Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy

Jak składać deklaracje rozliczeniowe do ZUS

Prowadząc firmę, musisz składać deklaracje rozliczeniowe do ZUS i raporty imienne. Sprawdź, jakie dokumenty i w jakich terminach musisz złożyć oraz kiedy trzeba rozliczyć składki na ZUS za siebie i swoich pracowników.

Jakie dokumenty rozliczeniowe trzeba składać do ZUS

Składki na ZUS za siebie, osoby współpracujące i pracowników rozliczasz jako płatnik w miesięcznej deklaracji rozliczeniowej na formularzu ZUS DRA. Deklaracja rozliczeniowa ZUS DRA to dokument, w którym wykazujesz rozliczenie składek i wypłacone świadczenia.

Obowiązek składania deklaracji masz zarówno wtedy, gdy płacisz składki w standardowej wysokości (pełny ZUS), jak i wtedy, gdy korzystasz z ulg (Ulga na Start, Mały ZUS Plus, obniżone składki ZUS).

Zobacz:

Jeśli zatrudniasz pracowników, do deklaracji ZUS DRA dołączasz również raporty: ZUS RCA, ZUS RZA, ZUS RSA za każdego ubezpieczonego:

  • ZUS RCA: imienny raport miesięczny o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach – do rozliczenia składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne lub wypłaconych świadczeń za twoich pracowników (czyli osoby ubezpieczone).
    Zobacz, jak wypełnić ZUS RCA.
  • ZUS RZA: imienny raport miesięczny o należnych składkach na ubezpieczenia zdrowotne – do rozliczenia składek na ubezpieczenie zdrowotne za twoich pracowników, którzy mają inny tytuł do ubezpieczeń społecznych.
    Zobacz, jak wypełnić ZUS RZA.
  • ZUS RSA: imienny raport miesięczny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek – do wykazania wypłaconych świadczeń oraz przerw w opłacaniu składek za twoich pracowników.
    Zobacz, jak wypełnić ZUS RSA.

Ważne! Gdy nie zatrudniasz pracowników i prowadzisz jednoosobową działalność, składasz jedynie deklarację rozliczeniową ZUS DRA bez żadnych załączników. Nie składasz innych dokumentów, w szczególności imiennych raportów.

Jakie są terminy składania deklaracji do ZUS

Pierwszą deklarację do ZUS składasz w kolejnym miesiącu po rejestracji firmy. Także w kolejnym miesiącu po rejestracji firmy zaczynasz opłacać składki do ZUS.

  • Jeśli zarejestrowałeś lub zarejestrowałaś firmę pierwszego dnia miesiąca, składasz deklarację rozliczeniową ZUS DRA za ten miesiąc i nie musisz potem tego robić w kolejnych miesiącach (chyba że postanowisz płacić składki od wyższej podstawy).
  • Jeśli rozpoczynasz działalność w trakcie miesiąca, składasz deklarację ZUS DRA za niepełny okres rozliczeniowy i drugą – za kolejny pełny miesiąc.

Deklaracje i składki przekazujesz:

  • do 5. dnia następnego miesiąca – jeśli jesteś jednostką budżetową lub samorządowym zakładem
  • do 10. dnia następnego miesiąca – jeśli opłacasz składki wyłącznie za siebie
  • do 15. dnia następnego miesiąca – jeśli opłacasz składki za siebie oraz za osobę współpracującą lub za zatrudnionych pracowników lub gdy jesteś wspólnikiem spółki cywilnej, jawnej, komandytowej, partnerskiej, jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Jeżeli koniec tego terminu przypada w święto (dzień ustawowo wolny od pracy), sobotę lub niedzielę, to ostatni dzień na złożenie deklaracji przesuwa się na następny dzień roboczy.

Zobacz:

Pamiętaj! W przypadku wznowienia działalności w trakcie miesiąca również składasz deklarację ZUS DRA za niepełny okres rozliczeniowy i drugą – za kolejny pełny miesiąc.

Przykład 1

Pani Aneta założyła działalność 1 stycznia 2020 roku i nie zatrudnia pracowników. Zdecydowała się nie korzystać z ulg w składkach na ZUS i płacić składki od minimalnej podstawy. Po dokonaniu zgłoszenia do ZUS składa deklarację ZUS DRA do 10 lutego 2020 roku i nie musi składać deklaracji w kolejnych miesiącach.

Przykład 2

Pan Artur założył działalność gospodarczą 17 lipca 2020 roku i nie zatrudnia pracowników. Zdecydował się skorzystać możliwości płacenia obniżonych składek na ZUS przez 24 miesiące działalności. Po dokonaniu zgłoszenia do ZUS, pan Artur musi do 10 sierpnia złożyć deklarację rozliczeniową ZUS DRA. Ponieważ sierpień jest pierwszym, niepełnym miesiącem prowadzenia działalności, to Pan Artur będzie musiał złożyć również deklarację rozliczeniową ZUS DRA we wrześniu.

Pamiętaj! Dokumenty zgłoszeniowe przechowujesz przez 5 lat. Jeśli przekazujesz do ZUS zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych w formie elektronicznej, to zgłoszenie w formie papierowej, z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej, przechowujesz przez 5 lat.

Kto musi składać dokumenty rozliczeniowe co miesiąc

Deklaracje i raporty imienne składasz co miesiąc, jeżeli:

  • zatrudniasz pracowników
  • opłacasz składki od podstawy wyższej niż minimalna (dla małego i pełnego ZUS)
  • zmieniłeś wysokość składek (chcesz płacić wyższe składki albo na przykład skorzystałeś z zasiłku chorobowego)
  • przechodzisz z Małego ZUS Plus na pełny ZUS (potem możesz powrócić do możliwości nieskładania co miesiąc deklaracji)
  • zawieszasz/wznawiasz działalność gospodarczą.

Nie musisz składać deklaracji ZUS co miesiąc, jeśli:

  • opłacasz składki wyłącznie za siebie lub za osoby, które z tobą współpracują oraz
  • za poprzedni miesiąc kalendarzowy złożyłeś lub złożyłaś dokumenty rozliczeniowe, w których wykazano składki za cały poprzedni miesiąc, a podstawa wymiaru składek jest co najmniej równa obowiązującej cię minimalnej podstawie ich wymiaru, czyli:

Nie masz również obowiązku składania co miesiąc deklaracji ZUS, jeśli zmiana w stosunku do poprzedniego miesiąca jest spowodowana wyłącznie zmianą wysokości minimalnego wynagrodzenia lub przeciętnego wynagrodzenia, od czego zależy podstawa wymiaru składek.

Nie musisz informować ZUS, że nie masz obowiązku składania dokumentów rozliczeniowych.

Pamiętaj! Musisz przechowywać kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących przez:

  • 5 lat od dnia ich przekazania do ZUS
  • 10 lat od dnia ich przekazania do ZUS, w przypadku dokumentów rozliczeniowych przekazanych do ZUS do 31 grudnia 2011 r.

Kopie dokumentów mogą być przechowywanie w formie pisemnej lub elektronicznej w zależności od sposobu przekazania ich do ZUS.

Jak przesyłać dokumenty do ZUS

Dokumenty ubezpieczeniowe możesz składać do ZUS w formie papierowej lub elektronicznie. Zależy to od tego, za ile osób rozliczasz składki.

  • Jeśli rozliczasz składki za 5 lub mniej osób, możesz przekazywać dokumenty ubezpieczeniowe w formie papierowej lub elektronicznie. Dokumenty w formie papierowej składasz bezpośrednio w placówce ZUS lub przesyłasz pocztą.
  • Jeśli rozliczasz składki za więcej niż 5 osób, masz obowiązek przekazywać dokumenty ubezpieczeniowe elektronicznie. W wyjątkowych sytuacjach  – za zgodą dyrektora oddziału ZUS obsługującego twoją firmę) – można je wysyłać w formie papierowej albo na informatycznych nośnikach danych (na przykład płyta CD) z aktualnej wersji programu Płatnik lub innego oprogramowania interfejsowego.

Jeśli wysyłasz dokumenty drogą elektroniczną masz dwie możliwości. Możesz skorzystać:

W przypadku „Płatnika” do podpisywania dokumentów musisz używać podpisu kwalifikowanego. Do obsługi aplikacji e-Płatnik będziesz potrzebować Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego.

Jak poprawić błąd w deklaracji

Jeśli popełnisz błąd, należy przekazać do ZUS dokumenty rozliczeniowe korygujące:

  • w terminie 7 dni od stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub od otrzymania od zawiadomienia z ZUS
  • nie później niż w ciągu 7 dni od uprawomocnienia się decyzji – jeżeli konieczność korekty danych jest wynikiem stwierdzenia przez nas nieprawidłowości w drodze decyzji
  • nie później niż w ciągu 30 dni od otrzymania protokołu kontroli – jeżeli konieczność korekty danych jest wynikiem stwierdzenia przez ZUS nieprawidłowości w trakcie kontroli.

Komplet dokumentów rozliczeniowych korygujących składa się z:

  • imiennych raportów miesięcznych korygujących – dotyczących tylko tych ubezpieczonych, za których trzeba złożyć korekty
  • deklaracji rozliczeniowej korygującej, która zawiera rozliczenie za wszystkich ubezpieczonych, za których był obowiązek rozliczenia składek i świadczeń za dany miesiąc.

Imienny raport korygujący powinien być oznaczony tym samym numerem (w polu 01 „Identyfikator raportu”), co deklaracja rozliczeniowa korygująca, do której jest dołączony.

Jeśli chcesz skorygować deklarację rozliczeniową ZUS DRA za dany miesiąc, dostarcz do ZUS-u nową, poprawnie wypełnioną deklarację rozliczeniową ZUS DRA w formie korekty.

Jeżeli składasz również imienne raporty miesięczne, a korekta dotyczy wyłącznie danych zawartych na deklaracji ZUS DRA, to w takiej sytuacji nie musisz ponownie składać imiennych raportów miesięcznych – wystarczające będzie skorygowanie druku ZUS DRA.

Jeśli dokonujesz korekty raportów imiennych, złóż je tylko za tych pracowników, których dotyczy korekta. Natomiast deklaracja musi uwzględniać rozliczenie wszystkich pracowników za dany miesiąc.

Zobacz, jak sporządzić korektę dokumentów rozliczeniowych.

Dodatkowe obowiązki przy rozliczaniu ZUS pracowników

Informacje z raportów imiennych

Jeśli zatrudniasz pracowników, jako płatnik składek musisz przekazywać swoim pracownikom:

  • raport roczny o naliczonych składkach za danych rok – do 28 lutego następnego roku
  • miesięczną informację z raportów imiennych o naliczonych składkach  – na żądanie pracownika.

Te informacje możesz przekazywać na specjalnych formularzach albo w innej formie, zgodnej z przepisami.

Zobacz, jak sporządzić informację miesięczną i roczną.

Informacja o ubezpieczeniach wypadkowych ZUS IWA

Płatnicy składek, którzy opłacają składki na ubezpieczenie wypadkowe, przekazują do ZUS w terminie do 31 stycznia formularz ZUS IWA, czyli informację o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe za poprzedni rok kalendarzowy, jeżeli spełniają poniższe warunki:

  • przez wszystkie miesiące w poprzednim roku opłacali składki na ubezpieczenie wypadkowe za co najmniej jedną osobę – czyli byli płatnikiem składek na to ubezpieczenie przez cały poprzedni rok i co najmniej jeden dzień w styczniu tego roku
  • w poprzednim roku zgłosili do ubezpieczenia wypadkowego średnio w miesiącu co najmniej 10 osób (w tym siebie)
  • 31 grudnia poprzedniego roku byli wpisani do rejestru REGON.

Ważne! Nie musisz składać informacji ZUS IWA, jeżeli chociaż w jednym miesiącu poprzedniego roku ani jedna osoba, za którą opłacasz składki, nie podlegała temu ubezpieczeniu.

Zgłoszenia ZUS IWA powinny być przechowywane przez 10 lat od daty przekazania do ZUS (w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego).

Zgłoszenie pracownika, który wykonywał pracę w szczególnych warunkach

Jeśli zatrudniasz pracowników, którzy wykonywali pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, zgłaszasz ten fakt na formularzu ZUS ZSWA. Przekaż go w takiej samej formie, w jakiej przekazujesz do ZUS inne dokumenty ubezpieczeniowe. Zgłoszenie danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze przekazujesz do 31 marca danego roku kalendarzowego za rok poprzedni.

Zgłoszenia ZUS ZSWA oraz ewentualne korekty musisz przechowywać przez 5 lat od dnia ich przekazania do ZUS, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego.

Czy ta strona była przydatna?