Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy

Warunki zatrudnienia w czasie epidemii COVID-19

W okresie epidemii COVID-19 pracodawcy mogą korzystać ze specjalnych rozwiązań ułatwiających organizację pracy do ograniczeń w prowadzeniu działalności. Sprawdź jakie rozwiązania są dostępne.

Obniżenie wymiaru czasu pracy i przestój ekonomiczny bez dofinansowania

Kto może obniżyć wymiar czasu pracy lub zastosować przestój ekonomiczny

Pracodawcy, u których nastąpił spadek przychodów ze sprzedaży towarów lub usług w następstwie wystąpienia COVID-19, co spowodowało istotny wzrost obciążenia funduszu wynagrodzeń, mogą:

  • obniżyć wymiar czasu pracy lub
  • zastosować przestój ekonomiczny – okres, w którym pracownik nie wykonuje pracy z przyczyn od siebie niezależnych, ale pozostaje w gotowości do niej.

Wymiar czasu pracy pracownika może zostać obniżony maksymalnie o 20%, nie więcej niż do 1/2 etatu – z zastrzeżeniem, że jego wynagrodzenie nie może być niższe niż minimalne wynagrodzenie za pracę (ustalane na podstawie przepisów o minimalnym wynagrodzeniu za pracę), z uwzględnieniem wymiaru czasu pracy pracownika przed jego obniżeniem.

Pracownikowi objętemu przestojem ekonomicznym pracodawca wypłaca wynagrodzenie obniżone o nie więcej niż 50%, nie niższe jednak niż wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę (ustalanego na podstawie przepisów o minimalnym wynagrodzeniu za pracę), z uwzględnieniem wymiaru czasu pracy.

Przeczytaj, ile wynosi minimalne wynagrodzenie za umowę o pracę.

Zasady wprowadzania obniżonego wymiaru czasu pracy lub przestoju ekonomicznego

Warunki i tryb wykonywania pracy w okresie:

  • przestoju ekonomicznego lub
  • obniżonego wymiaru czasu pracy

ustala się w porozumieniu, które pracodawca zawiera z zakładową organizacją związkową. Jeżeli w firmie nie działają związki zawodowe, porozumienie trzeba zawrzeć z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

W porozumieniu trzeba określić co najmniej:

  • grupy zawodowe objęte przestojem ekonomicznym lub obniżonym wymiarem czasu pracy
  • obniżony wymiar czasu pracy obowiązujący pracowników
  • okres, w którym obowiązują rozwiązania dotyczące przestoju ekonomicznego lub obniżonego wymiaru czasu pracy.

Zmiana warunków pracy poszczególnych pracowników w związku z zawarciem porozumienia (obniżającego wymiar czasu pracy bądź wprowadzającego przestój ekonomiczny) nie wymaga zawierania porozumień z poszczególnymi pracownikami bądź wypowiadania warunków pracy i płacy.

Jak długo może obowiązywać obniżony wymiar czasu pracy lub przestój ekonomiczny

Obniżony wymiar czasu pracy lub przestój ekonomiczny można stosować do 6 miesięcy od miesiąca, w którym iloraz kosztów wynagrodzeń pracowników do przychodów ze sprzedaży towarów lub usług wzrósł do poziomu przynajmniej 105% ilorazu z miesiąca bazowego (określonego przy ustalaniu istotnego wzrostu obciążeń funduszu wynagrodzeń).

Rozwiązanie może być stosowane nie dłużej niż 12 miesięcy od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii.

Wydłużony okres rozliczeniowy, zmiana warunków umowy o pracę, skrócone okresy odpoczynku

Pracodawca może wydłużyć okres rozliczeniowy do 12 miesięcy, zmienić warunki umowy o pracę lub skrócić okresy odpoczynku, jeżeli:

  • w następstwie COVID-19 wystąpił u niego spadek obrotów gospodarczych
  • nie zalega w regulowaniu zobowiązań podatkowych, składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Fundusz Pracy lub Fundusz Solidarnościowy do końca trzeciego kwartału 2019 roku (z pewnymi wyjątkami, na przykład zawarcie umowy z ZUS i terminowa spłata rat).

Pracodawcy, którzy spełniają te warunki, mają możliwość:

  • zawarcia porozumienia o wprowadzeniu systemu równoważnego czasu pracy, w którym jest dopuszczalne przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy – nie więcej jednak niż do 12 godzin – w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 12 miesięcy
  • zawarcia porozumienia o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia pracowników niż wynikające z umów o pracę zawartych z tymi pracownikami, w zakresie i przez czas ustalone w porozumieniu
  • ograniczenia nieprzerwanego odpoczynku dobowego (z 11 do 8 godzin) i tygodniowego (z 35 do 32 godzin).

Przedłużony dobowy wymiar czasu pracy jest równoważony krótszym dobowym wymiarem czasu pracy w niektórych dniach lub dniami wolnymi od pracy.

Pracownikowi przysługuje równoważny okres odpoczynku dobowego w wymiarze różnicy między 11 godzinami a liczbą godzin krótszego wykorzystanego przez pracownika okresu odpoczynku. Równoważnego okresu odpoczynku pracodawca udziela pracownikowi w okresie nie dłuższym niż 8 tygodni.

Wprowadzenie:

  • systemu równoważnego czasu pracy, w którym jest dopuszczalne przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy – nie więcej jednak niż do 12 godzin – w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 12 miesięcy
  • stosowanie mniej korzystnych warunków zatrudnienia pracowników niż wynikające z umów o pracę

wymaga zawarcia porozumienia z organizacją lub organizacjami związkowymi działającymi w przedsiębiorstwie. Jeżeli w firmie nie działają związki zawodowe, porozumienie trzeba zawrzeć z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Pracodawca przekazuje kopię porozumienia właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy w terminie 5 dni roboczych od dnia zawarcia porozumienia.

Praca zdalna

Od 1 kwietnia 2020 roku w ramach przeciwdziałania COVID-19 wszyscy pracodawcy mogą przez określony czas polecić pracownikom wykonywanie pracy zdalnej, czyli pracy poza miejscem jej stałego wykonywania.

Co ważne, szczególna regulacja pracy zdalnej ma charakter czasowy. Przepis stosuje się w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19 oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu.

Praca zdalna może:

  • być w szczególności wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub
  • dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych.

Katalog ma charakter przykładowy i nie wyklucza wykorzystania środków komunikacji elektronicznej.

Wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności, możliwości techniczne i możliwości lokalowe do wykonywania takiej pracy, a rodzaj powierzanej pracy na to pozwala.

Pracodawca powinien zatem zweryfikować, czy te wymagania są spełnione. Może na przykład odebrać od pracownika oświadczenie, że ten posiada wystarczające możliwości lokalowe. Jednak jeżeli pracownik zgłosi brak możliwości świadczenia pracy w miejscu zamieszkania, pracodawca powinien wyznaczyć pracownikowi inne miejsce wykonywania pracy zdalnej.

Narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej ma zapewnić pracodawca. Pracownik może używać środków pracy, których nie zapewnił mu pracodawca pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych oraz innych tajemnic prawnie chronionych – w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych – a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

W ramach uprawnień kierowniczych pracodawca może zobowiązać pracownika wykonującego pracę zdalną do prowadzenia ewidencji wykonanych czynności, uwzględniającą w szczególności opis czynności, datę i czas ich wykonania. Zlecając prowadzenie ewidencji, pracodawca powinien wskazać formę (na przykład elektronicznie) i częstotliwość jej sporządzania.

Pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej.

Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego

Na czas obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19 wprowadzono szczególną regulację udzielania urlopu zaległego, niewykorzystanego w poprzednich latach.

Pracodawca może udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego przez pracownika w poprzednich latach kalendarzowych w wymiarze do 30 dni urlopu.

Pracodawca ma prawo zobowiązać pracownika do wykorzystania takiego urlopu:

  • w terminie przez siebie wskazanym
  • bez uzyskania jego zgody
  • z pominięciem planu urlopów.

Pracownik ma obowiązek taki urlop wykorzystać.

Zmiany w Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych

W zależności od sektora czy wielkości – pracodawca ma określone obowiązki w zakresie tworzenia i funkcjonowania Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) albo wypłaty świadczenia urlopowego.

W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19 pracodawcom, u których funkcjonuje ZFŚS albo którzy są zobowiązani do wypłaty świadczenia urlopowego, przyznano możliwość zawieszenia obowiązków:

  • tworzenia lub funkcjonowania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych
  • dokonywania odpisu podstawowego
  • wypłaty świadczeń urlopowych.

Pracodawcy zamierzający skorzystać z tego rozwiązania muszą spełnić dodatkowe warunki. Są to:

Ważne! Jeżeli u pracodawcy działają reprezentatywne organizacje związkowe, to zawieszenie obowiązków wymaga porozumienia z tymi organizacjami związkowymi.

Co więcej, w przypadku pracodawców, u których:

  • wystąpił spadek obrotów gospodarczych lub istotny wzrost obciążenia funduszu wynagrodzeń i
  • wysokość odpisu na ZFŚS oraz innych świadczeń o charakterze socjalno-bytowym została ustalona na wyższym poziomie niż określa ustawa

stosuje się ustawową wysokość odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych.

Świadczenia związane z rozwiązaniem umów o pracę lub umów cywilnoprawnych

Na czas obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19, wprowadzono ograniczenie wysokości niektórych świadczeń wypłacanych pracownikom w przypadku rozwiązania umowy o pracę u pracodawców, u których wystąpił:

Jeżeli w związku z rozwiązaniem umowy o pracę przepisy przewidują obowiązek wypłaty odprawy, odszkodowania lub innego świadczenia pieniężnego, to wysokość takich świadczeń nie może przekroczyć dziesięciokrotności minimalnego wynagrodzenia za pracę.

W 2022 roku jest to 30 100 zł.

Te rozwiązania mają zastosowanie:

  • w przypadku wypowiedzenia umowy o pracę albo rozwiązania umowy zlecenia, albo innej umowy o świadczenie usług i umowy o dzieło
  • w związku z ustaniem odpłatnego pełnienia funkcji.

Ważne! Ograniczenie wysokości świadczeń nie dotyczy jednak osób współpracujących w ramach umowy agencyjnej.

Ma to znaczenie w sytuacji zwolnień grupowych, ponieważ poza okresem epidemii COVID-19 wysokość odprawy przy takich zwolnieniach nie może przekraczać kwoty piętnastokrotnego minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Przeczytaj:

Rozwiązywanie umowy o zakazie konkurencji

Na czas obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, wprowadzono szczególne rozwiązanie w zakresie wypowiadania umów o zakazie konkurencji.

Umowy o zakazie konkurencji mogą zostać wypowiedziane z zachowaniem terminu 7 dni. Dotyczy to umów, które obowiązują po ustaniu:

  • stosunku pracy
  • umowy agencyjnej
  • umowy zlecenia bądź innej umowy o świadczenie usług
  • umowy o dzieło.

Do wypowiedzenia umowy o zakazie konkurencji jest uprawniona tylko jedna strona umowy – strona, na rzecz której został ustanowiony zakaz konkurencji, czyli odpowiednio: pracodawca, dający zlecenie lub zamawiający.

Co oznacza spadek obrotów gospodarczych

Spadek obrotów gospodarczych oznacza spadek:

  • o przynajmniej 15% – obliczony jako stosunek łącznych obrotów z dowolnie wskazanych dwóch kolejnych miesięcy kalendarzowych (przypadających w okresie po 31 grudnia 2019 roku do dnia poprzedzającego dzień złożenia wniosku) do łącznych obrotów z analogicznych dwóch kolejnych miesięcy kalendarzowych poprzedniego roku
  • o przynajmniej 25% – obliczony jako stosunek obrotów z dowolnie wskazanego miesiąca kalendarzowego (przypadającego po 31 grudnia 2019 roku, do dnia poprzedzającego dzień złożenia wniosku o dofinansowanie) do obrotów z miesiąca poprzedniego.

Miesiąc to także 30 następujących kolejno po sobie dni kalendarzowych w przypadku, gdy okres porównawczy rozpoczyna się w trakcie miesiąca kalendarzowego, czyli w dniu innym niż pierwszy dzień danego miesiąca kalendarzowego.

Co oznacza istotny wzrost obciążenia funduszu wynagrodzeń

Istotny wzrost obciążenia funduszu wynagrodzeń oznacza zwiększenie ilorazu kosztów wynagro­dzeń pracowników (z uwzględnieniem składek na ubezpieczenia społeczne pracowników finanso­wanych przez pracodawcę) i przychodów ze sprzedaży towarów lub usług z tego samego miesią­ca kalendarzowego nie mniej niż o 5% w porównaniu do takiego ilorazu z miesiąca poprzedzającego (miesiąc bazowy).

Miesiąc kalendarzowy, dla którego wyliczany jest iloraz, wskazuje przedsiębiorca. Musi przypadać od dnia 1 marca 2020 roku do dnia poprzedzającego dzień skorzystania przez pracodawcę z określonych przepisami rozwiązań.

Miesiąc to także 30 następujących kolejno po sobie dni kalendarzowych w przypadku, gdy okres porównawczy rozpoczyna się w trakcie miesiąca kalendarzowego (czyli w dniu innym niż pierwszy dzień danego miesiąca kalendarzowego).

Ważne! Do kosztu wynagrodzeń pracowników nie wliczasz:

  • kosztów wynagrodzeń pracowników, z którymi rozwiązano umowę o pracę
  • kosztów wynagrodzeń pracowników, którym obniżono wynagrodzenie w związku z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w wysokości odpowiadającej wysokości tego obniżenia.

Portal nadzorowany jest przez Ministerstwo Rozwoju i Technologii. Partnerzy projektu: Sieć Badawcza Łukasiewicz - Poznański Instytut Technologiczny, Krajowa Izba Gospodarcza. Projekt jest współfinansowany z Programu Polska Cyfrowa ze środków Unii Europejskiej z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i jest kontynuacją projektu pt.: "Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej" finansowanego z Programu Innowacyjna Gospodarka oraz projektu "Uproszczenie i elektronizacja procedur" finansowanego z Programu Kapitał Ludzki.

Artykuły zamieszczone w serwisie GOV.PL, w których nie podajemy żadnych dodatkowych informacji na temat praw autorskich, należą do informacji publicznych i udostępniamy je bezpłatnie. Korzystanie z nich, niezależnie od celu i sposobu korzystania, nie wymaga zgody Ministerstwa. Dostępne są w ramach licencji Creative Commons Uznanie Autorstwa 3.0 Polska. Serwis Biznes.gov.pl używa plików cookies. Kontynuując przeglądanie naszej witryny bez zmiany ustawień przeglądarki, wyrażasz zgodę na użycie plików cookie. Zawsze możesz zmienić ustawienia przeglądarki i zablokować te pliki.