Od 1 czerwca 2025 zmieniają się zasady legalizacji pracy i pobytu cudzoziemców

Legalizacja pracy przez internet

od 1 czerwca 2025 roku wszystkie sprawy dotyczące zatrudniania cudzoziemców załatwisz online, przez portal Praca.gov.pl.

Dotyczy to między innymi:

• składania wniosków o zezwolenie na pracę
• zgłaszania oświadczeń o powierzeniu pracy
• przesyłania wymaganych dokumentów i załączników do wniosków.

Cudzoziemcem jest każda osoba nieposiadająca obywatelstwa polskiego. Jednak przepisy dotyczące legalizacji pracy z Ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej nie dotyczą powierzenia pracy obywatelom państw Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego, obywatelom Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej, których dotyczy umowa o wystąpieniu Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej z Unii Europejskiej i Europejskiej Wspólnoty Energii Atomowej.

Likwidacja testu rynku pracy

Nie musisz już uzyskiwać informacji starosty - tak zwanego testu rynku pracy - aby dostać:

• zezwolenie na pracę
• zezwolenie na pobyt czasowy i pracę
• zezwolenie na pobyt i pracę w zawodzie wymagającym wysokich kwalifikacji.

Pamiętaj! W razie pogorszenia się sytuacji na rynku możliwe będzie wprowadzenie lokalnych ograniczeń – na przykład list zawodów niedostępnych dla cudzoziemców lub limitów zatrudnienia.

Listę zawodów niedostępnych dla cudzoziemców na terenie powiatu może wprowadzić starosta, na uzasadniony wniosek dyrektora powiatowego urzędu pracy, po uzyskaniu pozytywnej opinii powiatowej rady rynku pracy.

Listę zawodów niedostępnych ustala Rada Ministrów.

Fast track - szybka ścieżka dla zezwoleń na pracę

Niektóre firmy i stanowiska pracy zostały objęte przyspieszoną procedurą rozpatrywania wniosków o wydanie zezwolenia na pracę: procedurą fast track.

Wnioski, których dotyczy procedura fast track, będą rozpatrywane w pierwszej kolejności.

Fast track wprowadzono dla:

• firm o znaczeniu strategicznym
• kontynuacji zatrudnienia u tego samego pracodawcy
• zawodów deficytowych, o ile takie zawody zostaną wskazane w rozporządzeni (odrębnym).

Przyspieszone procedury będą dotyczyć również wiz i zezwoleń na pobyt czasowy i pracę.

Nowe powody odmowy wydania zezwolenia na pracę lub wpisu oświadczenia

Wojewoda lub starosta odmówi legalizacji pracy cudzoziemca między innymi, gdy:

• cudzoziemiec wcześniej nie podjął pracy mimo przyjazdu do Polski
• pracodawca utrudniał kontrole legalności zatrudnienia
• firma nie odprowadzała składek lub podatków
• cudzoziemiec będzie pracował na rzecz osoby trzeciej nie będąc pracownikiem tymczasowym
• planowany wymiar czasu pracy to mniej niż 1/4 etatu (dotyczy zezwoleń)
• zatrudnienie ma się rozpocząć później niż 12 miesięcy od daty wydania zezwolenia (lub 6 miesięcy w przypadku oświadczenia).

Przeczytaj, jak uzyskać zezwolenie na pracę lub uzyskać wpis oświadczenia o powierzeniu pracy do ewidencji.

Delegowanie cudzoziemców do Polski

Zgodnie z nowymi zasadami dotyczącymi delegowania cudzoziemców do pracy w Polsce przez podmioty zagraniczne :

• cudzoziemiec musi być zatrudniony przed rozpoczęciem delegowania
• cudzoziemiec musi mieć status pracownika
• pomiędzy podmiotem zagranicznym a podmiotem przyjmującym w Polsce muszą występować pionowe powiązania kapitałowe (brak możliwości delegowania między spółkami „siostrami”) – w przypadku delegowań wewnątrz grupy kapitałowej
• podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi musi świadczyć usługę eksportową – w przypadku delegowania w celu świadczenia usług w Polsce.

Ograniczenia związane z wizami

Osoby przebywające w Polsce na podstawie wiz wydanych:

• przez inne państwa strefy Schengen
• w celach turystycznych, zdrowotnych, edukacyjnych (poza studiami), odwiedzin, udziału w wydarzeniach kulturalnych/sportowych, tranzytu, działalności humanitarnej lub religijnej

nie mogą podejmować pracy.

Nowe obowiązki informacyjne pracodawców

Kopia umowy przed zatrudnieniem

Przed rozpoczęciem pracy musisz przesłać kopię umowy z cudzoziemcem do urzędu, który wydał zezwolenie lub przyjął oświadczenie. Zrobisz to za pośrednictwem portalu Praca.gov.pl.

System teleinformatyczny zostanie dostosowany do nowego obowiązku od:

• 1 lipca 2025 roku - w przypadku oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi i zezwoleniu na pracę sezonową
• 1 sierpnia 2025 roku - w przypadku zezwolenia na pracę.

W okresie odpowiednio do 1 lipca oraz do 1 sierpnia pracodawcy nie muszą przekazywać kopii umowy zawartej z cudzoziemcem do organu, który wydał zezwolenie lub dokonał wpisu oświadczenia do ewidencji.

Oświadczenia o powierzeniu pracy

Musisz poinformować starostę za pośrednictwem portalu Praca.gov.pl o:

• podjęciu pracy przez cudzoziemca – w terminie 7 dni
• niepodjęciu pracy – w terminie 14 dni od planowanej daty rozpoczęcia
• zakończeniu pracy przed czasem.

Przekazanie informacji o zakończeniu pracy skutkuje unieważnieniem oświadczenia.

Przeczytaj więcej o wpisaniu oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do ewidencji.

Zezwolenia na pracę

Zgodnie z nowymi przepisami pracodawca, w ciągu 7 dni, powinien poinformować wojewodę za pośrednictwem portalu Praca.gov.pl, jeżeli:

• cudzoziemiec nie podjął pracy przez 2 miesiące od rozpoczęcia ważności zezwolenia
• przerwał pracę na ponad 2 miesiące
• zakończył pracę wcześniej niż 2 miesiące przed końcem ważności zezwolenia.

Za niewywiązanie się z obowiązków informacyjnych pracodawcy grozi grzywna do 5 000 zł.

Dodatkowo, w terminie 7 dni należy zgłaszać zmiany dotyczące między innymi:

• siedziby, nazwy lub formy prawnej pracodawcy
• przejścia zakładu pracy
• zmiany nazwy stanowiska (bez zmiany zakresu obowiązków).

Przeczytaj więcej o procedurze uzyskania zezwolenia na pracę.

Zezwolenia na pobyt czasowy i pracę

Pracodawca wymieniony w jednolitym zezwoleniu na pobyt czasowy i pracę, w terminie 15 dni musi poinformować wojewodę o utracie pracy przez cudzoziemca.

Dotychczas obowiązek ten dotyczył wyłącznie pracownika.

W tym samym terminie, czyli 15 dni, pracodawca musi zgłaszać:

• zmiany dotyczące pracodawcy lub pracodawcy użytkownika
• przejście zakładu pracy na inny podmiot
• zwiększenie wymiaru czasu pracy (z proporcjonalnym zwiększeniem wynagrodzenia)
• zmianę formy zatrudnienia z umowy cywilnoprawnej na umowę o pracę
• zmianę nazwy stanowiska, o ile nie wiąże się ze zmianą zakresu obowiązków.

Przeczytaj:

• jak uzyskać zezwolenie na pobyt i pracę
• jakie obowiązki ma pracodawca, który zatrudnia cudzoziemca.

Odmowa zezwolenia na pobyt czasowy i pracę

Od 1 czerwca 2025 obowiązuje szerszy katalog powodów odmowy wszczęcia postępowania w sprawie udzielenia zezwolenia na pobyt czasowy i pracę.

Cudzoziemcy, którzy przebywają w Polsce na podstawie wiz wydanych w następujących celach:

• turystycznym
• odwiedzin u rodziny lub przyjaciół
• udziału w imprezach sportowych
• prowadzenia działalności kulturalnej lub udziału w konferencjach
• odbycia studiów pierwszego i drugiego stopnia, jednolitych studiów magisterskich lub kształcenia w szkole doktorskiej
• szkolenia zawodowego
• nauki w innych formach niż studia lub szkolenie zawodowe
• tranzytu, w tym tranzytu lotniczego
• leczenia
• udziału w programach wymiany kulturalnej, edukacyjnej, pomocy humanitarnej lub pracy wakacyjnej.

nie mogą składać wniosków o zezwolenie na pobyt czasowy i pracę.

Wcześniej to ograniczenie dotyczyło wiz wydanych w celach turystycznych i odwiedzin u rodziny lub przyjaciół.

Wnioski nie będą też przyjmowane, jeśli cudzoziemiec przebywa w Polsce na podstawie:

• wizy długoterminowej wydanej przez inne państwo strefy Schengen, chyba że korzysta z prawa do mobilności na terytorium Polski
• dokumentu pobytowego wydanego przez inne państwo strefy Schengen, chyba że korzysta z prawa do mobilności w Polsce
• zezwolenia na wjazd wydanego przez Straż Graniczną.

Przeczytaj, jak uzyskać zezwolenie na pobyt i pracę.

Zmiany dla agencji zatrudnienia

Agencje pracy tymczasowej i pośrednictwa pracy, które chcą kierować cudzoziemców do pracy, muszą spełnić dodatkowe warunki:

• prowadzić działalność co najmniej 2 lata
• złożyć wniosek o zmianę wpisu do rejestru agencji zatrudnienia
• wnieść opłatę w wysokości 1000 zł.

Jeśli przed 1 czerwca 2025 roku prowadzisz agencje pracy tymczasowej i pośrednictwa pracy na rzecz cudzoziemców, których praca wymaga uzyskania zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy i jesteś wpisany do rejestru, możesz kontynuować ją bez spełniania wymogu 2-letniego doświadczenia.

Musisz jednak złożyć wniosek o zmianę wpisu do 31 sierpnia 2025 roku.

Niebieska Karta UE

Niebieska Karta UE to zezwolenie na pobyt czasowy w celu wykonywania pracy w zawodzie wymagającym wysokich kwalifikacji.

Nowe przepisy przewidują, że zezwolenie na pobyt czasowy w celu wykonywania pracy w zawodzie wymagającym wysokich kwalifikacji będzie miało charakter ogólny – nie będzie powiązane z konkretnym stanowiskiem pracy lub pracodawcą.

Minimalna długość umowy zawieranej z pracodawcą, którą należy dołączyć do wniosku, została skrócona z jednego roku do sześciu miesięcy.

Ważne! Pojęcie wyższych kwalifikacji zawodowych, niezbędnych do uzyskania Niebieskiej karty UE, obejmuje zarówno kwalifikacje uzyskane w wyniku ukończenia studiów wyższych, jak i kwalifikacje zdobyte poprzez doświadczenie zawodowe.

Niebieska karta UE może zostać cofnięta, jeśli ustał cel pobytu, który był powodem jej udzielenia lub cudzoziemiec przestał spełniać wymogi jej udzielenia.

Cudzoziemiec, wobec którego zostanie wszczęte postępowanie o cofnięcie Niebieskiej karty UE, ma prawo do poszukiwania nowego zatrudnienia:

• jeżeli przepracował w Polsce co najmniej 2 lata, będzie miał na to 3 miesiące
• jeżeli przebywa w Polsce powyżej 2 lat, będzie miał na to 6 miesięcy.

W tym czasie nie będzie możliwe wydanie decyzji o cofnięciu zezwolenia. Po przekroczeniu tych okresów zezwolenie zostanie cofnięte.

Posiadacz Niebieskiej Karty UE:

• może skorzystać z mobilności krótkoterminowej oraz długoterminowej (co ułatwi przenoszenie się cudzoziemców pomiędzy państwami członkowskimi UE)
• musi informować wojewodę, który udzielił tego zezwolenia, o utracie pracy, zmianie pracodawcy, zaprzestaniu spełniania wymogów związanych z Kartą oraz o rozpoczęciu korzystania z mobilności długoterminowej posiadacza Niebieskiej Karty UE, wskazując państwo członkowskie Unii Europejskiej, w którym z tej mobilności korzysta.

Ważne! Posiadacze Niebieskiej Karty UE oraz posiadacze zezwolenia na pobyt czasowy w celu mobilności długoterminowej posiadacza Niebieskiej Karty UE mają prawo do prowadzenia w Polsce działalności gospodarczej na takich samych zasadach jak obywatele Polski.