Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy

Profil zaufany i podpis zaufany

Chcesz załatwić sprawę urzędową przez Internet? Musisz potwierdzić swoją tożsamość i podpisać elektronicznie dokument wysyłany do urzędu. Możesz to zrobić korzystając z profilu zaufanego.

Do czego służy profil zaufany

Profil zaufany to bezpłatne narzędzie, dzięki któremu możesz:

  • potwierdzić swoją tożsamość w systemach elektronicznej administracji,
  • podpisać dokument podpisem zaufanym.

Profil służy tylko do kontaktów z administracją publiczną (urzędami, ministerstwami)
i jest ważny przez 3 lata.

Po upływie tego czasu możesz przedłużyć jego ważność na kolejne 3 lata. Może go założyć każdy, kto ma numer PESEL oraz pełną lub ograniczoną zdolność do czynności prawnych.

Potwierdzanie tożsamości

Załatwiając sprawę w urzędzie musisz okazać dokument tożsamości.

Profil zaufany można porównać do takiego dokumentu, który pozwala cię zidentyfikować, kiedy załatwiasz sprawę urzędową online. Dane przypisane do twojego profilu zaufanego to imię (imiona), nazwisko, data urodzenia oraz numer PESEL. To oznacza, że jeden obywatel może mieć tylko jeden, unikalny profil zaufany.

Uwierzytelnienie (logowanie) profilem zaufanym polega na podaniu nazwy użytkownika
i hasła oraz na potwierdzeniu tych danych kodem autoryzacyjnym, który dostaniesz SMS-em. W ten sposób dostajesz elektroniczny dostęp do urzędu.

Pamiętaj! Nie udostępniaj nikomu swojego profilu, podobnie jak nie przekazujesz nikomu swojego dowodu osobistego ani danych do logowania na swoim koncie bankowym.

Podpisywanie dokumentów podpisem zaufanym

Możesz wykorzystać profil zaufany do podpisania dowolnego dokumentu elektronicznego podpisem zaufanym. Ten podpis jest integralną częścią twojego profilu zaufanego.

Podpisać w ten sposób możesz zarówno dokumenty zapisane na twoim dysku,
jak i takie, które zostały przygotowane na formularzach elektronicznych udostępnionych na Biznes.gov.pl, ePUAP lub na innych serwisach urzędowych, z których korzystasz.

Przeczytaj, jak załatwiać sprawy urzędowe na Biznes.gov.pl.

Podpisanie polega na kliknięciu przycisku „Podpisz podpisem zaufanym” i potwierdzeniu kodem autoryzacyjnym przesyłanym SMS-em. Tak podpisany dokument możesz ściągnąć na swój dysk lub - jeśli został przygotowany na formularzu elektronicznym, w ramach usługi urzędowej online (na przykład składasz wniosek o ograniczenie poboru podatków) - wysłać go do właściwego urzędu.

Podpis zaufany, potwierdzony profilem zaufanym zastępuje w kontaktach z podmiotami publicznymi podpis własnoręczny.

Ważne! Logowanie (uwierzytelnianie) i podpisywanie dokumentów przy pomocy profilu zaufanego to dwie różne procedury. W urzędzie często okazujesz swój dokument tożsamości i potem dopiero podpisujesz wniosek lub pismo. W Internecie te czynności - z twojego punktu widzenia - mogą wyglądać podobnie. Pamiętaj jednak, że realizują różne funkcje, dlatego po zalogowaniu na swoje konto na profilu zaufanym musisz powtórzyć autoryzację danych SMS-em zawsze kiedy klikniesz przycisk „Podpisz podpisem zaufanym”.

Jakie instytucje publiczne korzystają z profilu zaufanego

Profil zaufany daje ci dostęp do Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej ePUAP – bezpłatnej platformy do kontaktu z różnymi urzędami, przez którą możesz wysyłać, wnioski lub pisma oraz odbierać pisma z urzędów.

Urzędy i instytucje, które wykorzystują profil zaufany to między innymi:

  • Ministerstwo Rozwoju - zarejestrujesz, zawiesisz, wznowisz lub zlikwidujesz działalność gospodarczą w CEIDG oraz skorzystasz z bazy usług publicznych online na portalu Biznes.gov.pl
  • Ministerstwo Klimatu - możesz obsługiwać swoje konto w Systemie BDO
  • Zakład Ubezpieczeń Społecznych - załatwisz sprawy związane z ubezpieczeniem swoim lub pracownika na PUE ZUS
  • Ministerstwo Rodziny Pracy i Polityki Społecznej - złożysz wnioski o zezwolenie na pracę cudzoziemca na praca.gov.pl
  • Urząd Patentowy RP - złożysz wniosek o ochronę wynalazku, wzoru użytkowego, przemysłowego lub znaku towarowego na Platformie Usług elektronicznych UPRP
  • Urzędy skarbowe - sprawdzisz swoje rozliczenia podatkowe, a także zgłosisz spadek lub darowiznę na Portalu podatkowym.
  • Krajowy Rejestr Karny – pobierzesz zaświadczenie o niekaralności;

Uwaga! Nie każdą sprawę urzędową załatwisz przez Internet dzięki profilowi zaufanemu, ale tę metodę weryfikacji tożsamości stosuje zdecydowana większość instytucji publicznych, które pozwalają na załatwianie spraw urzędowych online.

Profilem zaufanym:

  • nie podpiszesz deklaracji i informacji podatkowych (złożysz je w serwisie e-Deklaracje).
  • nie zamkniesz spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,
  • nie dokonasz zmian w KRS, jeśli spółka nie była zarejestrowana online.

Jak założyć profil zaufany

Swój profil zaufany możesz założyć na 3 sposoby:

Jak założyć tymczasowy Profil Zaufany - ekran wyboru sposobu uzyskania profilu zaufanego

1. Za pomocą formularza online, który wypełniasz na stronie profilu zaufanego.

W formularzu wpisujesz m.in. swoje imię, nazwisko i numer PESEL. Tak wypełniony formularz rejestrujesz (wybierasz przycisk „Zarejestruj”), a następnie:

  • potwierdzasz osobiście w punkcie potwierdzającym

Punktami potwierdzającymi są między innymi urzędy skarbowe, urzędy wojewódzkie czy wybrane urzędy pocztowe. Takie punkty są dostępne także za granicą. Pracownik punktu poprosi cię o okazanie dokumentu tożsamości, wydrukuje złożony przez ciebie wniosek i poprosi o jego podpisanie.

Skorzystaj z wyszukiwarki punktów potwierdzających.

  • potwierdzasz online, kwalifikowanym podpisem elektronicznym, jeśli taki posiadasz.
    Ta opcja wymaga oprogramowania PZ Signer. Upewnij się, że masz je zainstalowane. Jeśli nie - pobierz aplikację odpowiednią dla twojego systemu: Windows 32-bit 64-bit; Mac; Linux.

2. Za pomocą konta internetowego (bankowego lub Poczty Polskiej – envelo)

Sprawdź, jakie firmy mogą potwierdzić twoją tożsamość na potrzeby rejestracji profilu zaufanego. Są to dostawcy tożsamości, czyli podmioty, które dostały zgodę na potwierdzanie profilu zaufanego, ponieważ uwierzytelniają dane klientów podczas zakładania im konta (przede wszystkim w ramach bankowości elektronicznej).

Dlatego korzystając z ich usług nie musisz już potwierdzać nic osobiście, w urzędzie.

Jak założyć tymczasowy Profil Zaufany - wybór dostawcy tożsamości

Ważne! Jeśli potwierdziłeś profil zaufany korzystając z usług dostawcy tożsamości (najczęściej przez bankowość internetową), zawsze powinieneś logować się za pośrednictwem tego konta - to z nim powiązany jest twój profil. Na przykład na portalu Biznes.gov.pl, na stronie logowania wybierasz profil zaufany, a następnie klikasz ikonę swojego serwisu bankowości internetowej i logujesz się przez stronę swojego banku.

3. Za pomocą e-dowodu, czyli dowodu osobistego z tzw. warstwą elektroniczną.

Taki dowód ma wbudowany chip, w którym zapisane są twoje dane. Aby skorzystać z tej opcji musisz mieć podłączony do komputera specjalny czytnik, który umożliwia ich odczytanie. Będziesz także potrzebować oprogramowania e-dowodu.

Zobacz instrukcję zakładania konta w profilu zaufanym za pomocą e-dowodu.

Jak unieważnić profil zaufany

Masz też możliwość samodzielnego unieważnienia swojego profilu zaufanego.

Aby to zrobić, zaloguj się do swojego profilu na stronie pz.gov.pl, wejdź w zakładkę Szczegóły profilu i po załadowaniu się strony wybierz przycisk Unieważnij.

Zostaniesz przeniesiony na stronę internetową, na której będą wszystkie dane profilu, który chcesz unieważnić. Po ich sprawdzeniu należy ponownie nacisnąć przycisk Unieważnij profil. Wyświetli się strona, na której zostaniesz poproszony o podanie powodu unieważnienia, a następnie będzie trzeba podać kod autoryzacyjny, który zostanie przesłany na znajdujące się w profilu adres e-mail i ponownie nacisnąć przycisk Unieważnij profil.

W przypadku prawidłowo przeprowadzonej procedury unieważnienia pojawi się komunikat o zakończeniu jej sukcesem.

Możesz również unieważnić profil w punkcie potwierdzającym. Ich listę znajdziesz na stronie internetowej: https://pz.gov.pl/pz/confirmationPointAddressesList.

Ważne! Pamiętaj, aby zabrać ze sobą ważny dokument tożsamości, na przykład dowód osobisty.

Jak założyć tymczasowy profil zaufany

W czasie epidemii COVID-19 możliwe jest założenie tymczasowego profilu zaufanego. Taki profil będzie ważny przez 3 miesiące.

Tożsamość użytkownika potwierdzi urzędnik, w trakcie wideoweryfikacji. To oznacza, że do założenia tymczasowego profilu nie jest potrzebna ani wizyta w urzędzie, ani bankowość elektroniczna, ani e-dowód. Możesz to zrobić bez wychodzenia z domu.

Jeżeli chcesz założyć tymczasowy profil zaufany:

  • wejdź na stronę internetową, przez którą złożysz elektroniczny wniosek
  • wypełnij 3 pola:
    • „Nazwa użytkownika”, czyli twój login, którym będziesz się logować do tymczasowego profilu zaufanego
    • „Hasło” i „Powtórz hasło”.

Nazwa użytkownika może zawierać duże i małe litery, cyfry oraz podkreślenie (_) i łącznik (–). Nie może za to zawierać polskich znaków, spacji oraz innych znaków specjalnych i kropki.

Hasło musi mieć minimum 8 znaków, w tym 1 dużą literę, 1 małą literę, 1 cyfrę lub 1 znak specjalny. Znakiem specjalnym jest np. # lub %.
Jak założyć tymczasowy profil zaufany - Ustalanie nazwy użytkownika i hasła

  • wybierz przycisk „Dalej” i podaj swoje dane osobowe;

jak założyć tymczasowy profil zaufany - Podanie swoich danych osobowych (imię, nazwisko oraz numer PESEL)

  • wybierz przycisk „Dalej” i podaj dwukrotnie swój adres e-mail oraz numer telefonu.
    Na ten numer oraz adres będziesz dostawać SMS-y z kodami autoryzacyjnymi oraz wiadomości, dotyczące statusu twoich spraw
  • wybierz jedną aplikację, przez którą skontaktuje się z tobą urzędnik, aby potwierdzić twoją tożsamość. Do wyboru masz Skype oraz Microsoft Teams. Na stronie są też linki do pobrania obu programów
  • podaj godziny, w jakich może się z tobą skontaktować
  • wypełnij oświadczenie potwierdzające znajomość przepisów dotyczących profilu zaufanego

    jak uzyskać profil zaufany - Wybór aplikacji do połączenia się z urzędnikiem oraz określenie godzin, w jakich będzie się mógł z tobą połączyć

jak uzyskać profil zaufany - Oświadczenie o znajomości przepisów dotyczących profilu zaufanego oraz klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych

  • potwierdź wpisane dane, upewnij się, że są prawidłowe
  • na ostatnim ekranie system poprosi o autoryzację: wpisz kod, który dostaniesz SMS
  • wybierz przycisk „Dalej” i zakończ rejestrację swojego konta.

Następnie zajrzyj do swojej skrzynki e-mail. Na adres poczty elektronicznej podany
w czasie rejestracji konta dostaniesz dwie wiadomości:

  • pierwsza - potwierdzenie założenia konta w serwisie profil zaufany
  • druga - potwierdzenie wysłania wniosku.

Ważne! W drugiej wiadomości znajdziesz numer wniosku. Będzie ci potrzebny podczas rozmowy z urzędnikiem.

Po jakimś czasie, w wybranych przez ciebie godzinach, skontaktuje się z tobą urzędnik, aby potwierdzić twoją tożsamość. Na twój adres e-mail dostaniesz link do rozmowy video. Rozmowa odbędzie się za pomocą aplikacji wybranej we wniosku. Kliknij w przesłany link (w aplikacji Skype kliknij dodatkowo zielony przycisk Zadzwoń).

Przykładowa wideorozmowa z urzędnikiem może wyglądać następująco:

  • Urzędnik poda numer twojego wniosku. Sprawdź, czy numer się zgadza z tym, który został wysłany w potwierdzeniu. Jeśli tak, możesz kontynuować rozmowę.
  • Urzędnik poprosi cię o potwierdzenie, że dane we wniosku są prawdziwe i aktualne. Przedstawi zasady korzystania z tymczasowego profilu zaufanego i poprosi o okazanie dowodu tożsamości w taki sposób, by mógł przeczytać jego treść.
  • Jeśli cały proces przebiegnie pomyślnie, twój profil zaufany zostanie potwierdzony przez urzędnika. Potwierdzenie założenia PZ dostaniesz na swój adres e-mail.
    Od tej chwili możesz z niego korzystać (przez 3 miesiące).

Co można załatwić z profilem zaufanym

Profil zaufany jest powiązany z Elektroniczną Platformą Usług Administracji Publicznej (ePUAP).

Korzystając z niego możesz się logować do serwisu elektronicznego konkretnego urzędu. W tym przypadku najczęściej potrzebne będzie jeszcze konto użytkownika, założone na tym serwisie (na przykład Konto przedsiębiorcy na Biznes.gov.pl), które zostanie skojarzone z twoim profilem.

Pamiętaj, że serwisy administracji publicznej umożliwiają zazwyczaj kilka sposobów uwierzytelniania (logowania), a profil zaufany jest jednym z nich.

Ważne! Serwisy, które udostępniają usługi publicznie online, mają różne interfejsy. Przycisk logowania może nazywać się na przykład: "Zaloguj się", "Wyślij wniosek", "Załatw sprawę". Na etapie logowania wiele instytucji publicznych przekierowuje użytkowników do serwisu login.gov.pl, który również umożliwia wybór profilu zaufanego jako jednej z opcji potwierdzenia tożsamości.

jak uzyskać profil zaufany - ekran logowania
Po zalogowaniu możesz załatwiać sprawy, które są dostępne w danym serwisie,
na przykład obsługiwać swoje konto w serwisie Biznes.gov.pl, przygotowywać zmiany we wpisie
w rejestrze CEIDG, czy wnioski o ochronę na platformie Urzędu Patentowego RP.

Mając profil zaufany:

  • możesz wysyłać e-formularze udostępnione online przez dany urząd. Taki formularz wypełniasz online i podpisujesz elektronicznie. Podpis możesz złożyć na kilka sposobów. W przypadku profilu zaufanego, po zalogowaniu na swoje konto, wybierasz przycisk „Podpisz podpisem zaufanym” i potwierdzasz kodem autoryzacyjnym, który dostaniesz SMS-em
  • możesz złożyć dowolne pismo do urzędów, które obsługują platformę ePUAP (czyli mają swoją skrzynkę podawczą na ePUAP) Są to pisma ogólne służące do komunikacji
    z administracją publiczną w sprawach, które można załatwić przez Internet i które nie mają elektronicznych formularzy
  • masz też dostęp do katalogu spraw, które można załatwić przez ePUAP.

Jak podpisać podpisem zaufanym dokument zapisany na dysku

Wiele dokumentów wysyłanych drogą elektroniczną do urzędów musisz przygotować na swoim komputerze, korzystając z wzoru określonego przez urząd lub – w przypadku pisma ogólnego – w dowolnym układzie.

Jeżeli masz profil zaufany, możesz go wykorzystać do podpisania takiego dokumentu elektronicznego podpisem zaufanym.

Możesz też sprawdzić czy dokument elektroniczny jest już podpisany lub kto go podpisał.

Jeśli twój dokument (zapisany na dysku, np. w formacie.txt, .rtf, .pdf, .xps, .odt, .doc, .xls, .ppt, .docx, .csv czy .jpg) jest gotowy do wysłania:

  • wejdź na stronę usługi podpisywania podpisem zaufanym
  • kliknij „Wybierz dokument z dysku” albo przeciągnij plik myszką
  • kliknij „Podpisz”
  • Zaloguj się do swojego konta na profilu zaufanym
  • Wybierz przycisk „Podpisz podpisem zaufanym”
  • SMS-em dostaniesz kod, którym potwierdzisz podpisanie pisma
  • system automatycznie wygeneruje plik .xml, w którym zawarty będzie twój podpis
  • kliknij „Pobierz”, aby zapisać dokument w swoim komputerze.

Taki plik możesz wysłać na elektroniczną skrzynkę podawczą dowolnego urzędu.

Ważne! Jeżeli pismo musi być podpisane przez kogoś jeszcze, wyślij je e-mailem osobie, która musi je podpisać. Kiedy je odbierze, powinna skorzystać z usługi podpisywania dokumentu podpisem zaufanym i powtórzyć sekwencję opisaną wyżej. Będzie też mogła sprawdzić kto i kiedy podpisał dokument lub zobaczyć zawartość dodanego dokumentu.

Pamiętaj, że osoba, która otrzyma od ciebie plik w formacie xml będzie go mogła podpisać korzystając z profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego (jeśli taki posiada).

Czy cudzoziemiec może mieć profil zaufany

Cudzoziemiec może założyć profil zaufany. Żeby to zrobić, musi mieć polski numer PESEL (numer z polskiego systemu ewidencji ludności), który trzeba podać wypełniając formularz. Wynika to z załącznika nr 1 do rozporządzenia Ministra Cyfryzacji z dnia 29 czerwca 2020 r. w sprawie profilu zaufanego i podpisu zaufanego.

Dostaniesz numer PESEL z urzędu – jeśli zameldujesz się w Polsce na pobyt powyżej 30 dni. Cudzoziemcy, którzy mają status uchodźców albo zezwolenie na pobyt stały mogą uzyskać meldunek i wtedy urząd automatycznie występuje o nadanie im numeru PESEL. Jeśli nie możesz się zameldować, a potrzebujesz numeru PESEL, złóż wniosek o nadanie numeru PESEL w dowolnym urzędzie gminy.

Pamiętaj! Każdy urząd, który żąda podania numeru PESEL, musi wskazać podstawę prawną takiego żądania. Ten właśnie przepis wpisz we wniosku jako podstawę prawną, z której wynika obowiązek posiadania numeru PESEL.

PESEL uzyskasz:

  • w urzędzie gminy właściwym dla twojego miejsca zameldowania (tam gdzie jesteś albo gdzie chcesz się zameldować)
  • w urzędzie gminy, na terenie której znajduje się siedziba twojego pracodawcy — jeśli nie możesz się zameldować
  • w Urzędzie Dzielnicy Śródmieście miasta stołecznego Warszawy (ul. Nowogrodzka 43) — jeśli nie pracujesz albo twój pracodawca ma siedzibę za granicą Polski

Przeczytaj, jak uzyskać numer PESEL (dla cudzoziemców)

Portal nadzorowany jest przez Ministerstwo Rozwoju i Technologii. Partnerzy projektu: Sieć Badawcza Łukasiewicz - Poznański Instytut Technologiczny, Krajowa Izba Gospodarcza. Projekt jest współfinansowany z Programu Polska Cyfrowa ze środków Unii Europejskiej z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i jest kontynuacją projektu pt.: "Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej" finansowanego z Programu Innowacyjna Gospodarka oraz projektu "Uproszczenie i elektronizacja procedur" finansowanego z Programu Kapitał Ludzki.

Artykuły zamieszczone w serwisie GOV.PL, w których nie podajemy żadnych dodatkowych informacji na temat praw autorskich, należą do informacji publicznych i udostępniamy je bezpłatnie. Korzystanie z nich, niezależnie od celu i sposobu korzystania, nie wymaga zgody Ministerstwa. Dostępne są w ramach licencji Creative Commons Uznanie Autorstwa 3.0 Polska. Serwis Biznes.gov.pl używa plików cookies. Kontynuując przeglądanie naszej witryny bez zmiany ustawień przeglądarki, wyrażasz zgodę na użycie plików cookie. Zawsze możesz zmienić ustawienia przeglądarki i zablokować te pliki.