Złóż wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń

Jesteś przedsiębiorcą i chcesz komunikować się z urzędami przez internet? Przejdź na e-Doręczenia. Specjalna skrzynka elektroniczna umożliwi ci bezpieczną wymianę korespondencji z urzędami online. Zacznij od wniosku o utworzenie twojego adresu do e-Doręczeń.

Jak załatwić sprawę

Co powinieneś wiedzieć i kto może skorzystać z usługi

Co to są e-Doręczenia

e-Doręczenia to usługa, która umożliwi ci wysyłkę, odbiór i przechowywanie korespondencji online. Od zwykłej poczty elektronicznej różni się tym, że jest to tak zwana usługa zaufania, a więc gwarantuje bezpieczeństwo i pewność skutków prawnych. Wiadomość wysłana z adresu do e-Doręczeń ma taki skutek prawny jak list polecony za potwierdzeniem odbioru.

Usługę e-Doręczeń świadczą wyłącznie dostawcy usług zaufania: Poczta Polska S.A., jako dostawca publiczny oraz komercyjni dostawcy niepubliczni, wpisani do rejestru prowadzonego przez Ministra Cyfryzacji.

Dowiedz się więcej o e-Doręczeniach dla przedsiębiorców.

Jak zacząć korzystać z e-Doręczeń

Pierwszym krokiem jest założenie adresu i wpisanie go do bazy adresów elektronicznych (BAE). W tym celu – jeśli chcesz korzystać z usługi e-Doręczeń u publicznego dostawcy – złóż wniosek klikając przycisk „Załatw online” na tej stronie.

Uwaga! Wniosek przez Biznes.gov.pl mogą złożyć wyłącznie przedsiębiorcy prywatni. Podmioty publiczne wnioskują o utworzenie adresu do e-Doręczeń za pośrednictwem e-usługi udostępnionej na stronie gov.pl.

Baza adresów elektronicznych (BAE) to publiczny rejestr prowadzony przez Ministra Cyfryzacji, w którym są adresy do e-Doręczeń podmiotów publicznych oraz obywateli i przedsiębiorców. Wpisanie adresu twojej firmy do BAE oznacza, że urzędy korzystające z e-Doręczeń będą przesyłały korespondencję twojej firmie wyłącznie elektronicznie.

Jeśli chcesz mieć adres u publicznego dostawcy nie musisz oddzielnie wnioskować o wpis do BAE. Wystarczy, że aktywujesz utworzony dla ciebie adres, a wpis nastąpi automatycznie. Inaczej jest w przypadku adresu założonego u niepublicznego dostawcy - aby został dodany do BAE konieczny jest wniosek przedsiębiorcy.

Po założeniu i aktywacji adresu u publicznego dostawcy, uzyskasz dostęp do darmowej skrzynki do e-Doręczeń dla swojej firmy. Skrzynka w Koncie Przedsiębiorcy umożliwi ci wysyłanie, odbieranie i przechowywanie wiadomości, a także dostęp do adresów wpisanych do BAE. Jeśli jesteś przedsiębiorcą wpisanym do CEIDG możesz sam zarządzać skrzynką albo wyznaczyć administratora, który będzie to robił w twoim imieniu. Przedsiębiorcy wpisani do KRS muszą wyznaczyć administratora skrzynki.

Dowiedz się jakie są zasady zarządzania skrzynką do e-Doręczeń oraz prawa i obowiązki posiadacza skrzynki.

Jak zmienić dane firmy w BAE

Jeśli zmieniły się twoje dane jako przedsiębiorcy, zaktualizuj je w swoim rejestrze – CEIDG albo KRS. Następnie, gdy otrzymasz potwierdzenie, że zmiany w rejestrze są już widoczne, przejdź do e-usługi na Biznes.gov.pl. Po zalogowaniu, zaznacz, że chcesz złożyć wniosek o zmianę danych w bazie adresów elektronicznych. Jeśli na ekranie z danymi twojej firmy zobaczysz zaktualizowane informacje, pozostaje ci elektroniczne podpisanie wniosku i wysłanie go.

Uwaga! Po 10 grudnia 2023 roku, dane zaktualizowane w rejestrze przedsiębiorców będą przekazywane automatycznie do bazy adresów elektronicznych. Składanie oddzielnego wniosku o zmianę na Biznes.gov.pl nie będzie potrzebne.

Przeczytaj, jak:

• złożyć wniosek o zmianę danych firmy w CEIDG
• złożyć wniosek o zmianę danych firmy w KRS.

Jeżeli chcesz zmienić adres e-mail do powiadomień, możesz to zrobić w ustawieniach skrzynki po zalogowaniu do Konta Przedsiębiorcy.

Przez e-usługę na Biznes.gov.pl, możesz też zmienić administratora skrzynki do e-Doręczeń. W tym celu, po zalogowaniu do e-usługi, zaznacz, że chcesz złożyć wniosek o zmianę danych w bazie adresów elektronicznych. Na ekranie z pytaniem „Czego dotyczy zmiana” wybierz „Dane administratora”. Następnie usługa umożliwi ci wyznaczenie nowego administratora. Jeśli jesteś przedsiębiorcą wpisanym do CEIDG, możesz też wykreślić wyznaczonego administratora z BAE. Wykreślenie administratora z BAE oznacza, że traci on dostęp do twojej skrzynki do e-Doręczeń.

Jak wykreślić adres do e-Doręczeń z BAE

Możesz wykreślić adres do e-Doręczeń z bazy adresów elektronicznych. W tym celu złóż wniosek online przez e-usługę. Możesz przejść do e-usługi klikając przycisk "Załatw online" na tej stronie. Po rozpatrzeniu wniosku, Minister Cyfryzacji podejmie decyzję o wykreśleniu adresu twojej firmy z BAE.

Uwaga! Po 10 grudnia, nie będzie trzeba składać odrębnego wniosku o wykreślenie. Minister Cyfryzacji wykreśli adres do e-Doręczeń twojej firmy z BAE po wykreśleniu firmy z rejestru – odpowiednio CEIDG albo KRS.

Kiedy powinieneś załatwić sprawę

Wniosek możesz złożyć w dowolnym momencie, ponieważ to ty decydujesz, czy chcesz korzystać z e-Doręczeń.

Pamiętaj jednak, że ustawa o doręczeniach elektronicznych określa terminy, w których posługiwanie się adresem do e-Doręczeń stanie się obowiązkowe.

Przedsiębiorcy wpisani do KRS przed 30 grudnia 2023 roku, będą musieli wpisać adres do e-Doręczeń do BAE nie później niż 30 marca 2024 roku. Od 30 grudnia 2023 roku wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń stanie się elementem wniosku o wpis do KRS.

Dla przedsiębiorców wpisanych do CEIDG adres do e-Doręczeń stanie się obowiązkowy od 1 października 2026 roku.

Wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń stanie się obowiązkowym elementem:

• wniosku o wpis do CEIDG – od 1 stycznia 2024 roku
• wniosku o zmianę wpisu w CEIDG – w okresie od 30 września 2025 roku do 30 września 2026 roku.

Osoby wykonujące zawód zaufania publicznego adwokata, radcy prawnego, doradcy podatkowego, doradcy restrukturyzacyjnego, rzecznika patentowego, notariusza, muszą zacząć stosować e-Doręczenia od 30 grudnia 2023 roku.

Sprawdź harmonogram obowiązku stosowania e-Doręczeń.

Gdzie załatwisz sprawę

Ministerstwo Cyfryzacji - eDoręczenia Królewska 27, 00-060 Warszawa

Co zrobić krok po kroku

1. Złóż wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń

Po naciśnięciu na tej stronie przycisku "Załatw online" przejdziesz do e-usługi. Aby rozpocząć wypełnianie wniosku musisz się zalogować profilem zaufanym albo e-dowodem.

Pamiętaj! Wniosek muszą podpisać elektronicznie osoby uprawnione do reprezentacji przedsiębiorcy lub pełnomocnik, który ma umocowanie do złożenia wniosku. Aby podpisać wniosek możesz wykorzystać:

• profil zaufany
• podpis kwalifikowany
• e-dowód
• pieczęć elektroniczną

Jeśli zależy ci na szybkim załatwieniu sprawy, przed zalogowaniem się do e-usługi przygotuj dane przedsiębiorcy, który będzie właścicielem adresu do e-Doręczeń: 

• nazwę (w przypadku przedsiębiorcy wpisanego do CEIDG nazwa musi obejmować imię i nazwisko)
• numer REGON, jeżeli został nadany
• numer NIP, jeżeli został nadany, lub informację o jego unieważnieniu lub uchyleniu
• adres do korespondencji
• dla przedsiębiorców wpisanych do KRS - numer KRS, jeżeli został nadany
• dla przedsiębiorców wpisanych do KRS - oznaczenie formy prawnej
• dla przedsiębiorców wpisanych do KRS - siedzibę i adres
• dla przedsiębiorców wpisanych do CEIDG - numer PESEL, a jeżeli nie został nadany, Identyfikator Europejski
• dla przedsiębiorców wpisanych do CEIDG - adres e-mail, na który zostanie przesłana informacja o utworzeniu adresu do doręczeń elektronicznych i jak aktywować skrzynkę
• imię i nazwisko administratora skrzynki do e-Doręczeń, jego adres e-mail oraz numer PESEL, a jeżeli PESEL nie został nadany, Identyfikator Europejski (przedsiębiorcę wpisanego do CEIDG dotyczy to tylko jeśli wyznacza administratora)

Ważne! Jeśli działasz jako pełnomocnik, członek organu uprawnionego do reprezentacji albo prokurent, a twoje uprawnienie do złożenia wniosku w imieniu przedsiębiorcy nie wynika z CEIDG albo KRS – przed zalogowaniem się do e-usługi przygotuj:

• pełnomocnictwo podpisane elektronicznie przez przedsiębiorcę albo kopię pełnomocnictwa potwierdzoną elektronicznie za zgodność z oryginałem przez przedsiębiorcę, notariusza albo będącego pełnomocnikiem przedsiębiorcy – adwokata, radcę prawnego, rzecznika patentowego, doradcę podatkowego, radcę Prokuratorii Generalnej RP
• dowód zapłacenia opłaty skarbowej za złożenie pełnomocnictwa – jeśli cię dotyczy. Opłatę skarbową od pełnomocnictwa w wysokości 17 zł zapłać na konto Centrum Obsługi Podatnika m.st. Warszawy

albo

• dokument potwierdzający reprezentację bądź jego kopię, potwierdzoną elektronicznie za zgodność z oryginałem przez przedsiębiorcę, notariusza albo będącego pełnomocnikiem – adwokata, radcę prawnego, rzecznika patentowego, doradcę podatkowego, radcę Prokuratorii Generalnej RP.

Termin

Wniosek możesz złożyć w dowolnym momencie, ponieważ to ty decydujesz, czy chcesz korzystać z e-Doręczeń.

Pamiętaj jednak, że ustawa o doręczeniach elektronicznych określa terminy, w których posługiwanie się adresem do e-Doręczeń stanie się obowiązkowe.

Przedsiębiorcy wpisani do KRS przed 30 grudnia 2023 roku, będą musieli wpisać adres do e-Doręczeń do BAE nie później niż 30 marca 2024 roku. Od 30 grudnia 2023 roku wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń stanie się elementem wniosku o wpis do KRS.

Dla przedsiębiorców wpisanych do CEIDG adres do e-Doręczeń stanie się obowiązkowy od 1 października 2026 roku.

Wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń stanie się obowiązkowym elementem:

• wniosku o wpis do CEIDG – od 1 stycznia 2024 roku
• wniosku o zmianę wpisu w CEIDG – w okresie od 30 września 2025 roku do 30 września 2026 roku.

Osoby wykonujące zawód zaufania publicznego adwokata, radcy prawnego, doradcy podatkowego, doradcy restrukturyzacyjnego, rzecznika patentowego, notariusza, muszą zacząć stosować e-Doręczenia od 30 grudnia 2023 roku.

Sprawdź harmonogram obowiązku stosowania e-Doręczeń.

2. Urząd sprawdzi wniosek merytorycznie i formalnie

Jeśli wniosek będzie zawierał nieprawidłowe dane albo nie będzie spełniał innych wymagań, urząd wezwie cię do usunięcia braków w terminie 7 dni. Jeśli braki nie zostaną usunięte, wniosek pozostanie bez rozpoznania.

3. Minister Cyfryzacji utworzy adres i skrzynkę do e-Doręczeń

O tym, że adres i skrzynka zostały utworzone dowiesz się z wiadomości e-mail przesłanej przez zespół e-Doręczeń. W wiadomości będzie instrukcja jak aktywować adres. 

Ważne! Wiadomość aktywacyjna zostanie wysłana na adres e-mail podany w tym celu we wniosku. Jeśli jesteś przedsiębiorcą wpisanym do CEIDG i nie wyznaczyłeś administratora skrzynki, zadbaj o to żeby we wniosku znalazł się twój adres e-mail, który regularnie sprawdzasz. W przypadku przedsiębiorców wpisanych do KRS, którzy muszą wyznaczyć administratora skrzynki, wiadomość aktywacyjna zostanie wysłana na adres e-mail administratora.

4. Aktywuj skrzynkę i adres do e-Doręczeń

Żeby adres do e-Doręczeń twojej firmy stał się widoczny w bazie adresów elektronicznych, a skrzynka zaczęła działać, potrzebna jest ich aktywacja. Szczegółowe informacje jak to zrobić będą w wiadomości e-mail do administratora skrzynki lub do przedsiębiorcy, który jest właścicielem adresu i nie wyznaczył administratora.

Ważne! Po otrzymaniu wiadomości aktywacyjnej zaloguj się do Konta Przedsiębiorcy. Logowanie jest możliwe przy użyciu profilu zaufanego lub e-dowodu. Przy pierwszym logowaniu system poprosi cię o podanie adresu e-mail, na który będą przychodziły powiadomienia z Biznes.gov.pl.

5. Minister Cyfryzacji wpisze adres do e-Doręczeń do bazy adresów elektronicznych

Na aktywowany adres do e-Doręczeń przyjdzie wiadomość o jego wpisie do bazy adresów elektronicznych. Od tego momentu urzędy, które mają adresy do e-Doręczeń, będą przesyłać twojej firmie korespondencję tylko elektronicznie, na adres wpisany do BAE.

Ile zapłacisz

Usługa jest bezpłatna.

• 17 zł – opłata skarbowa za pełnomocnictwo (opcjonalnie)  

Jeśli do urzędu składasz pełnomocnictwo to musisz je opłacić. Nie zapłacisz za pełnomocnictwo udzielone mężowi, żonie, dzieciom, rodzicom, dziadkom, wnukom lub rodzeństwu.

Gdzie zapłacić: jeśli podlegasz opłacie skarbowej za pełnomocnictwo, wpłać pieniądze na konto Urzędu Miasta Stołecznego Warszawy - Centrum Obsługi Podatnika.

Praktyczne informacje na temat pełnomocnictwa.

Ile będziesz czekać

Wiadomość e-mail potwierdzająca utworzenie adresu do e-Doręczeń zostanie przesłana po otrzymaniu przez Ministra Cyfryzacji kompletnego i poprawnego wniosku. Po aktywacji adresu, zostanie on niezwłocznie wpisany do bazy adresów elektronicznych.

Warto wiedzieć

Jeśli potrzebujesz więcej informacji, przejdź do strony poświęconej e-Doręczeniom.