Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy

Warunki i zasady stosowania kas fiskalnych

Warunki stosowania kasy fiskalnej

Kasy ewidencyjne (zwane kasami fiskalnymi) są urządzeniami mechanicznymi lub elektronicznymi. Służą do rejestracji sprzedaży towarów i usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych (rolnicy nie zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT). Kasy obejmują głównie ewidencjonowanie transakcji w obrocie detalicznym. Potwierdzeniem transakcji są drukowane i wydawane klientowi paragony lub faktury.

Sprzedaż towarów i usług firmom, organizacjom lub przedsiębiorstwom jest ewidencjonowana poprzez wystawianie faktur lub rachunków. W tym przypadku nie są więc potrzebne kasy fiskalne.

Jeśli działasz w obszarze sprzedaży detalicznej i chcesz wiedzieć czy, a jeśli tak, to kiedy musisz używać kas fiskalnych, przeczytaj poniższe zasady.

I Etap:

Ustal, jaki charakter ma twoja działalność i czy w jej ramach sprzedajesz towary lub usługi osobom fizycznym albo rolnikom ryczałtowym. Taka sprzedaż wymusza na tobie zakup i rejestrację kasy fiskalnej.

Przedsiębiorcy muszą używać kasy fiskalnej niezależnie od swojego statusu. Obowiązek rejestracji obrotów za pomocą kasy dotyczy bowiem zarówno czynnych podatników VAT, jak i podatników zwolnionych z podatku od towarów i usług podmiotowo (wartość sprzedaży w poprzednim roku nie przekroczyła 200 tys. zł) lub ze względu na przedmiot opodatkowania. To, czy będziesz zwolniony od stosowania kasy rejestrującej, zależy od charakteru nabywcy (osoba fizyczna lub firma) oraz zakresu towarów lub usług, które oferujesz (zwolnione lub niezwolnione). Kluczowa jest też wysokość sprzedaży dokonanej na rzecz konkretnych nabywców. Kryteria te określa art. 111 ustawy o podatku od towarów i usług oraz rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 20 grudnia 2017 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas fiskalnych.

II Etap

Sprawdź, czy twoja sprzedaż lub usługa znajduje się w jednym z poniżej wymienionych wykazów. Jeśli znajduje się w nim, to obowiązkowo musisz używać kasy fiskalnej. Z kolei, gdy towary lub usługi znajdują się w liście zwolnień zamieszczonej w załączniku do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2017 r., nie musisz w ogóle stosować kasy fiskalnej.

Istnieje kilka wyjątków od ogólnej zasady ewidencjonowania towarów i usług sprzedawanych osobom fizyczny przy użyciu kas fiskalnych. Wyjątki te są spisane jako:

towary:

  • grupa paliw: gaz płynny, wyroby przeznaczone do użycia, oferowane na sprzedaż lub używane jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych, bez względu na symbol PKWiU;
  • części samochodowe: silniki spalinowe wewnętrznego spalania w rodzaju stosowanych w motocyklach (PKWiU 30.91.3) i do napędu pojazdów (PKWiU 29.10.1), ich części (PKWiU 28.11.4), nadwozia do pojazdów silnikowych (PKWiU 29.20.1) i części oraz akcesoria do nich PKWiU 29.32.30.0), przyczepy i naczepy oraz ich części (PKWiU 29.20.30.0), a także kontenery (PKWiU 29.20.2); warsztaty samochodowe nie muszą mieć kas fiskalnych, gdy sprzedawane towary montują w samochodzie. W takim przypadku świadczą bowiem usługę, a nie sprzedają towary.
  • sprzęt RTV: sprzęt radiowy, telewizyjny i telekomunikacyjny, z wyłączeniem lamp elektronowych i innych elementów elektronicznych oraz części do aparatów i urządzeń do operowania dźwiękiem i obrazem, anteny (PKWiU ex 26 i ex 27.90); jeśli sprzedajesz używany telefon czy telewizor, musisz zarejestrować to na kasie fiskalnej, nawet gdy jest to pojedyncza transakcja.
  • aparatura fotograficzna: wszelkiego rodzaju sprzęt fotograficzny  z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego (PKWiU ex 26.70.1);
  • wyroby jubilerskie i pokrewne: wyroby z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, których dostawa nie może korzystać ze zwolnienia od podatku, o którym mowa w art. 113 ust. 1 i 9 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług; w każdym przypadku musisz ewidencjonować sprzedaż biżuterii, nawet jeśli jest to działalność sezonowa.
  • sprzęt informatyczny: płyty CD, DVD, kasety magnetofonowe, taśmy magnetyczne (w tym kasety wideo), dyskietki, karty pamięci, kartridże i inne analogowe lub cyfrowe nośniki danych zawierających zapisane dane lub zapisane pakiety oprogramowania komputerowego, w tym również sprzedawane łącznie z licencją na użytkowanie;kiosk, który sprzedaje filmy na płytach DVD, czy nagrane płyty CD musi mieć kasy fiskalne. Dotyczy to również sprzedaży na straganach.
  • towary akcyzowe: wyroby tytoniowe (PKWiU 12.00), napoje alkoholowe o zawartości alkoholu powyżej 1,2% oraz napoje alkoholowe będące mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5%, bez względu na symbol PKWiU, z wyjątkiem towarów, dostarczanych na pokładzie samolotów;
  • perfumy i wody toaletowe (PKWiU 20.42.11.0),

usługi:

  • przewozów pasażerskich w samochodowej komunikacji, z wyjątkiem regularnych przewozów miejskich, podmiejskich i międzymiastowych z wyłączeniem kolei;
  • przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami;
  • naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów (w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania);
  • w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów;
  • w zakresie badań i przeglądów technicznych pojazdów;
  • w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów;
  • prawnicze, z wyłączeniem usług określonych w poz. 28 załącznika do rozporządzenia;
  • doradztwa podatkowego;
  • związane z wyżywieniem (PKWiU 56), wyłącznie:
    • świadczone przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo oraz
    • usługi przygotowywania żywności dla odbiorców zewnętrznych (catering);
  • fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne;
  • wstępu na przedstawienia cyrkowe do wesołych miasteczek, parków rozrywki, na dyskoteki i sale taneczne.

III Etap

Zbadaj swoją wartość obrotu za ubiegły rok lub oceń ją w perspektywie roku bieżącego. Jeśli przekroczysz określone kwoty, to musisz kupić kasę fiskalną. Musisz ją kupić również w przypadku, gdy zmiana struktury sprzedaży w twojej firmie będzie prowadzić do naruszenia procentowego udziału sprzedaży zwolnionej.

Kolejnym działaniem, które pomoże ci ustalić obowiązki w zakresie używania kasy fiskalnej, jest badanie wartości obrotu. Dotyczy to wyłącznie tych przedsiębiorców, którzy wykonują dostawy inne niż wymienione powyżej i którzy - z uwagi na przedmiot działalności spoza wykazu usług i dostaw zwolnionych z obowiązku ewidencjonowania za pomocą kasy fiskalnej - potencjalnie mogą być zobowiązani do jej zakupu.

Bezwzględny obowiązek stosowania kas dotyczy przedsiębiorców:

  • u których kwota obrotu ze sprzedaży towarów i usług na rzecz osób fizycznych oraz rolników ryczałtowych przekroczyła w poprzednim roku podatkowym kwotę 20.000 zł oraz
  • rozpoczynających działalność w poprzednim roku, jeśli kwota obrotu z tego tytułu przekroczyła - w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w poprzednim roku podatkowym - kwotę 20.000 zł.

W przypadku przedsiębiorców rozpoczynających działalność w danym roku próg 20.000 zł liczy się w proporcji do okresu wykonywania czynności objętych obowiązkiem rejestracji na kasach fiskalnych.

W przypadku sprzedaży mieszanej (czyli sprzedaży podlegającej ewidencjonowaniu i zwolnionej z wymogu stosowania kas fiskalnych) nie musisz używać kasy, jeśli udział sprzedaży zwolnionej przekracza 80% całkowitego obrotu dokonywanego na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych. Wyliczenie 80% powinno odnosić się do ubiegłego i bieżącego roku podatkowego. 

Zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania opartego na kryterium wartości obrotu nie dotyczy podatników, którzy w poprzednim roku podatkowym musieli ewidencjonować sprzedaż przy użyciu kasy fiskalnej lub przestali spełniać warunki do zwolnienia z prowadzenia ewidencji.

Uwaga! Przedstawione zasady zwolnień są ważne do końca 2018 r.

Zakup kasy fiskalnej

Musisz rozpocząć ewidencję za pomocą kasy fiskalnej najpóźniej:

  • po upływie 2 miesięcy następujących po miesiącu, w którym przekroczysz obrót za sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych w kwocie 20.000 zł lub
  • w ciągu 2 miesięcy, gdy przekroczysz proporcję w stosunku do tej kwoty w układzie rocznym (rozpoczęcie działalności w trakcie roku).

2-miesięczny okres na zakup kasy obejmuje także przypadki:

  • naruszenia proporcji 80% udziału sprzedaży zwolnionej do ogólnej wartości obrotu,
  • wykonywania nowych usług podlegających takiemu obowiązku. W rezultacie świadczenie tych usług również po 2 miesiącach spowoduje konieczność zakupu kas fiskalnych.

Na rynku dostępnych jest wiele modeli kas fiskalnych. Przy ich zakupie zwróć jednak uwagę, czy producent kasy posiada decyzję Ministra Finansów uznającą, że dany model kasy spełnia warunki i kryteria techniczne. Jest to warunek konieczny, abyś skorzystał z ulgi na zakup kasy rejestrującej.

Rejestracja kasy fiskalnej

Aby rozpocząć prowadzenie ewidencji przy pomocy kasy fiskalnej, musisz nie tylko kupić ją w odpowiednim punkcie. Konieczne jest też zawiadomienie właściwego naczelnika urzędu skarbowego o zamiarze prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kasy.

Zawiadomienie jest potrzebne do odliczenia lub zwrotu kwoty wydanej na zakup kasy. Zawiera ono informację o liczbie kas i miejscu (adresie) ich używania.

Pamiętaj, że konieczna jest również fiskalizacja kasy. Fiskalizację wykonuje sprzedawca i serwisant kas przez jednokrotne i niepowtarzalne uaktywnienie trybu fiskalnego pracy kasy z równoczesnym wpisaniem twojego numeru identyfikacji podatkowej (NIP) do pamięci fiskalnej. Fiskalizację potwierdza wykonanie raportu fiskalnego dobowego. Wydruk raportu fiskalnego dobowego dołącza się do książki kasy.

W ciągu 7 dni od dnia fiskalizacji kasy musisz złożyć do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zgłoszenie danych dotyczących kasy. Na tej podstawie otrzymasz numer ewidencyjny, który nakleisz lub utrwalisz w książce kasy i na samej kasie.

W przypadku jednej kasy formularz ten można stosować także jako zawiadomienie o zamiarze prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kasy.

Uwaga! Za nieterminowe rozpoczęcie ewidencjonowania grozi ci:

  • utrata prawa do ulgi,
  • dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 30% kwoty podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług liczone za okres do momentu rozpoczęcia prowadzenia ewidencji,
  • sankcje karno-skarbowe.

Ulga na zakup kasy fiskalnej

Jeśli rozpoczniesz ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku VAT, to możesz odliczyć od tego podatku kwotę wydaną na zakup każdej z kas rejestrujących zgłoszonych na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku) ewidencjonowania. Możesz odliczyć kwotę w wysokości 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł.

Aby skorzystać z tego odliczenia, musisz terminowo zgłosić zamiar użytkowania kasy w urzędzie skarbowym i rozpocząć na niej ewidencjonowanie dostaw i usług w wymaganych terminach (2 miesiące od ustania warunków zwolnienia lub z dniem rozpoczęcia sprzedaży towarów i usług, które nie są zwolnione ze stosowania kasy).

Kwota ta może być zwrócona:

  • w formie przekazu pieniężnego na twój wskazany rachunek bankowy (zazwyczaj dotyczy to podmiotów nie będących podatnikami podatku VAT, które w tym celu muszą złożyć odpowiedni wniosek) lub
  • poprzez odliczenie w deklaracji podatkowej VAT-7 lub VAT-7K złożonej za pierwszy okres rozliczeniowy lub za okresy następujące po tym okresie rozliczeniowym.

Korzystanie z kasy fiskalnej

Aby prawidłowo ewidencjonować sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej, musisz:

  1. rejestrować każdą sprzedaż i drukować oraz emitować online właściwy dla niej paragon fiskalny lub fakturę VAT,
  2. wydawać kupującemu oryginał wydrukowanego paragonu,
  3. sporządzać raport fiskalny dobowy po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym oraz raport miesięczny po zakończeniu sprzedaży w ostatnim dniu miesiąca, nie później jednak niż przed rozpoczęciem sprzedaży w następnym miesiącu,
  4. ewidencjonować sprzedaż przy użyciu kasy rezerwowej lub zawiesić sprzedaż, gdy nie działa kasa podstawowa, a nie posiadasz kasy zapasowej,
  5. wykonywać co 24 miesiące obowiązkowy przegląd techniczny kasy przez właściwy serwis,
  6. drukować wszystkie emitowane przez kasę dokumenty i ich kopie na taśmie papierowej z rolki,
  7. przechowywać kopie dokumentów kasowych do czasu przedawnienia zobowiązań (mija on po upływie 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku),
  8. trwale nanieść na obudowę kasy jej numer ewidencyjny nadany przez naczelnika urzędu skarbowego,
  9. przechowywać książkę serwisową kasy w miejscu i przez okres jej użytkowania oraz udostępniać ją na żądanie urzędu skarbowego, a także służby serwisowej.

Zamknięcie kasy fiskalnej

Kiesy kasa zakończy pracę w trybie fiskalnym, musisz:

  1. wykonać raport fiskalny dobowy i raport fiskalny okresowy (miesięczny),
  2. złożyć w terminie 7 dni od dnia zakończenia pracy kasy w trybie fiskalnym wniosek do naczelnika urzędu skarbowego o dokonanie odczytu pamięci fiskalnej kasy, którego wzór jest załącznikiem nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących,
  3. złożyć wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji prowadzonej przez naczelnika urzędu skarbowego,
  4. dokonać - z pomocą serwisanta kasy - odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy przez wykonanie raportu rozliczeniowego za cały okres pracy kasy w obecności pracownika urzędu skarbowego.

Odczyt powinien być zakończony protokołem z odczytania zawartości pamięci fiskalnej kasy sporządzonym przez pracownika urzędu skarbowego.

Jeśli zakończysz działalność, otworzysz likwidację lub ogłosisz upadłość albo sprzedaż przedsiębiorstwa w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania, to musisz zwrócić kwotę podatku VAT wypłaconą przez urząd skarbowy z tytułu zakupu kasy fiskalnej.

Utrata kasy fiskalnej

Jeśli utracisz kasę w wyniku kradzieży lub wskutek siły wyższej, to musisz jak najszybciej powiadomić o tym naczelnika urzędu skarbowego oraz dołączyć potwierdzenie zgłoszenia kradzieży wydane przez organy ścigania.

 Jeśli odzyskasz kasę utraconą w wyniku kradzieży, to musisz:

  1.  jak najszybciej powiadomić o tym naczelnika urzędu skarbowego oraz
  2. poddać ją - przed ponownym zastosowaniem do prowadzenia ewidencji - obowiązkowemu przeglądowi technicznemu (ponownie możesz ją stosować nie wcześniej niż następnego dnia po dokonaniu tego przeglądu).

Jeśli zrezygnujesz z prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu odzyskanej kasy, utraconej w wyniku kradzieży, to musisz podjąć takie same działania jak w przypadku jej zamknięcia.


Podstawa prawna: