Przed rozpoczęciem Przed rozpoczęciem
Zakładam firmę Zakładam firmę
Rozliczam podatki Rozliczam podatki
Ubezpieczam się Ubezpieczam się
Prowadzę firmę Prowadzę firmę
Zamykam firmę Zamykam firmę

Legalizacja dokumentów – krok po kroku

Istotą legalizacji dokumentów dla podmiotów gospodarczych jest uwierzytelnienie firmy, jak również jej reprezentacji. Zapoznaj się z procedurą legalizacji na przykładzie Krajowej Izby Gospodarczej.

Uwierzytelnienie firmy jest możliwe dzięki analizie dostarczonych przez firmę aktualnych dokumentów rejestracyjnych, w tym:

  • dokumentu potwierdzającego prowadzenie przez firmę działalności gospodarczej (wypis KRS, CEIDG, inny akt prawny)
  • zaświadczenia o nadaniu statystycznego numeru identyfikacyjnego REGON.
  • decyzji nadania numeru identyfikacji podatkowej NIP.

Wydruki tych dokumentów mogą pochodzić z określonych przepisami urzędowych stron internetowych i traktuje się je na prawach oryginałów.

Uwierzytelnienie reprezentantów

W procesie legalizacji niezbędne jest również uwierzytelnienie osób, które reprezentują firmę i podpisują dokumenty handlowe w jej imieniu. Mogą to być osoby wpisane do dokumentów rejestracyjnych, lub ich pełnomocnicy. W tym celu konieczne jest:

a) złożenie wzoru podpisu osobiście na formularzu KIG po okazaniu dokumentu tożsamości (czynność nieodpłatna),

b) przedłożenie wzoru podpisu potwierdzonego przez notariusza w przypadku braku możliwości osobistego stawiennictwa (oryginał dokumentu jest do wglądu i jego kserokopia do pozostawienia),

c) okazanie oryginalnej kopi karty bankowej oraz pozostawienie jej kserokopii,

d) dodatkowo pełnomocnictwo wraz z wzorem podpisu pełnomocnika potwierdzonym przez reprezentację jeżeli dokumenty będą podpisane przez pełnomocników, a jeśli w pełnomocnictwie zabraknie wzoru podpisu pełnomocnika postępowanie zgodnie z punktem a), b) lub c).

Powyższe czynności są jednorazowe do czasu ewentualnych zmian powodujących zmiany w dokumentach rejestracyjnych. W takich przypadkach przy kolejnym wniosku o legalizację przedsiębiorca powinien załączyć wyżej wymienione dokumenty firmy, zawierające zaktualizowane dane.

Wniskowanie o legalizację

W odniesieniu do samego procesu wnioskowania o legalizację firma zobowiązana jest do przedłożenia wypełnionego i podpisanego wniosku o legalizację dokumentów handlowych w jednym egzemplarzu i dodatkowo:

1) dokumentów do legalizacji w wymaganej przez niego ilości egzemplarzy oraz egzemplarza dodatkowego, który pozostaje w dokumentacji KIG.

Uwaga: Wszystkie egzemplarze (wniosek i dokumenty własne firmy) przedłożone do KIG w związku z legalizacją powinny zawierać oryginalne podpisy osób uprawnionych (reprezentacji lub pełnomocników) do reprezentowania firmy i tych, których uwierzytelnione podpisy zostaną dostarczone do KIG. W przypadku dokumentów uzyskanych przez firmę od zewnętrznych podmiotów, na potrzeby KIG należy przedłożyć kserokopię dokumentu przeznaczonego do legalizacji.

2) wypełnionego formularza świadectwa zgodnie z danymi zawartymi w świadectwie pochodzenia wystawionym przez urząd celny w przypadku konieczności uzyskania świadectwa pochodzenia towaru wystawionego na formularzu KIG. Dodatkowo dla tego celu konieczne jest okazanie oryginału świadectwa pochodzenia i pozostawienie jego kserokopii oraz kserokopii dyspozycji importera. Druga strona formularza wypełniana i drukowana jest tylko gdy wykaz towarów nie mieści się na pierwszej stronie formularza.

3) oryginału do wglądu i kserokopii dokumentu w przypadku zainteresowania potwierdzeniem kserokopii za zgodność z okazanym oryginałem.

Dodatkowe informacje znajdziejsz na stronie www.legalizacja.kig.pl.

Sytuacje życiowe

Przykładem sytuacji, w której niezbędna jest legalizacja jest wyjazd biznesowy do krajów arabskich np. Arabii Saudyjskiej. Obowiązują tam wizy, ale żeby je otrzymać, należy złożyć w ambasadzie (oprócz m.in. zaproszenia) tzw. pismo delegujące z firmy polskiej i dokonać jego legalizacji w Krajowej Izbie Gospodarczaj. Przedsiębiorstwo wnioskujące o legalizację musi uwierzytelnić firmę i jej reprezentację, tj. złożyć dokumenty potwierdzające rejestrację oraz uwierzytelnione wzory podpisów, osób które podpisują pismo delegujące oraz dwa egzemplarze oryginalnie podpisanego pisma. Jeden z egzemplarzy tego dokumentu pozostaje w dokumentacji KIG na wypadek ewentualnej weryfikacji Szczegółowe informacje można uzyskać na stronie Krajowej Izby Gospodarczej www.legalizacja.kig.pl.

Ambasada Arabii Saudyjskiej wymaga również potwierdzenia tego pisma w Ministerstwie Spraw Zagranicznych w Warszawie.

Udostępnij Wydrukuj

Czy ta strona była przydatna?

Tak | Trochę | Nie