konto w systemie (PRS lub S24)

Ważne! Podpisany wniosek trzeba złożyć do sądu. Jest to prosta czynność polegająca na wciśnięciu przycisku “Złóż wniosek”, jednak może to zrobić tylko osoba, która przygotowywała wniosek.

Jakie dokumenty dołączyć

Zarówno w PRS jak i S24 do wniosku musisz też dołączyć niezbędne dokumenty potwierdzające dokonanie zmian, na przykład uchwałę wspólników w sprawie zmiany siedziby spółki, w postaci elektronicznych załączników.

Przeczytaj:

• instrukcję obsługi załączników do e-formularzy KRS
• instrukcję dokonywania zmian w systemie S24 dla spółki z o.o., jawnej, komandytowej.

System S24 wymaga dołączenia przynajmniej jednego dokumentu zmianowego wypełnionego na podstawie dostępnego w tym systemie formularza. System nie dołącza do wniosku przygotowanych dokumentów automatycznie. Wszystkie dokumenty musisz dodać do wniosku ręcznie, również te przygotowane na podstawie formularza.

W systemie PRS nie załączasz umowy spółki podpisanej u notariusza. W takim wypadku wystarczy, że podasz numer (identyfikator) aktu notarialnego w Centralnym Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych (CREWAN). 

Każdy załącznik dodaj w osobnym pliku. Pamiętaj o następujących zasadach: 

• jeśli dokument (załącznik) sporządzony został w postaci elektronicznej należy przed załączeniem podpisać go podpisem kwalifikowanym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym (e-dowód). Dokument możesz też podpisać dodając plik zawierający oddzielny podpis
• jeśli dokument (załącznik) sporządzony został w postaci papierowej, do wniosku należy dołączyć:
  • odpisy elektronicznie tych dokumentów poświadczone przez notariusza – w przypadku, gdy wniosek podpisuje osoba reprezentująca spółkę niebędąca pełnomocnikiem procesowym (adwokatem lub radcą prawnym)
  • skan lub zdjęcie tego dokumentu - w przypadku, gdy wniosek podpisuje osoba reprezentująca spółkę niebędąca pełnomocnikiem procesowym (adwokatem lub radcą prawnym), a oryginały tych dokumentów lub ich odpisy poświadczone przez notariusza zostaną wysłane do sadu w terminie 3 dni od daty złożenia wniosku
  • skan lub zdjęcie tego dokumentu - w przypadku, gdy wniosek podpisuje profesjonalny pełnomocnik (adwokat lub radca prawny).

Jak ustanowić pełnomocnika procesowego 

Pełnomocnictwo procesowe do rejestracji zmian w KRS musi zostać podpisane zgodnie z zasadami reprezentacji spółki.

Przeczytaj więcej o pełnomocniku do rejestracji spółki w KRS

Ile kosztuje rejestracja zamian w KRS

W PRS i S24 opłatę od wniosku wniesiesz za pomocą systemu e-Płatności. Możesz zrobić przelew ze swojego konta bankowego, zapłacić kartą kredytową, kartą płatniczą albo płatnością BLIK.

• Gdy zmiany zgłaszasz na portalu PRS

250 zł – opłata sądowa za wpis
100 zł – opłata za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym

• Gdy zmiany zgłaszasz w systemie S24

200 zł – opłata sądowa za wpis
100 zł – opłata za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym

Gdzie załatwisz sprawę

Usługę można zrealizować w:

• sądy rejonowe

Ile będziesz czekać

Sąd rozpatrzy twój wniosek:

• złożony za pośrednictwem portalu PRS - w ciągu 7 dni
• złożony przez S24 - w ciągu 1 dnia.

Jeżeli zostaniesz wezwany do usunięcia braków, wniosek powinien być rozpoznany w terminie 7 dni od ich usunięcia.

Jeżeli rozpoznanie wniosku wymaga wysłuchania uczestników postępowania albo przeprowadzenia rozprawy, wniosek zostanie rozpatrzony nie później niż w terminie miesiąca.

Pamiętaj! Jeżeli sąd rejestrowy wezwie cię do uzupełnienia braków formalnych we wniosku, a ty nie uzupełnisz ich we wskazanym terminie, to sąd zwróci ci wniosek. Jeżeli jednak w ciągu 7 dni od otrzymania zwróconego wniosku ponownie złożysz kompletny wniosek, to za termin złożenia wniosku o rejestrację spółki będzie przyjęty termin złożenia go za pierwszym razem.

Jak możesz się odwołać

Gdy w wyniku przeprowadzonego postępowanie zapadnie decyzja o braku wpisu w rejestrze, to przysługuje ci odwołanie.

Jeżeli rozstrzygnięcie w twojej sprawie wydał referendarz sądowy, możesz wnieść skargę, którą rozpatrzy sędzia sądu rejonowego. Dopiero wydanie postanowienia przez sędziego sądu rejonowego w przedmiocie skargi na orzeczenie referendarza zamyka proces pierwszej instancji i otwiera drogę do apelacji.

Jeżeli rozstrzygnięcie w twojej sprawie wydał sędzia, masz prawo wnieść apelację do sądu okręgowego za pośrednictwem sądu, który wydał decyzję. Zrób to w terminie dwóch tygodni od jego doręczenia (wraz z uzasadnieniem).

Warto wiedzieć

Powiadomienia o zmianach

Oprócz zgłoszenia wniosku o zmianę danych do KRS, musisz zgłosić dokonanie zmian do urzędu skarbowego oraz do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR).

Powiadom urząd skarbowy, gdy zmienią się dane uzupełniające, takie jak:

• skrócona nazwa (firma)
• wykaz rachunków bankowych
• adresy miejsc prowadzenia działalności (poza siedzibą spółki ujawnioną w KRS)
• adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej
• dane kontaktowe
• inne dane dotyczące poszczególnych wspólników, w tym ich identyfikatory podatkowe (jeśli masz osobową spółkę handlową).

Zgłoszenie aktualizacyjne w zakresie danych uzupełniających złóż w terminie 21 dni od dnia dokonania wpisu do KRS. Użyj do tego formularza NIP-8. Zaktualizowane dane podstawowe z KRS oraz dane uzupełniające z formularza NIP-8 przekazywane są do ZUS.

Zgłoszenia nowych danych dotyczących beneficjenta rzeczywistego lub danych spółki do CRBR musisz dokonać w terminie 7 dni od daty dokonania zmian.

Konsekwencje niezłożenia lub złożenia wniosku po terminie

Sąd przyjmie twój wniosek złożony po terminie. W sytuacji, gdy nie złożysz wniosku lub złożysz go po terminie, nie możesz zasłaniać się wobec osób trzecich działających w dobrej wierze zarzutem, że dane są nieprawdziwe. Na przykład w sytuacji zaniechania zgłoszenia do KRS zmian dotyczących siedziby spółki, organy administracji mogą kierować korespondencję na adres ujawniony w KRS. W efekcie możesz nie wiedzieć o toczących się postępowaniach, gdyż dwukrotnie awizowana przesyłka uznawana jest za prawidłowo doręczona. Taka sytuacja może mieć istotne konsekwencje, gdyż pozbawia cię możliwości skutecznej obrony praw.

Pamiętaj! W przypadku braku aktualnych danych personalnych osób uprawnionych do reprezentowania spółki i prowadzenia jej spraw, kontrahenta chroni domniemanie prawdziwości wpisu w KRS - nie ponosi on odpowiedzialności za nieaktualne dane ujawnione w KRS, jeżeli nie został o nich poinformowany. Oznacza to, że umowa zawarta przez tego kontrahenta ze spółką reprezentowaną przez osobę widniejącą w KRS jako osoba uprawniona do jej reprezentacji, jest umową wiążącą, jeżeli kontrahent nie został poinformowany o zmianach w reprezentacji spółki.

W sytuacji, gdy nie złożysz wniosku, sąd rejestrowy może przeprowadzić postępowanie przymuszające. W takim postępowaniu sąd wzywa członków zarządu wyznaczając 7-dniowy termin do złożenia stosownych dokumentów oraz wniosku. W przypadku niezłożenia dokumentów, sąd może nałożyć na każdego z członków zarządu spółki grzywnę. Jeśli nałożenie grzywny nie spowoduje złożenia wniosku i dokumentacji, sąd może ponownie nałożyć grzywnę.

Odpowiedzialność za nieaktualne dane w KRS

Jako przedsiębiorca wpisany do KRS ponosisz odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną:

• zgłoszeniem do rejestru nieprawdziwych danych
• niezgłoszeniem danych podlegających obowiązkowi wpisu do rejestru w ustawowym terminie.

Nie poniesiesz odpowiedzialności, jeśli szkoda nastąpi z powodu siły wyższej albo wyłącznie z winy poszkodowanego lub osoby trzeciej. W spółkach osobowych (na przykład partnerska, jawna) odpowiedzialność ponoszą, solidarnie ze spółką, osoby odpowiadające za zobowiązania spółki, całym swoim majątkiem.