Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy

Zmiany w sposobie płacenia podatków i prowadzenia księgowości – jak to zrobić i o czym powinieneś pamiętać

Sprawdź, kiedy i w jaki sposób możesz zmienić formę opodatkowania i księgowości. Przeczytaj, kto może wybrać zwolnienie z VAT lub z niego zrezygnować.

Podatek dochodowy i księgowość – zmiany tylko raz na rok

Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą opodatkowaną podatkiem dochodowym od osób fizycznych (PIT), pamiętaj, że początek roku to okres, w którym możesz zmienić:

  • formę opodatkowania
  • sposób opłacania zaliczek na podatek dochodowy (miesięcznie, kwartalnie, uproszczone)
  • sposób prowadzenia księgowości.

Wybór dokonany na początku roku obowiązuje przez cały rok. To oznacza, że jeśli na początku 2021 roku wybrałeś na przykład opodatkowanie według skali podatkowej, to musisz się rozliczać w ten sposób do końca 2021 roku. Natomiast na początku 2022 roku możesz wybrać inną formę opodatkowania.

Nie ma możliwości zmiany w trakcie roku.

Przykład

Pani Alina prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. Rozlicza się stawką liniową 19%. W marcu 2021 roku obliczyła jednak, że bardziej korzystny byłby dla niej ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Wówczas jednak było za późno na dokonanie zmiany. Może wybrać ryczałt dopiero na 2022 rok. Jeśli pierwszy przychód uzyska w styczniu 2022 roku, może dokonać zmiany do 20 lutego 2022 roku.

Wyjątkiem jest sytuacja, gdy przedsiębiorca zakończy prowadzenie działalności gospodarczej w trakcie roku i jeszcze w trakcie tego samego roku otworzy nową działalność. Organy podatkowe zgadzają się w interpretacjach, że może wówczas wybrać inną formę rozliczenia. Mogą jednak zweryfikować, czy ta czynność nie była pozorna. W lepszej sytuacji będą wówczas ci, którzy rozpoczynają nową działalność w innym zakresie niż poprzednia.

Uwaga! Jeśli nie chcesz zmieniać formy opodatkowania, nie musisz nic robić. Wybrana raz forma opodatkowania będzie obowiązywać również w latach następnych.

Przeczytaj, jak wybrać optymalną formę opodatkowania.

Jak zmienić formę opodatkowania

Żeby zmienić formę opodatkowania podatkiem dochodowym, musisz zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego. Składasz oświadczenie na piśmie lub aktualizację wniosku o wpis do CEIDG w formie elektronicznej.

Przeczytaj, jak złożyć wniosek o zmianę wpisu w CEIDG.

Jak przejść na zasady ogólne

Podstawową formą rozliczenia dochodów z działalności gospodarczej jest skala podatkowa (17% i 32%), czyli zasady ogólne. Będziesz opodatkowany w ten sposób, jeśli:

  • nie wybierzesz innej formy opodatkowania lub
  • wybierzesz inną formę, ale dokonasz zgłoszenia po terminie.

Jeśli rozliczasz się w inny sposób, ale chcesz przejść na skalę podatkową, to w zależności od stosowanej aktualnie formy opodatkowania składasz na piśmie:

  • zawiadomienie o rezygnacji z opodatkowania dochodów z działalności gospodarczej w formie podatku liniowego – jeśli płacisz 19% PIT
  • zawiadomienie o rezygnacji z opodatkowania przychodów z działalności gospodarczej w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych – jeśli płacisz ryczałt
  • zawiadomienie o rezygnacji z opodatkowania przychodów z działalności gospodarczej w formie karty podatkowej – jeśli płacisz kartę podatkową.

Zawiadomienie składasz w terminie:

  • do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym został osiągnięty pierwszy przychód w roku podatkowym, albo
  • do końca roku podatkowego, jeżeli pierwszy taki przychód został osiągnięty w grudniu tego roku podatkowego
  • do 20 stycznia roku podatkowego – jeśli chcesz wybrać kartę podatkową na dany rok lub z niej zrezygnować.

Jak przejść na stawkę liniową

Jeżeli chcesz przejść na podatek liniowy, złóż oświadczenie o wyborze stawki liniowej:

  • do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym uzyskasz pierwszy w danym roku przychód z działalności gospodarczej
  • do końca roku – gdy pierwszy przychód uzyskasz w grudniu danego roku.

Oświadczenie możesz złożyć na piśmie do urzędu skarbowego lub przez aktualizację wpisu w CEIDG – online na Biznes.gov.pl.

Przeczytaj więcej o podatku liniowym.

Jak przejść na ryczałt

Jeśli chcesz przejść na ryczałt, złóż oświadczenie o wyborze opodatkowania ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych:

  • do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym uzyskasz pierwszy w danym roku przychód z działalności gospodarczej
  • do końca roku – gdy pierwszy przychód uzyskasz w grudniu danego roku.

Oświadczenie możesz złożyć na piśmie w urzędzie skarbowym (nie ma określonego wzoru) lub na druku CEIDG-1.

Przeczytaj więcej o ryczałcie.

Jak przejść na kartę podatkową

Jeżeli chcesz wybrać opodatkowanie w formie karty podatkowej, złóż wniosek PIT-16 naczelnikowi właściwego urzędu skarbowego. Możesz też złożyć aktualizację wpisu w CEIDG wraz z dołączonym PIT-16.

Masz na to czas do 20 stycznia danego roku. To stały termin, który nie zależy od daty osiągnięcia pierwszego przychodu.

Naczelnik urzędu skarbowego wyda decyzję, w której ustali wysokość podatku w formie karty podatkowej. Możesz wówczas:

  • zaakceptować wskazane w decyzji warunki – w tym wypadku nic nie musisz robić i będziesz opodatkowany w formie karty podatkowej
  • zrzec się opodatkowania w formie karty podatkowej w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji – wystarczy, że złożysz oświadczenie na piśmie do naczelnika urzędu skarbowego.

Jeśli urząd skarbowy nie pozwoli ci na opodatkowanie kartą podatkową, możesz płacić ryczałt lub podatek według skali. Nie możesz wybrać opodatkowania podatkiem liniowym.

Przeczytaj więcej o karcie podatkowej.

Jak zmienić sposób wpłacania zaliczek na podatek dochodowy

Zaliczki na podatek dochodowy płacisz co do zasady w trybie miesięcznym – do 20. dnia kolejnego miesiąca. Ich wysokość zależy od wysokości osiągniętych dochodów. Na początku roku możesz jednak wybrać inny sposób wpłacania zaliczek: uproszczony lub kwartalny.

Zaliczki w formie uproszczonej możesz wybrać, jeśli płacisz:

  • podatek według skali
  • podatek liniowy.

Zaliczkę uproszczoną na PIT oblicza się od 1/12 kwoty dochodu wykazanego w zeznaniu złożonym:

  • w roku podatkowym poprzedzającym dany rok podatkowy
  • w roku podatkowym poprzedzającym dany rok podatkowy o 2 lata, pod warunkiem, że w zeznaniu za poprzedni rok podatnik nie wykazał dochodu lub wykazał dochód nieprzekraczający kwoty wolnej od podatku.

Uproszczoną formę wpłacania zaliczek należy stosować przez cały rok podatkowy. Wpłat należy dokonywać co miesiąc (nie kwartalnie). O wyborze tej metody trzeba poinformować w zeznaniu składanym za rok podatkowy, w którym była stosowana.

Przykład

Pan Sebastian płaci podatek liniowy. Na początku 2021 roku wybrał zaliczki uproszczone. W zeznaniu za 2019 rok, składanym w 2020 roku, wykazał 100 tys. zł dochodu i 19 tys. zł podatku. Na tej podstawie w 2021 roku płaci co miesiąc zaliczki wynoszące 1583 zł (19 000 zł / 12 = 1583 zł). O wyborze zaliczek uproszczonych poinformuje w zeznaniu za 2021 rok.

Zaliczek uproszczonych nie mogą stosować przedsiębiorcy:

  • rozpoczynający prowadzenie działalności gospodarczej
  • płacący ryczałt od przychodów ewidencjonowanych
  • ci, którzy w ciągu dwóch poprzednich lat nie mieli dochodu lub odnotowali straty
  • przedsiębiorstwa w spadku.

Zaliczki kwartalne możesz wybrać, jeśli:

  • jesteś małym podatnikiem podatku dochodowego, czyli wartość twojej sprzedaży wraz z kwotą VAT nie przekroczyła równowartości 2 mln euro lub rozpoczynasz prowadzenie działalności gospodarczej
  • płacisz podatek według skali lub podatek liniowy.

Uwaga! Przepisy o VAT i PIT różnie definiują małego podatnika. W podatku dochodowym mały podatnik to ten, którego wartość sprzedaży wraz z kwotą VAT nie przekroczyła równowartości 2 mln euro. W podatku VAT mały podatnik to ten, którego wartość sprzedaży wraz z kwotą VAT nie przekroczyła równowartości 1,2 mln euro.

O wyborze zaliczek kwartalnych informujesz, składając zeznanie za rok podatkowy, w którym je stosowałeś.

W systemie kwartalnym możesz płacić również ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, jeśli twoje przychody w poprzednim roku (samodzielnie lub spółki) nie przekroczyły równowartości 200 tys. euro albo rozpoczynasz prowadzenie działalności. O opłacaniu ryczałtu w systemie kwartalnym informujesz w zeznaniu składanym za rok podatkowy, w którym opłacałeś ryczałt w ten sposób.

W kolejnym roku podatkowym możesz zrezygnować z płacenia zaliczek uproszczonych lub kwartalnych i wrócić do zaliczek miesięcznych płaconych od rzeczywiście uzyskanego dochodu.

Jak przejść z podatkowej księgi przychodów i rozchodów na pełną księgowość

Jeśli prowadzisz podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR), masz obowiązek przejść na księgi rachunkowe, czyli prowadzić pełną księgowość, gdy twoje przychody za poprzedni rok przekroczyły równowartość 2 mln euro. Ten wymóg dotyczy osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółek jawnych osób fizycznych, spółek partnerskich oraz przedsiębiorstw w spadku.

Księgi rachunkowe otwiera się z początkiem kolejnego roku, w ciągu 15 dni od dnia zaistnienia tego zdarzenia, czyli do 15 stycznia.

Przedtem, na koniec roku, trzeba zamknąć podatkową księgę przychodów i rozchodów za dany rok podatkowy i sporządzić spis z natury towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów. Wyniki tego spisu ujmujesz w księdze.

Przykład

Pani Alicja ma jednoosobową działalność gospodarczą i prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów. Szacuje, że w listopadzie 2021 roku przekroczy limit przychodów 2 mln euro. Jeśli tak się stanie, będzie musiała od 2022 roku przejść z PKPiR na księgi rachunkowe.

Jeśli masz obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych, to o tym fakcie nie musisz informować urzędu skarbowego.

Możesz też dobrowolnie przejść z PKPiR na pełną księgowość, nawet jeśli twoje przychody nie przekraczają 2 mln euro. O dobrowolnym prowadzeniu ksiąg rachunkowych trzeba poinformować naczelnika urzędu skarbowego w zeznaniu składanym za rok podatkowy, w którym były prowadzone.

Prowadzenie ksiąg rachunkowych możesz powierzyć biuru rachunkowemu. Jeśli księgi są prowadzone poza siedzibą firmy, musisz powiadomić urząd skarbowy o miejscu ich prowadzenia w terminie 15 dni od dnia ich wydania.

Przeczytaj więcej o księgowości w firmie.

Jak przejść z ksiąg rachunkowych na podatkową księgę przychodów i rozchodów

Możesz zrezygnować z prowadzenia ksiąg rachunkowych i przejść na PKPiR, jeśli twoje przychody za poprzedni rok spadły poniżej progu 2 mln euro.

Nie musisz informować urzędu skarbowego o rezygnacji z ksiąg rachunkowych ani o wyborze PKPiR.

Podatkową księgę przychodów i rozchodów zakłada się:

  • na dzień 1 stycznia każdego roku podatkowego lub
  • na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego.

Przeczytaj, jak prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów.

Przykład

Pani Elżbieta prowadziła w 2020 roku księgi rachunkowe, jednak osiągnęła wówczas 1,6 mln euro przychodu. Dlatego z początkiem 2021 roku przeszła na podatkową księgę przychodów i rozchodów. Nie musi informować urzędu skarbowego o rezygnacji z ksiąg rachunkowych ani o wyborze PKPiR.

Przy przejściu z pełnej księgowości na PKPiR powinieneś między innymi:

  • zamknąć księgi na koniec roku obrotowego
  • uzgodnić salda oraz sporządzić sprawozdanie finansowe
  • sporządzić spis z natury wszystkich towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów na dzień 1 stycznia z określeniem ich wartości oraz wpisać wartość spisu z natury do PKPiR.

Jeśli prowadzisz działalność w formie spółki jawnej osób fizycznych lub w formie spółki partnerskiej i spółka zrezygnowała z prowadzenia pełnej księgowości, kierownik spółki powinien złożyć w sądzie rejestrowym prowadzącym Krajowy Rejestr Sądowy, w terminie 6 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy (czyli najczęściej do 30 czerwca), oświadczenie o braku obowiązku sporządzania i złożenia rocznego sprawozdania finansowego.

Uwaga! Spółki kapitałowe, na przykład spółka akcyjna czy spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, nie mogą zrezygnować z prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Podatkowa księga przychodów i rozchodów powinna znajdować się w miejscu wykonywania działalności lub w siedzibie, a jeśli prowadzenie księgi zostało zlecone biuru rachunkowemu – w miejscu prowadzenia lub przechowywania księgi przez to biuro.

Jak zmienić księgowość przy karcie podatkowej i ryczałcie

Jeśli przechodzisz na ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, musisz zmienić też formę księgowości. Nie będziesz już prowadzić podatkowej księgi przychów i rozchodów (PKPiR), tylko ewidencję przychodów.

Nie masz obowiązku zgłaszać prowadzenia ewidencji przychodów w urzędzie skarbowym. Wystarczy zgłoszenie wyboru ryczałtu.

Ewidencję oraz dowody, na podstawie których są dokonywane wpisy do ewidencji, a także dowody zakupu, należy przechowywać w miejscu wykonywania działalności lub miejscu wskazanym jako siedziba (jeśli działalność jest prowadzona w formie spółki). Dokumenty te mogą być też przechowywane w biurze rachunkowym, któremu zostało powierzone prowadzenie ewidencji.

Jeśli przechodzisz na kartę podatkową, nie musisz prowadzić księgowości. Twój podatek nie zależy od wysokości przychodów, ale od decyzji urzędu skarbowego.

Przed zmianą formy opodatkowania zamknij podatkową księgę przychodów i rozchodów oraz dokonaj spisu z natury wszystkich towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów. Ustal dochód i wynikający z niego podatek.

Jak zacząć płacić VAT

Możesz prowadzić działalność gospodarczą jako:

  • podatnik VAT czynny, który płaci podatek od towarów i usług
  • podatnik VAT zwolniony, który korzysta ze zwolnienia podmiotowego – ze względu na niski limit sprzedaży do 200 tys. zł lub ze zwolnienia przedmiotowego – dokonuje wyłącznie sprzedaży zwolnionej z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 ustawy o VAT.

Zarejestruj się jako podatnik VAT czynny (na formularzu VAT-R), jeśli najpierw korzystasz ze zwolnienia z VAT, a później:

  • stracisz prawo do dalszego korzystania ze zwolnienia, ponieważ przekroczysz limit sprzedaży 200 tys. zł
  • chcesz zrezygnować ze zwolnienia
  • zamierzasz wykonywać sprzedaż opodatkowaną (dotyczy towarów lub usług, które nie mogą być zwolnione przedmiotowo z VAT).

Musisz zarejestrować się jako podatnik VAT czynny:

  • przed dniem, w którym stracisz prawo do zwolnienia, czyli przekroczysz kwotę 200 tys. zł netto obrotu (po przekroczeniu limitu 200 tys. zł każda kolejna sprzedaż podlega opodatkowaniu VAT)
  • przed dniem dokonania pierwszej sprzedaży towarów lub usług innych niż zwolnione z podatku.

Ważne! Z rejestracją jako podatnik VAT czynny nie czekasz do nowego roku.

Przykład

Pani Maria prowadzi działalność gospodarczą od 2017 roku. Od początku korzysta ze zwolnienia podmiotowego z VAT. We wrześniu 2020 roku wartość jej sprzedaży wyniosła 199 tys. zł netto. Przed dokonaniem kolejnej sprzedaży złożyła zgłoszenie rejestracyjne VAT R, w którym zarejestrowała się jako podatnik VAT czynny.

Przeczytaj, jak prawidłowo rozliczać VAT.

Jeśli korzystasz ze zwolnienia podmiotowego z VAT, możesz dobrowolnie zacząć płacić VAT, nawet jeśli twoje przychody nie przekroczyły progu 200 tys. zł. Ze zwolnienia podmiotowego możesz zrezygnować w dowolnym momencie. Musisz zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego, również na formularzu VAT-R, przed początkiem miesiąca, w którym rezygnujesz ze zwolnienia.

Przykład

Pan Stanisław korzysta ze zwolnienia podmiotowego z VAT ze względu na limit sprzedaży poniżej 200 tys. zł. Jednak od lipca zamierza płacić VAT. Musi zawiadomić o tym naczelnika urzędu skarbowego przed 1 lipca.

Zobacz, jak zarejestrować się jako podatnik VAT.

Kto może przestać płacić VAT

Jeśli jesteś podatnikiem VAT czynnym, możesz – w określonych przypadkach – zrezygnować z płacenia podatku i wybrać zwolnienie z VAT. Jednym z warunków jest nieprzekroczenie limitu sprzedaży wynoszącego 200 tys. zł rocznie.

Uwaga! Nie możesz korzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT, nawet jeśli mieścisz się w limicie sprzedaży, ale dokonujesz dostawy określonych towarów, na przykład towarów akcyzowych (z wyjątkiem energii elektrycznej), wyrobów z metali szlachetnych lub świadczysz usługi jubilerskie czy prawnicze.

Możesz zrezygnować z płacenia VAT, jeśli łącznie spełnisz trzy warunki:

  • twoje przychody za poprzedni rok nie przekroczyły 200 tys. zł
  • nie prowadzisz działalności w branżach objętych wyłączeniem z tego zwolnienia
  • upłynął rok, licząc od końca roku, w którym utraciłeś prawo do zwolnienia lub z niego zrezygnowałeś.

Zgodnie z interpretacją ogólną Ministra Finansów powrót do zwolnienia z VAT nie musi nastąpić z początkiem kolejnego roku. Może to być w trakcie kolejnego roku, jeśli upłynął już rok od rezygnacji lub utraty prawa do zwolnienia.

Przykład

Pan Adam w czerwcu 2019 roku zrezygnował z podmiotowego zwolnienia z VAT i zarejestrował się jako podatnik VAT czynny. W 2020 roku jego sprzedaż nie przekroczyła limitu 200 000 zł. W marcu 2021 roku wrócił do zwolnienia z VAT.

Wybór zwolnienia podmiotowego z VAT należy zgłosić, dokonując aktualizacji na formularzu VAT-R, w którym zmieni się status podatnika z podatnika VAT czynnego na podatnika VAT zwolnionego. Musisz ją złożyć w terminie 7 dni od dnia, w którym wybierasz zwolnienie.

Jak przejść na rozliczenie VAT kasowe i kwartalne

Jeśli twoja wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym równowartości 1,2 mln euro, możesz skorzystać z przywilejów małego podatnika. Masz prawo wybrać:

  • rozliczenie VAT kasowe (płacisz podatek, gdy sam otrzymasz zapłatę za fakturę)
  • rozliczenie VAT kwartalne zamiast miesięcznego.

Jeśli wybierzesz metodę kasową, po pierwszych 12 miesiącach od daty rejestracji do VAT, kiedy musisz rozliczać VAT miesięcznie, musisz też rozliczać VAT kwartalnie.

Wybór metody kasowej zgłoś naczelnikowi urzędu skarbowego do końca miesiąca poprzedzającego okres, w którym zaczniesz rozliczać się kasowo. Zrezygnować z metody kasowej możesz dopiero po upływie 12 miesięcy jej stosowania.

Jeśli wybierzesz rozliczenie kwartalne, nie musisz stosować metody kasowej. O wyborze rozliczenia kwartalnego informujesz, składając aktualizację VAT-R. Nie możesz wybrać rozliczenia kwartalnego w okresie 12 miesięcy od rejestracji do VAT.

Jeśli w ciągu roku stracisz status małego podatnika – po przekroczeniu limitu sprzedaży 1,2 mln euro:

  • przechodzisz z rozliczenia kwartalnego na miesięczne
  • deklaracje miesięczne składasz począwszy od rozliczenia za pierwszy miesiąc kwartału:
    • w którym limit został przekroczony – jeśli nastąpiło to w pierwszym lub drugim miesiącu kwartału; jeśli przekroczenie nastąpiło w drugim miesiącu kwartału, deklarację za pierwszy miesiąc kwartału składasz do 25. dnia miesiąca następującego po drugim miesiącu kwartału
    • następującego po kwartale, w którym limit został przekroczony – jeśli przekroczenie nastąpiło w trzecim miesiącu kwartału
  • prawo do rozliczania kasowego VAT stracisz dopiero począwszy od rozliczenia za miesiąc następujący po kwartale, w którym przekroczyłeś limit.

Z rozliczenia kwartalnego i kasowego możesz zrezygnować po upływie 12 miesięcy.

Przeczytaj więcej o rozliczeniu kwartalnym i metodzie kasowej.

Czy ta strona była przydatna?