Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy

Jak opłacać składki ZUS

Jeśli jesteś przedsiębiorcą, musisz opłacać składki do ZUS za siebie, członków swojej rodziny i zatrudnionych pracowników. Przeczytaj, kiedy i jak należy je płacić.

Gdzie wpłacać składki ZUS

Składki za siebie i wszystkich ubezpieczonych płacisz jednym przelewem na swój indywidualny numer rachunku składkowego (NRS). Zawiera numer ZUS – 60000002026 – a także twój identyfikator, czyli NIP, lub, jeśli konto zostało założone bez tego numeru, numer twojego konta w systemie ZUS (ostatnie 10 cyfr).

Na podstawie NRS Zakład Ubezpieczeń Społecznych będzie zapisywać i rozliczać wpłaty na twoim koncie.

Struktura numeru rachunku składkowego

Twój numer NRS:

  • otrzymujesz z ZUS pocztą po założeniu konta płatnika składek na adres siedziby firmy albo na adres do korespondencji. Dlatego sprawdź, czy ZUS ma twoje aktualne dane adresowe
  • możesz sprawdzić w dowolnym momencie w Wyszukiwarce numeru rachunku składkowego
  • otrzymasz w każdej placówce ZUS lub w Centrum Obsługi Telefonicznej pod numerem 022 560 16 00.

W tytule przelewu nie podajesz dodatkowych informacji, takich jak NIP, REGON czy PESEL. Nie wskazujesz również okresu, którego dotyczy wpłata. Wpisujesz jedynie kwotę składek, nadawcę i odbiorcę płatności oraz numer rachunku składkowego.

Wysyłasz jeden łączny przelew na:

  • ubezpieczenia społeczne
  • ubezpieczenie zdrowotne
  • Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy
  • Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych
  • Fundusz Emerytur Pomostowych.

Wpłacając pieniądze na swój rachunek NRS, nie określasz, jaki rodzaj składki chcesz opłacić i w jakiej wysokości. To ZUS podzieli twoją wpłatę na poszczególne ubezpieczenia i fundusze. Zrobi to na podstawie składek za ostatni miesiąc, które wpisałeś do deklaracji rozliczeniowej, albo tych, które wpisał ZUS (jeśli jesteś zwolniony z przekazywania deklaracji).

W pierwszej kolejności będą pokryte zaległości, dopiero potem składki bieżące.

Uwaga! Składki opłacasz przelewem. Jeżeli jesteś mikroprzedsiębiorcą, czyli zatrudniasz mniej niż 10 pracowników, a twój obrót netto nie przekracza 2 mln euro, to możesz opłacać składki za pomocą przekazu pocztowego.
Szczegółowych informacji na temat rachunku składkowego udzieli ci doradca płatnika składek. Znajdziesz je też w poradniku ZUS nt. prostych płatności.

Zobacz również pytania i odpowiedzi ZUS dotyczące e-składki.

Pamiętaj! Jeśli masz długi składkowe, możesz skorzystać z ulg lub umorzeń składek ZUS. Zobacz, jak uzyskać ulgę lub umorzenie składek ZUS.

Terminy płatności składek

Składki na ubezpieczenia społeczne do ZUS opłacasz w tych samych terminach, w których składasz deklaracje rozliczeniową oraz imienne raporty miesięczne, czyli:

  • do 5. dnia następnego miesiąca – jeśli jesteś jednostką budżetową lub samorządowym zakładem
  • do 10. dnia następnego miesiąca – jeśli jesteś osobą fizyczną i opłacasz składki tylko za siebie
  • do 15. dnia następnego miesiąca – jeśli opłacasz składki także za swoich pracowników.

Jeżeli dzień, w którym musisz zapłacić składkę, wypada w sobotę, niedzielę lub święto, to termin przesuwa się na pierwszy pracujący dzień.

Od każdej nieterminowej płatności musisz opłacić odsetki za zwłokę.

Za termin zapłacenia składek przy zapłacie gotówką uważa się dzień wpłacenia kwoty składek:

  • na rachunek organu w banku
  • w placówce pocztowej
  • w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej
  • w biurze usług płatniczych
  • w instytucji płatniczej lub w instytucji pieniądza elektronicznego.

Za termin zapłacenia składek przy obrocie bezgotówkowym uważa się dzień obciążenia:

  • rachunku bankowego płatnika
  • rachunku płatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej
  • rachunku płatniczego płatnika w instytucji płatniczej lub instytucji pieniądza elektronicznego na podstawie polecenia przelewu lub zapłaty za pomocą innego instrumentu płatniczego niż polecenie przelewu.

Sprawdź, jak uzyskać zaświadczenie o niezaleganiu ze składkami.

Pamiętaj! Dokumenty będące dowodem opłacania składek stanowią świadectwo wypełnienia twoich zobowiązań wobec ZUS, więc w twoim interesie leży, aby je posiadać. Składki ZUS stanowią koszty uzyskania przychodu, dlatego przechowuj dokumentację płatniczą od czasu przedawnienia się zobowiązań, czyli 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego.

Zasady i terminy przekazywania środków przez bank

Każdy bank określa szczegółowe zasady i terminy przekazywania środków z rachunku posiadacza konta.

Szczególne reguły dotyczą Banku Pocztowego „GIRO SKŁADKA”, który realizuje dyspozycję w następnym dniu roboczym, jeżeli wpłata środków i polecenie przelewu zostało złożone w urzędzie pocztowym do godziny 18.00.

Jeżeli wpłata środków i polecenie przelewu zostało złożone w urzędzie pocztowym po godzinie 18.00, Bank Pocztowy zrealizuje polecenie przelewu w drugim dniu roboczym od wpłaty środków. Urzędy pocztowe przyjmują polecenia przelewów w dni robocze od poniedziałku do piątku.

Dlatego, jeżeli korzystasz z płatności z konta „GIRO SKŁADKA” i chcesz terminowo opłacić składki, złóż polecenie przelewu z wyprzedzeniem, które zapewni obciążenie rachunku bankowego najpóźniej w terminie płatności. To data obciążenia rachunku bankowego GIRO, a nie data złożenia dyspozycji dokumentu przelewu na poczcie decyduje o opłaceniu składek.

Co zrobić z nadpłatą

Jeśli ZUS stwierdzi przekroczenie lub inną nadpłatę, która przekracza wysokość kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym, wyśle ci zawiadomienie. Jeśli nadpłata jest mniejsza – nie otrzymasz zawiadomienia.

Stan swoich rozliczeń z ZUS możesz sprawdzić na portalu Platformy Usług Elektronicznych ZUS. Jeśli nie jesteś pewien, czy nie przekroczyłeś pułapu, po którym nie musisz opłacać składek (limit 30-krotności), lub czy masz nadpłatę, możesz złożyć do ZUS wniosek o ustalenie czy przekroczenie wystąpiło. Wniosek przekazujesz do ZUS w formie papierowej lub elektronicznie, za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych ZUS. Jeśli faktycznie masz nadpłatę, dostaniesz potwierdzenie z ZUS.

Jeśli zapłaciłeś wyższe składki, niż powinieneś, to:

  • nadpłata pomniejszy zaległości, o ile je masz
  • ZUS doliczy nadpłatę do bieżących lub przyszłych składek, o ile nie masz zaległości w ZUS.

Jeśli chcesz, żeby ZUS zwrócił nadpłatę – złóż wniosek o jej zwrot. Możesz to zrobić za pomocą Platformy Usług Elektronicznych ZUS, na poczcie lub w placówce ZUS. Zakład Ubezpieczeń Społecznych zwraca nadpłatę w ciągu 30 dni od dnia, w którym:

  • wpłynie twój wniosek
  • otrzyma imienny raport korygujący za ubezpieczonego, którego dotyczy nadpłata, i deklarację rozliczeniową korygującą.

Jeżeli nie otrzymasz zwrotu nadpłaty w ciągu 30 dni, należą ci się odsetki.

Co się stanie, jeśli nie zapłacisz składek w terminie

Pamiętaj o terminowym opłacaniu składek. Jeśli będziesz mieć zaległości:

  • stracisz dobrowolne ubezpieczenie chorobowe (jeśli z niego korzystasz), a tym samym nie będziesz mieć prawa do zasiłku chorobowego, macierzyńskiego i opiekuńczego oraz świadczenia rehabilitacyjnego
  • od nieopłaconych w terminie składek jako płatnik będziesz płacić odsetki za zwłokę
  • ZUS może ci wymierzyć jako płatnikowi składek dodatkową opłatę – do wysokości 100% nieopłaconych składek
  • ZUS może rozpocząć postępowanie egzekucyjne, co może dla ciebie oznaczać dodatkowe koszty, które będą wynikały z tego postępowania.

Kwotę odsetek za zwłokę na określony dzień naliczysz przez:

  • przemnożenie kwoty zaległej składki za dany miesiąc przez liczbę dni zwłoki w jej opłaceniu i przez obowiązującą roczną stawkę procentową odsetek za zwłokę oraz
  • podzielenie otrzymanego iloczynu przez 365 x 100.

Wyliczona kwota odsetek podlega zaokrągleniu do pełnych złotych. Odsetek za zwłokę nie nalicza się, jeśli ich wysokość nie przekracza 6,60 zł.

Zobacz, jak wyliczyć odsetki ZUS.

Ulgi w opłacaniu składek: odroczenie, rozłożenie na raty, umorzenie

Jeśli z uzasadnionych powodów masz problemy z regulowaniem należności z tytułu składek, możesz złożyć w ZUS wniosek o:

  • odroczenie terminu płatności składek
  • układ ratalny lub
  • umorzenie należności.

Zrób to, jeżeli te problemy wynikają z opóźnienia lub braku realizacji dostaw, zatorów płatniczych, nieobecności pracowników związanej ze wzrostem zachorowalności lub działań, które mają na celu zagwarantowanie bezpieczeństwa obywateli.

Wniosek możesz:

  • przesłać elektronicznie, na Platformie Usług Elektronicznych PUE – jeżeli masz zarejestrowany profil PUE; profil możesz założyć w placówce ZUS lub w dowolnej chwili, przez Internet, jeśli masz podpis kwalifikowany lub Profil Zaufany
  • złożyć osobiście, w placówce ZUS
  • przesłać pocztą.

Odroczenie terminu płatności składek – złóż ten wniosek, jeśli masz problem z opłaceniem w ustawowym terminie składek bieżących lub przyszłych, których termin płatności jeszcze nie upłynął. Nie zapłacisz wtedy odsetek za zwłokę, a jedynie opłatę prolongacyjną.

Zobacz informację ZUS o odroczeniu terminu płatności.

Układ ratalny – złóż wniosek o rozłożenie spłaty zadłużenia na raty, jeśli masz zadłużenie z tytułu składek i nie może go spłacić jednorazowo. Nie zapłacisz wtedy odsetek za zwłokę, a jedynie opłatę prolongacyjną. Po podpisaniu układu ewentualne postępowanie egzekucyjne zostaje zawieszone. Zakres dokumentów, które musisz dołączyć do wniosku, jest ustalany indywidualnie: zależy od rodzaju prowadzonej działalności i formy opodatkowania.

Zobacz informację ZUS o rozłożeniu spłaty na raty.

Umorzenie należności – złóż ten wniosek, jeśli poniosłeś straty materialne w wyniku nadzwyczajnego zdarzenia, które powoduje, że opłacenie składek mogłoby cię pozbawić możliwości dalszego prowadzenia działalności. Umorzeniu w przypadku trudnej sytuacji finansowej podlegają składki, które opłacasz jako płatnik za siebie. Nie można umarzać części składek finansowanych przez ubezpieczonych, którzy nie są płatnikami składek (np. twoich pracowników). Umorzone składki i okres nie będą się liczyć przy ustalaniu prawa do świadczeń.

Osoby fizyczne, które ubiegają się o umorzenie należności, dołączają do wniosku dokumenty, które:

  • potwierdzają brak możliwości nawet częściowego uregulowania zadłużenia
  • pokazują kondycję finansową i możliwości płatnicze wnioskodawcy
  • potwierdzają stan zdrowia dłużnika lub konieczność sprawowania opieki nad chorym członkiem rodziny – w przypadku ubiegania się o umorzenie z tych względów, na przykład zaświadczenie o korzystaniu z różnych form pomocy społecznej, zaświadczenie o pozostawaniu osobą bezrobotną, dokumenty świadczące o złym stanie zdrowia itp.

Zobacz informację ZUS o umorzeniu składek.

Samo złożenie wniosku o odroczenie, rozłożenie na raty lub umorzenie należności
z tytułu składek nie gwarantuje udzielenia tych ulg ani umorzenia. Nie jest przesłanką do zawieszenia postępowania egzekucyjnego.

Ważne! Jeżeli składasz wniosek elektronicznie, dostarcz wymagane dokumenty do dowolnej placówki ZUS osobiście lub pocztą.

Zanim złożysz wniosek o udzielenie ulgi (odroczenie terminu płatności składek, rozłożenia spłaty zadłużenia na raty albo o umorzenie zadłużenia), możesz skontaktować się z doradcą do spraw ulg i umorzeń. Doradca:

  • wyjaśni ci, o którą ulgę możesz się ubiegać
  • wskaże i objaśni aktualne druki i formularze
  • pomoże ci skompletować i wypełnić dokumenty niezbędne do rozpatrzenia wniosku o ulgę.

Z doradcą możesz porozmawiać telefonicznie lub umówić się na spotkanie. Wykaz numerów telefonów znajdziesz na www.zus.pl

Zobacz też, jak uzyskać ulgi w ramach postępowania egzekucyjnego.

Kontakt z ZUS

Jeśli potrzebujesz dodatkowych informacji o zasadach opłacania składek, skontaktuj się z ZUS:

  • Centrum Obsługi Telefonicznej ZUS (tel.: 22 560 16 00)
  • za pośrednictwem formularza
  • Skype: zus_centrum_obslugi_tel
  • e-mail: cot@zus.pl
  • w każdej placówce ZUS (wykaz placówek).

Czy ta strona była przydatna?