Zatrudniasz pracowników lub zleceniobiorców i chcesz skrócić okres przechowywania ich akt pracowniczych? Aby tak się stało, musisz złożyć do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych. Szczegóły znajdziesz poniżej.
Jak załatwić sprawę
Sprawę można załatwić:
- podczas wizyty w urzędzie
- listownie
- elektronicznie
Co powinieneś wiedzieć i kto może skorzystać z usługi
Od 1 stycznia 2019 r. akta pracownicze ubezpieczonych, którzy pracę w charakterze pracownika bądź zleceniobiorcy podejmą po 31 grudnia 2018 r. i z tego tytułu zostaną zgłoszeni do ubezpieczeń społecznych przechowujesz przez 10 lat. Okres ten liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia.
Akta pracowników/ zleceniobiorców, którzy pracowali dla ciebie w okresie od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. i byli zgłoszeni do ubezpieczeń społecznych przechowujesz przez 50 lat. Możesz skrócić ten okres – z 50 do 10 lat – jeśli przekaż do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW).
Oświadczasz w tym dokumencie, że przekażesz raporty informacyjne (ZUS RIA) za wszystkich ubezpieczonych, zatrudnionych w okresie 01.01.1999 – 31.12.2018 r.
Kiedy powinieneś załatwić sprawę
Oświadczenie możesz złożyć w wybranym przez siebie terminie.
Gdzie załatwisz sprawę
Usługę można zrealizować w:
- oddziały ZUS
- inspektoraty ZUS
- biura terenowe ZUS
Złóż oświadczenie do placówki ZUS, właściwej dla miejsca wykonywania działalności.
Co zrobić krok po kroku
1. Złóż oświadczenie ZUS OSW
Czy mogę wycofać już złożone oświadczenie ZUS OSW
Możesz wycofać oświadczenie ZUS OSW, ale tylko do czasu złożenia pierwszego raportu informacyjnego (ZUS RIA).
Dokumenty
Pobierz:
Dokument możesz złożyć jako:
Oryginał, Dokument elektroniczny
Termin
Oświadczenie możesz złożyć w wybranym przez siebie terminie.
2. ZUS przyjmie twoje oświadczenie
Ile zapłacisz
Usługa jest bezpłatna. Dodatkowe opłaty możesz ponieść, tylko w przypadku realizacji tej usługi przez pełnomocnika (informacje na temat pełnomocnictwa).
Ile będziesz czekać
Złożenie oświadczenia zamyka sprawę. ZUS nie wyda ci żadnego potwierdzenia.
Warto wiedzieć
Dokumentem, który musisz przekazać do ZUS po złożeniu oświadczenia ZUS OSW, jest raport informacyjny ZUS RIA. Dane z ZUS RIA są następnie zapisywane na koncie ubezpieczonego.
Jeżeli złożysz oświadczenie ZUS OSW i go nie odwołasz – wówczas raport informacyjny ZUS RIA za każdego pracownika i zleceniobiorcę przekaż:
- w terminie 12 miesięcy od dnia złożenia oświadczenia – jeżeli pracownik albo zleceniobiorca zakończył u ciebie pracę przed złożeniem oświadczenia
- wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych na formularzu ZUS ZWUA – jeżeli pracownik albo zleceniobiorca zakończył u ciebie pracę po złożeniu oświadczenia
Jak wypełniać formularze ZUS
Więcej informacji na temat wypełniania i przekazywania formularzy ZUS OSW i ZUS RIA przeczytasz w poradniku ZUS.
Czy ta strona była przydatna?