Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy

Składanie deklaracji ZUS

Jeśli prowadzisz firmę, rozliczasz w ZUS składki na:

  • ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe)
  • ubezpieczenie zdrowotne
  • Fundusz Pracy (FP)

Jeśli zatrudniasz pracowników, rozliczasz również składki na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP) i ewentualnie na Fundusz Emerytur Pomostowych (FEP).

Jakie dokumenty składam do rozliczenia się ze składek ZUS?

Rozliczam składki tylko za siebie

Składki na ZUS (za siebie, osoby współpracujące i pracowników) rozliczasz jako płatnik w miesięcznej deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA. Deklaracja rozliczeniowa ZUS DRA to dokument, w którym wykazujesz rozliczenie składek oraz wypłacone świadczenia

Ważne! Gdy nie zatrudniasz pracowników i prowadzisz jednoosobową działalność, nie składasz innych dokumentów (imiennych raportów). Składasz jedynie deklarację rozliczeniową ZUS DRA!

Ważne! Obowiązek składania deklaracji masz zarówno wtedy, gdy płacisz składki w standardowej wysokości (pełny ZUS), jak i wtedy, gdy korzystasz z ulg (ulga na start, mały ZUS).

Rozliczam składki za siebie i pracowników

Jeśli zatrudniasz pracowników, do deklaracji ZUS DRA dołączasz również raporty ZUS RCA, ZUS RZA, ZUS RSA za każdego z ubezpieczonych

  • ZUS RCA – imienny raport miesięczny o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach – do rozliczenia składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne i/lub wypłaconych świadczeń za Twoich pracowników (czyli osoby ubezpieczone)
  • ZUS RZA – imienny raport miesięczny o należnych składkach na ubezpieczenia zdrowotne – do rozliczenia składek na ubezpieczenie zdrowotne za twoich pracowników, którzy mają inny tytuł do ubezpieczeń społecznych
  • ZUS RSA – imienny raport miesięczny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek – do wykazania wypłaconych świadczeń oraz przerw w opłacaniu składek za twoich pracowników

W jakim terminie wysyłam deklaracje do ZUS?

Deklaracje i składki przekazujesz co miesiąc:

  • do 10. dnia następnego miesiąca – jeśli opłacasz składki wyłącznie za siebie
  • do 15. dnia następnego miesiąca – jeśli opłacasz składki za siebie oraz za osobę współpracującą lub za zatrudnionych pracowników lub gdy jesteś wspólnikiem spółki cywilnej, jawnej, komandytowej, partnerskiej, jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Jeżeli koniec tego terminu przypada w święto (dzień ustawowo wolny od pracy), sobotę lub niedzielę, to za ostatni dzień terminu uważa się następny dzień roboczy.

Kiedy wysyłam pierwszą deklarację do ZUS po założeniu firmy?

Pierwszą deklarację składasz w kolejnym miesiącu po rejestracji firmy (do 10. lub 15. dnia następnego miesiąca). W tym samym terminie opłacasz też składki.

  • Jeśli rozpoczynasz działalność od pierwszego dnia danego miesiąca i rejestrujesz się w ZUS, składasz za ten miesiąc deklarację rozliczeniową ZUS DRA z pełną wysokością składek.
  • Jeśli rozpoczynasz lub wznawiasz działalność w trakcie miesiąca, składasz za ten miesiąc deklarację rozliczeniową ZUS DRA z pomniejszonymi proporcjonalnie składkami na ubezpieczenia społeczne i Fundusz Pracy oraz pełną kwotą składek na ubezpieczenie zdrowotne (składka zdrotowna jest niepodzielna i trzeba ją płacić za cały miesiąc). Za następny miesiąc składasz ZUS DRA z pełnymi składkami.

Czy muszę wysyłać deklaracje ZUS co miesiąc?

Nie zawsze musisz składać deklaracje ZUS co miesiąc. Nie musisz tego robić jeśli:

  • opłacasz składki ZUS wyłącznie za siebie (nie zatrudniasz pracowników), płacisz składki ZUS od minimalnej podstawy (zarówno na małym, jak i pełnym ZUS-ie) i nie zmieniły się dane wykazane w ostatnio złożonej deklaracji rozliczeniowej
  • zmieniły się przepisy dotyczące np. minimalnego wynagrodzenia, co spowodowało zmianę podstawy obliczania składek (czyli zmiana nastąpiła nie z twojej woli)

Tutaj również ma znaczenie, czy założyłeś firmę i zgłosiłeś się do ubezpieczeń od początku miesiąca, czy w trakcie. Jeśli pierwszego dnia miesiąca, składasz tylko pierwszą deklarację i nie musisz potem tego robić (chyba, że postanowiłeś płacić składki od wyższej podstawy).

Jeśli jednak rozpoczynasz działalność w trakcie miesiąca – wtedy musisz złożyć ZUS DRA za niepełny okres rozliczeniowy i drugą, za pełny miesiąc (ta sama zasada obowiązuje w przypadku wznowienia działalności w trakcie miesiąca).

Nie musisz informować ZUS, że chcesz skorzystać ze zwolnienia z obowiązku składania dokumentów rozliczeniowych.

Deklaracje i raporty musisz składać co miesiąc tylko wtedy, gdy:

  • zatrudniasz pracowników
  • opłacasz składki od wyższej niż minimalna (dla małego i pełnego ZUS-u)
  • zmieniłeś wysokość składek (chcesz płacić wyższe albo np. skorzystałeś z chorobowego)
  • przechodzisz z małego na pełny ZUS (potem możesz powrócić do możliwości nieskładania co miesiąc deklaracji)
  • zawieszasz/wznawiasz działalność

W jaki sposób mam przesłać deklarację do ZUS?

Dokumenty ubezpieczeniowe możesz składać do ZUS w formie papierowej lub elektronicznie. Zależy to od tego, za ile osób rozliczasz składki.

Jeśli rozliczasz składki za 5 lub mniej osób, możesz przekazywać dokumenty ubezpieczeniowe w formie papierowej. Dokumenty w formie papierowej składasz bezpośrednio w placówce ZUS lub przesyłasz pocztą.

Jeśli rozliczasz składki za więcej niż 5 osób, masz obowiązek przekazywać nam dokumenty ubezpieczeniowe elektronicznie. W wyjątkowych sytiacjach  – za zgodą dyrektora oddziału ZUS (właściwego według siedziby płatnika składek) – można je wysyłać w formie papierowej albo na informatycznych nośnikach danych (np. płyta CD) z aktualnej wersji programu Płatnik lub innego oprogramowania interfejsowego.

Jeśli wysyłasz dokumenty drogą elektroniczną masz dwie możliwości. Możesz skorzystać:

W przypadku „Płatnika”, do podpisywania dokumentów musisz używać podpisu elektronicznego (certyfikatu kwalifikowanego).

Program Płatnik

Służy do sporządzania dokumentów ubezpieczeniowych i wymiany informacji z ZUS. Możesz z niego skorzystać bez względu na to, ile osób zatrudniasz.

Dzięki programowi:

  • utworzysz dokumenty ubezpieczeniowe
  • zaimportujesz dane z systemu kadrowo-płacowego
  • zweryfikujesz zestaw dokumentów przed ich wysłaniem
  • będziesz mieć dostęp online do danych zgromadzonych na Twoim koncie płatnika i do danych osób, które zatrudniasz
  • prześlesz dokumenty ubezpieczeniowe
  • automatycznie utworzysz informacje miesięczne i roczne dla ubezpieczonych.

Aplikacja ePłatnik

Jeśli zatrudniasz do 100 osób, możesz skorzystać z aplikacji ePłatnik – internetowego odpowiednika programu Płatnik. Jest ona powiązana z profilem płatnika na Platformie Usług Elektronicznych ZUS (PUE).

Dzięki ePłatnikowi przez portal PUE możesz m.in.:

  • tworzyć i edytować dokumenty ubezpieczeniowe za pomocą kreatorów i samodzielnie
  • przeglądać, drukować i wysyłać do ZUS dokumenty ubezpieczeniowe
  • importować pliki z zewnętrznych systemów kadrowo-płacowych
  • opłacać składki na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz Fundusz Emerytur Pomostowych (tzw. płatności ubezpieczeniowe) – wystarczy, gdy wskażesz dokumenty, na podstawie których ma być dokonana płatność, a aplikacja automatycznie wypełni formularz płatności i przekieruje cię na stronę internetową banku
  • przygotować informację miesięczną oraz roczną dla osoby ubezpieczonej
  • dowolnie konfigurować sposób działania aplikacji
  • wybrać sposób wysyłki dokumentów (papierowo lub elektronicznie) i ich podpisywania.

Ważne! Możesz podpisywać dokumenty nie tylko podpisem elektronicznym (bezpiecznym podpisem kwalifikowanym), ale również za pomocą bezpłatnego Profilu Zaufanego.

Wypełniłeś deklarację? Kolejnym krokiem będzie:

Dodatkowe obowiązki przy rozliczaniu ZUS pracowników

Informacje z raportów imiennych

Jako płatnik składek powinieneś przekazywać ubezpieczonemu pracownikowi informacje zawarte w raportach imiennych, które przekazujesz za pracownika do ZUS. Informacje możesz przekazywać na specjalnych formularzach albo w innej, zgodnej z przepisami, formie. Ważne! Nie masz obowiązku co miesiąc przekazywać swoim pracownikom informacji miesięcznej. Doręczasz ją ubezpieczonemu jedynie na jego żądanie.

Raport roczny o naliczonych składkach przekazujesz pracownikowi do 28 lutego następnego roku.

Dodatkowa informacja o ubezpieczeniach wypadkowych ZUS IWA

Jesteś płatnikiem składek i opłacasz składki na ubezpieczenie wypadkowe? Do 31 stycznia przekaż do ZUS formularz ZUS IWA (Informacja o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe) za poprzedni rok kalendarzowy, jeżeli spełniasz poniższe warunki:

  • byłeś zgłoszony w ZUS jako płatnik składek na ubezpieczenie wypadkowe nieprzerwanie od 1 stycznia do 31 grudnia roku kalendarzowego, za który składana jest informacja ZUS IWA, oraz przez co najmniej jeden dzień w styczniu następnego roku kalendarzowego
  • zgłaszałęś do ubezpieczenia wypadkowego przez cały rok kalendarzowy, za który składana jest informacja ZUS IWA, co najmniej 10 ubezpieczonych
  • byłeś wpisany do rejestru REGON na dzień 31 grudnia roku kalendarzowego, za który składana jest informacja ZUS IWA.

Ważne! Nie musisz składać informacji ZUS IWA, jeżeli chociaż w jednym miesiącu poprzedniego roku ani jedna osoba, za którą opłacasz składki, nie podlegała temu ubezpieczeniu.

Zgłoszenie pracownika, który wykonywał pracę w szczególnych warunkach

Jeśli zatrudniasz pracowników, którzy wykonywali pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, zgłaszasz na formularzu ZUS ZSWA „Zgłoszenie/ korekta danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze”. Przekaż go w takiej samej formie, w jakiej przekazujesz do ZUS inne dokumenty ubezpieczeniowe. Zgłoszenie danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze przekazujesz do 31 marca danego roku kalendarzowego za rok poprzedni.

Popełniłem błąd w deklaracji ZUS, co powinienem zrobić (korekta deklaracji)?

Jeśli popełnisz błąd, powienieneś przekazać do ZUS dokumenty rozliczeniowe korygujące:

  • w terminie 7 dni od stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub od otrzymania od zawiadomienia z ZUS
  • nie później niż w ciągu 7 dni od uprawomocnienia się decyzji – jeżeli konieczność korekty danych jest wynikiem stwierdzenia przez nas nieprawidłowości w drodze decyzji
  • nie później niż w ciągu 30 dni od otrzymania protokołu kontroli – jeżeli konieczność korekty danych jest wynikiem stwierdzenia przez ZUS nieprawidłowości w trakcie kontroli.

Komplet dokumentów rozliczeniowych korygujących składa się z:

  • imiennych raportów miesięcznych korygujących – dotyczących tylko tych ubezpieczonych, za których należało złożyć korekty
  • deklaracji rozliczeniowej korygującej, która zawiera rozliczenie za wszystkich ubezpieczonych, za których był obowiązek rozliczenia składek i świadczeń za dany miesiąc.

Imienny raport korygujący powinien być oznaczony tym samym numerem (w polu 01 „Identyfikator raportu”), co deklaracja rozliczeniowa korygująca, do której jest dołączony.

Jeśli chcesz skorygować deklarację rozliczeniową ZUS DRA za dany miesiąc powinieneś dostarczyć do ZUS-u nową, poprawnie wypełnioną deklarację rozliczeniową ZUS DRA w formie korekty. Jeżeli składasz również imienne raporty miesięczne, a korekta dotyczy wyłącznie danych zawartych na deklaracji ZUS DRA, to w takiej sytuacji nie musisz ponownie składać imiennych raportów miesięcznych, wystarczające będzie skorygowanie druku ZUS DRA.

Jeśli dokonujesz korekty raportów imiennych, złóż je tylko za tych pracowników, których korekta dotyczy. Natomiast deklaracja musi uwzględniać rozliczenie wszystkich pracowników za dany miesiąc.

Czy ta strona była przydatna?