Złożenie przez pracodawcę do ZUS oświadczenia o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW)

Zatrudniasz pracowników i chcesz skrócić okres przechowywania ich akt pracowniczych? Aby tak się stało, musisz złożyć do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych. Szczegóły znajdziesz poniżej.

Jak załatwić sprawę

Co powinieneś wiedzieć i kto może skorzystać z usługi

Od 1 stycznia 2019 r. akta pracownicze wszystkich nowo zatrudnionych przez ciebie osób przechowujesz przez 10 lat. Okres ten liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia.

Akta pracowników, którzy pracowali dla ciebie w okresie od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. przechowujesz przez 50 lat. Możesz skrócić ten okres – z 50 do 10 lat – jeśli przekaż do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW).

Oświadczasz w tym dokumencie, że przekażesz raporty informacyjne (ZUS RIA) za wszystkich ubezpieczonych, zatrudnionych w okresie 01.01.1999 – 31.12.2018 r.

Kiedy powinieneś załatwić sprawę

Oświadczenie możesz złożyć w wybranym przez siebie terminie.

Gdzie załatwisz sprawę

Usługę można zrealizować w:

• oddziały ZUS
• inspektoraty ZUS
• biura terenowe ZUS

Co zrobić krok po kroku

1. Złóż oświadczenie ZUS OSW

Czy mogę wycofać już złożone oświadczenie ZUS OSW

Możesz wycofać oświadczenie ZUS OSW, ale tylko do czasu złożenia pierwszego raportu informacyjnego (ZUS RIA).

Dokumenty

Termin

Oświadczenie możesz złożyć w wybranym przez siebie terminie.

2. ZUS przyjmie twoje oświadczenie

Ile zapłacisz

Usługa jest bezpłatna. Dodatkowe opłaty możesz ponieść, tylko w przypadku realizacji tej usługi przez pełnomocnika (informacje na temat pełnomocnictwa).

Ile będziesz czekać

Złożenie oświadczenia zamyka sprawę. ZUS nie wyda ci żadnego potwierdzenia.

Warto wiedzieć

Dokumentem, który musisz przekazać do ZUS po złożeniu oświadczenia ZUS OSW, jest raport informacyjny ZUS RIA. Dane z ZUS RIA są następnie zapisywane na koncie ubezpieczonego.

Jeżeli złożysz oświadczenie ZUS OSW i go nie odwołasz – wówczas raport informacyjny ZUS RIA za każdego pracownika i zleceniobiorcę przekaż:

• w terminie 12 miesięcy od dnia złożenia oświadczenia – jeżeli pracownik albo zleceniobiorca zakończył u ciebie pracę przed złożeniem oświadczenia
• wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych na formularzu ZUS ZWUA – jeżeli pracownik albo zleceniobiorca zakończył u ciebie pracę po złożeniu oświadczenia.